Mötesanteckningar: Arbetsmöte 3 Persondatabas

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: Arbetsmöte 3 Persondatabas Närvarande Lill Andersson, administrationsansvarig (MD) Ingrid Riedl, administratör/sekreterare (F) Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet (CA) Gunilla Walther, kanslichef (ED) Stellan Englén, systemadministratör (CA) Catarina Olsson, studievägledare (M) Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig, IT- och service-avd., (Telematik) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Glenn Palstam, Sigma nbit AB, Sigma nbit AB Ej närvarande Kopia för kännedom till Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum Mötesdatum Tid Plats Sal Beta, maskinhuset plan 1 Bilaga Bilaga A: pers-objekt_mote3.pdf Agenda: 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte 2. Workshop logisk systemlösning 3. Reflektion och avslutning 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte Mötesdeltagarna tyckte anteckningarna från möte 2 var bra. Glenn berättade vad som hänt sedan förra mötet, och vad han diskuterat med Jan-Martin och Börje. Glenn berättade också om sitt möte med PULO. 2. Diskussion lösningsförslag för verksamheten Det finns egentligen två idéer/alternativ i dagsläget. Det ena innebär att det finns ett användargränssnitt, där uppgifter kan registreras direkt i. Det andra alternativet innebär att all registrering sker via de befintliga systemen, och uppgifterna skickas därifrån till.

2 Sidan 2 av 5 Glenn gick igenom Exceltabellen som arbetats fram sen senaste mötet. Den tabellen är baserad på idé/alternativ två, dvs. uppgifterna registreras via de befintliga systemen. Se tabellen med ändringar i Bilaga A. Kommentarer från deltagarna: o Studenterna finns inte i. o Det finns bara bostadsadress i SLÖR, folkbokföringsadress finns inte. o Det finns ett fält i SLÖR för hemtelefonnummer, men det används mycket glest. Sätt hemtelefon i parentes. Men för de anställda skulle det mycket väl kunna ligga där. Men då måste vi ju få uppgiften att hålla det uppdaterat. o Det känns ju som om bostadsadress och telefonnummer hör ihop. Ofta ändras de ju samtidigt också. o är intresserat av anknytning och org.hemvist. Rumsnummer är inte så kritiskt, det finns inte ens överallt. o Man kanske skulle ha internadress istället för rumsnummer? o Uppgiften engagerad av är inte nödvändig i SLÖR, för där är det ju org.hemvisten som avslöjar var personen är och vem som drog hit henne/honom. o Är det inte egentligen kontaktperson man vill ha? Man vill ju veta vem man skall ställa den dumma frågan till. o Vart skall den uppgiften finnas då, idag har den ju ingen plats? o Forskarstuderande kan ju vara både student och anställda. Lägg forskarstuderande i studentkategorin. I kategorin anställda finns doktorander automatiskt medräknade. o I kategorin anställda, ändra så att org.hemvisten läggs in i istället för. o Det här med telefonanknytning är lite krångligt, i är anknytningen den avgörande informationen, det finns i dagsläget inga personnummer där. Men det finns möjlighet att göra det. Anknytningen är knuten till ett kostnadsställe. o Stipendiater finns med i Raindance, för de får ju ersättning. Ibland finns även gästforskare med i detta system. I Raindance registreras bostadsadress. o Det gäller att arbeta in rutiner för att kunna göra så mycket som möjligt för en person innan denna person kommer, i de fall man vet att en viss person skall komma vid en viss tidpunkt. o Emeritus är ju före detta anställda, så deras uppgifter finns redan i SLÖR, och senare kommer de då bara finnas i, när de inte får någon lön längre. Så egentligen handlar det om att kontrollera att uppgifterna i stämmer. Samma sak gäller för alumni, men de uppgifterna kommer från. Alumni har inget TRAX-kort. o Styrelseledamöter (externa) har inga TRAX-kort och inga datorkonton. De finns heller inte med i. Däremot får de arvode, så de finns i SLÖR. o En kategori som måste läggas till är externa företag som är knutna till Chalmers på ett eller annat sätt (som t.ex. de som finns i Teknikparken). Engagerad av och tel arb måste kunna lagras i både TRAX, och. o Det borde komma med någonstans att studenten skrivit på Chalmersavtalet. Det rimliga stället är. o Börje säger att om man tittar på resultatet i tabellen så kommer man tillbaka till att det nog behövs ett interface ändå i vissa fall. Glenn gick igenom de två alternativen genom att visa bilder. Alternativ ett var det som diskuterades på förra mötet.

3 Sidan 3 av 5 Idé 1 Resax Gemensam Person-info Förutsättning: (samma) Personer - av olika kategorier - med olika ärenden - dyker upp vid olika tillfällen - hos olika instanser Resultat: Gemensam information. Samma uppgiftsinnehåll i olika system. Ingen dubbel-registrering. I alternativ två (se nedan) så finns det inget gränssnitt till. Idé 2 Resax Förutsättning: Personer - av olika kategorier - med olika ärenden - dyker upp vid olika tillfällen - hos olika instanser Resultat: Gemensam information. Samma uppgiftsinnehåll i olika system. Ingen dubbel-registrering.

4 Sidan 4 av 5 o Hur skall se ut är ju lite avhängigt på vilka system som kan exportera och/eller importera. o Lill anser att ur sekreterarperspektiv så blir ju detta ingen förbättring, vi måste ju fortfarande skicka information både till SLÖR och? Börje håller med och säger att om vi skall undvika detta så är vi tillbaka till tanken att det måste finnas en ingång i utifrån. Idé 2, forts Studerande Anställd Forskarstuderande Stipendiat Praktikant Gästforskare Styrelseledamot Alumni Emeritus Entrepenör Resax Glenn är inne på att det blir en kombination av de två alternativen. Man kan importera en hel del information, men det behövs nog ändå ett gränssnitt för att kunna registrera mer udda personer. o Detta ger ju då möjlighet för en person att själv kunna gå in och ändra sina egna uppgifter. Man skall där också kunna se vilka uppgifter som finns registrerade om en själv. o Stellan påpekar att resultatet av detta alternativ blir egentligen att vi öppna alla vägar åt alla håll. o Börje konstaterar att man måste göra en tabell över vilka data som exporteras och importeras. Det gör spårbarheten lättare också. o Enligt PULO så måste personerna samtycka till att deras personuppgifter får lov att hanteras. Ett sätt att öka samtycket är att se till att uppgifterna är korrekta. PULO påpekade att vi skulle vara försiktiga med uppgifterna så att vi inte behöver begära samtycker från samtliga elever. Det är inget problem med de system som är kritiska för elevens studier. Det som kan bli problem är t.ex. att lägga in elevens telefonnummer i. PUL är inget problem om vi gör rätt. Vilka personkategorier skall registreras? (kontrollfråga) o I så finns problemet att det finns inte bara personer, för vissa byggnader har anknytningar t.ex.

5 Sidan 5 av 5 o Deltagarna tycker att de kategorier som finns i tabellen är täckande. Var skall initial registrering ske? (per kategori och system)? I vilken ordning måste uppgifter registreras? (kontrollfråga) Se tabellen i bilaga A tills vidare, detta skall undersökas ur laglighetssynpunkt t.ex. o Lill påpekar att vad gäller anställda kan det vara ett problem, för de kommer inte alltid till SLÖR först. Det är ett problem att få fram alla uppgifter och det drar ofta ut på tiden. Hur skall detta lösas? Initial registrering av anställda i SLÖR är alltså en svag länk. o Men uppgifterna om en anställning (vilken typ det nu är) måste ju finnas ett tag innan personen faktiskt börjar. Dessa uppgifter måste kunna registreras innan personen kommer. Till detta kanske det måste finnas ett interface så att typ namn och personnummer kan matas in direkt. Vilken lösning skall vi gå vidare med? Deltagarna anser att linje tre är det bästa, det vill säga en kombination av ettan och tvåan. Vilka hinder/problem ser vi som måste lösas? o Anpassning av befintliga system. o Upprättandet av nya rutiner. o Större problem med synkronisering av data om det kommer motstridiga uppgifter. o Man måste definiera varje fält, vad som menas med det, vem som skall mata in det, vem äger det etc. o PUL är ett problem, vi måste få in ett godkännande från alla berörda i den mån vi utökar användandet av deras personinformation till något de inte har skrivit under på. T.ex. om vi vill göra en elektronisk katalog. Vem (organisation) skall ansvara för och äga? Det måste vara CA som blir systemägare. De ansvarar för att lösa drift, sköta utveckling och ansvara för att informationen i systemet är korrekt. 3. Reflektion och avslutning Glenn frågade om deltagarna tyckte att vi kommit fram till något vettigt under mötet och om det känns bra? Deltagarna svarar ja! Det känns som om vi når resultat, och vi är nöjda! o Lill påpekar att för egen del ur sekreterarperspektiv så blir det ingen klar förbättring i hanteringen, men totalt för Chalmers är detta projektet mycket bra. Mötet avslutas Vid protokollet Justeras Glenn Palstam