Elektronisk faktureringbehov och möjligheter

Transkript

1 Elektronisk faktureringbehov och möjligheter Kerstin Wiss Holmdahl Svenska Kommunförbundet 2 november 2004

2 Elektronisk fakturahantering Aktuellt med olika initiativ om E-fakturor. - Bankerna har lösningar/planerar för lösningar - Bankföreningen har projekt avs elektroniska dokument;elektronisk faktura en del - Odette/bilbranschen arbetar med Global faktura - EAN International arbetar med global e-faktura - VAN-företag/IT-systemföretag osv arbetar med e-fakturor - Inom offentlig sektor har en standard för e-faktura tagits fram inom SFTI - SVEFAKTURA tillsammans med 25-tal ledande IT-företag och banker.branschneutral,

3 Elektronisk fakturering En enkel e-faktura-svefakturan Klar i juni 2004 Branschneutral- kan användas när leverantörer fakturerar andra företag eller offentlig sektor SIS-standard? Frågan finns och ska utredas. Kontakter och jämförelser på nordiskt plan ; bl a i Finland finns standard för e-faktura (2 ledande) Initiativet togs av offentlig sektor,men köpare och säljare och IT-företag/banker arbetat fram den

4 Elektronisk fakturering Varför har standard för den enkla e-fakturan tagits fram? Bakgrund: Kommunförbundet,Landstingsförbundet och Statskontoret hittills arbetat med främjande av e-handel. E-handel behövs för effektivare inköpsverksamhet, kortare fakturahanteringstid, bättre ekonomisk styrning; frigör resurser för kärnverksamheten Hittills mest med EDI E-handel är mer än EDI; webb-edi, webb-handel, elektroniska fakturor, skanning mm Behov att vidga till e-fakturor fanns SFTI fulltextfaktura finns för mer komplett faktura,men behov av enkel e-faktura fanns

5 Elektronisk handel Upphandlingsprocessen Avropsprocessen Fakturaprocessen SFTI hittills för att uppnå effektiv inköpsverksamhet med ökad trohet mot ramavtal ökad prismedvetenhet lägre fakturahanteringskostnader ökad ekonomistyrning

6 Bakgrund till den enkla e-fakturan Svefakturan Komplement till befintliga elektroniska fakturor Komplement/alternativ till skanning Fånga de leverantörer som ej har EDI etc Öka inflödet av elektroniska dokument Önskan om enklare scenario

7 Enklare scenario inom SFTI Affärsscenario 6.1 avrop mot ramavtal.vad ger det? Nya möjligheter Men Inköpsstyrning; attest i tidigt skede Automatisering av fakturabehandling Aktivare budgetuppföljning Ställer krav på system & anpassat arbetssätt Genomslag i antalet relationer är för lågt Alltså: Processen fyller sitt syfte, men enklare/ billigare komplement behövs

8 Bakgrund Leverantörsfakturering i en kommun med cirka invånare Ramavtal Periodisk fakturering (el, tele, ) Övriga fakturor Totalt Antal leverantörer Antal fakturor Det är lättare att nå 150 leverantörer än 5000 stycken Antal fakturor Leverantörer

9 Hur fångar man svansen? Enklare scenario Snabbare uppstart Mindre arbetsintensiv spridning (masspridning) Enkelt innehåll Bred och känd teknik för transport Tillräckligt säker lösning Stöd i standardprodukter Stark arbetsgrupp

10 Varför hålla detaljeringsnivå nere? Målet är att kunna göra en pappersfaktura till en efaktura Gripbara element krävs för presentation Viss automatisering kan åstadkommas

11 SFTI e-faktura Skannad faktura Fulltextfaktura

12 Basversion och påbyggnad Ett basinnehåll är definierat Alla mottagare ska kunna ta emot och behandla basinnehållet Inga föregående överenskommelser ska krävas Basinnehållet är i praktiken vad som normalt finns på pappersfakturan Behov av påbyggnad Ytterligare termer utanför basinnehållet är definierat Exempelvis: Partsidentifikationer, koder, artikelidentifikationer Avsändare och mottagare måste i förväg ha bestämt vilka identifikationssystem som ska användas

13 Arbetsgruppens sammansättning Kommuner och landsting och deras leverantörer 25-tal Systemleverantörer (både med affärssystem på offentlig sektor och privat sektor, VAN-företag mm) Banker och organisationer

14 Hur går vi vidare? Arbetet klart juni 2004-fastställd som SFTI Systemleverantörerna behöver tid för implementering-de första kommer i höst Olika modeller för leverans/standardmodul etc Flera kommuner anmält sig att testa Verifieringstjänst, som webbtjänst, under utarbetande Marknadsförings/spridningsaktiviteter i höst Samverkan med Svenskt Näringsliv m fl

15 Elektronisk handeleffektiv inköps-och fakturahanteringsprocess Förr fanns visionen om e-handel, men tekniken var inte klar Nu finns tekniken! Och visionen finns kvar... och erfarenheter har vunnits. Elektronisk handel,från inköp t om fakturering är en realitet! Ger fördelar för både köpare och säljare!

16 Tack! Frågor? Mer info, se , SFTI tekniska kansli,