Informationsmöte. Statliga ramavtal beslutsstödsystem (BI-system)

Transkript

1 Informationsmöte Statliga ramavtal beslutsstödsystem (BI-system) 26 november 2014

2 Agenda :30 Kaffe & registrering 13:30-13:40 Inledning 13:40-14:00 Ramavtal beslutsstödsystem 14:00-16:00 Möt ramavtalsleverantörerna och demonstration av system 2

3 Vad ni kan förvänta er av den här eftermiddagen Information om vad ramavtalen innehåller Inblick i avrop av ramavtalen Stöd som finns på Leverantörernas erbjudanden och praktiska demonstrationer av systemen Träffa kollegor i en liknande situation, knyta nya kontakter 3

4 Inledning Utgångspunkter: Mål: Administrativa system via marknaden Koncerntänkande i staten Hög kvalitet: Bra lösningar för era behov och med fördelaktiga avtalsvillkor Effektivt: enkelt att genomföra avrop och hantera avtal över tiden Rättssäkert: avrop och nyttjande i enlighet med upphandlingsreglerna 4

5 ESV bedriver ett aktivt ramavtalsägarskap Vi följer upp att ramavtalsparterna lever upp till gjorda åtaganden via strategiråd Vi har god och aktuell kunskap om myndigheternas behov via nätverk med avropande myndigheter och årliga kundenkäter Vi ger råd och stöd till myndigheterna myndigheten ansvarig Vi underlättar kompetensöverföring och informationsspridning inom den statliga sektorn. 5

6 De administrativa system vi tillhandahåller Oberoende konsulter 2 ramavtal E-handelstjänst BI-system 3 ramavtal Avropbara ramavtal Avropbara Avropbara 1 ramavtal Avropbart Ekonomisystem Personalsystem 1 ramavtal Avropbart

7 Ramavtal tecknande den 8 juli 2014 Med 3 leverantörer: Trimma AB Hypergene AB CGI Sverige AB 7

8 Ramavtalen omfattar: Ett komplett åtagande kring beslutsstödsystem och datalager som helhet och levereras med standardkonfiguration och standardintegrationer. Avrop innebär förnyad konkurrensutsättning. Ett avrop kan omfatta tre olika alternativ: - Ett komplett beslutsstödsystem, - Enbart rapport- och analysverktyg, - Enbart budgetverktyg. 8

9 Ramavtalen omfattar också Tjänster för: - Underhåll - Support - Utbildning - Konsulttjänster. Optioner för integrationer av verksamhetssystem! Ramavtalen kommer att gälla 24 månader med möjlighet till förlängning om 12 månader plus 12 månader. Avropsavtalet gäller längst 4 år efter att ramavtalen har upphört. 9

10 Ramavtalen innehåller följande delar: Själva ramavtalen mellan ESV och leverantör med bilagor: Definitioner Krav på beslutsstödsystem Generella krav på beslutsstödsystem Krav på Rapport- och analysverktyg Krav på Budgetverktyg Standardkonfigurering Krav på leverantör Personalförteckning Prislista Övriga delar av leverantörens anbud (information om företaget) Teknisk specifikation Frågor och svar Mallar för avrop och avropsavtal, prisformulär m.m. 10

11 Vilka krav har ESV ställt på beslutsstödsystem? Teknisk miljö i form av: klientplattform (Windows XP, Vista), server-os (Windows Server, Linux, Unix), SQL-databas m.m. Se bil. 6.1 Teknisk specifikation! Övergripande och generella krav i form av: support, utbildning, teknik och integration m.m. Se bil. 2.1! 11

12 Vilka krav forts.? Specifika krav rapport- och analysverktyg i form av: olika krav för olika användare och utbildningsnivåer, ETL-verktyg m.m. Se bil. 2.2a! Specifika krav budgetverktyg för: budgetering, prognostisering, utdata m.m. Se bil. 2.2b! 12

13 Vilka krav forts.? Krav på Standardkonfigurering vissa delar alltid ingår i systemleveransen, andra delar utgör optioner, datalager och möjligheten till olika integrationer till personal- och ekonomisystem ingår alltid! Se bil. 2.3! 13

14 Standardkonfigurering i objektplanen och grunderna för internredovisningen En kodsträng koddelarna kan ligga i en annan turordning! Konto ORG VHT PROJ FIN MOTPART RESURS ÖVR Konton kopplade till S-koder Rapporter utgår från standardkonfigureringens uppsättning Se bil.2.3 Standardkonfigurering 14

15 Standardintegrationer och optioner Ekonomisystem -Agresso Ekonomisystem -Unit4 Agresso Personalsystem Standard Standard Ekonomisystem Option 5 Option 4 Personalsystem Primula Standard Datalager Option 1 Befintligt Tid- och projektverktyg Personalsystem -Palasso -Agresso -Heroma Standard Standard Standard Option 2 Option 3 Befintligt budgetverktyg Rapport- & analysverktyg Budgetverktyg Ärende / Verksamhetssy stem

16 Vad innebär ett avrop? Ett avrop kan omfatta olika alternativ! Ett komplett beslutsstödsystem Enbart rapport- och analysverktyg Enbart budgetverktyg 16

17 Inför avrop av Rapport- och analysverktyg Tänk framåt och förbered följande: Analysera och beskriv nuläget Gå igenom befintliga system och behov av integration med t.ex. ekonomisystem, vilka drift- och systemavtal finns redan? Inventera behov av beslutsstöd, se till strukturer för verksamheten, data, indata, utdata Vilken ekonomimodell finns? Ska den uppdateras? Vilka slags rapporter kan förstärka uppföljningen av er verksamhet? Fundera över önskat nyläge och nya möjligheter Då kan ni specificera era val och avropa! 17

18 Inför avrop av Budgetverktyg Tänk framåt och förbered följande: Analysera och beskriv nuläget, t.ex. datamodell, hur ser budgetprocessen ut hos oss? Gå igenom befintliga system och behov av integration med t.ex. ekonomisystem, vilka drift- och systemavtal finns redan? Inventera behov av beslutstöd för budget, se till strukturer för verksamheten, data, indata, utdata Fundera över önskat nyläge och nya möjligheter Då kan ni specificera era val och avropa! 18

19 Avropsbara optioner: integrationer Det finns många möjligheter för integrationer till redan befintliga verktyg och system! Tid- och/eller projektdata Befintligt budgetverktyg Ärendehanteringsystem, myndighetsspecifika verksamhetssystem Ekonomisystem Personalsystem Valfria rapporter anpassade till myndighetens behov och verksamhet 19

20 Vilka krav kan man ställa Alla förutsättningar och prispåverkande faktorer måste tas med i avropsförfrågan Det går inte att ändra kraven från ramavtalsupphandlingen Myndighet kan ställa krav på: Teknisk plattform och miljö Optioner rörande integrationer, tilläggstjänster, rapporter, utbildning Resurser för uppdragets utförande dvs. konsulter, kompetenser Leveranstidpunkt 20

21 Takpriser se prislista bil. 5 som kan sänkas i den förnyade konkurrensutsättningen! Utvärdering görs på lägsta pris. 21

22 Kom ihåg att: Prisförfrågan ska innehålla alla uppgifter som ska prissättas Göra en uppskattning av behov t.ex. av konsulttimmar Ange tydligt vilka volymer och optioner som kommer att ingå i prisjämförelse 22

23 Att genomföra avrop enligt ESV s stöd Förbered och besluta Avropa Inför Nuläge Implementera Inventera behov Besluta om avrop Frågor och svar Utvärdera anbud Teckna avtal Utforma avropsförfrågan Leveransprova Godkänn leverans Informera och utbilda 23

24 BI-system Elisabeth Perntz E-handelstjänst Eva Ringman Personalsystem Åsa Fröding Ekonomisystem Anderz Petersson Oberoende konsulter Birgitta Österman