Avropsavtal MedBorgarAssistent

Transkript

1 Avtalsstruktur Medborgarassistent MedBorgarAssistent Samarbetsavtal Sambruk-TE Bilaga Sambruks rabatter Bilaga Mall Avropavtal Mall 2. Svarsbrev 2 TietoEnator 3. Frågebrev 2 TietoEnator 4. Svarsbrev 1 TietoEnator 5. Frågebrev 1 TietoEnator 6. Svar på avropsförfrågan Avrop Digital Assistent samt bilagor 7. Svarsbrev nr 1 från Sambrukskommunerna 8. Frågebrev nr 1 från TietoEnator 9. Avropsförfrågan Digital Assistent samt bilagor 10. Ramavtal 6670/04 mellan Statskontoret och TietoEnator Public & Healthcare AB 1

2 Avtalsstruktur Medborgarassistent MedBorgarAssistent Samarbetsavtal Sambruk-TE Bilaga Sambruks rabatter Bilaga Mall Mall 2. Svarsbrev 2 TietoEnator 3. Frågebrev 2 TietoEnator 4. Svarsbrev 1 TietoEnator 5. Frågebrev 1 TietoEnator 6. Svar på avropsförfrågan Avrop Digital Assistent samt bilagor 7. Svarsbrev nr 1 från Sambrukskommunerna 8. Frågebrev nr 1 från TietoEnator 9. Avropsförfrågan Digital Assistent samt bilagor 10. Ramavtal 6670/04 mellan Statskontoret och TietoEnator Public & Healthcare AB 2

3 MedBorgarAssistent Samarbetsavtal, några utvalda punkter 2.1 Samarbetsavtalet reglerar förhållanden mellan Sambruk och TietoEnator avseende leveranser av tjänsten Medborgarassistent samt stödtjänster (konsulttjänster) till Sambruks vid var tid ingående medlemmar. 2.4 Sambruksmedlem ska för att få tillgång till de villkor som regleras i samarbetsavtalet, vara medlem i Sambruk. 2.6 Vid Sambruksmedlemmens införskaffande av Digital Assistent enligt Samarbetsavtalet är Sambruksmedlem och TietoEnator är skyldiga att använda Mall för avropsavtal, bilaga 1 enligt detta Samarbetsavtal Sambruksmedlem. Sambruksmedlem ska vid eventuell egen upphandling av Medborgarassistent meddela Sambruk och TietoEnator om att man genomför upphandling utanför Samarbetsavtalet. 3

4 MedBorgarAssistent Samarbetsavtal hur får dokumenten användas? 2.7 TietoEnator äger inte rätt att använda Samarbetsavtalet eller Mall för avropsavtal, bilaga 1, eller hänvisa till annat häri ingående dokument, vid försäljning till annan än Sambruks medlemmar, om inte Sambruk lämnat sitt skriftliga godkännande för sådan användning. 2.8 Sambruksmedlem äger inte rätt att använda Samarbetsavtalet eller Mall för avropsavtal, bilaga 1, eller hänvisa till annat häri ingående dokument, vid köp från annan än TietoEnator, om inte Sambruk lämnat sitt skriftliga godkännande för sådan användning. 4

5 Samarbetsavtal, utveckling mm MedBorgarAssistent 2.9 TietoEnator äger skyldighet att närvara och informera om nyheter i sitt system minst en gång per år vid av Sambruk arrangerad konferens. Ersättning för deltagande vid konferensen utgår ej Parterna avser att inrätta ett gemensamt utvecklingsråd som gemensamt initierar och planerar kommande utveckling av tjänsten Medborgarassistent. Utvecklingsmöten ska hållas minst 2 gånger per år Sambruk får på Sambruks webbplats nyttja tjänsten Medborgarassistent till föreningens frågor och svar. Syftet är bland annat att gemensamt kunna marknadsföra och demonstrera tjänsten och samarbetet. 5

6 Rabattstruktur Medborgarassistent MedBorgarAssistent Samarbetsavtal Sambruk-TE Bilaga Sambruks rabatter Bilaga Mall Mall 2. Svarsbrev 2 TietoEnator 3. Frågebrev 2 TietoEnator 4. Svarsbrev 1 TietoEnator 5. Frågebrev 1 TietoEnator 6. Svar på avropsförfrågan Avrop Digital Assistent samt bilagor 7. Svarsbrev nr 1 från Sambrukskommunerna 8. Frågebrev nr 1 från TietoEnator 9. Avropsförfrågan Digital Assistent samt bilagor 10. Ramavtal 6670/04 mellan Statskontoret och TietoEnator Public & Healthcare AB 6

7 MedBorgarAssistent Prismässiga fördelar Från och med det 6:e avropet erhålls rabatt på årskostnaden. Rabattstege från 10% - 16% rabatt till Kommunen Ytterligare 6% - 19% rabatt utbetalas till Sambruk dessa medel satsar Sambruk på utveckling av tjänsten Fast pris första 2 åren. Antal Sambruks kommuner % % % Rabattsats % 35 % Förslag till fördelning av rabatt A B Sambruk 55 % 50 % 45 % 33 % 0 Kommun 45 % 50 % 55 % 67 % 0 7

8 Avtalsstruktur Medborgarassistent MedBorgarAssistent Samarbetsavtal Sambruk-TE Bilaga Sambruks rabatter Bilaga Mall Mall 2. Svarsbrev 2 TietoEnator 3. Frågebrev 2 TietoEnator 4. Svarsbrev 1 TietoEnator 5. Frågebrev 1 TietoEnator 6. Svar på avropsförfrågan Avrop Digital Assistent samt bilagor 7. Svarsbrev nr 1 från Sambrukskommunerna 8. Frågebrev nr 1 från TietoEnator 9. Avropsförfrågan Digital Assistent samt bilagor 10. Ramavtal 6670/04 mellan Statskontoret och TietoEnator Public & Healthcare AB 8

9 Sambruksfördelar i avtalen MedBorgarAssistent Funktionella fördelar Preciserad funktionalitet specificerad i avtalet (avropsförfrågan) Paketerat införandeprojekt (valbart) Kommersiella fördelar Förbättrade samt preciserade villkor jämfört med ramavtalet Prismässiga fördelar Sambruksrabatter i form av rabattstege med ökad rabatt till samtliga som tecknat avtal vi sambruksavtalet, när fler kommuner ansluter sig till tjänsten 9

10 MedBorgarAssistent Funktionella fördelar Tillgänglighet enligt Web Accessibility Initiative (WAI) Tillgång till ett grundpaket på 2400 frågor för kommuner. Tillgång till ca 5000 frågor för myndigheter. Tillgång till ca 200 nonsensfrågor. Tillkommande frågor ägs av Sambruk Sambruk har rätt att använda utbildningsmaterialet för att själv utbilda personal inom den egna organisationen. 10

11 MedBorgarAssistent Kommersiella fördelar, exempel: Modell för leveransgodkännande Kommersiell leveranskontroll sker när tjänsten är tagen i skarp drift Årlig kostnad för tjänsten betalas från och med Effektiv leveransdag (de fel som upptäcks i verifiering ska vara åtgärdade Gemensam innan plattform för övertagande kommunala e-tjänster sker) Vite vid leveransförsening 1/12 av en årsavgift per påbörjad förseningsvecka (8,3 % i stället för 1%!!) 11

12 MedBorgarAssistent Kommersiella fördelar, exempel forts: Tillgänglighet och prestanda Precisering och skärpning av tillgänglighets och prestandakrav 99,9% upptid per kvartal i stället för per år Precisering och skärpning av sanktioner om kraven ej uppfylls. (Om kraven ej uppfylls kompenseras kommunen med en kvartalsavgift.) Support påbörjas inom 60 minuter inom upptid (07:00 17:00) Enligt statskontoret inom 4 timmar. 12

13 MedBorgarAssistent Kommersiella fördelar, exempel ur avtalstext: 12.2 Leveransförsening berättigar Kommunen till vite. Vite beräknas för varje påbörjad vecka som dröjsmålet varar. Vite utgår per påbörjad vecka med ett belopp motsvarande 1/12 av årsavgiften för tjänsten Vite får utgå med högst 1/1 årsavgift Vid brist i avtalad servicenivå eller tillgänglighet skall ingen kvartalsavgift erläggas för nästkommande kvartal Leverantören garanterar att avtalad servicenivå om tillgänglighet på 99,9 % för tjänsten Medborgarassistent upprätthålls. Tillgängligheten beräknas per kalenderkvartal, med uppföljning från och med första kalenderkvartalet som påbörjas efter driftstart. Gemensamt skriftligen överenskomna driftstopp skall ej ingå i tillgänglighetsberäkningen. 13

14 MedBorgarAssistent Kommersiella fördelar, exempel ur avtalstext: 13.3 Leverantören garanterar att besked om handläggningen av varje rapporterat fel (7-17), som loggats av leverantören support, lämnas inom två timmar. Brister leverantören i sitt åtagande vid mer än tre tillfällen under ett kvartal skall nästkommande kvartalsavgift reduceras med 1/12 årskostnad Vid eventuellt uppkomna prestandaproblem (enligt avtalsdokument 5 Svarsmall Digital Assistent punkt a- h) skall leverantören utan kostnad för Kommunen utan dröjsmål utreda situationen och vidta nödvändiga trimningsåtgärder. Om en för Kommunen godtagbar situation inte åstadkommits inom två månader från påpekande, har Kommunen rätt att häva avtalet och erhålla återbetalning av den summa Kommunen erlagt för leveransen sedan aktuella prestandaproblem påtalades, om detta sker under den första 6 månadersperioden från Godkänd leverans sker återbetalning av dittills till leverantören erlagt belopp för leveransen. 14

15 MedBorgarAssistent Sammanfattning Såväl Funktionella, Kommersiella och prismässiga fördelar har uppnåtts, vilket respektive kommun drar nytta av. Genom Sambruk hanteras ytterligare medel för fortsatt utveckling av tjänsten (Via extra rabatt från leverantören). Sambruk disponerar och beslutar hur dessa medel ska nyttjas. Samverkan med leverantören i utvecklingsråd Sambruk har med detta avtal påvisat att det finns stora fördelar med att göra gemensamma avrop 15

16 MedBorgarAssistent Projektstartsmöte Grafsik utformning Leveransprocessen enligt avtalstexten Avtalstecknande Informationsinsamling Leverans av tilläggstjänst MBA (Installation av MBA) Utbildning Beslut om driftstart Driftstart Möte med genomgång av protokoll 7 dagar 15 arbetsdagar Avtalad leveransdag tilläggs och stödtjänster Avtal 90 Svar 1 Frågor 2 Svar 2 Frågor 3 Svar 3 Avtal Förfrågningsunderlag Anbud Frågor 1 Integrerade i avtal Projektaktiviteter Test Max 14 dagar Max 14 dagar Leveranskontroll Max 5+5 arbetsdagar Excel-fil med samtliga frågor till beställaren Månad 1 Månad 2 Månad 3 Månad 4 Månad 5 Månad 6 16

17 MedBorgarAssistent Att tänka på inför avrop: 1. Vad ska beställas? (Punkt 4.2 i avtalet) Medborgarassistent Bas hur många användardialoger? Startpaket eller klarar vi av att genomföra projektet själva? Utbildning Hur många ska utbildas?, När i tiden behövs utbildningen? 2. Finns behov av Optioner? (Punkt 4.3 i avtalet) 3. Leveranstider När ska MBA n vara idrift? (Punkt 7.1 i avtalet) Från leverans av tjänst till Effektiv leveransdag tar det ca 50 dagar. Hur lång förberedelsetid behöver vi? 4. Lista på Behöriga Administratörer, som har rätt att kontakta Helpdesk. (Punkt 5.2 i avtalet) 17

18 MedBorgarAssistent Att tänka på i införandeprojektet: 1. Vad ska göras? Vilka förvaltningar/enheter ska ingå i projektet? Hur ser deras tidplan ut? Har vi en egen projektledare? Utbildning Hur många ska utbildas? När i tiden behövs utbildningen? Vilken information ska insamlas? Ska grafisk utformning genomföras? 2. Skapa en tidplan med milstolpar enligt punkt 7.1 i avtalet. 3. Avstämningsmöte var 3:e vecka med leverantören, kommunen för protokoll (punkt 6.5). Eventuellt tillkommande/avgående poster i leveransen hanteras i en projektreskontra som regleras i och med Effektiv leveransdag (punkt 9.9). 18

19 MedBorgarAssistent Att tänka på inför leveranskontroll: 1. Test av systemet. Görs under en vecka för att avgöra om den levererade tjänsten kan tas i operativ drift (punkt 4.4). Om brister i tjänsten finns och tjänsten ej kan tas i operativ drift, föreligger leveransförsening med vite om 1/12 av årsavgiften per påbörjad förseningsvecka (punkt 12.2). Tills nytt test genomförts och den levererade tjänsten kan tas i operativ drift. 2. Test och leveranskontrollsprotokoll ska upprättas. Använd svarsmallen kapitel 3, 4, och 6.2 som underlag och upprätta ett verifieringsprotokoll på gällande krav. 19

20 MedBorgarAssistent Ursprunglig Leveransprocessen enligt avtalstexten Projektstartsmöte Grafsik utformning Avtalstecknande Informationsinsamling Leverans av tjänst (Installation av DA) Utbildning Beslut om driftstart Driftstart 7 dagar 14 dagar Övertagande Möte med genomgång av verifieringsprotokoll Avtal 90 Svar 1 Frågor 2 Svar 2 Frågor 3 Svar 3 Avtal Förfrågningsunderlag Anbud Frågor 1 Integrerade i avtal Projektaktiviteter Test Max 14 dagar Max 14 dagar Verifiering Max 7 +7 dagar Excel-fil med samtliga frågor till beställaren Månad 1 Månad 2 Månad 3 Månad 4 Månad 5 Månad 6 20

21 MedBorgarAssistent Reviderad Projektstartsmöte Grafsik utformning Leveransprocessen enligt avtalstexten Avtalstecknande Informationsinsamling Leverans av tilläggstjänst MBA (Installation av MBA) Utbildning Beslut om driftstart Driftstart Möte med genomgång av protokoll 7 dagar 15 arbetsdagar Avtalad leveransdag tilläggs och stödtjänster Avtal 90 Svar 1 Frågor 2 Svar 2 Frågor 3 Svar 3 Avtal Förfrågningsunderlag Anbud Frågor 1 Integrerade i avtal Projektaktiviteter Test Max 14 dagar Max 14 dagar Leveranskontroll Max 5+5 arbetsdagar Excel-fil med samtliga frågor till beställaren Månad 1 Månad 2 Månad 3 Månad 4 Månad 5 Månad 6 21

22 MedBorgarAssistent Att tänka på inför leveransgodkännande 1. Leveranskontroll (punkt 10). Leverantörens förslag till detaljerad specifikation godkännes. En leveranskontrollperiod om 2 veckor påbörjas enligt punkt 7. Kommunen kontrollerar alla funktioner mot avtalet, och för protokoll över genomförda tester och eventuella felfunktioner i tjänsten. Protokollet distribueras till leverantören inom 1 vecka från leveranskontrollperiodens slut. Senast 5 arbetsdagar efter leveranskontrollperioden skall möte hållas där beslut om godkännande av leverans fattas. 2. Leveransen är godkänd om: a) Leveranskontrollen genomförts utan upptäckta fel, eller b) De fel som upptäckts inte allvarligt stör driften av tjänsten, eller c) Leveranskontrollperioden upphör utan att kommunen gjort befogad skriftlig anmärkning 22

23 MedBorgarAssistent Att tänka på inför leveransgodkännande: 3. Vid icke godkänd leverans ska ny leveranskontroll genomföras efter begäran från leverantören. 4. Effektiv leveransdag sker när de fel som protokollförts under leveranskontrollperioden är åtgärdade av leverantören och testade av kommunen (punkt 10.4). Om Effektiv leveransdag inte skett senast 6 månader efter driftstart på grund av att leverantören inte åtgärdat de fel som allvarligt stör driften av tjänsten, har kommunen rätt att häva avtalet, vid hävning återbetalas den summa kommunen dittills erlagt leverantören. 5. Årlig avgift för tjänsten betalas från och med Effektiv leveransdag (punkt 9.5). 6. Årlig avgift för Optioner betalas från och med Effektiv leveransdag (punkt 9.6). 7. Eventuell projektreskontra regleras i och med Effektiv leveransdag (punkt 9.9). 23