Pengaktuellt. Nr maj 2009

Transkript

1 Pengaktuellt Sektionen Ekonomi Nr maj 2009 Innehåll: TIDPLAN FÖR DELÅRSBOKSLUTET DEN 30 JUNI ALLMÄNT OM DELÅRSBOKSLUTET...1 FAKTUROR I LUPIN...2 INTERNFAKTURERING...2 BIDRAGSUTBETALNINGAR (VIDAREFÖRMEDLING/ÅTERBETALNING AV BIDRAG)...2 LÖNEPERIODISERINGAR...2 MEDFINANSIERING OCH INKOMSTPERIODISERINGAR AV EXTERNA MEDEL...3 CHECKLISTA...4 AVSTÄMNING AV BALANSPOSTER MM...4 TIDPLAN...4 Tidplan för delårsbokslutet den 30 juni 2009 Ekonomisektionen har i ett tidigare Pengaktuellt nr 242 den 13 mars 2009 redogjort för övergripande tidpunkter och hålltider inför årets delårsbokslut. I detta Pengaktuellt görs några fördjupningar och förtydliganden. Generellt sett är det de tidpunkter som tidigare angivits som gäller. Allmänt om delårsbokslutet Delårsbokslutet ska avse de första sex månaderna av det pågående räkenskapsåret. Det är viktigt att resultaträkningen innehåller de intäkter och kostnader som är hänförbara till det första halvåret av år 2009 samt att de har bokförts på korrekt verksamhetsgren. Balansräkningen ska visa universitetets tillgångar och skulder per 30 juni Fakturera externa kunder och rekvirera bidrag i god tid före halvårsskiftet, samt ha en löpande avstämning av utredningskontot och utbokning av inkomster. Enligt förordningen (2000:606) om myndighetens bokföring (FBF) 10 har Ekonomistyrningsverket (ESV) fastställt brytdagen för delårsbokslutet 2009 till den 10 juli. Med anledning härav har sista dag för registrering och utsändning av externa kundfakturor fastställts till den 10 juli samt granskning och attest av fakturor i Lupin inom LU fastställts till den 13 juli. Postadress Box 117, LUND Besöksadress Paradisgatan 5C, Lund Telefon dir , växel Telefax E-post infomaster@eken.lu.se Internet

2 Fakturor i Lupin Det är extra viktigt i samband med delårsbokslutet att institutionen har kontroll över att fakturorna för första halvåret blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker på rätt period. I detta bokslut ska fakturorna vara granskade och attesterade senast den 13 juli före kl De fakturor som förfaller till betalning t.o.m måste vara granskade och attesterade senast den 25 juni före kl för att bli betalda i tid. För att kunna följa upp statusen på fakturorna i Lupin välj Fakturahantering från huvudmenyn och tryck sedan på knappen Avancerad Sök. Ändra till Alla fakturor, ändra Status till Alla avvaktande fakturor. Fyll i ditt kostnadsställe och tryck Sök. Attest via webmail Attest via webmail fungerar inte på samma sätt nu som det gjorde före migreringen av epostsystemet. Öppnas den bifogade filen direkt i mailet finns inte rutan för att ange lösenord, varför attest blir omöjlig att utföra. Istället ska filen sparas över på skrivbordet och öppnas därifrån. Sprid denna information till alla med attest- och godkännandebehörigheter i Lupin. Be dem testa på annan dator utanför LU före längre ledighet så att det fungerar. Ett annat alternativ är att delegera till annan behörig person under ledigheten. Delegering görs under kugghjulet uppe till höger i Lupin. Internfakturering Sista dag för utställande av internfaktura avseende första halvåret är torsdagen den 18 juni. Sista dag att godkänna internfakturor för första halvåret är den 30 juni Internfakturor godkända efter den 30 juni kommer att bli bokförda på andra halvåret. Om osäkerhet föreligger kring exakt belopp gör en accontodebitering i juni och slutreglera under andra halvåret. Bidragsutbetalningar (vidareförmedling/återbetalning av bidrag) Bidragsutbetalningar hanteras centralt av ekonomisektionen. När det gäller universitetets utbetalningar av bidrag till andra statliga myndigheter gäller att dessa ska redovisas enligt kontantprincipen. Detta innebär att bidragsutbetalningar för första halvåret måste vara ekonomisektionen tillhanda senast den 22 juni för utbetalning under juni månad. Löneperiodiseringar Intjänade ej uttagna semesterdagar för 2009 kostnadsförs löpande på respektive kostnadsställe i enlighet med gällande lönekontering. I avvaktan på uttag och utbetalning av sådan semesterdag är dithörande skuld bokförd på ett universitetsgemensamt kostnadsställe. För sparade semesterdagar intjänade t o m 2005 gäller att förändringen av denna skuld i delårsbokslutet kommer att bokföras på ett 2

3 universitetsgemensamt kostnadsställe. Skulden från bokslutet ligger kvar på respektive kostnadsställe. Posten upplupen lön, dvs beräkning av lönetillägg mm, avseende juni månad men som utbetalas i juli, kommer också att bokföras på universitetsgemensam nivå i delårsbokslutet. För de kostnadsställen som har en fordran på lönebidrag från Länsarbetsnämnden kommer denna bokföring att ske direkt på berört kostnadsställe på dess nollaktivitet. Medfinansiering och inkomstperiodiseringar av externa medel Fr o m 1 januari infördes ny redovisningsmodell för indirekta kostnader som bl a innebär att medfinansiering från anslagsmedel ska bokföras på projekten om sådan medfinansiering krävs. Om det finns medfinansiering från anslag måste man ta hänsyn till detta vid beräkning av periodiseringsbeloppet eftersom anslagsmedel inte får periodiseras enligt gällande regler. Kostnaderna i projektet ska dessutom löpande fördelas efter respektive finansiärs andel av prestationen dvs bidragen och anslagen ska förbrukas parallellt. Genom att ha korrekt medfinansiering bokförd på projektet per underlättas arbetet med att fastställa periodiseringsbelopp vid bokslut. Medfinansieringen kan dock inte beräknas förrän all bokföring är på plats och i detta delårsbokslut finns inte denna möjlighet eftersom påläggsbokföring för juni bokförs först på driftstoppsdagen. Följande gäller därför i detta delårsbokslutet för att Lunds universitet ska kunna periodisera rätt och få ett rättvisande resultat: Bokför medfinansieringen per 31 maj i juni Beräkna och bokför medfinansieringen för juni (schablonbokföring) Periodisera rätt i delåret dvs den del som periodiseras får endast avse bidragsfinansiärens del Medfinansiering behöver inte bokföras på under perioden avslutade projekt Medfinansiering till aktiviteterna från anslagsmedel på v-gren 11 behöver inte bokföras Medfinansiering behöver inte bokföras på småprojekt (tex resebidrag) om periodisering görs korrekt (dvs ej saldot om projektet ska medfinansieras) Sektionen Ekonomi kommer under juni att informera mer (genom informationsträffar) om hur vi praktiskt ska hantera våra periodiseringar enligt ovan Följande tider gäller i övrigt för arbetet med periodiseringarna: Den 1 juni sker nollställning av tidigare registrerade belopp i per/resverktyget i den administrativa portalen. Den 16 juli är alla intäkter och kostnader på plats. Det är nu det går att fastställa det slutliga periodiseringsbeloppet. 3

4 Sista dagen för registrering i per/res är den 20 juli. Därefter görs områdesvisa kvalitetsgranskningar av gjorda periodiseringar Ca 23 juli periodiseringarna bokförs. Checklista Checklista för delårsbokslutet är framtagen och tar upp de viktiga arbetsmoment som ska göras vid olika tidpunkter i bokslutet. Tillhörande specifikationsblanketter återfinns på ekonomisektionens hemsida välj Handböcker/Blanketter. Avstämning av balansposter mm Enligt universitetsgemensamma beslut ska varje institution upprätta ett internt bokslut vid helårsbokslutet. Det finns inga krav på att ett sådant bokslut ska göras i delåret men avstämning av balans och resultaträkning ska göras löpande och det är speciellt viktigt att detta görs i samband med bokslutet. Materialet från årsbokslutet återfinns i EA-handboken, avsnitt 8.3 Bokslut på institution. Tidplan I följande uppställning gjord i kronologisk ordning är de tider som anges de senaste datum och klockslag som gäller för att bokföring och betalning ska kunna belasta första halvåret. 25 maj Registrering av anläggningstillgångar anskaffade fram till och med maj 2009 samt uttag av buntöversikt Registrering av tillgång. 1 juni Ekonomisektionen nollställer tidigare registrerade belopp i per/res-verktyget. 3 juni Tillgångsposter som kommer in mellan 26 maj och 3 juni ska tillgångsregistreras senast 3 juni. 18 juni Sista dag för utställande av internfakturor avseende första halvåret Om osäkerhet föreligger kring exakt belopp gör accontodebitering i juni och slutreglera under andra halvåret juni Underlag för vidareförmedling/återbetalning av bidrag avseende första halvåret ekonomisektionen tillhanda senast den 22 juni. 25 juni Svenska och utländska betalningar ska vara granskade och attesterade i Lupin senast kl den 25 juni i de fall betalning ska ske senast den 30 juni. 26 juni Underlag för redovisning av förskott mm avseende första halvåret ekonomisektionen tillhanda senast den 26 juni. 30 juni Externa kundfakturor där kunden är en statlig myndighet bör om möjligt ställas ut senast den 30 juni. Inventering av handkassor. Sista dag för godkännande av interndebiteringar avseende första halvåret

5 3 juli Inbetalningar gjorda den 30 juni ska finnas bokförda på respektive institutions utredningskonto. 8 juli Kortare driftstopp i Orfi (till ca 11.00) för ränteberäkning av LU:s internränta avseende andra kvartalet. 10 juli Brytdag för statliga myndigheter. Sista dag för utställande av externa kundfakturor om kunden är icke-statlig avseende första halvåret. Sista dag för utbokning av inbetalningar från institutionernas utredningskonton. Kund period stänger kl Sista dag för kostnadsställena att registrera in anläggningstillgångar inköpta under juni. 13 juli Fakturor i Lupin som avser första halvåret måste vara granskade och attesterade före kl juli Sista dag för kostnadsställena att registrera in de anläggningstillgångar som attesterats den 13 juli. Registrering ska göras senast kl 10 denna dag. Specifikation av institutionernas utredningskonto (om saldo finns) ekonomisektionen tillhanda. Sista dag för korrigering och bokföring i huvudboken period 06. Huvudboken period stänger kl Sista dag för kostnadsställena att registrera intrastatuppgifter för inköp och leveranser under första halvåret juli Driftstopp Avskrivningarna för period 06, fördelning av verksamhetsgren 91 samt påläggsbokföring avseende indirekta kostnader bokförs. OBS! Nytt i detta delårsbokslut är att det avslutande arbetet med inkomstperiodiseringarna i per/res inte kan påbörjas denna dag förrän påläggsbokföring och avskrivningar på alla aktiviteter/projekt syns i per/res. Uppdateringen syns normalt senast dagen efter i per/res på respektive projekt/aktiviteter dvs den 16 juli. Har uppdateringen kunnat göras tidigare (t ex under eftermiddagen den 15 juli) kommer ekonomisektionen snarast att informera om detta under driftstoppsdagen juli Per/res inkomstperiodisering för institutionerna. Avslutande arbete med att fastställa och registrera periodiseringsbelopp. 17 juli Övriga bokslutsspecifikationer ekonomisektionen tillhanda juli Per/res uppföljning av inkomstperiodiseringar av områdena. Ca 23 juli Bokföring av periodiseringarna i Orfi. Vänta med att beställa rapporter tills ekonomisektionen meddelat att periodiseringarna är bokförda. Återföring av gjorda periodiseringar görs i period Ingen resultatavräkning görs i delårsbokslutet. 15 aug Delårsrapport till regeringen. 5