Det finns mycket att vinna på e-handel. Kommek 2018

Transkript

1 Det finns mycket att vinna på e-handel Kommek 2018

2 Det finns mycket att vinna med e-handel E-handel och e-fakturor, statusuppdatering - Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Ny lag om e-fakturor - Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Införa och utveckla e-fakturor och e-handel Aneta Karman och Maria Kolak, Malmö stad Effekterna av e-handel Mikaela Klasenius och Joakim Ingers, Lidingö kommun

3 E-HANDEL OCH E-FAKTUROR, STATUSUPPDATERING

4 Effektiv inköpsprocess med IT -stöd Det finns många utmaningar i kommunal sektor. Hur kan vi säkra vår kärnverksamhet? Många olika sätt; en effektiv och uppstyrd inköpsprocess är ett av sätten.

5 Effektiv inköpsprocess med IT-stöd; e-handel Inköp av varor och tjänster står för en stol del av budgeten. Varje krona eller procents besparing är viktig! Samtidigt värnar vi om kvaliteten. Och att leverantörer som utlovats försäljningsvolymer och lagt stor möda på upphandlingen ska få dessa volymer. Ordning och reda i vår verksamhet är viktigt och samtidigt ett korrekt sätt gentemot våra leverantörer.

6 E-handel; mål och syfte Ökad trohet mot ramavtal, därmed bättre priser Ökad prismedvetenhet Lägre fakturahanteringskostnader Ökad ekonomistyrning Ökad kvalitet genom uppföljning Ger bra underlag inför nya upphandlingar Miljövänligt Och sist men inte minst: underlättar för olika yrkeskategorier i det dagliga arbetet Att köpa rätt produkter av rätt leverantörer till rätt priser ger de positiva effekterna!

7 Mål och syfte med e-handel, win-win situation: Fördelarna med e-handel är inte enbart för köparsidan. Även leverantörer av varor och tjänster får fördelar: - effektiv beställningsprocesss gentemot egna orderlagersystem(olf-system) - att få snabbare betalt - skapar möjligheter att få beställningarna enligt ingångna avtal när dessa synliggörs bättre för beställarna m.m.

8 Inköpsprocessen; olika processer som sedan återkopplas tillbaka till början Strategisk inköpsplanering och styrning Behovsanalys och inköps planering Upphandling Avrop/beställningar Avtalsuppföljning Spridning/ tillgängliggörande och vård av avtal Ekonomisk redovisning Faktura och betalning

9 E-handel och e-fakturering, status idag? En enkätundersökning vintern 2016/17 utvisade att 96 kommuner infört e-handel och 6 höll på att införa det. 16 av de 17 landstingen som svarade hade infört e-handel. Idag har fler börjat, känt är i vart fall ett 15-tal kommuner. Men viktigt idag: en ny lag om elektronisk fakturering till följd av offentlig upphandling antogs i juni. Lagen om obligatorisk e-fakturering vid inköp i offentlig sektor skapar förutsättningar för även ökad e-handel..

10 NY LAG OM E-FAKTUROR

11 Ny lag om e-fakturering till följd av offentlig upphandling från 1 april 2019 Lagstiftningsinitiativ 2017 om obligatorisk e-fakturering. Ds 2017:31 Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling och proposition i mars Riksdagsbeslut 14 juni 2018 Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

12 Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och överensstämma med den Europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard avtalats (4 ). Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor som överensstämmer med den Europeiska standarden för e-fakturering (5 ).

13 Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling Lagen omfattar fakturor leverantörer utfärdar till upphandlande myndigheter och enheter. Vilka omfattas då? Definitioner av upphandlande myndigheter och enheter i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om upphandling på försvars-och säkerhetsområdet (LUFS), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna och lagen om upphandling av koncessioner (LUK) omfattar även offentligt styrda organ. För kommunala sektorn innefattas alltså kommuner, landsting och regioner samt kommunala bolag ( enl. def med avgörande inflytande mm) Fakturorna ska ha utfärdats, översänts och mottagits i strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. PDF faktura anses inte vara en elektronisk faktura..

14 Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling Lagförslaget omfattar upphandlingar både över och under tröskelvärdena och även direktupphandlingar. Kravet på e-fakturering omfattar därför alla fakturor som en leverantör utfärdar till upphandlande myndigheter och enheter, oavsett hur upphandlingen har gått till. Alla inköp omfattas, även köp över disk så snart en faktura är inblandad; kontant betalning i butik omfattas dock inte. Med kontant betalning jämställs kortbetalning

15 Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling Upphandlande myndigheter och enheter har en skyldighet att ta emot e- fakturor som uppfyller den Europeiska standarden. Det sägs vidare att som huvudregel ska e-fakturorna överensstämma med den Europeiska standarden. Redan etablerade fakturaflöden mellan leverantörer och upphandlande myndigheter och enheter kan finnas som inte överensstämmer med den Europeiska standarden, men det inte är kostnadseffektivt att byta till denna. Därför finns det en möjlighet för parterna att avtala om annan standard för e-fakturering.

16 Undantag enligt lagen m.m Undantag: Bestämmelserna i lagen ska inte tillämpas i de fall användande av e-faktura skulle innebära risk för - Röjande av uppgifter som omfattas av sekretess, eller - Skada för säkerhetskänslig verksamhet Vite: Myndighet som regeringen bestämmer ges rätt att vid vite förelägga en leverantör som skickar pappersfakturor eller elektroniska fakturor som inte överensstämmer med den europeiska standarden för e-fakturering att skicka e-fakturor i enlighet med standarden, om inte annat avtalats.

17 Ikraftträdande Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot e- fakturor från 1 april För leverantörer som ska skicka e-fakturor; lagen träder ikraft 1 april 2019, dock att det gäller enbart fakturor baserade på upphandlingar som påbörjats efter den 1 april Skälet är vikten av förutsebarhet.

18 Föreskrifter om standard m.m Regeringen ger föreskriftsrätt till Myndigheten för digital förvaltning (bildas 1 september 2018) beträffande strukturerade elektroniska format och övriga former för det elektroniska översändandet av fakturor (ex vis användande av viss infrastruktur). Ny europeisk standard finns från CEN; EN16931; vissa anpassningar krävs. Från svensk sida har valts att följa Open PEPPOL:s faktura, PEPPOL BIS Billing 3 SFTI (Samverkan mellan ESV, SKL och Upphandlingsmyndigheten kring främjande av e-handel och e-fakturering) har den 7 maj beslutat att rekommendera PEPPOL BIS Billing 3 som SFTI. PEPPOL som kommunikation underlättar; överväg det!

19 Stödinsatser Statlig myndighet ges i uppdrag att tillhandahålla stöd i form av bl.a informations-och utbildningsinsatser till - Upphandlande myndigheter och enheter, - Leverantörer till den offentliga sektorn samt - Systemleverantörer Myndigheten är f.n ESV, därefter från 1 september 2018 nya Myndigheten för digital förvaltning. Samverkan med SKL och Upphandlingsmyndigheten finns. Informationsinsatser även mycket inom ramen för SFTI (Single Face To Industry, samverkan kring e-upphandling och e-handel); SKL kommer också att ha informationstillfällen och i kombination med regler i nya kommunala redovisningslagen.

20 INFÖRA OCH UTVECKLA E-FAKTUROR OCH E- HANDEL

21 Malmö stad invånare anställda, varav beställare externa leverantörsfakturor och utbetalningar 84 % e-fakturor Antal elektroniska order

22 Starten Information Utbildning Uppföljning Utveckling Införandeprocessen Beslut i KS 1997 Första ordern 1998 Ekonomichefer Chefer Beställare Utbildare Användare E-learning E-handel Arbetssätt Processer Rutiner IT-system

23 E-handel, organisation Superanvändare för e-handel på respektive förvaltning E-handelsansvarig Kategoriledare

24 ANTAL E-HANDELS LEVERANTÖRER

25 Antal order

26 Varugrupper

27 Artiklar

28 Effecto - Processorganisation Styrgrupp Förankring Processledargrupp Referensgrupp Budget Uppföljning Prognos Redovisning och Bokslut E-Handel Leverantörsfakturor Kundfakturor

29 Vision och mål VISION Malmö stads ekonomiprocesser ska vara moderna och effektiva samt kännetecknas av hög kvalité och säkerhet. Vi ska ha en kultur som tillåter och uppmuntrar förbättringar och förenklingar av ekonomiprocesser i syfte att frigöra mer tid för analys och verksamhetsstöd. Mål LEDTID KUNDNYTTA PROCESS- UTVECKLING KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI Budget, Prognos & Uppföljning Redovisning & Bokslut E-handel Leverantörsfakturor Kundfakturor Mål Mål Mål Mål Mål PPI PPI PPI PPI PPI

30 Mål för e-handel Ökad kunskap om var och hur inköp görs Ökat, rätt och behovsanpassat produktutbud Ökad andel inköp via e-handel Ökad lojalitet till befintliga ramavtal Effektivisera processflöde och minska avvikelser

31 Processgrupp Inköp Informationsfilm Utbildningspaket Ökad e-handel = fler e-fakturor

32

33 Varför film?! Vad ser vi för problem i inköpsprocessen och med e-handeln? Köp sker utanför avtal E-handelssystemet används inte alltid Information på andra sätt redan gjort Pedagogisk film var ett nytt grepp Förankrat inom ekonomiorganisationen Publicerad på intranätet Utskickad till samtliga chefer Del i utbildningspaketet till beställare

34 Inköpsprocessen 1 Manuell hantering 2 e-handel, ovan beställare Administration 3 e-handel, van beställare Avrop Godsmottagning Fakturahantering

35 Fristående faktura Faktura på papper Fristående e-faktura Skanning Cirkulation Kontering Attestering 2 min

36 Orderfaktura Faktura på papper Orderfaktura Skanning Cirkulation Kontering Attestering 8 min

37 Abonnemangsfaktura Faktura på papper Abonnemangsfaktura med avvikelse Skanning Cirkulation Kontering Attestering Abonnemangsfaktura utan avvikelse 10 min

38 Effektivisera med e-handel Besparing minuter Orderfakturor: 8 min Abonnemangsfakturor: 8/10 min Fristående e-fakturor: 2 min 18 miljoner (2013) Idag: 31 miljoner

39 Utvecklingsområden Öka andel e-handel Tjänstebeställningar E-rekvisition Nya standarder Bättre uppföljning

40 Framgångsfaktorer Beslut av ledningen Organisation tydligt ansvar Förankring med chefer Gemensamt ansvar för informationsspridning och utbildning Fokus på behov för att skapa förbättringar Bra IT-lösningar

41 MÄTA EFFEKTERNA AV E-HANDEL

42

43

44 Kommunstyrelsen beslut införande e-handel. Verksamhetsanalys med besparingspotential 7 mkr/år (1%) Implementering e-handelssystem Utrullning förvaltningsvis. Optimering & Effektivisering e- Handel Inköpsprocess

45 Styrning & Kontroll Effektivisering Mål Öka avtalstrohet 90% 80% Minska antal beställare 500 Flytta attesttillfälle E-handelstrohet 0 E-faktura från lev 25% 0 Minska leverantörer med få fakturor (1-2 fakturor) Innan införande Faktura 2700 lev (65% av alla)

46

47

48 Besökt alla verksamheter och utbildat på plats Optimerad beställarorganisation och effektiviserade beställningsrutiner

49

50 Upphandling Visma Tendsign E-beställning Agresso e-handel Elektronisk fakturahantering

51

52

53

54

55 55

56 Mål Innan införande Efter införande 2017 Öka avtalstrohet 90% 80% 96,2% Minska antal beställare Flytta attesttillfälle Faktura Beställning E-handelstrohet 0 85% E-faktura från lev 25% 0 58% Minska leverantörer med få fakturor (1-2 fakturor) 2700 leverantörer (65%) 1334 leverantörer (52%)

57 FRÅGOR