Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för Forum för bibliotekschefer 18 mars 2009

Transkript

1 1 Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för 18 mars 2009 Plats: SUHF:s kansli, Stockholm Närvarande: Johan Sterte, Växjö universitet, ordförande Lars Björnshauge, Lunds universitet, vice ordförande Annika Annemark, Blekinge Tekniska högskola Christer Björklund, KIB Anna Carin Börjeson, Högskolan Väst Marie Louise Fendin, Handelshögskolan i Stockholm Jette Guldborg, Malmö Högskola Terje Höiseth, Luleå Tekniska universitet Berit Nilsson, Biblioteksdirektionen, Lunds universitet, sekreterare Annika Sverrung, Chalmers 1. Ny ordförande i Forum Johan Sterte, Växjö universitet, är ny ordförande i och för styrgruppen. Johan hälsade välkommen till dagens möte med styrgruppen och presenterade sig. 2. Information från Nationella referensgruppen Minnesanteckningar från möte med Nationella referensgruppen den 23/2 finns på: Lars informerade från mötet, där också Johan var närvarande: - Mandatperioden för referensgruppen föreslogs förlängas med ett år. - Kulturutredningen diskuterades. - Dewey fanns med på dagordningen. Mer information från KB kommer efterhand. - KB utlyser projektbidrag inom två utvecklingsområden till den 15 april Projekten är Libris som lokal OPAC och Användarönskemål på biblioteksstatistik. - Utredning om LIBRIS som nationella databas presenterades. Det dokument som Forum tog fram vid sitt möte den 26 januari om LIBRIS-prioriteringar togs upp av Nationella referensgruppen men man gick inte in på de enskilda frågorna. Förhoppningsvis kommer detta till hösten. Önskemålet från Forum är större delaktighet och att man ska komma in tidigt i planeringsprocesserna kring LIBRIS:s verksamhet. Önskemål finns också att referensgruppen ska få ta del av KB:s årsberättelser, regleringsbrev mm för större transparens av verksamheten. Enligt Lars har KB:s inflytandestruktur ännu inte funnit sin roll fullt ut. Det är också så att när KB talar om nationell samverkan är det inte enbart ur universitets- och högskolebibliotekens perspektiv. Här behöver Forum hitta ett sätt att kommunicera ur detta perspektiv samtidigt som man också måste förhålla sig till andra intressenter inom KB:s ansvarsområde. diskuterade om Forum borde ha en mer proaktiv hållning och formulera hur och inom vilka områden Forum önskar att KB ska samordna och agera. Dessa frågor diskuterades delvis när Forum hade sitt visionsseminarium i Lund 16 april 2007 och formulerade SUHF-bibliotekens gemensamma mission och vision (se bilaga). avsätter tid vid ett kommande möte för att diskutera om ett sådant seminarium bör anordnas igen. 3. Arbetsgrupp för gemensamma tjänster Lars informerade att han skickat förfrågan till Gunilla Herdenberg med erbjudande att KB utser representanter i en arbetsgrupp kring gemensamma tjänster som Forum överväger att inrätta. Han har ännu inte fått något svar. Nyligen har dock signaler kommit att KB överväger att bilda en sådan arbetsgrupp. har i ett tidigare skede begärt in nomineringar till en grupp kring

2 2 gemensamma tjänster i Forums regi och ett antal förslag har kommit in. menade att innan en arbetsgrupp kan bildas måste uppdraget preciseras och det ska vara tydligt när och hur avrapportering ska ske. Om KB väljer att själv inrätta en arbetsgrupp har Forum en beredskap i att ha formulerat sitt uppdrag och att ha nominerat ledamöter. Terje fick i uppdrag att formulera ett utkast till uppdrag och skicka till styrgruppen. Därefter tar styrgruppen ställning till om nomineringen ska göras om på nytt. Punkten tas upp på styrgruppens nästa möte. 4. Verksamhetsberättelse Forum 2008 (bilaga) Redovisning för verksamheten under 2008 i Forum, arbetsgrupperna och styrgruppen har skickats till SUHF:s kansli. Dokumentet lades till handlingarna. 5. Handlingsprogram Forum 2009 En beräkning för möteskostnader 2009 för Forum har tagits fram (bilaga). Finansiering för Forums möte 23 april är beviljad av SUHF:s presidium. Övriga kostnader kommer att faktureras lärosätena efter utnyttjande en gång per år av SUHF:s kansli. hade inget att invända mot beräkningen. beslutade att inte göra någon mer omfattande handlingsplan utan fokusera på att identifiera ett antal frågor som Forum vill satsa på under hösten. Några exempel som nämndes var att identifiera vilka behov och vilken nytta SUHF-biblioteken har av KB, bibliotekens behov i sammanhangen kring e-science, det fortsatta arbetet med bibliometri. En fråga är också att se på vad som gjorts i KB:s arbetsgrupper kring de ämnen där Forum valde bort att ha en egen arbetsgrupp, t ex för kompetensutveckling. Forum diskuterade vid sitt möte 22 oktober 2008 hur man tyckte att Forum skulle arbeta vidare. Ett utdrag ur minnesanteckningarna bifogas. beslutade att till sitt nästa möte ska var och en samla synpunkter på vilka frågor man vill lyfta fram dels under hösten och dels i ett längre tidsperspektiv med hänsyn tagen inte enbart till biblioteken utan framför allt vad man tror att lärosätena anser viktigt att satsa på. 6. Planering för Forums möte i Stockholm 23 april Förslag till program: Kaffe finns tillgängligt Välkommen, inledning: Johan Sterte Framtidsgruppen: presentation och gruppdiskussioner Lunch Summering från gårdagens workshop, aktuell information, styrgruppens arbete, rapport från KB. Johan Sterte, Lars Björnshauge Redovisning från arbetsgruppen E-publicering. (Annika A kollar) Information om Student Direkt: Jesper Klein, TPB Kaffe Kulturutredningen (Johan, Lars) Avslutning (Lars, Johan) 7. Kulturutredningen (kapitel 15) Lars informerade att alla lärosäten har fått remissen. Enligt styrgruppen borde också SUHF få tillfälle att avge ett remissvar. I så fall är styrgruppen beredd att bistå med underlag i den del som rör KB:s nationella uppdrag och förhållandet till biblioteksverksamheten inom universitet/högskolor. Lars fick i uppdrag att göra ett utkast till remissvar och skicka till styrgruppen samt att ta kontakt med Bengt Karlsson, SUHF:s kansli, och höra efter om det finns ett formellt uppdrag att avge remissvar och i så fall när underlaget behöver vara SUHF tillhanda.

3 3 8. Nästa möte med styrgruppen beslutade att nästa gång träffas den 19 maj kl Plats: SUHF:s kansli, Stockholm. 9. Rapport från KB:s licensgrupp Annika S, Christer och Jette har varit på möte med KB:s licensgrupp. ( Gruppens arbetsformer, vilka frågor gruppen ska diskutera och ta ställning till och målen med gemensam upphandling var några av de frågor som togs upp på mötet. Gruppen ska träffas ytterligare två gånger under våren. Vid anteckningarna Berit Nilsson

4 4 BILAGA punkt 2 SUHF-bibliotekens gemensamma mission: Biblioteken är med sin kompetens en aktiv partner i utvecklingen av utbildning, lärande och forskning vid Sveriges universitet och högskolor. SUHF-bibliotekens gemensamma vision: Vår kompetens bidrar synligt till att forskning och utbildning utvecklas så att universiteten/högskolorna uppfyller sina mål. Vi är en väl integrerad del i universitetets/högskolans alla kunskapshanteringsprocesser. Vi organiserar gränslös tillgång till information, oberoende av tid och rum. Vi är integrerade i de pedagogiska processerna, vi underlättar de studerandes lärande och vi samverkar kring organisering av moderna lärandemiljöer. Vi utvecklar och driver redskap och tjänster för synliggörande, spridning och utvärdering av universitetets/högskolans forskningsresultat och som underlättar gränslös vetenskaplig kommunikation. Vi samarbetar inom SUHF för att förenkla redskap och effektivisera resursanvändning. Detta dokument är ett resultat av Visionsdag för universitets- och högskolebiblioteken 16 april 2007 i Lund

5 5 BILAGA punkt 4 LUB/BN/ Verksamhet SUHF 2008 Forum har träffats en gång per termin i Stockholm. Uppslutningen har varit mycket god. Forum fick vid mötet 16 januari redovisningar från arbetsgrupperna Högskolans elektroniska publicering, Kvalitetsfrågor och utvärdering av bibliotekens verksamhet, Bibliotekens roll i utbildningen och pedagogisk utveckling, Gemensamma licenser till digitala informationsresurser, Bibliometri, Kompetensutveckling, Framtiden när det gäller katalogen: förvärv, katalogisering, registrering samt Utveckling och drift av gemensamma tjänster. Vid mötet 22 oktober diskuterades vad har uppnått och hur man kan arbeta vidare. Den generella uppfattningen var att själva existensen av Forum har haft stor betydelse i förhållande till SUHF, centralt men också lokalt på de enskilda lärosätena. Forum har skapat större synlighet åt biblioteken inom högskole- och universitetsvärlden och samtidigt har medvetenheten om SUHF bland bibliotekens personal ökat. Inte minst har Forum varit betydelsefullt för att tydliggöra SUHFs/Universitets- och högskolebibliotekens relationer till KB. Arbetsgrupperna har gjort stora arbetsinsatser och det uppfattas som positivt att de har varit förändringsbara. Forum har kommit en bit på väg men det finns mycket att fortsätta utveckla. Vid mötet i oktober fick Forum också redovisningar från arbetsgrupperna för Jvalitetsfrågor och utvärdering, E-publicering respektive Bibliometri. har träffats 3 gånger per termin: en gång i Umeå och 5 gånger i Stockholm. har gjort en översyn av arbetsgrupperna efter att ha inhämtat synpunkter från Forum. Bl a har en arbetsgrupp för framtidsfrågor tillsatts. Målet är att gruppen ska generera tankegods, insikter, perspektiv och konceptuella förslag till Forum för Bibliotekschefer på ett sådant sätt att resultaten kan ingå som ett inslag i biblioteks individuella strategiska arbete och långsiktiga verksamhets- och kompetensplanering, för de bibliotek som så önskar. Resultatet bör också kunna användas i Forum för Bibliotekschefers (och dess styrgrupps) verksamhetsprioriteringar. Gruppen redovisar sitt arbete för Forum den 23 april har nominerat ledamöter till KBs expertgrupp för nationell statistik och expertgruppen för digitalisering. Övrigt I juni slöts en överenskommelse mellan SUHF och Kungl. biblioteket (KB) om samarbete och informationsutbyte inom området informationsförsörjning. Ett diskussionsforum på webben har inrättats. Minnesanteckningar från Forum och styrgruppen, arbetsgruppernas rapporter och presentationer samt diskussionforum finns på:

6 6 BILAGA punkt 5 SUHF Lars Björnshauge/Berit Nilsson Godkänt av Göran Sandberg Planerade verksamheter 2009 Workshop 26 januari Lokal: Försvarshögskolan, Anna Lindh-biblioteket, Stockholm Beräknad kostnad för lunch/kaffe: kr (beviljat av SUHF) s arbetsgrupp för Kvalitetsfrågor och utvärdering av bibliotekens verksamhet anordnar seminarium för Seminarium 22 april i Stockholm Beräknad kostnad för lokal och lunch/kaffe för 40 deltagare kr (anhålles om medel) Möte 23 april i Stockholm Lokal bokad av SUHF:s kansli Beräknad kostnad för lokal och lunch/kaffe för 40 deltagare kr (beviljat av SUHF) Workshop i Stockholm hösten 2009 Beräknad kostnad för lokal och lunch/kaffe för 40 deltagare kr Möte i Stockholm hösten 2009 Beräknad kostnad för lokal och lunch/kaffe för 40 deltagare Till detta kommer ett antal möten med styrgruppen för. Vi hoppas i de flesta fall få låna lokal på SUHF:s kansli eller på något lärosäte i Stockholm och räknar därför ingen kostnad för detta. Lunch/kaffe vid dessa möten har hittills bekostats av ordföranden alternativt SUHF.

7 7 BILAGA punkt 5 UTDRAG UR Minnesanteckningar från möte med 22 oktober 2008 Vad har vi uppnått i och hur ska vi arbeta vidare? Kort sammanfattning av styrgruppens synpunkter på resultat och framtida insatser (Lars Björnshauge) samt diskussion i grupper. En del i dagens möte med Forum är att styrgruppen ska få synpunkter som underlag till sina diskussioner om hur arbetet inom Forum ska bedrivas i framtiden. har hittills uppfattat att bibliotekscheferna har fått en större synlighet inom SUHF och även att bibliotekscheferna ser SUHF på ett tydligare sätt än förut. Formaliseringen av samarbetet mellan KB och SUHF har också gjort det mera tydligt med representationen i KBs inflytandestruktur. Arbetsgrupperna har gjort ett stort arbete. Det har också etablerats nätverk, t ex inom bibliometri och e-publicering. har diskuterat hur man inom Forum kan arbeta på ett mera strukturerat och proaktiv sätt, t ex genom att ta fram ett program för Forums arbete och som kan leda fram till handlingsplaner. Det är viktigt för styrgruppen att få synpunkter från Forum på vilka frågor som är aktuella att arbeta med i dag och i framtiden. Under våren kommer också den nyligen tillsatta framtidsgruppen att rapportera sitt arbete. Några noteringar från gruppdiskussionerna: - Forum har gjort att biblioteken har blivit mer synliga för högskoleledningarna genom att Göran Sandberg inom SUHF kontinuerligt informerar rektorer och förvaltningschefer. Forum inriktar sig på frågor inom informationsförsörjningen som berör högskoleledningarna. - Kopplingen till KB har blivit tydligare. - I början greppade arbetsgrupperna över för många frågor, men nu har arbetet tydligare koncentrerats. - En nackdel är att det inte finns några naturliga kommunikationsvägar inom Forum, det vore t.ex önskvärt med flera inlägg på diskussionsforum. Det finns också andra grupperingar som för parallella diskussioner, t ex Bisam. - Som framtidsfrågor identifierades ledarskap, chefsrekrytering, pedagogisk utveckling, marknadsföring. - Arbetsgrupperna för bibliometri resp e-publicering har många beröringspunkter borde man knyta ihop dessa grupper? - Viktiga uppgifter: skapa nätverk och utbildningar. - Bra att arbetsgrupperna förändras efter hand, grupper läggs ner och nya bildas. - Vidareutbildning/kompetensutveckling, är viktiga frågor. Vidareutbildning på akademisk nivå saknas. Även längre fördjupningsutbildningar saknas. - Ett nytt område är e-science (samla in och ta tillvara rådata), bra om Forum kan gå före i denna fråga. - Forums status är olika på lärosätena. - Det behövs stöd för vilka mandat man har i olika sammanhang, grupper, nätverk etc.

8 8 Representerar ledamöterna i arbetsgrupperna sin egen person/kompetens eller representerar man lärosätet? Vad händer om man byter arbetsplats? - Bra med handlingsplaner och mål. - Är ranking nästa stora fråga för biblioteken? - Vem ska ta hand om frågor som rör utvecklingen av biblioteken i framtiden? - Synd att det inte inom Forum ges tillfälle att diskutera pedagogisk utveckling. - Bra att Forum har uppnått god uppslutning och har blivit en plattform för samarbetet med KB. De små högskolorna finner stöd i Forum. - Framtidsfrågor: Gå vidare med nyttovärdering av biblioteken. Finansieringsformerna för biblioteken, finna andra finansieringsformer än idag, t ex nationella, privata. Gemensam omvärldsbevakning, t ex i seminarieform med fokus på trendspaning. Andra gemensamma frågor är framtida bibliotekssystem, den semantiska webben, digital kurslitteratur, hur vi kan arbeta för storskalig nationell utveckling. Enligt Lars behövs mer kommunikation med representanterna i KBs grupper så att Forum så långt som möjligt kan ha eniga synpunkter. I diskussionen som följde efterlystes bl a en bredare diskussion om media, ett öppet och brett sätt att se på frågor kring informationsförsörjningen i framtiden. T ex: behövs en bibliotekskatalog i framtiden? Var sker utvecklingen av sökmotorer? Hur och var för vi denna diskussion? En intensiv omvärldsbevakning behövs. fortsätter sina diskussioner utifrån de framförda synpunkterna. ----