Pul i praktiken LINKÖPINGS KYRKLIGA SAMFÄLLIGHET

Transkript

1 Pul i praktiken LINKÖPINGS KYRKLIGA SAMFÄLLIGHET

2 PUL i praktiken Vad är PuL? PuL betyder Personuppgiftslagen och trädde i kraft Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen. I vårt fall är alltså Linköpings kyrkliga samfällighet personuppgiftsansvarig. Ett personuppgiftsbiträde är någon som för samfällighetens/församlingens räkning behandlar personuppgifter. Personen finns utanför vår organisation och får bara behandla uppgifter i enlighet med våra instruktioner. Det måste finnas ett avtal som reglerar detta. En behandling är: Insamling Registrering Organisering Lagring Bearbetning Ändring Återvinning Inhämtande Användande Utlämnande Spridning

3 Sammanställning Samkörning Blockering Utplåning Förstöring Personuppgifter är: All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Info Överföring till 3:e land Personnummer Känsliga uppgifter Tillåten behandling Grundläggande krav och definitioner Integritetstrappan

4 Grundläggande krav Behandlingen ska vara laglig, korrekt och i enlighet med god sed. grundläggande krav Ändamålen med behandlingen ska vara särskilda, uttryckligt angivna och berättigade. Uppgifterna får inte användas för annat ändamål än det ursprungliga. Uppgifterna ska vara adekvata, relevanta, riktiga och aktuella, de ska inte vara fler än nödvändigt och heller inte bevaras längre än nödvändigt. Är behandlingen tillåten? Att behandlingen är tillåten innebär att personen gett sitt samtycke eller att behandlingen är nödvändig för Avtal Rättslig skyldighet Skydda vitala intressen för den registrerade Arbetsuppgift av allmänt intresse Myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning Tillåten behandling

5 Samtycke Är en viljeyttring som ska vara frivillig, särskild och otvetydig Tillräcklig information krävs Skriftligt, muntligt eller i form av konkludent handlande har ingen betydelse Internetpublicering Normalt tillåtet utan samtycke är Arbetsplatsrelaterade uppgifter om anställda Uppgifter om kontaktperson på webbplats med samhällsin formation Normalt inte tillåtet utan samtycke är Anställdas privata uppgifter, t ex hemtelefonnummer och hemadress Fotografier där man kan identifiera enskilda personer

6 Känsliga uppgifter Är uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung Känsliga uppgifter politiska åsikter samt religiösa eller filosofiska övertygelser medlemskap i fackförening uppgifter som rör hälsa och sexualliv Behandling av känsliga uppgifter får inte ske annat än Då uttryckligt samtycke finns eller då personen själv offentliggjort uppgifterna eller då det är nödvändigt för arbetsrätten att skydda vitala intressen att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk Ideella organisationer (politiskt, religiöst, filosofiskt eller fackligt syfte) Hälso- och sjukvård Forskning Statistik(om samhällsintresset överväger) Myndighet (i löpande text) Uppgifter om lagöverträdelser får inte behandlas annat än av myndighet

7 Personnummer Personnummer Personnummer kan behandlas om personen samtyckt eller om behandlingen är klart motiverad med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. Överföring till 3:e land Överföring till tredje land Innebär att man på Internet lägger ut uppgifter på en server som finns i land utanför EU eller EES. För att kunna göra det krävs samtycke, annars måste behandlingen vara nödvändig för avtal, för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda vitala intressen för den registrerade. Undantag mot förbud är Diarier och justerade protokoll. Personnummer måste tas bort, liksom övriga personuppgifter om det inte rör förtroendevalda eller saknas risk för integritetsintrång.

8 Information Information ska lämnas självmant till de registrerade både när uppgifterna samlas in direkt från den registrerade eller från annat håll än från den registrerade. Undantag är om registreringen är lagstadgad eller om det skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats Information som ska lämnas självmant är vem som är personuppgiftsansvarig, ändamålen och övrigt för att den registrerade ska kunna tillvarata sina rättigheter, t ex mottagare av uppgifter, rätt att ansöka om info och rätt till rättelse. Information efter ansökan Registerutdrag ska lämnas gratis en gång om året. Information ska lämnas om: Vilka uppgifter som behandlas Varifrån uppgifterna hämtats Ändamålen Mottagare av uppgifterna Den registrerade ska ansöka skriftligt hos den personuppgiftsansvarige. Info

9 Ändringar i PuL från 1 januari 2007 Stora delar av lagen behöver inte tillämpas på Behandling av personuppgifter som finns i löpande text och liknande sammanställningar (=ostrukturerat material) Behandlingen får inte utföras om den innebär en kränkning av den personliga integriteten Vad är ostrukturerat material? Personuppgifter som inte är avsedda att ingå i en samling uppgifter som strukturerats för att underlätta sökning efter eller sammanställning av uppgifter Vad är en kränkning? En bedömning måste göras i varje enskilt fall, men här är några riktlinjer: Behandla inte personuppgifter för otillbörliga syften, såsom förföljelse eller skandalisering Samla inte utan godtagbara skäl en stor mängd uppgifter om en person Rätta personuppgifter om de visar sig vara felaktiga eller missvisande Förtala eller förolämpa inte någon Bryt inte mot sekretess eller tystnadsplikt

10 Personuppgiftsombud Ombudets uppgifter är Att informera om PuL Intern kontroll Påpeka brister Anmälningsskyldighet Att samråda med Datainspektionen (DI) Att hjälpa registrerade Att föra förteckning över behandlingar Förteckningen ska innehålla Den personuppgiftsansvariges namn, adress, telefonnummer och organisationsnummer Ändamålet med behandlingen Kategorier av registrerade kategorier av uppgifter Eventuella mottagare av uppgifterna (utanför organisationer) Överföring till 3:e land Vidtagna säkerhetsåtgärder 10

11 Förteckningen kan också innehålla Uppgiftslämnares namn och telefonnummer Vilket legalt stöd man har för behandlingen Hur har information om behandligen lämnats Hur har ett ev. samtycke inhämtats? Personuppgiftsombud i Linköpings kyrkliga samfällighet är Maria Ellhar, tfn Mikael Svensson, tfn

12 12