Slutrapport. AD-data

Transkript

1 Slutrapport AD-data

2 Projektidén Automatisk överföring av användaruppgifter från masterdatasystem till Malmö högskolas katalogtjänst (ad.mah.se). Projektidén har initierats av IT-avdelningens Support inför byte av ärendehanteringssystem, ett system som behöver hämta användaruppgifter automatiskt. En bieffekt av projektet är att adressboken i Outlook populeras med nya kontaktdata. Mål 1. Kartlägga vilket/vilka system som äger masterdata för attribut gällande personer anställda vid Malmö högskola. Kartlägga vilka prioriteringar som skall göras om det finns fler värden för attribut för samma personer. 2. Ta fram lösning för automatisk överföring av data från mastersystem till katalogtjänst. Lösningen ska föras över dagligen. Masterdata ska matchas mot AD på följande sätt: Fakultet/Område > department Befattning > title Byggnadsbeteckning, rum > physicaldeliveryofficename Gatuadress > streetaddress Hämtställe > postofficebox Mobiltelefon > mobile Telefon > telephonenumber Anknytning > othertelephone Malmö högskola > company Sverige > country co SE > co c > postalcode Malmö > l (location,city) 3. Driftsättning av lösning efter beslut av styrgrupp. Senast 1 november. Avgränsningar - Projektet omfattar endast användarobjekt tillhörande personal vid Malmö högskola. - Projektet omfattar inte studenter - Projektet omfattar endast ovan nämnda attribut. - Inga attribut skall ha multipla värden

3 Måluppfyllelse Projektet har levererat i enlighet med projektidé och mål Vid leveransen fanns En svårighet rörande möjligheten att få fatt i en prioriterad organisationstillhörighet. Detta problem har lösts genom en med personalavdelningen överenskommen prioriteringsalgoritm (se Kopia_SLA_AD_Data_Palasso_1.0 och Bilaga_[PALASSO_TDL_MAH].[dbo].[UpdateUserContactInfo]). Viss textuell data har begränsningar i källsystemen förkortningar av väldigt långa benämningar, benämningar och namn lagrade uttryckta i enbart versaler. Hanteras genom städningsalgoritmer som kan kräva visst, begränsat underhåll (sammanfattning i bilaga Procedur_omformattering.docx). En liten avvikelse från det ursprungliga direktivet rör AD-fälten co, c, och l som i direktivet felaktigt angetts som country, co och city. Till intressenterna har även företrädare för ekonomisystemet Raindance tillkommit. I Raindance finns fritexter knutna till kostnadsställe som kompletterar informationen ur Palasso. Projektförlopp Projektet påbörjades och avslutades något försenat En viss uppföljning kommer att ske utanför efter årsskiftet 2013/2014och ett litet informationsarbete kommer att ske under december. Arbetet har löpt någorlunda problemfritt om vi bortser från en viss fördröjning i slutet på grund av att avtalen inte tecknats i tid. För detaljerad information hänvisas till projektdefinitionen och de enskilda projektrapporterna (Bilagorna projektrapporter 01-06). Erfarenhetsåtermatning Det mesta i projektet har fungerat väl. Utöver det löpande arbetet har vi samlat projektgruppen en gång i veckan (fredagar) för att stämma veckans rapport. Projektet har haft en fördel i närheten till sin styrgrupp. Inför varje styrgruppsmöte har projektledare och en representant för styrgruppen gått igenom projektet med utgångspunkt i veckorapporterna. Då projektet startade saknades referensgrupp. Detta var en brist som överbryggats genom närheten till det projekt (ärendehantering med SCSM) som initierat arbetet med AD-data. Det är vettigt att fördela arbetet i ett antal avstämningspunkter även om dessa ibland måste hanteras med förstånd. En del smärre förseningar har uppstått och en del punkter har av naturliga skäl gått in i varandra. Vi har lärt oss att vara noga med att se till avgränsningar och att hålla oss till dessa. Det är väldigt lätt att man i den här typen av projekt försöker omfatta mer än vad ursprungsdirektivet angett. Samla gärna dessa tankar och idéer för framtida bruk men låt dem inte äventyra projektets slutförande.

4 Vi vet nu att man inte kan vara ute i nog god tid när det kommer till upprättande av interna avtal. Ett gott råd för framtiden är att låta processerna kring avtalen börja redan vid projektstart. Hellre klara utkast till avtal som fått acceptans och sedan kan modifieras än att projektet löper på i en riktning som sedan inte går att få ett avtal kring. Organisation och ansvarsfördelning Projektets organisation har hållits intakt och samarbetet har fungerat väl. En följd av projektet är att en förvaltare av katalogtjänsten på Malmö högskola identifierats. Projektet har även kommit att påverka arbetet kring personaldata i källsystemen Palasso och TeleCMG. Informationsspridning Denna slutrapport föreligger med bilagor i mapp. Särskilda mötesprotokoll föreligger inte då arbetsgruppen vid sina möten helt enkelt arbetat med den aktuella projektrapporten. I mappen Uppföljning finns material som är tänkt att användas vid den planerade uppföljningen kring årsskiftet. Berörda systemägare och förvaltare är genom avtal införstådda i projektets effekter. En bredare information sker genom de sidor IT-support (se bilaga masterdata.pdf) förvaltar i syfte att underlätta kommande och löpande support åt användarna. I samband med projektstart planeras en inlaga i högskolans nyhetsbrev, för att informera om den utökade mängden information i Outlooks Adressbok. Styrgruppens kommentarer Arbetet med projektet, AD-data, har genomförts helt i enlighet med styrgruppens önskemål och förväntningar. Projektgruppen har levererat ett resultat som är till gagn i nuvarande och även framtida verksamhet. Styrgruppen har också på ett föredömligt sätt informerats om och tagit del i projektets arbete. Dokumentationen och möteshantering har varit mycket tillfredsställande. De försenade slutleveransen kan inte på något vis sägas beröra projektgruppen, utan har berott på kommunikationsvägar externt som inte fungerat optimalt. Frågor kring kommande arbete tas om hand och diskuteras vidare i t.ex. ITs ledningsgrupp i dialog med medlemmar från AD-dataprojektet. Projektledarens kommentarer Trevligt projekt att arbeta med. Stort engagemang bland intressenter och projektgrupp. Jag kan inte nog poängtera betydelsen av att iaktta avgränsningar. Vi har under detta arbete noterat att det återstår mycket att göra på högskolan kring hanteringen av masterdata. Förhoppningen är att detta kan vara en blygsam början. Rekommendation till fortsatt arbete Under arbetet har flera utvecklingsmöjligheter av varierande omfattning kommit att uppmärksammas. Följ upp personalavdelningens kommande hantering av organisationsträdet i Palasso. Här kan på sikt bli möjligt att få in flera organisatoriska element i vår ID-hantering. Detta kan ske genom kontakter mellan Mats Berg och Katrin Cederholm? Ökad automatik rörande meddelande från HR till telefoni vid nyanställning.

5 Ökad samordning av data mellan HR och telefoni Detta kan ske genom kontakter mellan Katrin Cederholm och Jeanette Wahlberg. Utöka visning och inmatningsmöjligheterna i ID-service till att även omfatta de data som projektet hanterat och se över möjligheterna att på sikt byta ut och avveckla den lite spretiga och delvis ålderstigna hanteringen av personaldata på webben ( Ett sådant arbete kan initieras i samarbete mellan IT-avdelningen och Kommunikationsavdelningen. Hantering av flerspråkig (i första hand engelska) masterdata bör uppmärksammas och styras upp. Ett sådant projekt kan möjligen initieras av IT-avdelningen men kräver på sikt en förvaltning utanför IT. DET FINNS ETT BEHOV AV EN MASTERDATAGRUPP PÅ MAH. Vi föreslår att Jessica Lindholm kontaktar Andreas Svenning som ett första initiativ i frågan. Ett projekt som kartlägger processerna i FIM vore av godo. Projektet föreslår att detta projekt initieras av systemförvaltare för FIM Tomas Persson, Robert Faling. Referenslista Projektgrupp: Mats Berg (Projektledare), Tomas Persson, Christian Andersson, Jessica Lindholm (styrgrupprepresentant) och Robert Faling. Förvaltare av berörda system: Rutger Blom (AD), Jeanette Wahlberg (Palasso), Katrin Cederholm (TeleCMG) och Christian Bengtsson (Raindance). Systemägare av berörda system: Åke Jansson (AD), Sofia Cederström (Palasso), Katrin Cederholm (TeleCMG) och Carl-Henrik Bonde(Raindance). Bilagor Projektrapport 01- AD-data.docx Projektrapport 02- AD-data.docx Projektrapport 03- AD-data.docx Projektrapport 04- AD-data.docx Projektrapport 05- AD-data.docx Projektrapport 06- AD-data.docx Procedur_omformattering.docx masterkarta.pdf Kopia_SLA_AD_Data_Palasso_1_0.docx Kopia_SLA_AD_Data_raindance_1_0.docx Kopia_SLA_AD_TeleCMG_1_0.docx Bilaga_[DatorID].[dbo].[ImportUdpKstFromRaindance].sql Bilaga_[PALASSO_TDL_MAH].[dbo].[proper].sql Bilaga_[PALASSO_TDL_MAH].[dbo].[UpdateUserContactInfo].sql Bilaga_Exempeldata_DatorID_dbo_UserContactInfo.xlsx Uppföljning

6