Införande av Primula på Malmö högskola

Transkript

1 (7) Införande av Primula på Malmö högskola Projekt- och aktivitetsplan

2 (7) Innehåll Införande av Primula på Malmö högskola Basfakta Beskrivning av projektet, mål och aktiviteter Bakgrund och projektmål Avgränsningar Aktivitetsplan Aktiviteter och tidplan Kundens aktiviteter Organisation och bemanning Arbetsformer Kravdialog Informationsspridning... 7 Revisionshistoria Utgåva Datum Kommentar P Första utgåvan P Justeringar efter projektmöte, och avstämningsmöte, P Justeringar efter styrgruppsmöte,

3 (7) 1 Basfakta Godkännande Projektplanen godkänd av: Projektledare Malmö högskola: Projektledare EVRY HR Solutions AB: Jeanette Wahlberg Eva Forsman Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Förberedelser för ny Primulakund 0.4, Översiktlig systemskiss tekniska krav 1.1, Autentisering med Shibboleth2 1.2, ESV, Ramavtalsbilaga /2-4-presentation-avprimula.pdf 2 Beskrivning av projektet, mål och aktiviteter 2.1 Bakgrund och projektmål Detta projekt omfattar införande av personalsystemet Primula, inklusive integration med ekonomisystem (Raindance) och bank för Malmö högskola (Kund). Man vill även använda Primulas tjänst för export av person- och anställningsuppgifter och grundfil från ekonomimodulen (ekonred.txt). Kunden använder idag personalsystemet Palasso, version 5.50, med integration mot ekonomisystem Raindance, version 2013v Bas4. Kunden har avtal med Nordea för löneutbetalningar. Kunden använder även exporttjänst från Palasso för information till eget uppföljningssystem. Malmö högskola har 1658 anställda. Projektplanen är ett styrande dokument för projektet och ska finnas tillgängligt för all berörd personal. Styrgruppen sammanträder vid fyra tillfällen under projektets gång. De är markerade som BP, beslutspunkter, i aktivitets- och tidplan. Projektgruppen hos kund ska under leveransprov och provdrift verifiera migrering, integrationer mot övriga gränssnitt samt övrig funktionalitet som ingår enligt avropsavtalet.

4 (7) Leveransprov och provdrift kommer att ske i den version av Primula som finns i drift vid tidpunkten för respektive införande. EVRY HR Solutions AB (Leverantör) är huvudansvarig för projektet. Detta dokument ingår som bilaga till det avropsavtal som upprättats mellan Malmö högskola och EVRY HR Solutions AB. 2.2 Avgränsningar Kund har valt att följande funktioner i Primula inte ska ingå i införandeprojektet: Befattningsregister Kursadministration Lönerevision Tidregistrering/flex För funktionerna ovan gäller att kunden vill införa detta vid ett senare tillfälle. I införandeprojektet ingår funktionerna för Egenrapportering Förskott Kompetenshantering Resehantering För komplett beskrivning av funktioner i Primula hänvisas till ramavtalsbilaga 2.4. För övriga optioner hänvisas till avropsavtalsbilaga 1. 3 Aktivitetsplan 3.1 Aktiviteter och tidplan Aktivitet Beskrivning Bokat/utfört Start Stop 1 Förberedelser 2 Projektstart Leverantören förbereder projekt- och aktivitetsplan. Projektet bemannas. Första möte hos kund. Genomgång av projektets dokument och aktiviteter. Färdigställ projekt- och tidplan BP Styrgrupp Styrgruppen godkänner projekt- och tidplan Beställ data från CGI Kunden beställer person-/ anställningsoch lönedata från CGI

5 (7) 5 Grundinstallation av Primula Kundens testmiljö byggs upp. Data från Palasso migreras, Primula standarddatabas kopieras. EVRY validerar migreringen a Utbildning Utbildning för systemadministratör, steg 1 Utbildning för systemadministratör, steg Planering pågår Utbildning för löneadministratörer b Konfiguration (Leverantörens ansvar i samarbete med kund) Testmiljön byggs upp BP Styrgrupp Statusrapport samt godkännande att starta leveransprovperioden Leveransprov 30 dagar 9 Beställ data från CGI Gå igenom testmiljön för att testa innehåll och inställningar enl. testprotokoll. Löneberäkningar, månadsomställning med test av integration till ekonomisystem och bank Kunden beställer person-/ anställningsoch lönedata från den sista lönen i Palasso, dvs. efter månadsomställning i mars BP Styrgrupp Styrgruppen godkänner start av period med provdrift Migrera till produktionsmiljö 12 Provdrift 90 dagar EVRY migrerar till produktionsmiljö Kunden går i skarp drift i Primula Första lön i Primula Första lönekörning i Primula. Konsult från EVRY på plats hos kund BP Styrgrupp Godkännande av provdrift. Projektet avslutas Kundens aktiviteter Malmö högskola sätter upp en egen aktivitets- och tidplan, baserad på ovanstående, för sitt interna införandeprojekt.

6 (7) 4 Organisation och bemanning Roll Bemanning Tel/E-postadress Styrgrupp EVRY HR Solutions AB Anders Kjällman, teamledare Primula anders.kjallman@evry.com Malmö högskola Sofia Cederström, personalchef Carl-Henrik Bonde, ekonomichef Åke Jansson, IT-chef sofia.cederstrom@mah.se carl-henrik.bonde@mah.se ake.jansson@mah.se Projektledare, EVRY Eva Forsman, verksamhetskonsult Niklas Kronvall, verksamhetskonsult eva.forsman@evry.com niklas.kronvall@evry.com Projektledare, Malmö högskola Jeanette Wahlberg, personalspecialist jeanette.wahlberg@mah.se Projektmedarbetare, EVRY Alexander Tolfmans Mårtas, IT-konsult (teknik) Kristina Nordlindh, IT-konsult (migrering) Tomas Måhlberg, IT-konsult (migrering) Svetlana Noushandeh, supportkonsult alexander.tolfmansmartas@evry.com kristina.nordlindh@evry.com tomas.mahlberg@evry.com svetlana.noushandeh@evry.com Projektmedarbetare Malmö högskola Maria Rosén, lönehandläggare Richard Jacob, IT-tekniker Bo Sundberg, redovisningschef Jesper Nilsson, verksamhetscontroller Thomas Strandberg, administrativ chef Jan Lind, personalspecialist maria.rosen@mah.se richard.jacob@mah.se bo.sundberg@mah.se jesper.nilsson@mah.se thomas.strandberg@mah.se jan.lind@mah.se 5 Arbetsformer 5.1 Kravdialog EVRY ska enligt överenskommelse med Malmö högskola göra en migrering av de person- och anställningsuppgifter samt historikuppgifter som finns i nuvarande personalsystem, Palasso, till Primula. Leverantören leder arbetet med att identifiera de anpassningar som krävs för integration mot Primula och övriga system. Detta arbete ska genomföras tillsammans med representanter från

7 (7) Malmö högskola. Avrapportering sker vid ordinarie veckomöten. Leverantören tar fram en specifikation som ska godkännas av projektgruppen. När beslut fattas genomförs förändringarna i Primula. Ändringshantering All ändringshantering i projektet ska tas upp på projektgruppsmöten. Om projektgruppen saknar mandat eller om ärendet påverkar tidplan eller ekonomi ska det rapporteras till styrgruppen för beslut. All ändringshantering ska dokumenteras. 5.2 Informationsspridning Alla projekt- och styrgruppsmöten ska dokumenteras. Anteckningar sänds till projektledare och - medarbetare hos både kund och leverantör. Projektledare hos leverantören ansvarar för dokumentation och information. Statusrapportering till Kundens projektledare sker en gång per vecka, vid telefonmöten eller via mail.