EkonomiNytt. Nr 5 juni 2009

Transkript

1 EkonomiNytt Nr 5 juni 2009 Om medfinansiering av forskningsprojekt Behov av medfinansiering behöver beslutas där det är aktuellt och därefter bokföras. Beräkning av medfinansieringen utförs med hjälp av framtagna blanketter. Förberedelse av införande av systemstöd för bokföringen pågår. Behov av medfinansiering GU och andra lärosäten befinner sig i en övergångsperiod eftersom forskningsfinansiärerna ännu inte ställt om till den nya redovisningsmodellen och de principer för fullkostnadsredovisning som denna innebär. Finansiären kan inte bestämma hur mycket av ett beviljat bidrag som ska gå till direkta kostnader och hur mycket som kan användas till indirekta kostnader. Den uppdelningen styrs av universitetets egna regler om hur indirekta kostnader och lokalkostnader bokförs i förhållande till direkta kostnader. De indirekta kostnaderna och lokalkostnaderna är en funktion av de direkta kostnaderna, relaterat till den kostnadsbas som är bestämd och de pålägg som varje institution fastställt. När statliga finansiärer beviljar medel till forskningsprojekt, ska de bidra med en proportionell andel av de indirekta kostnaderna inklusive lokalkostnader. Det betyder att om 90 % av de direkta kostnaderna beviljas, så ska även 90 % av de indirekta kostnaderna inklusive lokalkostnader beviljas. Ekonomiavdelningen Vasagatan 33, Box 100, Göteborg Redaktör: Hans-Göran Gustafsson Icke statliga finansiärer ska bidra med en rimlig andel av de indirekta kostnaderna inklusive lokalkostnader, som det står i regleringsbrevet. Det kan innebära att finansiären i beräkningen av beviljat bidrag inte räknar med samma påslag för indirekta kostnader som funnits i projektansökan. Det påverkar bidragets finansiering av den totala projektkostnaden, men det påverkar inte projektets redovisning av direkta och indirekta kostnader. Ett beviljat bidrag utgör i fortsättningen alltid en andel av den totala projektkostnaden. Om bidraget inte når upp till projektkostnaden kan frågan om medfinansiering genom egna medel aktualiseras. Sexsidigt nummer! Detta nummer av EkonomiNytt innehåller sex sidor och är därmed något mer omfattande än normalt. Trevlig sommar önskar vi på ekonomiavdelningen!

2 Ekonomiavdelningen ser under övergångsperioden att det kan finnas två typer av medfinansiering: 1. Projekt där det är avtalat enligt den gamla principen om förvaltnings- och lokalavgifter. I dessa fall gäller medfinansieringen ett bidrag till projektet för de indirekta kostnader och lokalkostnader som de gamla avgifterna inte täcker. 2. Projekt enligt den nya modellen där principerna om förvaltnings- och lokalavgifter är borta och där finansieringen utgör en andel av den totala projektkostnaden. Medfinansieringen avser då ett bidrag för att täcka upp bristen på fullständig finansiering för de totala projektkostnaderna. Systemstöd Ekonomiavdelningen arbetar med att ta fram ett systemstöd i ekonomisystemet för bokföring av medfinansieringen. Logiken bakom de båda typerna av medfinansiering skiljer sig men lösningen på problemen bygger på samma princip. Målsättningen har varit att tekniken skulle vara klar för användning i tertialbokslutet per (T2), men som det nu ser ut blir stödsystemet klart först i september och kan användas i avslutet per Logiken bakom systemstödet är att knyta en relation till projektet/verksamheten motsvarande en procentsats, som gör att en bokning av medfinansieringsbeloppet sker automatiskt när en bidragsinkomst bokförs. Beräkning av medfinansiering När det gäller projekt av typ 1 enligt ovan räknas medfinansieringsbeloppet fram genom en jämförelse mellan vad som skulle tas ut i avgifter enligt avtalet, och de indirekta kostnader och lokalkostnader som kommer att påföras projektet i redovisningen från 2009 och framåt. Medfinansieringsbeloppet jämförs sedan mot IB (disponibelt ) plus tillkommande bidragsinkomster och den relationen i procent registreras på verksamheten i AGRESSO. För att komma fram till procentsatsen har en beräkningsblankett framställts. Genom att fylla i belopp för IB, eventuellt tillkommande bidragsinkomster och hur de disponibla medlen kommer att användas för direkta kostnader (budgeterade kostnader), räknas medfinansieringsbelopp och procentsats automatiskt fram. Blanketten finns på sidan 4 i detta EkonomiNytt. För att visa hur beräkningen går till innehåller blanketten exempel på ifyllda belopp. För medfinansiering av typ 2 enligt ovan är det enklare att fastställa en procentsats. Denna är relationen mellan medfinansieringsbeloppet och det av finansiären beviljade bidraget. Även för medfinansiering av typ 2 finns en beräkningsblankett. Beräkningsblanketterna kommer att finnas på ekonomiavdelningens hemsida under rubriken OH-modell. Meningen är att en beräkning ska göras på varje projekt där medfinansiering är aktuell. All inrapportering ska ske på fakultetskanslierna. Ifyllda blanketter ska därför lämnas dit. Det är väsentligt att institutionerna påbörjar arbetet så snart som möjligt med att fastställa procentsatsen för de projekt där det finns ett medfinansieringsbeslut. Detta för att fakultetskanslierna ska ha allt underlag klart för inrapportering när stödet tas i drift. Respektive fakultetskansli meddelar ytterligare anvisningar tidsmässigt etc. kring detta. Bokföring I de fall där medfinansiering av ett projekt beslutas, ska finansieringen också bokföras. Det redovisningsmässiga kravet för 2009 är att detta senast ska vara gjort i bokslutet för Målsättningen har även varit att all beslutad medfinansiering ska vara bokförd redan i T2,

3 men eftersom systemstödet inte blir klart tills dess, måste denna målsättning lämnas. Bokföring av medfinansieringen enligt typ 1 kommer att ske först i form av ett engångsbelopp, framräknat som den fastställda procenten av IB-beloppet. När ett bidragsbelopp bokförs, görs samtidigt en bokning av ett medfinansieringsbelopp. Även här är det den fastställda procentsatsen som tillämpas, vid denna händelse är det på bidragsbeloppet. Den verksamhet som debiteringen av medfinansieringen sker på per varje ansvar, måste av systemtekniska skäl vara lika för alla. Debiteringen kommer att ske från en särskild verksamhet i verksamhetsgrupp 10 i de fall projekten finns i grupp 14-15, och från en särskild verksamhet i verksamhetsgrupp 20 när projekten ligger i Det är sedan upp till institutionen att tillföra medel till dessa verksamheter från andra verksamheter där medel finns. Medfinansiering måste dock ske från verksamheter inom kärnverksamheten och inte från någon verksamhet inom stödverksamheten. Däremot kan finansiering ske genom överskott inom stödverksamheten, men överskottet måste i så fall först överföras till kärnverksamheten innan det kan tas i anspråk.

4 GÖTEBORGS UNIVERSITET Ekonomiavdelningen Beräkning av medfinansiering Avser projekt med avtal där tidigare regler om förvaltnings- och lokalavgifter gäller. Medfinansieringen beräknas som mellanskillnaden mellan avtalade avgifter och beräknade indirekta kostnader och lokalkostnader för tiden 2009 och framåt. Gröna fält ska ifyllas. Inramade fält är beräkningsresultat. Belopp i kronor. Projekt/verksamhet: Ansvar: 1. Beräkning av FVA och LOA enligt avtal IB Tillkommande bidragsinkomster efter Summa (a) Avdrag för FVA och LOA i % enl beslut (b) 25,90 Summa avgifter (c) Disponibelt för direkta kostnader (d =a-c) Beräkning av projektets indirekta kostnader Disponibelt för direkta kostnader (d) Användning av disponibla medel (d) från 2009 och framåt Personalkostnader ( e ) Driftkostnader t (f) Övriga kostnader, ej påläggsgrundande Summa beräknade kostnader Pålägg för indirekta kostnader (g) 50 Indirekta kostnader (h = g(e+f)) Beräkning av projektets lokalkostnader Pålägg för lokalkostnader (i) 15 Lokalkostnader (j = i x e) Projektets beräknade indirekta kostnader och lokalkostnader Kostnader (k =h+j) Medfinansieringsbehov Skillnaden mellan avtalade avgifter och beräknade indirekta kostnader och lokalkostnader Belopp (l = k./. c) Procent av IB + ink (m = (l/a x 100)) 19,8 Godkännes av prefekt (motsv) för bokföring av medfinansiering Underskrift Namnförtydligande

5 Nollställning av stödverksamheten Göteborgs universitet återrapporterar sin ekonomi till regeringen indelad i verksamhet för utbildning och forskning, vilket motsvarar kärnverksamheten i enlighet med den nya redovisningsmodellen. Den verksamhet som utgörs av gemensam förvaltning och universitetsbibliotek har i redovisningen inte tidigare fördelats på utbildning och forskning. En fördelning har däremot måst göras i återrapporteringen till regeringen. Redovisningen ska visa en samlad bild av utbildning och forskning. Det viktigaste steget för att uppnå detta är att stödverksamheten redovisas som en indirekt kostnad i kärnverksamheten. På stödverksamheten som helhet kommer det alltid att uppkomma ett över- eller underskott beroende på kalkyl- och budgetdifferenser. Över- och underskott måste återföras till kärnverksamheten för att uppnå syftet med att all redovisning ska samlas på kärnverksamheten. Det absoluta kravet är att detta ska vara gjort för alla institutioner och enheter i bokslutet Det finns dock en stark rekommendation att det sker redan i T2, för att få en bättre uppföljning av kärnverksamheten även vid denna tidpunkt. Mer information i nästa nummer Den metod ekonomiavdelningen anvisar för nollställningen kommer att närmare beskrivas i EkonomiNytt Nr 6 som planeras utkomma den 28 augusti. Kortfattat handlar det om att återföringen till kärnverksamheten sker i förhållande till hur denna finansierat stödverksamheten. Finansiering på kärnverksamheten kan avläsas på kontona och det gäller då att fastställa varje verksamhetsgrupps andel av utfallet på dessa konton och sedan återföra över- eller underskottet i relation till andelarna. Återföringen till kärnverksamheten bokförs på konto och verksamhet 300. Det ska göras på varje ansvarsställe som har redovisad stödverksamhet. En färdig rapport kommer att tas fram som visar utfallet på kontona per verksamhetsgrupp. Tidplan för uppföljning Tidplanen för uppföljning av T2 kommer att justeras för att institutioner och enheter ska kunna bokföra nollställning av stödverksamheten. Avslut av resultaträkningen kommer nu att ske vid två tillfällen. Brytdatum 1 är den 3/9, avslut 1 den 4/9 med rapportuttag den 5/9. Brytdatum är sista dag för bokföring av fakturor och korrigeringar för att komma med i perioden. Mellan den 5/9 och 9/9 finns möjlighet att bokföra nollställning av stödverksamheten och medfinansiering. Brytdatum 2 är den 9/9, avslut 2 den 10/9 med rapportuttag den 11/9. Vid avslutskörning 2 reverseras den bokföring av OH-pålägg och lokalpålägg som skedde vid avslutskörning 1 och nya pålägg bokförs med det utfall som gäller vid avslutskörning 2. Den nya tidplanen kommer att finnas på ekonomiavdelningens hemsida under rubriken Uppföljning.

6 Kostnadsbas för bokföring av påläggen I tidigare EkonomiNytt har redogjorts för vilken kostnadsbas och vilka konton som ligger till grund för bokföring av de indirekta kostnaderna och lokalkostnaderna. För intern handel har särskilda 570-konton behövt användas för att inte OH-pålägg ska triggras när köparens verksamhet debiteras. Ekonomiavdelningen har nu utvecklat denna rutin så att triggrarna undantar alla kostnader där en intern motpart är inblandad. Det innebär att det inte längre är nödvändigt med särskilda interna konton i 570-gruppen för att påläggen ska undanta interna kostnader. Undantag görs nu alltså för alla konton där intern motpart finns med. Ändringen av rutinen genomfördes i samband med april månads trigger-körning. Vid korrigering av kostnadskonton är det följaktligen viktigt att den ursprungliga motparten används hela vägen i transaktionerna. Vid en betalning till en extern leverantör där kostnaden korrigeras från en verksamhet till en annan, måste den externa motparten för leverantören således användas i både debet och kredit för att rätt OH-pålägg ska hamna på den slutliga verksamheten. Detta är inget nytt utan så har det alltid varit. Man kan fortsätta med 570-kontona i år om man vill och det går även bra att direkt använda de vanliga kostnadskontona. Från och med nästa år kommer inte 570-kontona för intern handel att kunna användas. AGRESSO Här följer några korta förklaringar och förtydliganden avseende AGRESSO. Viktig information när det gäller tillfällig kund (knr 80) När order för fakturor avseende statliga kunder ska registreras, måste kundnumret med organisationsnummer vara upplagt i kundregistret. Statliga kunder får inte registreras som tillfällig kund med knr 80, eftersom detta kundnummer endast avser icke statliga kunder. Detta är mycket viktigt eftersom GU gör avstämning gentemot statliga kunders skulder och fordringar. Rapporterna för denna aktivitet är uppbyggda efter statliga organisationsnummer. Används knr 80 går dessutom fakturorna med automatik till inkasso vid utebliven betalning och det ska inte ske när det gäller statliga kunder. Öresdifferenser på dröjsmålsräntefakturor De öresdifferenser som uppstår när en kund betalar dröjsmålsräntefaktura (fa nr *69) ska bokas bort på samma sätt som öresdifferenser på vanliga kundfakturor. Nytt namn på befintlig rapport Rapporten Fritextfaktura per ansvar har bytt namn till Kundorder per ansvar. Skälet är att man i rapporten nu även ser rekvisitioner och ordrar från EKO. Rapporten finns under AGRESSO ekonomi-> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell. Kopiera gärna över rapporten till Kundreskontra eftersom det är där man har mest nytta av den. Du kopierar antingen genom att högerklicka på rapporten i menyn, välja kopiera, markera den mapp där du vill ha rapporten och sedan välja klistra in, eller genom att hålla ner vänster musknapp, dra rapporten dit du vill ha den, och där släppa. En liten krok i ikonen visar att det är en kopierad genväg.