Tidplan och checklista inför bokslutet 31 december 2017

Transkript

1 Nov Gå igenom alla bokförda periodiseringar och kontrollera om de fortfarande gäller eller om något ska vändas. För de periodiseringar som ska vara kvar gäller att underlag som styrker periodiseringen ska finnas som bilaga till bokföringsposten. On 29 nov Bokslutsinformation 9:00-11:30 Blåsenhus sal Gunnar Johansson (14:K120) Fr 1 dec Steg 1-3 lokaltjänstkostnader (LTK) för december samt slutreglering av lokaltjänstkostnader (LTK) 2017 bokförs av Byggnadsavd. On 6 dec Bokslutsinformation 13:30-16:00 Blåsenhus 14:031 To 7 dec Sista dag att skicka in reglering av LTK-saldon över kr utan prestation (blankett EA38). Sista dag att skicka ev. justeringar av LTK steg 2-3 till AEU (blankett EA 37). AEU bokför justeringarna senast 14 dec. Fr 8 dec Bokade lokaler TimeEdit t.o.m. 31 dec enl avläsning 8 dec debiteras av Byggnadsavd. Telekostnader t.o.m. 30 nov debiteras av IT-avdelningen. Sö 10 dec Alla underlag avseende lön och andra ersättningar skall vara Löneenheten tillhanda för december månads utbetalning i Primula Efter 14 dec klart att bokföra LTK steg 4. Underlag för resp debitering: TimeEdit /redovisa-kostnader/lokalkostnader Telekostnader Companion Web KOSPER INTPER /GLIS MP-Bokslut- Lokaltjänstkostnader EA37, EA38 1

2 To 14 dec Sista dag att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x och EA18x till skanning för utbetalning av lämnade bidrag/ transfereringar. Dessa fakturor måste vara utbetalade (status HBET) senast vilket medför att attest måste vara gjord senast Obs! EA17x och EA18x ska skickas som pdffaktura till To 14 dec Ändring i bokföringen av anslag AEU tillhanda. Fr 15 dec Sista dag för registrering av kundfakturor/rekvisitioner (ej KDB) till ALLA motparter i RD/KR. Kl Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till ALLA motparter i KDB. Fr 15 dec Bokade skrivplatser t.o.m. 31 dec debiteras av Byggnadsavd. Skrivplatser Skickas med internpost Fr 15 dec Sista dag att skicka in filer avseende nya projekt 2017 för medfinansiering samt avstämning av medfinansiering. Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, FAKT. Begäran om konstaterad kundförlust ställs till EA senast 15 dec. Kontrollera saldon på avräkningskonto Skapa fakturor/rekvisitioner! Raindanceportalen (LFP) Raindance Classic/KR KDB Blankett EA 34 och 36 Fr 15 dec Sista dag för registrering av interna kundfakturor. Raindanceportalen (IFP) Fr 15 dec Sista dag att begära konstaterad kundförlust. Fr 15 dec Kl Primula Webb stänger. Alla ärenden i Primula Webb måste vara klara för att gå Primula Webb med i månadsomställningen i december. Ti 19 dec Statsanslag till utbildning och forskning bokförs. Ev ändring i bokföringen av anslag skall vara AEU tillhanda senast ! Se ovan. Ti 19 dec Decemberlöner bokförs i Raindance. (Månadsomställning dec) On 27 dec Kl Sista dag/tidpunkt för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag i Raindanceportalen. Förfallodatum anges till senast 29 december. Observera att inga rekvisitioner resp. blankett EA17x och EA18x avseende lämnade bidrag får skickas till skanning Raindanceportalen (LFP) 2

3 under perioden 16 december - 4 januari. To 28 dec Årets sista utbetalningsfiler skickas. I filerna ingår betalningar med förfallodag tom De utbetalningar som har förfallodag senast får utbetalningsdag år Fr 5 jan Brytdag Fr 5 jan Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor 2017 med verdat 2017 i RD/LFP sker kl Fr 5 jan Kl omaktivering av sökvägarna för BASEN. Under den tiden kan inte rapporten tas ut. Leverantörsfakturor och leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag skall vara attesterade senast för att tas med i utbetalningsfilerna som skickas den 28 dec. Obligatoriskt! Fördelning LTK steg 4 till kärnverksamhetens samtliga prestationer och projekt samt avstämning konto Försäljningsintäkter korrekt klassificerade? Försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen eller uppdragsutbildning/uppdragsforskning enligt regleringsbrev? Kontrollera verksamhetsutfall, fördelning av intäkter och kostnader per prestation. Stäm av saldo på konto 1575, 1576, 2599, 2601, 2603, Periodisera upplupna/förutbetalda kostnader. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonto. Ta hand om preliminära anläggningar. Kontrollera därefter att inga saldorader finns på kto Raindanceportalen (LFP) BASEN för %-fördelning el. faktiskt belopp (ARA)/RRORPK MP-Ekonomi- Bokslut-Redovisning per prestation ORGÖV/RRORGP/ RRORPK För prest 410 och 510: RRORGF/RRORFK KOSPER Anläggningsredovisning (AR) / 3

4 Må 8 jan Raindance stängs kl Sista dag/tidpunkt att med verdat 2017 hantera leverantörsfakturor med fakturadatum 2017 (fakturor avseende lämnade bidrag undantagna enl. ovan) och hantera interna leverantörsfakturor samt att alla preliminära anläggningsobjekt ska vara överförda till det definitiva registret. Observera att ingen import av skannade leverantörsfakturor sker 8 januari! (Se 5 jan för sista import avseende 2017.) Må 8 jan Efter kl bokför AEU avskrivningar, finansiering av lämnade bidrag/transfereringar samt preliminär bokföring av indirekta kostnader, medfinansiering och periodisering av Kontrollera att alla poster i resultaträkningen är bokförda på prestation och projekt och att rätt prestation/projekt använts. Genomgång av projekt: Finns projekt där verksamheten avslutas? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Rättelser görs med BOKP. Kontrollera att lämnade bidrag har korrekt kontering och att tillräcklig finansiering finns. Inventering av handkassa per AEU tillhanda senast 15 jan. OBS! Detta är den första av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. Periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP är fortfarande möjligt när Raindance öppnar igen 10 jan. Detta gör det möjligt att gå genom alla projekt inkl medfin, indir kostnader, periodiseringar etc innan den andra stängningen som görs den 10 jan före BKVperioden. PROJÖV/AVSPRO PROBOK AVSPRO TRKOLL 4

5 förutbetalda/upplupna bidragsintäkter. Må 8 jan Sista dag för rapportering av uppgifter avseende 2017 i UPPDOK. Ti 9 jan Raindance öppnas för genomgång av alla projekt. Kontroll av intäkter och kostnader på projekt. Fördelning av finansiering på alla aktuella projekt ska göras samt ev ytterligare periodiseringar och omföringar av kostnader. On 10 jan Raindance stängs kl Sista dag/tidpunkt att med verdat 2017 periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP. OBS! Detta är den andra av två stängningar av Raindance före BKV-perioden jan Genomgång av projekt: Kontrollera periodisering av bidrag. Behöver justeringar göras? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Gå igenom erhållna försäljningsintäkter prest 112, 120 och 230. Förutbetalda försäljningsintäkter ska periodiseras! On 10 jan Efter kl bokför AEU slutlig bokföring av medfinansiering, periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter och indirekta kostnader samt internränta kv 4. To 11 jan Slutlig tilldelning av statsanslag till utbildning bokförs jan BKV-period Nollställ projekt xxx Medfinansiering anslag jan Omför ränta till prestation och projekt. / ERÄNTA MP- Ekonomisyst. Raindance- Internränta. PROBOK AVSPRO 5

6 Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter eller försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt jan Kontrollera kombinationen av periodiseringskonton. INTPER jan Kontrollera att bokföring på 2090/8999 är gjord på rätt AVSLRR Fr 12 jan Kl stängs Raindance för registrering av BKVtransaktioner Må 15 jan Specifikationer över balansposter samt handkassainventering AEU tillhanda Må 15 jan AEU bokför resultatet för 2017 på resp projekt. Stödverksamhetens resultat bokförs på uppsamlingsprojekt. V 3-4 Avd för ekonomi och upphandling sammanställer årsbokslutet. On 17 jan Bokslutsrapporter 2017 med analys av under- /överskottsmarginal AEU tillhanda. prestation. Ladda upp på specifikationer på MP. Ladda upp bokslutsrapporter på MP. Se anvisningar ang uppladdning. Se anvisningar ang uppladdning. EFTER BOKSLUTET: Datum meddelas senare Portaler i Raindance 2018 öppnar. 6

7 Jan och framåt Jan och framåt Vändning av periodiseringar där intäkt/kostnad nu ska redovisas. OBS! Vändning ska ske i den period där kostnad eller intäkt ska redovisas, vilket inte automatiskt är den 1 jan. Kontrollera att rätt kombination av periodiseringskonton använts. sökväg ALLA KOSPER INTPER 7