Mötesanteckningar: Arbetsmöte 6 Persondatabas

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: Arbetsmöte 6 Persondatabas Närvarande Ej närvarande Lill Andersson, administrationsansvarig (MD) Ingrid Riedl, administratör/sekreterare (F) Stellan Englén, systemadministratör Ladok (CA) Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig, IT- och service-avd., (Telematik) Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet (CA) Catarina Olsson, studievägledare (M) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Glenn Palstam, Sigma nbit AB, Sigma nbit AB Gunilla Walther, kanslichef (ED) Kopia för kännedom till Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum Mötesdatum Tid Plats Sal Beta, maskinhuset plan 1 Bilaga Bilaga A: Presentation arbetsmte 6_ver1.ppt Agenda: 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte 2. Workshop Informationsplan 3. Reflektion, utvärdering och avslutning 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte Glenn visade bilderna på lösningsförslaget igen för att fräscha upp minnet. Kommentarer: o Alumni känns lite konstigt att det står med, det är ungefär som att det skulle stå anställd och pensionär.

2 Sidan 2 av 5 o Doktorand känns konstigt, de är ju också anställda. Sedan bestämde vi ju att det skulle stå Arvoderad personal istället för styrelseledamot. Börje berättade vad Görgen sagt om de tekniska möjligheterna angående SLÖR/PIR. Det är inte så lätt som vi hade önskat. SLÖR finns i Bromölla, så det är bara PIR man kan kommunicera med på Chalmers. Att få ut information är inget svårt, men att pumpa in är desto svårare. Det får man lösa på annat sätt, kanske via ett elektroniskt mail. Karin har pratat med SLU som har löst detta genom ANSTI. Vi skall ta kontakt med SLU och ta reda på hur de har gjort. o Eftersom vi rent tekniskt har svårt att synkronisera med PIR, så blir det svårt att uppdatera så ofta som vi vill. Därför vore det bättre om sekreterarna också har hand om detta, dvs. man ändrar ingenting i PIR, utan såväl nyregistreringar som ändringar registreras direkt i PDB-reg. o Detta betyder att vid varje nyregistrering/ändring på anställda och doktorander så går det ett meddelande till löneadministratörerna att detta skall ändras i PIR. Detta innebär ju då dubbelarbete, jämfört med hur lösningen såg ut tidigare, men det är ändå en förbättring mot idag totalt sett. o Det vore nog enklare om en person (sekreteraren) ansvarar för alla ändringar, dvs. han eller hon kan inte skicka en adressändring vidare till löneadm., för om ändringen då inte har gått igenom, så kommer han/hon söka upp sekreteraren som måste söka upp löneadm. osv. Det blir ingen bra service. o Det blir ju ändå bättre än tidigare, för nu måste man meddela en ändring till alla system, men med det nya sättet så behöver ju sekreteraren bara meddela PIR en ändring. o Även om lösningen inte blir fullt ut så bra som man först hade önskat, så är det ju ändå en stor förbättring gentemot dagsläget. Sedan om PIR ändå kanske kommer att bytas ut om ett par år så finns det ju oanade möjligheter att få snurr på personaladministrationen då. Börje berättar att vi pratat med Paul Waserbrot på F, som håller på att göra en lösning med en persondatabas på F, som fokuserar på gränssnittet gentemot sekreteraren. Vi börjar i andra änden, men vi och Paul pratar med varandra och drar nytta av varandras lösningar, vilket är bra! 2. Workshop Informationsplan 1. Vilka olika personer/funktioner skall informeras? o All berörd personal samt deras chefer. Främst administrativ personal, typ sekreterare, studievägledare, systemansvarig, kårorganisationen. o Alla elever måste veta om att de kommer att finnas med i ett centralt register. o Alla anställda likaså (se ovan). Olika anställda skall ha olika information. o Alla som kommer in utifrån (typ konsulter) skall informeras när de kommer. o Studieadministratörer o Löneadministratörer o SSPA och andra Chalmersföretag??? 2. Vad skall de olika personerna/funktionerna informeras om? o Alla skall informeras övergripande om helheten och motiven bakom.

3 Sidan 3 av 5 o Eleverna och anställda som inte jobbar med det skall veta minst. Det skall bara veta att det finns, och att om man vill ändra sin adress så går man till sekreteraren. o Systemansvariga skall veta alla tekniska detaljer, samt precis hur det fungerar helheten. o Sekreterarna och alla studerandeadm. som jobbar med systemen idag skall få veta allt de behöver, hur det påverkar deras arbete (otekniskt). o Löneadm./TRAXnissar/telefoniadm./data-nissar behöver veta hur det fungerar i stora drag. Helt enkelt de nya rutinerna. o Kåren/personal-organisationen hur det fungerar i stora drag och påverkar elever/anställda. o SSPA och andra Chalmersföretag??? o Det skall finnas med i informationsmaterialet att det nu kommer att finnas möjlighet att få ut alla uppgifter om sig själv. Den möjligheten har vi inte idag. o Att man informerar på uppdrag av PUL. 3. När skall resp. personer/funktioner informeras? När beslutet om påbörjande av införande är taget: 1. Kåren/personal-organisationen 2. Chefer för berörda 3. Sekreterarna och alla studerandeadm. 4. Elever och anställda hur det fungerar, vilka uppgifter och motiven bakom. Efter hand som man ansluter systemen: 5. Löneadm./TRAXnissar/telefoniadm./data-nissar 6. Systemansvariga SSPA och andra företag??? Alla berörda - övergripande 4. På vilket sätt skall resp. information nå ut? o Kåren/personal-organisationen möte o Chefer för berörda tjänstevägen ( ), o Sekreterarna och alla studerandeadm (och deras chefer) 2 eller fler möten/sektion o Elever individuellt utskick (om PUL kräver det), kårtidningar, sektionstidningar, informationsmöte (på kvällstid?) o Anställda dekanus informerar, samt info på webben o Löneadm./TRAXnissar/telefoniadm./data-nissar - möte o Systemansvariga dialog o SSPA och andra företag?? o Alla berörda webben, Chalmers-tidningen Komprimerad sammanställning över vem som skall informeras, när det skall ske, vad de skall informeras om samt hur det skall ske, kan ses bilden nedan:

4 Sidan 4 av 5 efter beslut om införande av PDB: 1 kåren/personal-organisationen hur det funkar i stora drag och påverkar elever/anställda 1 möte 2 chefer för berörda hur det funkar i stora drag och påverkar verksamheten tjänstevägen ( ) 3 sekreterare/studerande-adm (och deras chefer) hur det funkar, hur det påverkar mitt arbete, otekniskt 2 möten/sektion 4 anställda hur det funkar i stora drag, vilka uppgifter och motiven bakom dekanus informerar 5 elever hur det funkar i stora drag, vilka uppgifter och motiven bakom individuellt utskick (om PUL kräver det), kår-tidningen, sektionstidningar, informationsmöte (på kvällstid?) efter hand som man ansluter systemen: löneadm/trax-nissar/telefoni-adm/data-nissar -.hur det funkar i stora drag, rutinerna - möte systemansvariga teknikaliteterna, helheten - dialog alla berörda övergripande om PDB-lösningen och motiven bakom webben, Chalmers-tidningen SSPA och andra företag -? 3. Reflektion, utvärdering och avslutning Glenn undrade om deltagarna undrade något inför framtiden vad gäller projektet? o Blir det dyrt? Börje svarar att det kommer att hamna mellan en halv och två miljoner kronor för att realisera PDB. Det kommer troligtvis inte att bli så dyrt att cheferna drar efter andan. Börje förklarar också att det är uppdateringsfrekvensen som avgör lite hur dyrt det blir. Ju mer uppdateringar/synkroniseringar mellan systemen, desto dyrare blir det. o Vad händer härnäst? Det skall skrivas en projektrapport på resultatet i denna fas som skall godkännas av styrgruppen. Sedan skall en projektdefinition för nästa fas tas fram, som förhoppningsvis skall presenteras på IT-beredningen innan jul. Om de godkänner den så kan man tuta och köra efter nyår. Deltagarna uppmanades att tycka till om arbetet i arbetsgruppen. Glenn fyllde i en +/delta tabell med deltagarnas åsikter, se nedan:

5 Sidan 5 av 5 Utvärdering av arbetet i arbetsgruppen + Bra sammansättning på gruppen, komplett kompetens. Allt material har kommit ut fort. Alla deltagare mycket engagerade, extremt kompetenta och trevliga att arbeta med. Nära 100% närvaro på alla möten. Bra planering av mötestider (fast tid o plats). Fokuserad agenda på mötena. Inget jobb för arbetsgruppens deltagare mellan mötena. Lagom mycket att göra på varje möte. Bra med en vecka mellan mötena tid för reflektion Positivt och kreativt arbete, det kommer att bli nåt. Gott fika (särskilt på sista mötet)! Externa konsulter har möjlighet att ägna den tid som krävs i projektet. Mycket informationsutbyte i gruppen, lärorikt. Delta Bättre definierade kanaler att informera genom, detta skulle vara klart från början. Processbeskrivning från start hade underlättat. Gästföreläsare med liknande lösning hade kunnat ge en del idéer. Detta är bra och mycket viktiga synpunkter som vi skall ta med oss i nästa projekt! Mötet avslutas Vid protokollet Justeras Glenn Palstam