Integrationer mellan e-handelstjänst och ekonomisystem

Transkript

1 Integrationer mellan e-handelstjänst och ekonomisystem 2011:34

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som pdf-fil och beställas från Datum: Dnr: 45-43/2011 ESV-nr: 2011:34 Copyright: ESV Rapportansvarig: Eva Ringman

3 INNEHÅLL Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Syftet med dokumentet Avgränsningar Teknisk lösning för utbyte av information Integration med ekonomisystem Registerintegrationer från ekonomisystem till e-handelstjänst Fakturaintegrationer från e-handelstjänst till ekonomisystem Anrop från ekonomisystem Samband mellan integrationer Beskrivningar av de olika integrationerna Registerintegrationer Leverantörsregister Konton samt vissa regelverk kopplade till kontoregler Dimensioner och relationer Valutakurser Betalningsinformation Attestregler Fakturaintegrationer Anrop Fortsatt arbete Avrop Uppsättning av integrationer Löpande drift Kostnader

4 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Dokumentet ger en översiktlig bild av de integrationer med ekonomisystem som ingår som en option i de statliga ramavtalen för e-handelstjänst. Målgruppen är främst systemansvariga, systemadministratörer och motsvarande samt den som utformar avropsförfrågan vid den förnyade konkurrensutsättningen. En avstämning av innehållet har gjorts med ramavtalsleverantörerna. E-handelstjänsten behöver olika typer av register, till exempel konto- och leverantörsregister. Integrationer från ekonomisystemet gör att registren bara behöver underhållas på ett ställe. Fakturaintegrationer från e-handelstjänst till ekonomisystem underlättar och säkrar hanteringen. När fakturorna hanteras i e-handelstjänsten lagras fakturabilderna där. Därför kan det vara praktiskt att direkt från ett verifikat i ekonomisystemet kunna anropa e-handelstjänsten för att se fakturabilden. Systemuppsättning och integrationer är intimt förknippade med varandra. Även om en viss typ av integration är standardiserad och genomförd i många organisationer finns det ibland vägval som ger olika resultat. Därför kan det vara bra att gå igenom de olika fälten i standardfilformaten med såväl leverantören av e-handelstjänst som med leverantören av ekonomisystem. De statliga ramavtalen för e-handelstjänst omfattar ett takpris för integration med ekonomisystem. Vid den förnyade konkurrensutsättningen kan priserna komma att justeras nedåt. Härutöver kan det tillkomma kostnader för de anpassningar som måste göras i ekonomisystemet. 4

5 INLEDNING 2 Inledning 2.1 Syftet med dokumentet En e-handelstjänst behöver integreras med ekonomisystemet. Syftet med dokumentet är att ge läsaren en översiktlig bild av de vanligaste integrationerna mellan e-handelstjänst och ekonomisystem, en förståelse för meningen med dem samt hur de hänger samman med varandra och med olika funktioner i systemen. Målgruppen är främst systemansvariga, systemadministratörer och motsvarande. Dokumentet innehåller beskrivningar av de integrationer med ekonomisystem som ingår som en option i de statliga ramavtalen för e-handelstjänst. De aktuella ramavtalsleverantörerna har bland annat erfarenhet av integration med ekonomisystemet Agresso som är det vanligaste bland statliga myndigheter idag. Avropsförfrågan vid den förnyade konkurrensutsättningen av e-handelstjänst bör omfatta en beskrivning av myndighetens särskilda förutsättningar och krav när det gäller systemintegrationer. Detta dokument samt Mall för beskrivning av ekonomisystem och gränssnitt ger stöd till den som utformar avropsförfrågan. En avstämning av innehållet har gjorts med ramavtalsleverantörerna. 2.2 Avgränsningar I detta dokument beskrivs enbart integration mellan ekonomisystem och e-handelstjänst. Dock beskrivs inte hur kundfakturor förmedlas från ekonomisystem till e-handelstjänst. Dokumentet beskriver inte heller eventuella integrationer mot andra typer av system än ekonomisystem, till exempel upphandlingssystem och fristående system för hantering av användare och roller. Exemplifieringar sker i vissa fall med utgångspunkt från ekonomisystemet Agresso. 2.3 Teknisk lösning för utbyte av information Det finns flera olika tekniska lösningar för att utbyta information mellan olika ITstöd. Myndigheten måste själv avgöra vilken teknisk lösning som är den bästa ur både ekonomisk och teknisk synpunkt samt bedöma de upphandlingsmässiga konsekvenserna. 5

6 INLEDNING Överföringar av information mellan e-handelstjänst och ekonomisystem kan till exempel ske på klassiskt sätt med hjälp av filhantering. Datafiler med information skapas i det ena systemet. Filerna flyttas därefter till en plats där mottagande system kan hämta dem för inläsning. Filhanteringen utformas lämpligen så att skapande, flytt och inläsning sker automatiskt, på vissa bestämda klockslag. Bland de statliga myndigheterna förekommer olika typer av lösningar för att flytta filer. Det normala är att filer överförs mellan olika system med så kallat FTP (File Transfer Protocol), men i vissa fall används SFTI Transportprofil BAS eller spridnings och hämtningssystemet SHS. IT-avdelningen vid respektive myndighet kan ge information om den lösning som ska användas och bör anlitas för att sätta upp den önskade hanteringen. 6

7 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM 3 Integration med ekonomisystem 3.1 Registerintegrationer från ekonomisystem till e- handelstjänst E-handelstjänsten behöver olika typer av register för att hanteringen av beställningar och leverantörsfakturor ska fungera. Det handlar bland annat om register med leverantörer, konton, kontosamband, dimensioner, relationer och valutakurser. Dessa register finns redan i ekonomisystemet. Integrationer från ekonomisystem till e-handelstjänst gör att registren bara behöver underhållas i ekonomisystemet. En integration av betalningsinformation från ekonomisystem till e-handelstjänst gör att en användare av e-handelstjänsten, förutom fakturans förfallodag även ser vilken dag som den faktiska betalningen har skett. I enstaka fall kan det vara önskvärt att göra en integration från ekonomisystem till e- handelstjänst av attestregler. Enklast är dock att administrera attestregler i e- handelstjänsten. Sammanfattningsvis omfattar optionen Integration med ekonomisystem integrationer från ekonomisystem till e-handelstjänst av Leverantörsregister Konton samt vissa regelverk kopplade till kontoregler Dimensioner Relationer Valutakurser Betalningsinformation Attestregler De register som är aktuella att integrera till e-handelstjänsten ska omskapas till rapportfiler. Myndigheten ansvarar för att filerna utformas i ett standardiserat format. 3.2 Fakturaintegrationer från e-handelstjänst till ekonomisystem Fakturaintegrationer från e-handelstjänst till ekonomisystem underlättar och säkrar hanteringen. Leverantörsfakturorna läses in i e-handelstjänsten för hantering men de ska också ankomstregistreras eller ankomstbokföras för att det till exempel ska vara möjligt att lyfta momsen. Därför görs en integration av nyinkomna leverantörsfakturor från e-handelstjänst till ekonomisystem. 7

8 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM När en faktura är färdighanterad i e-handelstjänsten ska den återigen integreras till ekonomisystemet för definitivbokföring. Därefter kan betalningsuppdraget skapas på vanligt sätt i ekonomisystemet. Systemavstämningsrapporter kan visa att det antal fakturor som skickas från e-handelstjänsten också har lästs in i ekonomisystemet. För att systemen ska kunna stämmas av mellan varandra behöver även fakturamakuleringar integreras till ekonomisystemet. Det finns vanligtvis standardiserade filformat för överföring av fakturainformation till ekonomisystem. Leverantören av e-handelstjänst kommer att utforma fakturafilerna enligt det aktuella ekonomisystemets standardformat. Även om filerna är standardiserade och därför lätt kan läsas in kan det finnas särskilda önskemål och systemanpassningar som medför att uppsättningen av inläsningen kräver en del förberedelser och resurser. Sammanfattningsvis omfattar optionen Integration med ekonomisystem följande fakturaintegrationer från e-handelstjänst till ekonomisystem. Ankomstregistreringar Definitivbokningar av externa och interna fakturor Makuleringar 3.3 Anrop från ekonomisystem När fakturorna hanteras i e-handelstjänsten lagras fakturabilderna där. Därför kan det vara praktiskt att direkt från ett verifikat i ekonomisystemet kunna anropa e-handelstjänsten för att se fakturabilden. Optionen Integration med ekonomisystem omfattar följande anrop från ekonomisystem. Visa Fakturabild. 8

9 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM 3.4 Samband mellan integrationer Optionen Integration med ekonomisystem åskådliggörs nedan med ett antal bilder. 1. Integrationerna sätts vanligtvis upp med hjälp av filhantering. Information skapas i och läses ut ur ett system - exporteras - och placeras på en plats där den kan hämtas för inläsning - importeras - till det mottagande systemet. Rutan mellan pilarna markerar den plats där e-handelstjänsten respektive myndigheten kan lämna eller hämta integrationsfiler. 2. Register med konton, regelverk, dimensioner m.m. underhålls i ekonomisystemet. Hela eller delar av registren integreras till e-handelstjänsten där de till exempel används för att kontera beställningar. 3. Nya leverantörer registreras i ekonomisystemets leverantörsregister. De integreras därefter till e-handelstjänsten. Integrationen måste innehålla de uppgifter som behövs för att kunna koppla en faktura till rätt leverantör, till exempel organisationsnummer eller momsregistreringsnummer samt bankgiro, 9

10 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM plusgiro eller bankkontonummer. Härutöver behövs även ekonomisystemets unika leverantörsnummer. 4. När en leverantör skickar en faktura med sin identitet och kontoinformation kan den kopplas till en leverantör i e-handelstjänstens register. 5. Fakturan ska direkt ankomstregistreras eller ankomstbokföras i ekonomisystemet. Integrationen innehåller bland annat fakturabelopp och en 10

11 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM preliminär kontering. En koppling till rätt leverantör i ekonomisystemet görs med hjälp av leverantörsnumret. E-handelstjänsten skapar det verifikationsnummer som följer med till ekonomisystemet. 6. Därefter hanteras fakturan i e-handelstjänsten. Om fakturan beloppsmässigt matchar med en tidigare attesterad order och leveransen har godkänts och stämmer med ordern kan den direkt gå vidare i betalningsprocessen. I annat fall krävs ytterligare handläggning. Det är också möjligt att komplettera fakturan med bilagor. 11

12 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM 7. När fakturan är färdighanterad och har en korrekt kontering kan ekonomisystemet uppdateras. En integration med information om definitivbokföring kan med hjälp av verifikationsnumret kopplas till den tidigare ankomstregistreringen eller ankomstbokföringen. Information om eventuella fakturamakuleringar följer också med i integrationen. 8. Betalningsrutinen fullföljs i ekonomisystemet och leverantören kan få betalt. 12

13 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM 9. När betalningen är genomförd skickar banken ett kvitto till ekonomisystemet (återredovisning av betalning). Betalningsinformationen läses över till e-handelstjänsten så att det där blir möjligt att se när fakturorna är betalda. 10. Fakturabilderna finns kvar i e-handelstjänsten. Det går att titta på bilderna med hjälp av ett anrop från ekonomisystemet. Kopplingen sker med hjälp av verifikationsnummer. 13

14 INTEGRATION MED EKONOMISYSTEM Sammanfattningsvis kan optionen Integration med ekonomisystem åskådliggöras enligt nedan. 14

15 BESKRIVNINGAR AV DE OLIKA INTEGRATIONERNA 4 Beskrivningar av de olika integrationerna 4.1 Registerintegrationer Leverantörsregister Ekonomisystemets register med leverantörer innehåller bland annat uppgifter som behövs för att kunna betala fakturor. E-handelstjänsten behöver också ett leverantörsregister. Orsaken är att fakturor som läses in i e-handelstjänsten kopplas till rätt leverantör med hjälp av uppgifter från leverantörsregistret, till exempel organisationsnummer eller momsregistreringsnummer samt bankgiro, plusgiro eller bankkontonummer. I vissa fall sker kopplingen även med hjälp av GS1 Global Location Number (GLN). Vid en integration av leverantörsregistret förs dessa uppgifter över från ekonomisystemet till e-handelstjänsten. När fakturorna skickas till ekonomisystemet för registrering, bokföring och betalning behöver de kopplas till rätt leverantör. Den kopplingen sker med hjälp av det unika leverantörsnumret. För att leverantörsnumret ska kunna följa med fakturaintegrationen från e-handelstjänsten till ekonomisystemet måste det ingå i integrationen av leverantörsregister. Det kan i vissa fall finnas annan information i ekonomisystemets leverantörsregister som också är värdefull att integrera till e-handelstjänsten. Det kan röra sig om uppgifter som används för att skapa kontering, till exempel dimensionsvärdet Motpart Konton samt vissa regelverk kopplade till kontoregler Det totala kontoregistret med eventuella regelverk finns i ekonomisystemet. Ett regelverk kan till exempel innebära att en användare som registrerar ett visst konto tvingas att ange ett värde i en viss dimension. Regelverket kan också ge ett förslag på värde. En betydande del av de konton som finns i ekonomisystemet används sannolikt vid beställnings- och fakturakontering. En integration säkerställer att registren alltid är likadana. Det kan vara möjligt att i ekonomisystemet sätta upp funktioner som gör att det går att välja bort konton, till exempel lönekonton, från integrationen. Om kontoregistret integreras till e-handelstjänsten kan det vara praktiskt att även integrera eventuella regelverk som används vid beställningar och fakturahantering. 15

16 BESKRIVNINGAR AV DE OLIKA INTEGRATIONERNA Dimensioner och relationer Dimensionsregistren, till exempel register med kostnadsställen och projekt, finns i ekonomisystemet. Ett dimensionsvärde kan med en så kallad relation vara direkt eller indirekt kopplat (relaterat) till andra värden. Det innebär till exempel att ett antal olika projektvärden kan vara kopplade till ett och samma relationsvärde. En utsökning av relationsvärdet kan ge en summa eller en lista där samtliga kopplade projekt ingår. Flera av dimensionerna i ekonomisystemet används sannolikt vid beställnings- och fakturakontering i e-handelstjänsten. Härutöver kan det finnas dimensioner och relationer som är värdefulla för handläggningen i e-handelstjänsten, till exempel vid utsökningar av delar av organisationen. En integration säkerställer att registren alltid är likadana. Det kan vara möjligt att i ekonomisystemet sätta upp funktioner som gör att det går att välja bort värden, till exempel vissa projekt som enbart avser lönekostnader, från integrationen Valutakurser Ekonomisystemet innehåller ett register med valutakoder och valutakurser som används för översättning av utländska transaktioner. Om myndigheten hanterar olika valutor måste registret underhållas. Den i ekonomisystemet registrerade valutakursen utgör grund för det belopp som bokförs men betalningen görs med bankens kurs på fakturans förfallodag. Därför är det svårt att helt undvika kursdifferenser. Vid hantering av fakturor i olika valutor behöver även e-handelstjänsten uppdateras med valutakoder och valutakurser Betalningsinformation När en leverantörsfaktura är hanterad i e-handelstjänsten förs nödvändig information över till ekonomisystemet där det bland annat skapas betalningsuppdrag som skickas till banken. Betalningsuppdrag innehåller uppgifter om vilken dag olika betalningar ska ske (förfallodagar). Så fort en betalning är utförd kan ekonomisystemet uppdateras med information om faktisk betaldag. Den faktiska betaldagen kan ibland av olika anledningar skilja sig från angiven förfallodag. En orsak kan vara att förfallodagen har passerats när betalningsuppdraget skickas iväg. E-handelstjänsten kan alltid visa fakturans förfallodag, men för att där kunna se den faktiska betaldagen krävs en integration. 16

17 BESKRIVNINGAR AV DE OLIKA INTEGRATIONERNA Attestregler I de fall attestregler kommer att underhållas i ekonomisystemet är det möjligt att integrera delar av dem till e-handelstjänsten. Tanken med ramavtalen för e-handelstjänst är emellertid att hantering av beställningar och fakturor ska ske i ett och samma arbetsflöde i e-handelstjänsten. Om attestreglerna för fakturor av någon anledning ska finnas kvar i ekonomisystemet är det viktigt att analysera vad som eventuellt kan integreras till e-handelstjänsten. Här finns två former av begränsningar: 1. Ekonomisystemet och e-handelstjänsten fungerar på olika sätt. Det gör att det i vissa fall kan vara svårt att översätta informationen. 2. Attestreglerna för enbart fakturaflöden är enklare än det regelverk som sätts upp i e-handelstjänsten för både beställningar och fakturor. Konsekvensen är att ni kan integrera vissa delar av attestreglerna som ni har i ekonomisystemet medan andra delar kommer att behöva underhållas i e- handelstjänsten. 4.2 Fakturaintegrationer Det är vanligt med fakturaintegrationer till ekonomisystem. Agressos standardfilformat för att integrera fakturor från e-handelstjänster heter GL07. Innehållet i filerna samt inläsningen i ekonomisystemet kan skilja sig åt beroende på om det handlar om ankomstregistrering, makulering, internfakturatransaktioner eller definitivbokning av fakturor. Fakturans verifikationsnummer måste vara likadant i både e-handelstjänsten och ekonomisystemet. Därför skapas det av e-handelstjänsten. När en ny leverantörsfaktura läses in i e-handelstjänsten kopplas den till rätt leverantör i leverantörsregistret till exempel med hjälp av det organisationsnummer och kontonummer som står på fakturan. Därefter skickas fakturainformationen direkt vidare till ekonomisystemet för att skapa ankomstregistrering eller ankomstbokföring. Eftersom fakturan vid det tillfället inte är hanterad används standardvärden för konton och obligatoriska dimensioner. Standardvärdena kan skapas i e-handelstjänsten eller vid inläsningen i ekonomisystemet. Fakturor som makuleras i samband med hanteringen i e-handelstjänsten måste även makuleras i ekonomisystemet. Detta sker med en integration. 17

18 FORTSATT ARBETE När fakturan är färdighanterad i e-handelstjänsten skickas återigen fakturainformation till ekonomisystemet med syftet att skapa en definitivbokföring. Nu ska konteringen vara korrekt. En integration av en definitivbokförd faktura vänder med automatik den ankomstregistrerade eller ankomstbokförda posten. Betalningsuppdraget skapas på vanligt sätt. En definitivbokförd faktura som har integrerats i ekonomisystemet kan inte ändras. Däremot kan den förstås fortfarande reverseras där. Om en faktura av någon anledning reverseras i ekonomisystemet bör en notering knytas till fakturan i e-handelstjänsten. 4.3 Anrop Vid uppföljningar, analyser och kontroller i ekonomisystemet finns ibland behovet av att kunna titta på fakturabilder i e-handelstjänsten. Det är alltid möjligt att söka fram fakturabilder och tillkommande bilagor genom att kopiera verifikationsnumret från ekonomisystemet och klistra in det i e-handelstjänstens sökfunktion. Däremot kan det vara praktiskt att kunna göra ett anrop från ekonomisystemet för att direkt kunna titta på bilderna. E-handelstjänsten bifogar en bildlänk per verifikat i den fakturainformation som överförs till ekonomisystemet. När användaren klickar på en sådan länk anropas e-handelstjänsten och den bild som hör till det aktuella verifikatet kan visas på skärmen. 5 Fortsatt arbete 5.1 Avrop I den förnyade konkurrensutsättningen av e-handelstjänst ska avropet omfatta en beskrivning av myndighetens särskilda förutsättningar och krav när det gäller systemintegrationer. Det innebär en del arbete att göra detaljbeskrivningar men det är oftast bra att göra denna redovisning i ett tidigt skede så att förutsättningarna är tydliga för anbudsgivarna. ESV har tagit fram en Mall för beskrivning av ekonomisystem och tillhörande gränssnitt. Utgå gärna från hela eller delar av mallen för att beskriva egna förutsättningar och krav. Mallen är avstämd med ramavtalsleverantörerna och finns på ESV:s webbplats: 18

19 FORTSATT ARBETE 5.2 Uppsättning av integrationer Systemuppsättning och integrationer är intimt förknippade med varandra. Även om en viss typ av integration är standardiserad och genomförd i många organisationer finns det ibland vägval som ger olika resultat. Därför kan det vara bra att gå igenom de olika fälten i standardfilformaten med såväl leverantören av e-handelstjänst som med leverantören av ekonomisystem. Det är viktigt att noggrant testa integrationerna innan de tas i drift samt att utforma rutiner för avstämningar mellan berörda system. Det bör till exempel säkerställas att de fakturor som läses in i e-handelstjänsten också överförs till ekonomisystemet. En färdighanterad faktura i e-handelstjänsten ska kunna återfinnas med motsvarande belopp, kontering och förfallodag i ekonomisystemet. För att det ska finnas tillräckligt med tid för ramavtalsleverantörens validering samt myndighetens leveransprov och provdrift bör konsultinsatserna på ekonomisystemsidan säkerställas i god tid. E-handelstjänsten hanterar beställningar och fakturor och kan självklart användas för uppföljning av inköp och fakturabetalningar. Däremot finns det inga krav på att e-handelstjänsten ska omfatta en fullständig ekonomisk uppföljning, att den helt och hållet ska överensstämma med ekonomisystemet. För att undvika missförstånd bör användarna informeras om att den som har ett budgetansvar alltid måste kontrollera resultatet i ekonomisystemet eftersom andra typer av transaktioner, till exempel rättningar, fördelningar, lönekostnader och eventuella felkonteringar också kan påverka utfallet. 5.3 Löpande drift Det är viktigt att löpande stämma av att integrationerna fungerar som de ska. Leverantören av e-handelstjänst ansvarar för drift och förvaltning av integrationslösningen med ekonomisystem under hela avtalstiden, vilket bör vara en god förutsättning för att integrationerna ska fungera smidigt. Observera att detta ansvar avser den del av integrationerna som leverantören av e-handelstjänst kan ha kontroll över. Beträffande inläsning i och utläsning från ekonomisystem ligger ansvaret hos myndigheten som vid behov kontaktar den som har utformat integrationerna. 19

20 KOSTNADER 6 Kostnader De statliga ramavtalen för e-handelstjänst omfattar ett takpris för integration med ekonomisystem. Härutöver kan det tillkomma kostnader för de anpassningar som direkt hör samman med inläsning i och utläsning från ekonomisystemet eftersom myndigheten svarar för dessa åtgärder. I ramavtalets takpris ingår alla delar och åtgärder för att ta fram och tillhandahålla en integrationslösning, se vidare kraven i ramavtalsbilaga 2, underbilaga 1, punkt A Leverantörens åtagande innefattar applikationer för integrationslösning och arbetsinsats såsom förberedelser, drift och förvaltning av den under hela avtalstiden. Takpriset omfattar således samtliga kostnader för integrationslösningen som leverantören av e-handelstjänst svarar för. Takpriserna är följande: Logica: Visma: SEK SEK Vid den förnyade konkurrensutsättningen kan priserna komma att justeras nedåt. 20

21 KOSTNADER 21

22 Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: