Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för Forum för bibliotekschefer 15 september 2006

Transkript

1 1 Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för 15 september 2006 Plats: SUHF:s kansli, Stockholm Närvarande: Göran Sandberg, Umeå universitet, ordförande Lars Björnshauge, Lunds universitet, vice ordförande Annika Annemark, Blekinge Tekniska högskola Anna Carin Börjesson, Högskolan Växt Jette Guldborg, Malmö Högskola Terje Höiseth, Luleå Tekniska universitet Berit Nilsson, Biblioteksdirektionen, Lunds universitet, sekreterare Annika Sverrung, Chalmers Bengt Karlsson, SUHF:s kansli, närvarande punkt 1-2 Anmält förhinder:: Marie Louise Fendin, Handelshögskolan i Stockholm 1. Välkomst och presentation av styrgruppens medlemmar Göran Sandberg hälsade styrgruppens medlemmar och Bengt Karlsson, SUHF:s kansli, välkomna till det första mötet med styrgruppen för, en arbetsgrupp inom Sveriges universitets- och högskoleförbund. 2. Bakgrund Bengt Karlsson presenterade SUHF:s verksamhet. SUHF är ett samarbetsorgan för Sveriges 42 universitet och högskolor. Kravet för att få vara med är att man har rätt att utfärda kandidatexamen. SUHF erbjuder universitet och högskolor en gemensam arena för diskussioner och åtgärder. Medlemmarna bidrar med finansiering efter omslutning. Högsta beslutande instans i SUHF är förbundsförsamlingen. Det finns en styrelse och ett presidium. SUHF rekommenderar regler och riktlinjer lärosätet beslutar för egen del. Arbetet inom SUHF sker bland annat i arbetsgrupper och nätverk. Ledamöter i arbetsgrupperna kommer från olika lärosäten, ambitionen är att sprida arbetet mellan lärosätena. Arbetsgrupper och nätverk diskuterar bland annat policyfrågor inom specifika områden och kan därigenom råda SUHF hur man ska förhålla sig i olika frågor där det behövs specialkunskap. Ett sådant område är biblioteken vid universitet och högskolor.

2 2 Göran Sandberg menade att biblioteken är en central del av lärosätenas struktur. Biblioteken behöver optimera sin verksamhet och därför ha en plattform att mötas, som. Lars Björnshauge informerade om den rapport som lades fram 2003 av en arbetsgrupp inom SUHF, Vägar för kunskap behov av en gemensam strategisk nyorientering för högskolorna och deras bibliotek. I rapporten identifierades fyra huvudområden: Högskolornas behov av informationsförsörjning till undervisning och forskning, Högskolornas behov av integrerade lärandemiljöer, Publiceringsverksamhet vid högskolorna samt Organisatoriska frågor. Arbetsgruppen gav ett antal rekommendationer till SUHF inom dessa områden. Som en följd av rekommendationerna tillsattes en arbetsgrupp som har arbetat med främst publiceringsfrågor. I gruppen har bl a funnits representanter från KB och Vetenskapsrådet. Enligt Lars kommer denna grupp troligen att avsluta sitt arbete inom kort och eventuellt lämna över ett antal frågor till den här gruppen för vidare handläggning. Det finns ett behov bland universitets- och högskolebiblioteken att diskutera gemensamma frågor i ett forum oberoende av KB, med universitets- och högskoleledningarna som partners. 3. Förutsättningslös diskussion utifrån dokumentet om beslutet om inrättande av Gruppen var enig om att är en viktig plattform för att diskutera och förankra frågor kring informationsförsörjning i lärosätenas rektorsgrupp, inte minst eftersom biblioteken integrerar sig allt mer i universitetens/högskolornas primärverksamheter. Biblioteken samverkar i forskning och undervisning på andra områden än enbart biblioteksfrågor och det räcker inte längre med enbart KB som samordnings- och samverkanspartner. 4. Styrgruppens arbetssätt Styrgruppen avser att träffas en eller två gånger per termin. Hela Forum för bibliotekschefer träffas en gång under hösten och därefter när det finns behov. Dokumentation från styrgruppen sker i form av minnesanteckningar som distribueras till Forum. Göran Sandberg kommer att rapportera från styrgruppens och Forums arbete till SUHF.

3 3 Kollegerna i Forum kommer att involveras i de olika arbetsgrupper som planeras för olika programområden. En webbplats planeras inom SUHF:s ram och Lars Björnshauge kommer att ansvara för informationsspridningen där. 5. Ekonomi Deltagande i styrgruppens arbete sker på ledamöternas egen bekostnad. Finansiering av olika aktiviteter löses efter hand. Om en aktivitet backas upp av lärosätena är det naturligt att dessa får bekosta aktiviteten. Göran Sandberg åtog sig att ta upp frågan i rektorsgruppen. Gruppen enades om att försöka förlägga vartannat möte med styrgruppen till Stockholm och vartannat på ledamöternas respektive lärosäte. 6. Närmare diskussion av uppdragets punkter hur tolkar vi dessa punkter? - Befrämja samråd och samverkan mellan medlemmarna samt att agera i frågor av gemensamt intresse. Denna punkt utgör grundtanken med uppdraget. Det är viktigt att identifiera vilka frågor som är viktiga och att förankra dessa hos uppdragsgivarna. En viktig samverkansfråga är t ex den gemensamma bibliotekskatalogen. - Verka för en god informationsförsörjning till högre utbildning och forskning och en för svenska universitet och högskolor i övrigt ändamålsenlig utveckling av den akademiska biblioteksverksamheten. Detta är en av de stora frågorna. Ett exempel är upphandling av informationsresurser. - Informera SUHF om viktiga utvecklingstendenser inom området samt ge underlag till remissvar och rekommendationer. Det är viktigt att universitetens och högskolornas ledningar är medvetna om vad som händer inom området vetenskaplig informationsförsörjning. - Utgöra en samtalspartner gentemot myndigheter och organisationer i frågor gällande informationsförsörjning efter uppdrag från SUHF:s presidium. - Initiera och genomföra gemensamma utvecklingsprojekt och projekt. Det finns områden med stora utvecklingsbehov och där det är viktigt att få en förankring hos universiteten/högskolorna och därigenom få finansiering för olika behov.

4 4 - Samverka kring utveckling och drift av gemensamma tjänster och projekt. En del i denna fråga rör sig om politisk förankring, en annan del om att identifiera och skapa projekt kring olika frågor. Ett sådant exempel är bibliometri, där de mindre högskolorna inte har resurser att utveckla egna metoder utan är beroende av samverkan. 7. Preliminär diskussion av programområden I beslutet om inrättande av ett forum för bibliotekschefer finns ett antal områden identifierade som motiverar ett närmare samarbete mellan bibliotekscheferna inom - ramen för SUHF: - Högskolans elektroniska publicering - Kvalitetsfrågor och utvärdering av bibliotekens verksamhet - Gemensamma licenser till digitala informationsresurser - Bibliotekets roll i utbildningen och pedagogisk utveckling - Bibliometri - Kompetensutveckling Göran Sandberg efterlyste en vision om Det framtida biblioteket / Den framtida vetenskapliga informationsförsörjningen som kan utformas som ett informationspaket till departement och universitets/högskoleledningarna genom SUHF om t ex ett år. Detta skulle kunna bidra till att väcka lärosätenas intresse för frågor kring informationsförsörjningen. Visionen skulle också innefatta vilka områden biblioteken gemensamt vill arbeta med och hur man vill arbeta i förhållande till KB. Gruppen diskuterade att bilden av bibliotek måste förändras när man alltmer ägnar sig åt andra verksamheter än ren biblioteksverksamhet, t ex arbetar man mer och mer direkt med studenterna och deras informationskompetens och lärandemiljöer. Lars Björnshauge åtog sig att göra utkast till uppdrag för de olika programområdena och skicka ut förslaget med e-post till styrgruppen. Programområdena är de som identifierats ovan samt att formulera en vision för Det framtida biblioteket. Därefter diskuteras vilka som ska ingå i arbetsgrupperna och om det behövs någon prioritering av programområdena. Efter att programområdenas beskrivningar har gjorts, har diskuterats och arbetsgrupper har tilsatts bör det hittas ett lämpligt tillfälle för ett samtal med KB för att diskutera gränsytorna för samarbete och den framtida samordningen av universitets- och högskolebiblioteken.

5 5 KB har inbjudit till ett möte 9-10 oktober för att diskutera nya inflytandeformer. Gruppen enades om att Göran Sandberg och Bengt Karlsson i en gemensam skrivelse informerar om bildandet av Forum för Bibliotekschefer erbjuder KB att hjälpa till att utse olika representanter för att arbeta med dessa frågor. I styrgruppen bidrar Göran Sandberg med att arbeta med kontakten med rektorsgruppen och kontakter med t ex vetenskapliga instanser av olika slag. Lars Björnshauge och de andra ledamöterna bidrar med sina specialkunskaper om bibliotek och informationsförsörjning. 8. Fastställande av tidpunkter och plats för kommande möten Hela gruppen inbjuds till en träff onsdagen den 25 oktober i Stockholm, kl Lokal fastställs senare. Diskussionen kommer främst att röra de olika programområdena. Bengt Karlsson inbjuds att presentera SUHS:s verksamhet vid mötet. Styrgruppen träffas nästa gång den 23 november i Umeå, preliminärt kl Göran Sandberg inbjöd också till middag kvällen före och en visning av Umeå universitetsbibliotek. Vid anteckningarna Berit Nilsson