GOOGLE APPS FOR EDUCATION

Transkript

1 GOOGLE APPS FOR EDUCATION #isjöbo INFORMATION TILL PERSONAL Familjeförvaltningen

2 DIGITALISERING #isjöbo Skolans styrdokument, vår läroplan och kursplaner ställer krav på digitalisering och vi ser den enorma potential som de digitala verktygen erbjuder för elevernas lärande. Ur ett inkluderings- och likvärdighetsperspektiv är dator/ lärplatta en stor resurs då material blir tillgängligt för alla genom bland annat uppläsning, översättning och språkhjälp. Sjöbo kommun ger alla elever god tillgång till digitala verktyg för sitt skolarbete. Från förskoleklass till årskurs 3 har eleverna tillgång till 1 lärplatta per 2 elever. Från årskurs 4 erbjuds en dator/lärplatta per elev. Framöver* kommer eleverna i årskurs 7-9 att få möjlighet att låna en egen dator vilken de även kommer att få lov att ta hem. Det digitala utbudet utvecklas hela tiden och vi strävar efter att hitta lösningar som är smidiga, enkla och som underlättar arbetet för både elever och pedagoger. Sjöbo kommun följer nu flera andra kommuner i Sverige och världen som använder Google Apps For Education (GAFE). Google erbjuder kostnadsfritt skolor ett antal molnbaserade verktyg som stödjer en formativ undervisning och förbättrar och förenklar samarbetet mellan elever och pedagoger. Verktygen i GAFE kommer att vara ett komplement till Edwise. *Storkskolan är först ut och där kommer eleverna i årskurs 7-9 att få låna var sin Chromebook (bärbar dator som bygger på Googles verktyg) från hösten Under 2016/17 kommer eleverna (7-9) på Färsingaskolan och Emanuelskolan att erbjudas detsamma

3 MOLNET VAD ÄR DET? Molntjänster innebär att tjänster och verktyg levereras över Internet, i molnet, utan att särskild programvara behöver installeras på datorn. Edwise och Google Apps For Education är molntjänster som vi använder i vår kommun. Allt fler kommuner, myndigheter och företag använder sig av molntjänster idag, eftersom användaren är oberoende av tid, plats och specifik dator för att komma åt sitt arbete. För skolans del innebär det att arbete som finns i GAFE och på Edwise finns tillgängligt för elever och pedagoger oavsett vid vilken tid, eller från vilken plats man loggar in för att arbeta, så länge det finns en tillgänglig internetuppkoppling i dator, lärplatta eller mobiltelefon. Verktygen i GAFE används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. Avtalet med Google följs upp kvartalsvis av Familjeförvaltningen i Sjöbo

4 PERSONUPPGIFTER OCH PUL All information som går att koppla till en specifik individ räknas som en personuppgift. Hur personuppgifter får behandlas anges i Personuppgiftslagen (PuL), som är till för att skydda den personliga integriteten. Skolan behandlar på olika sätt elevernas personuppgifter i databaser, register och ITsystem. Det är nödvändigt för att såväl myndighetsutövning (t.ex. betyg), pedagogisk administration (t.ex. närvaro) och pedagogiskt arbete (t.ex. GAFE) ska fungera. Detta är tilllåtet enligt PuL. För att skolan ska kunna använda olika molntjänster krävs att en del information om användare lämnas över till molntjänstleverantören. Detta regleras i ett biträdesavtal, som enligt Personuppgiftslagen (PuL) tydligt anger vilka uppgifter som lämnas ut, var de lagras och hur länge uppgifterna sparas. Sjöbo kommun har ett biträdesavtal med Google för att kunna skapa användarkonton och en skolorganisation i vår Vi har även biträdesavtal med Edwise för att hantera individuella utvecklingsplaner, skriftliga omdömen och kunskapskrav. För detta ändamål lämnas uppgifter om användarnas namn, personnummer samt klass/ grupptillhörighet ut från vår elevdatabas Procapita. Dessa personuppgifter lämnas inte vidare till annan part, utan har som enda syfte att skapa användarkonton och en organisationsstruktur på grupp och klassnivå för skolorna. Skolans personal får utbildning och information om PuL och vilka riktlinjer som gäller när vi behandlar personuppgifter. När en personal avslutar sin anställning, elev slutar skolan eller flyttar från kommunen avslutas användarkontot och både personuppgifter och arbetsmaterial raderas. Om du som personal vill ha kvar dokument, bilder eller annat som finns sparat inom ramen för måste du själv flytta detta till ett privat konto innan du slutar! Personuppgiftsansvarig är Familjenämnden i Sjöbo kommun, Personuppgiftsombud för Familjenämnden är kanslichef Helén Odéen, Om du har frågor, vill få ett registerutdrag eller rättelse kring dina personuppgifter (enl. PuL 25 ): Jeanette Fjellström, registrator och nämndssekreterare, familjeförvaltningen , Jeanette.Fjellstrom(at)sjobo.se

5 STRUKTURERAT & OSTRUKTURERAT MATERIAL All hantering av personuppgifter som hanteras och Twitter räknas som ostrukturerat i skolans databaser och IT-system material. (Procapita, Edwise och GAFE) räknas som strukturerat material och lyder strikt under PuL. För att underlätta så kallad vardaglig hantering av personuppgifter som inte medför integritetsrisker enligt PuL infördes 2007 viss lättnad i hanteringsreglerna. Lättnaden innebär att vardaglig ostrukturerad behandling i princip får utföras fritt så länge man inte kränker den uppgifterna avser. För att avgöra om en behandling (t-ex. publicering av bild och text på bloggen) är kränkande eller inte så behöver man i varje enskilt fall göra en samlad bedömning av hur känsliga uppgifterna är, i vilket sammanhang Lättnaden gäller ostrukturerat material som till exempel löpande text i ordbehandling och på Internet, ljud- och bildupptagningar de förekommer, för vilket syfte de behandlas, vilken spridning de har fått eller riskerar att få, samt vad behandlingen kan leda till. och korrespondens per e-post. Det gäller även på sociala medier. Löpande text och onamnade bilder på bloggar, Facebook Du får aldrig publicera någonting alls kring barn med skyddad identitet. HUR KÄNSLIGA ÄR UPPGIFTERNA? Som känsliga uppgifter räknas, enligt 13 Integritetskänslig, Sekretessbelagd eller PUL, personuppgifter som avslöjar: ras eller på annat vis känslig information ska inte etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös laddas upp eller skapas i GAFE. eller filosofisk övertygelse, medlemskap i *Observera att detta gäller uppgifter som fackförening, uppgifter som rör hälsa eller beskriver en helhetsbild av elevens utveckling. sexualliv. Att i uppgifter som rör specifika kun- Som integritetskänslig information räknas skapsmål ge konkret feed-back till eleven, bland annat: personuppgifter som rör gällande hur långt hen har kommit i förhållande elevs personliga förhållanden, t ex uppgifter till målen, räknas inte som integritets- som rör hens kunskapsmässiga eller sociala känsligt, utan är precis det som GAFE ska utveckling*, beskrivningar om hemförhållanden, användas till. beskrivningar om relationer mellan ele- ver

6 RÄTT SAK I RÄTT SYSTEM Vi använder olika system för olika syften i skolan. Som tankemodell kan det vara bra att skilja på myndighetsutövning, pedagogisk administration och pedagogik, så att vi lägger rätt information i rätt verktyg. Myndighetsutövning är i princip alltid integritetskänslig information, det kan vara betygssättning, beslut om särskilt stöd och åtgärdsprogram. (Edwise) Pedagogik ska inte vara integritetskänslig information utan är material som rör undervisningen, faktasök, digitala läromedel, verktyg som stödjer lärprocessen. (GAFE) Generellt sett ska det som kategoriseras som myndighetsutövning och de delar inom den pedagogiska administrationen som innebär integritetskänslig information aldrig hamna i GAFE-verktygen. Pedagogisk administration är i fler fall integritetskänslig information, det kan vara frånvarohantering, klasslistor, scheman, e- post, IUP och skriftliga omdömen. (Edwise) LÖSENORD OCH HANDHAVANDE En styrka med GAFE och Edwise är att tillgängligheten är stor. Du kan logga in på ditt konto från i princip vilken dator eller mobilenhet som helst, genom i princip vilken webbläsare som helst. Systemet är endast så säkert som användarnas hantering av lösenord och inloggning. Det betyder att om du är inloggad på din dator och lämnar den öppen och olåst så kan obehöriga komma in i systemet och eventuellt orsaka problem. Att detta skulle hända ses som den enskilt största säkerhetsrisken i användandet av både GAFE och Edwise. På en PC låser du genom att trycka ctrl+alt+del -> Lås datorn. På en Chromebook stänger du locket och loggas då automatiskt ut. Datorn låses enkelt upp igen, genom att du anger ditt lösenord. Har du lösenkod på din ipad räcker det att du trycker på viloknappen. I annat fall måste du logga ut. När du loggar in från en extern dator är det viktigt att du (1) inte låter webbläsaren spara ditt lösenord och (2) loggar ut när du är klar. Därför ska du alltid låsa din dator då du lämnar den

7 GOOGLE APPS FOR EDUCATION Verktygen i GAFE är utmärkta stöd i lärprocessen och gynnar all form av kommunikation, samarbete och gemensamt lärande för lärare och elever. Dessutom fungerar GAFE mycket bra som en del av ett formativt arbetssätt i undervisningen. Med GAFE får både elever och personal en e- post att använda i det pedagogiska arbetet. Du som personal kommer att fortsätta använda -konto som din huvudsakliga e-post i ditt arbete. I GAFE kan du: Samarbeta i dokument. Skapa och redigera dokument, kalkylark och presentationer direkt i webbläsaren. Flera personer kan arbeta samtidigt och alla ändringar sparas automatiskt. Dela i molnet. Spara arbetsfiler på Drive, öppna dem på vilken enhet som helst och dela dem direkt. Nu slipper du skicka bilagor eller slå samman olika versioner. Effektivisera klassen. Skapa, dela och betygsätt uppgifter enkelt. Classroom hjälper dig hålla ordning på lektionerna och förbättra kommunikationen med eleverna. Ett konto genom Google Apps For Education skiljer sig en hel del från ett privat Googlekonto. En stor skillnad är att i GAFE ägs all data av kunden (Sjöbo kommun) och får inte genomsökas eller användas till någonting av Google och är fritt från reklam till skillnad från privata konton. EDWISE Edwise hjälper skolan att hantera pedagogisk administration och dess integritetskänsliga information. Hit har även vårdnadshavare konto och genom Edwise kan vårdnadshavare följa sitt barns skolgång. Edwise används till; att registrera elevernas närvaro och frånvaro, utvecklingssamtalsprocessen. Här finns lösningar för att boka utvecklingssamtalstid med vårdnadshavare samt för dokumentation före, under och efter samtalet. Elevens IUP, information om särskilda anpassningar och åtgärdsprogram, att skriva omdöme och sätta betyg, information till vårdnadshavare och personal, att skapa pedagogiska planeringar kopplade till målen i läroplan och kursplaner*, att publicera färdiga dokument (planer kring verksamheten)* Minnesanteckningar och protokoll från olika möten. * *dessa dokument kan vara utan integritetskänslig information och får då lov finnas i GAFE. Tänk på att skriftliga omdömen om elever ska alltid skrivas med hänsyn till PuL. Känsliga uppgifter, värderingar eller åsikter om person är inte tillåtet, omdömen ska förhålla sig till styrdokumentens uppdrag. Det är till exempel inte okej att kalla någon lat, men det går bra att skriva att samma person inte kommit i tid. Formuleringar skrivs alltid med hänsyn till individens integritet - håll fokus på fakta