Teckna personbiträdesavtal för användande av Googles molntjänst Apps for Education (GAFE)

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Linus Hellman SKDN 2016/ Södermöre kommundelsnämnd Teckna personbiträdesavtal för användande av Googles molntjänst Apps for Education (GAFE) Förslag till beslut Södermöre kommundelsnämnd beslutar att tillstyrka införandet av personuppgiftsbehandling baserat på användning av Google Apps, och att behandlingen förtecknas enligt bilaga Uppgifter till förteckning enligt 39 personuppgiftslagen. Bakgrund Google Apps for Education (GAFE) kommer att användas i skola och förskola inom Södermöre kommundelsförvaltning och Barn- och ungdomsförvaltningen i Kalmar kommun. Tillgång till verktygsprogram för olika behov i skolarbetet, exempelvis: o Google e-post för kommunikation och information. o Google Drive för att spara, dela och samarbeta kring dokument och filer samt tillgång till olika kontors- och verktygsprogram. o Google Classroom som pedagogisk samarbetsyta mellan lärare och elev, och mellan elever. o Google Kalender för planering, struktur och information. Lagring av dokument och filer med möjlighet till samarbete och delning mellan elever, pedagoger och övrig personal. Delning och samarbete kring pedagogiskt material och arbetsmaterial. Informationsspridning av allmän karaktär mellan elever, pedagoger och övrig personal. Elever och personal kommer att få tillgång till ett personligt e-postkonto via GAFE. Personal har även ett e-postkonto i kommunens ordinarie e- postsystem, vilket är det officiella e-postkontot och ska användas för extern kommunikation. Södermöre kommundelsförvaltning Förvaltningskontoret Tel vx Linus.Hellman@kalmar.se

2 SKDN 2016/ (2) GAFE kommer att försörjas med konton från det skoladministrativa systemet ProCapita. För dokumentation av Individuella utvecklingsplaner (IUP) används lärplattformen edwise. Personuppgifter avseende elever och personal kommer att hanteras av Google. I systemets grundutförande kommer det att finnas uppgifter om namn, e- postadress, skoltillhörighet, årskurs och klass. Enligt 13 PuL finns ett generellt förbud att registrera känsliga uppgifter av typen; ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa, eller sexualliv. Inga känsliga uppgifter ska lagras i Google Apps, vilket ska informeras muntligt och skriftligt. Risk- och sårbarhetsanalys enligt SKL:s rekommendationer är genomförd och finns dokumenterad. Införandet kommer att följas av betydande utbildningsinsatser. Södermöre kommundelsnämnd är enligt personuppgiftslagen personuppgiftsansvarig. Den personuppgiftsansvarige har i denna roll ansvar för att personuppgiftslagen följs och att de registrerade har ett gott skydd för sin personliga integritet. Nämnden har alltså utifrån sin roll som personuppgiftsansvarig att besluta om nämnda personuppgiftsbehandling. Mats Linde Förvaltningschef Linus Hellman Utvecklingsledare Bilagor Uppgifter till förteckning enligt 39 personuppgiftslagen

3 Uppgifter till förteckning enligt 39 personuppgiftslagen Personuppgiftsansvarig Företags-/myndighetsnamn Telefon Organisationsnummer Barn- och ungdomsnämnden Adress Postnummer Postort Box Kalmar Grunduppgifter Benämning på registret/behandlingen Lärplattform Google Apps For Education Kategorier av registrerade Elever i åk 1 t.o.m 9 samt personal inom nämndens verksamhetsområde. Laglig grund för behandlingen Den registrerade har lämnat sitt samtycke Avtal med den registrerade ska kunna fullgöras Den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet Den registrerades vitala intressen ska kunna skyddas En arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras Intresseavvägning till fördel för den personuppgiftsansvarige Undantag från personuppgiftslagen Nej Ja: Ändamål Ändamålet/ändamålen med behandlingen Lärmiljö samt samarbetsmiljö för e-post, lagring av dokument, kalender Personuppgifter Behandlade personuppgifter Namn Personnummer Födelsedatum Kund-/anställningsnr Foto Privat kontaktinformation (adress, mobil, e-post etc.) Kontaktinformation arbete (adress, mobil, e-post etc.) Övriga uppgifter som behandlas Skoltillhörighet för samtliga registrerade. Klasstillhörighet för elever. kansli- och omvärldsenheten Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx

4 2 (3) Känsliga uppgifter Känsliga uppgifter etc. som registreras Ras/etniskt ursprung Politiska åsikter Religiös/filosofisk övertygelse Medlemskap facket Hälsa Sexualliv Personnummer Lagöverträdelser Omdömen/värderande upplysningar Motivera varför känsliga uppgifter registreras Samtycke Har samtycke inhämtats? Ja (se nedan) Nej (se nedan) Hur har samtycke inhämtats? Om känsliga uppgifter har registrerats utan samtycke, motivera varför Utlämnande Mottagare som uppgifter kan komma att lämnas ut till (ange hur och varför) Enligt offentlighetsprincipen Kommer personuppgifter att lämnas ut till tredje land (t.ex. via Internet)? Nej Ja, med samtycke Ja, utan samtycke motivering: Information De registrerade har fått information om Personuppgiftsansvarig organisation Kontaktvägar till den personuppgiftsansvarige Behandlingens ändamål Generell information om vilka uppgifter som behandlas Källor Utlämnanden Gallringstider Rätten till registerutdrag och rättelser

5 3 (3) Information forts. Informationen har lämnats på följande sätt Muntligt Blankett Avtal Webbformulär Annan skriftlig handling Annat: Ingen information har lämnats därför att De registrerade känner redan till behandlingen Författningsreglering Oproportionerligt stor arbetssats motivera: Källor Varifrån hämtas personuppgifter? Verksamhetsregistret ProCapita Säkerhet Vilka säkerhetsåtgärder har vidtagits för att skydda informationen? Följer Kalmar kommuns "Informationssäkerhetspolicy - Säkerhetsinstruktion förvaltning". Tvåfaktorsinloggning till administratörskonsollen. Kontakter Systemägare Systemförvaltare Kontaktperson för registerutdrag Barn- och ungdoms Åke Gustafsson Åke Gustafsson Behörigheter Rutiner för behörighetstilldelning Personuppgiftsbiträde Personuppgiftsbiträde anlitas Ja Nej Avtal med personuppgiftsbiträde finns Nej, finns ej Ja, förvaras hos barn- och ungdomsförvaltningen Gallring Hur länge bevaras personuppgifterna? Raderas efter avslutad skolgång/anställning. Motivering av gallringstid Enligt barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplan Skriftliga gallringsrutiner finns Ja Nej Övrigt Uppgiftslämnare Uppgiftslämnarens namn Datum Åke Gustafsson