E-faktura, ramavtal och stödpaket

Transkript

1 Sveriges universitets- och högskoleförbund E-faktura, ramavtal och stödpaket 7 maj

2 Fokus Lansering av ramavtal Verktygslådan är laddad Ramavtal för teknisk infrastruktur Obligatorium för myndigheterna Standardbeslut taget ESV har fått ett uppdrag att leda och samordna arbetet 2

3 3 Grunder kring e-faktura

4 Viktiga begrepp Begrepp Elektronisk faktura Elektronisk fakturahantering EFH-system Fakturaväxel Fakturaportal Skanningscentral Förklaring En faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. Svefaktura är statens standard för e-faktura. Skannade pappersfakturor är inte e- fakturor. Avser den interna hanteringen av en faktura i ett elektroniskt arbetsflöde. EFH omfattar intern distribution av fakturor, kontering, attest och arkivering. EFH kan användas både för e-fakturor och skannade fakturor. System för elektronisk fakturahantering (se ovan). Kan antingen installeras lokalt hos avroparen eller köpas som ASP-lösning (driftservice). En tjänst för överföring av elektroniska fakturor och andra dokument eller skannade fakturor i elektroniskt format mellan köpare och säljare. Tjänster för konvertering och arkivering ingår. En tjänst där en leverantör till en myndighet kan registrera kundfakturor i ett webbformulär, som sedan skickas elektroniskt till myndigheten som Svefaktura. En tjänst som erbjuds för att skanna och tolka leverantörsfakturor åt mottagaren och därefter sända dem i elektroniskt format till mottagaren. Arkivering av pappersfakturor erbjuds. 4

5 Fler begrepp Begrepp Application Service Provider (ASP) Spridnings- och hämtningssystemet (SHS) Virtuell fakturaskrivare SFTI Fulltextfaktura Förklaring En servicebyrå som tillhandahåller tjänsten drift och förvaltning av system till flera organisationer. ASP innebär att teknisk drift av system sker hos ASP-leverantören. En gemensam plattform för säkert informationsutbyte mellan organisationer vid kommunikation över Internet. Specifikationer finns via En applikation som i stället för att skriva ut pappersfakturor gör det möjligt att skapa kundfakturan i ett elektroniskt format som Svefaktura som därefter kan skickas till mottagaren. En fristående faktura i EDIFACT-format som tagits fram av SFTI. Finvoice Tolkningsmotor En elektronisk faktura som används av bankerna i flera nordiska länder. Använder XML-teknik. Med tolkningsmotor menas den programvara som används efter skanning av pappersfakturor för att ur den skannade bilden utläsa den information som ska registreras i myndighetens ekonomisystem. 5

6 VERVAFS 2007:1 Svefakturan är statens standard Myndigheter vill ha gemensam standard Standarden skall vara tillräckligt bra Standarden tillgänglig för alla, gratis Standarden skall följa internationell utveckling Standarden skall vara utvecklingsbar till flera dokumenttyper Gemensam för hela den offentliga sektorn underlättar Öppen förvaltningsprocess med insyn 6

7 Svefakturans två delar Meddelandet: Beskriver vilka fält som ska ingå i en faktura Strukturen baseras på UBL 1.0 Definieras genom ett XML-schema Transportprofil: Beskriver hur överföringen ska ske Kvittenser Säkerhetsfunktioner Satsvis/individuellt Baseras på ebxml Messaging Services Nyttjar SOAP för överföring av meddelanden 7

8 8 Hur ser en Svefaktura ut egentligen?

9 9 Svefakturan i fil och i presentation

10 Lösningen - leverantörsfaktura Säljare Köpare e-faktura (Svefaktura-format) Skanning (option) Ramavtal Fakturaväxel (minsta avrop) Fakturaportal EFH (option) Ekonomisystem Fakturaskrivare Mottagning EFH EA-system (befintligt) e-faktura (övriga format) Konvertering och arkivering Skanningscentral 10

11 Lösningen - kundfaktura Säljare = myndighet Ramavtal Fakturaväxel (minsta avrop) Köpare Mottagarval Papper e-faktura (Svefaktura-format) Mottagning/ sändning Svefaktura Internetbank 11

12 Vägledning inför avrop ny handledning Handledningar Förstudie Delprojekt EFH Införande Delprojekt fakturaväxel och skanning Införande Övriga Införandestrategi för e-faktura Fakturahantering i staten Svefaktura i staten Ordlista Vägledning inför avrop Leverantörsbearbetning Frågor och svar Att införa e-faktura bildspel Utgående faktura Förenklad kalkyl e-faktura Myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering Systemdokumentation och behandlingshistorik E-handel redovisning och juridik Förenklat EDI-avtal Svefaktura formatet vid skanning 12

13 Vägledning inför avrop ny handledning Syfte: Sammanfattning över ramavtalet och dess funktioner Målgrupp: Ansvariga för e-fakturaprojekt När: Ett av de första dokumenten att läsa före avrop 13

14 Vad täcker ramavtalen? Säljare Köpare Ramavtal Skanning (option) Fakturaväxel (minsta avrop) EFH (option) Ekonomisystem Fakturaportal e-faktura (Svefaktura-format) Fakturaskrivare Mottagning EFH EA-system (befintligt) e-faktura (övriga format) Konvertering och arkivering Skanningscentral 14

15 Vad kan min myndighet avropa? Agresso Lokal inst. Annat EAsystem Lokal inst. Agresso Driftservice Agresso Driftservice/KK BAS PLUS BAS PLUS BAS BAS/KK 15

16 Val mellan BAS och PLUS Titta på myndighetens funktionella krav särskiljande är EFH som tjänst / system SHS-krav Om bägge avtalen fyller de funktionella kraven Kalkylera 16

17 BAS- och PLUS-paketen 17 Ingående del BAS PLUS Anm. Avrop/ option Fakturaväxel Skanning EFH Infologistics Scandinavia AB Infologistics Scandinavia AB Contempus SW i ASP-miljö Offentliga Dokument AB Offentliga Dokument AB Agresso 5.5 i lokal installation Fakturaportal Contempus SW Offentliga Dokument AB Transport Konvertering / Arkivering av e- fakturor Arkivering av pappersfakturor Leverantörsanslut ning Svefakturans transportprofil Svefakturans transportprofil eller SHS Tjänst Tjänst Tjänst för BAS och produkt för PLUS Tjänst Tjänst Minsta avrop Option Option Option Svefaktura ingår / SHS Option Ja Ja Tjänst Option Ja Ja Tjänst Option Ja Ja Tjänst Option

18 18

19 Att starta ett e-fakturaprojekt i myndigheten Start Avrop Start införande Driftsättning Förstudie Delprojekt Införande Avslut Drift Läs mer om: Projektflödet exempel för olika myndigheter Vilka dokument finns till min hjälp 19

20 Exempel på olika myndighetstyper Införandet av Elektronisk fakturering i myndigheter följer samma struktur oavsett myndighetens storlek, men förutsättningarna är givetvis mycket varierande. Vi har tagit fram exempel för: A. Myndighet som idag saknar systemstöd för elektronisk fakturahantering B. Myndighet som idag har systemstöd för elektronisk fakturahantering C. Myndighet som idag har Agresso driftservice och stöd från Kammarkollegiet D. Myndighet som idag har enbart Agresso driftservice 20

21 Förenklad kalkyl e-faktura Handledningar Förstudie Delprojekt EFH Införande Delprojekt fakturaväxel och skanning Införande Övriga Införandestrategi för e-faktura Fakturahantering i staten Svefaktura i staten Ordlista Vägledning inför avrop Leverantörsbearbetning Frågor och svar Att införa e-faktura bildspel Utgående faktura Förenklad kalkyl e-faktura Myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering Systemdokumentation och behandlingshistorik E-handel redovisning och juridik Förenklat EDI-avtal Svefaktura formatet vid skanning 21

22 Förenklad kalkyl e-faktura Ny handledning Syfte: Underlätta uppställning av investeringskalkyler för myndigheternas e-fakturaprojekt Målgrupp: Myndighetsledning & Projektledare När: Förstudiefasen Upplägg: Kalkyluppställning Att använda kalkylen Kalkylmallen i Excel som bilaga 22

23 Kalkylen för e-faktura en investeringsbedömning tkr Nyttor tid Kostnader Både initiala och löpande kostnader Både interna och externa kostnader Nyttor kräver att förändringar genomförs Nuvärdesmetoden En rättvis bedömning av de olika alternativen 23

24 Hur modellen är uppbyggd Tre faser används: Delprojekt Införande Drift Varje fas är uppdelad i tre kostnadstyper: Personalkostnader Konsultkostnader Systemkostnader Uppdelning görs av kostnader för: Fakturaväxel Skanning EFH 24

25 Typ B: lokalt ekonomisystem med EFH INPARAMETRAR Hur många användare av EFH? 350 Antal leverantörsfakturor per år Antal kundfakturor per år 0 Tänker avropa skanning (ja=1/nej=0)? 0 Tänker avropa EFH (ja=1/nej=0)? 0 Internpris (kr/h) 500 RESULTAT - Specifikation BAS PLUS Kostnader (tkr) Nuvärde Nuvärde Delprojekt och införande Personalkostnader Konsultkostnader (ramavtal) Systemkostnader (ramavtal) Drift Personalkostnader Konsultkostnader (ramavtal) Systemkostnader (ramavtal) S:a kostnader Nyttor Frigjord arbetstid Kostnadsbesparingar S:a nyttor Nettonytta

26 Sammanfattning Kalkylen är ett bra hjälpmedel, men: Behov behöver vägas in och kan avgöra Gör rimlighetskontroller Anpassa för egna förutsättningar Till kalkylen finns en kort handledning som beskriver antaganden, begränsningar samt råd kring användning. 26

27 Leverantörsbearbetning Kommande handledning Handledningar Förstudie Delprojekt EFH Införande Delprojekt fakturaväxel och skanning Införande Övriga Införandestrategi för e-faktura Fakturahantering i staten Svefaktura i staten Ordlista Vägledning inför avrop Leverantörsbearbetning Frågor och svar Att införa e-faktura bildspel Utgående faktura Förenklad kalkyl e-faktura Myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering Systemdokumentation och behandlingshistorik E-handel redovisning och juridik Förenklat EDI-avtal Svefaktura formatet vid skanning 27

28 Övergripande strategi Nyttja fakturaväxel för skalfördelar Färre integrationspunkter Många större företag är redan anslutna Aktiv bearbetning görs av övriga företag Koncernperspektiv Alla myndigheter på samma sätt Resurseffektivtmed samordning Tydlig kommunikation ESV tar kontakt med prioriterade leverantörer Ramavtalsleverantörernas webbplatser Svefaktura bättre än andra format Slipper konvertera och viss arkivering Slipper krångliga avtal 28 En handledning tas fram

29 Svefaktura i staten Reviderad handledning Handledningar Förstudie Delprojekt EFH Införande Delprojekt fakturaväxel och skanning Införande Övriga Införandestrategi för e-faktura Fakturahantering i staten Svefaktura i staten Ordlista Vägledning inför avrop Leverantörsbearbetning Frågor och svar Att införa e-faktura bildspel Utgående faktura Förenklad kalkyl e-faktura Myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering Systemdokumentation och behandlingshistorik E-handel redovisning och juridik Förenklat EDI-avtal Svefaktura formatet vid skanning 29

30 Svefaktura i staten Reviderad handledning Syfte: Skapa förutsättningar för smidig och enhetlig användning av Svefaktura Målgrupp: Projektledare vid myndigheter och hos varu/tjänsteleverantörer När: Delprojektfasen - Införandefasen Upplägg: Kortfattad introduktion till Svefaktura ESV:s rekommendationer Mervärden 30

31 Fakturahantering i staten Ny handledning Handledningar Förstudie Delprojekt EFH Införande Delprojekt fakturaväxel och skanning Införande Övriga Införandestrategi för e-faktura Fakturahantering i staten Svefaktura i staten Ordlista Vägledning inför avrop Leverantörsbearbetning Frågor och svar Att införa e-faktura bildspel Utgående faktura Förenklad kalkyl e-faktura Myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering Systemdokumentation och behandlingshistorik E-handel redovisning och juridik Förenklat EDI-avtal Svefaktura formatet vid skanning 31

32 Fakturahantering i staten Ny handledning Syfte: Användas som grund för förändring av fakturahanteringen samt vid införande av EFH Målgrupp: Ansvarig för fakturahantering och Projektledare När: Delprojektfasen Upplägg: Övergripande rekommendationer Processbeskrivning för fakturahantering Arkivering 32

33 Leverantörsfakturaprocessen Ankomst och kontroll Distribution av fakturor Kontering och attest Överföring ekonomisystem Attestant Granskare Ankomstskontroll EFH Leverantör 1. Lev. faktura 2. Inläsn. av faktura 3. Kontroll av faktura 4. Finns referens Nej 5. Kontroll av mottagare Nej Ja 6. Kontroll av faktura 7. Rätt adress 16. Retur till avsändare Ja Ja 8. Rätt innehåll 12. Leverans registreras 11. Godkänner och konterar Nej 10. Skicka kredit 9. Kontaktar leverantör Ja 13. Kontroll av faktura 14. Rätt adress 17. Godkännande registreras 18. Överföring till betlalning Ja Nej 15. Rätt kontering 16. Godkänner fakturan 33

34 34 Regeringsuppdraget

35 Regeringsuppdragets innehåll: ESV skall leda och samordna Leda och samordna införandet av standardformat för elektronisk fakturahantering i staten Bedöma behovet av reglering på området ESV skall ge myndigheterna stöd i deras införande av elektronisk fakturahantering Analysera incitament för att få leverantörer att skicka och ta emot fakturor elektroniskt Följa ett antal myndigheters arbete och eventuellt se vilka ytterligare åtgärder som behöver vidtas 35

36 Mer information på Eva Wern (projektledare) Tfn: E-post: Eva Ålebring (redovisning och processer) Tfn: E-post: Peter Norén (standard och leverantörsbearbetning) Tfn: E-post: Sören Pedersen (standard och leverantörsbearbetning) Tfn: E-post: Curt Johansson (redovisning) Tfn: E-post: 36