Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 6

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: fas 3, Närvarande Kopia för kännedom till Jan-Martin Löwendahl, CIO Göran Svensson, IT-ansvarig (K) Inge Svensson, personaladministrationschef (CA) Helle Sörensen, administrativ chef (F) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Anna Jensen, Sigma nbit AB Glenn Palstam, Sigma nbit AB Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum Mötesdatum Tid Plats Kugghjulet, CA plan 1 Nästa möte Bilagor Agenda: A) bilaga A_SG6_Delleveranser.xls B) Bilaga B_SG6_Restpunkter.pdf C) Bilaga C_SG6_Driftsattning_aktiviteter.pdf D) Bilaga D_SG6_PDB Forvaltningsorg.pdf E) Bilaga E_SG6_Projektekonomi.pdf 1 Avstämning leverans RESTPUNKTER Plan för förvaltning av PDB Avstämning projektbudget Beslut om passering av BP6 och 7 leverans och överlämning av resultat Avslutning... 5 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Skapat av Anna Jensen

2 Sidan 2 av 5 1 Avstämning leverans Glenn gick igenom listan med delleveranser från projektdefinitionen, och berättade om statusen på dem, se bilaga A. o Angående SLÖR/PIR; vad gäller mailet med anställningsunderlaget som går iväg till löneadministratörerna så anser Helle och Inge att det kanske inte är så bra att skicka denna information per mail också, utan det är bättre att löneadministratörerna väntar på det faktiska pappret (anställningsunderlaget) med underskriften. De får tillräckligt många mail ändå vid nyanställningar, så det räcker att de får ett mail från PDB vid ändringar. Anpassningen i DCE är inte klar och vi kommer inte att nå ända fram. Det beror på att vi inte kan nå ända ner till lokal nivå. Vi kommunicerar med DCE, men inte med de lokala IT-avdelningarna. Det måste till lite handpåläggning på lokal nivå för att en persons datorkonto skall komma igång. Angående epostadresser så kommer vi att anse laddningen med användarnamn och epostadresser är avslutad, även om den inte är komplett. Angående Webkat så är den inte riktigt klar och testad, men det skall göras denna vecka. Den kommer att bli rudimentär i den första utgåvan. CA har ännu inte lämnat in några namn på PDB-användare. Detta är inte bra, och måste åtgärdas! o Jan-Martin: Skicka ett mail till mig och Inge om detta, om att utse en person per avdelning på CA, så skall vi ta tag i det. Skriv en fotnot om att kvaliteten i Webkat blir sämre för deras uppgifter, eftersom ingen har kunnat kontrollera dem. o Utbildningen fixas i Kugghjulet, och kan ske i princip när som helst. Då skall CA:s användare vara med, samt en handfull personer som antingen har tillkommit från sektionerna, eller av olika anledningar har missat de tidigare passen. Utbildningen kommer att ske så fort CA har inkommit med namn på PDBreg-användare. Angående drift, så har projektet haft möte med driftsansvariga på ITA som har mycket höga krav på säkerhet. o Jan-Martin säger att det får hamna på någon slags restlista, eftersom det med dagens rutiner inte går att implementera sådana säkerhetslösningar. o Jan-Martin; har ni pratat med Görgen om detta, för han borde ha sista ordet i frågan? Glenn svarar nej, men vi skall ha ett överlämningsmöte för driften, då Görgen skall vara med. 1.1 Restpunkter Glenn gick igenom listan med restpunkter, se bilaga B.

3 Sidan 3 av 5 o Angående GU-studenterna i PDB; Jan-Martin undrar vad kriteriet är för att en GUstudent skall vara med i PDB. Göran eller Helle som har lite koll på dessa personer borde kolla igenom listan och se om den ser OK ut. o Kemi vill inte ha dem i PDB, men Fysik vill det. Detta eftersom Fysik jobbar integrerat, men det gör inte Kemi. Det bestämdes att urvalsgrunderna för GU-personerna skall stämmas av med Helle och Göran för synpunkter. o Göran angående rumsnummer; Det sker ju en insamling nu av anknytningar som matchas med rumsnummer, så det vore ju bra med någon form av samordning där? Glenn svarar att listan som telefonikontaktpersonerna tar fram skall ges till sekreterarna när de skall gå igenom och uppdatera rumsnummer. o Göran anser att det är bättre att i mailet till PDBreg-användarna uppmana dem att gå till sin IT-chef för att få denna lista, än att gå till telefonikontaktpersonerna, eftersom IT-cheferna just har blivit uppmanade att ta fram just dessa uppgifter. Webkat skall testas och godkännas denna vecka, efter det att Jens har gjort lite ytterligare jobb. o Jan-Martin undrar om man kan få lägga med önskemålet om sökning på organisation i Webkat? Sökning på institutionsnivå vore lämpligt. Att DCE skall trigga automatiskt skapande av komplett anv.namn/epostadress i lokal miljö, skulle enligt Christer Bernérus kunna ske i samband med driftsättningen av datorkontohanteringen. Ett budgetalternativ är att skicka ett till den lokala ITavdelningen vid skapande av användarnamn i PDBreg. o Börje kommenterar att detta mail, om det är på ett bra format, skulle man i princip kunna hälla rakt ner i ett script. Glenn visade en bild på driftsättningsaktiviteterna och berättade om statusen på dem, se bilaga C. 2 Plan för förvaltning av PDB Den föreslagna planen för förvaltningen av PDB är en tvåstegsplan, där det första steget är en initial systemförvaltningsorganisation av PDB, och steg två är att införa och etablera Chalmers systemförvaltningsmodell inom PA-området. Se bilderna i bilaga D. o Jan-Martin vill träffa Inge och Karin för att diskutera förvaltningen av PDB, och införandet av CSFM (Chalmers System Förvaltnings Modell) i PA-området.

4 Sidan 4 av 5 3 Avstämning projektbudget Glenn gick igenom och visade projektbudgeten, se bilaga E. o Göran påpekar att det måste förklaras tydligt i rapporten varför bara hälften av den interna tiden har använts. o Glenn kommenterar att det har gått åt mycket spilltid för att ta reda på vad som gäller i många frågor, vem som vet, jaga personer osv. Beslutsstrukturen på Chalmers är mycket otydlig, och det kostar stora mängder pengar. o Jan-Martin anser att projektet ligger inom budget, så länge det inte överskrider kkr. 4 Beslut om passering av BP6 och 7 leverans och överlämning av resultat Checklista Beslutspunkt 6 och 7 Ja Nej Kommentar Projektstatus 1 Stämmer uppnådda resultat med plan? Stämmer verklig leverans med planerad leverans enligt Projektdefinition? 2 Stämmer upparbetning med budget? 3 Har förändring av kraven skett sedan förra styrgruppsmötet? 4 Är projektavslutningsaktiviteter definierade och tidsatta? 5 Kommer slutresultat finnas framme i tid? Resursanvändning 6 Finns resurser för återstående aktiviteter innan överlämnande? Nytta 7 Kommer resultatet från projektet att tillfredställa kundens behov, förväntningar och krav? Förankring 8 Är förankringen av projektarbetet och resultat tillräcklig? Inför överlämnade 9 Finns restpunkter inför överlämnandet ? Se restlista, samt att tilläggsbeställningar har tillkommit. Överlämningsmöte till förvaltningsorganisation och drift återstår. Vissa kopplingar blev ej så bra som förväntat. Förväntningarna ute i organisationen är höga! Se bifogad restlista.

5 Sidan 5 av 5 Beslut om leverans av projektresultat Leverans för projektet godkännes. Leverans för projektet godkännes med restpunktlista enligt styrgruppsprotokoll Leverans för projektet kan inte godkännas. Ny datum för styrgruppsmöte är Godkänd av 5 Avslutning Nästa styrgruppsmöte bestämdes till måndagen den 26/8 (vecka 35) klockan Lokal meddelas senare (förhoppningsvis Kugghjulet). På detta möte skall Slutrapporten godkännas. En preliminär version av slutrapporten bör skickas ut till Styrgruppen innan sommaren för kommentarer, och en färdig version bör skickas ut i vecka för påfyllnad med Styrgruppens kommentarer. Mötet avslutas. Vid protokollet Justeras Anna Jensen Glenn Palstam