Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun"

Adam Falk
för 5 år sedan
Visningar:

1 Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 1 (7) Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Innehåll 1. Allmänt Syfte Ansvar för riktlinjerna Målgrupp Riktlinjer vid skapande av e-tjänst Namnsättning av e-tjänst (ansvarig: systemadministratör) Utformning av fält - namnsättning (ansvarig: systemadministratör) Bygga registreringsformulär (ansvarig: systemadministratör) Samtycke om behandling av personuppgifter (ansvarig: systemadministratör) Sammanfattningssida (ansvarig: systemadministratör) Kvittens (ansvarig: systemadministratör) Riktlinjer för texter och bilder Startsida (ansvarig: webbansvarig ) Menygrupper (ansvarig: flera) E-tjänster (ansvarig: flera) Allmänt 1.1. Syfte Syftet med riktlinjerna är att säkerställa att vi får en enhetlig utformning av e-tjänsterna och de texter och bilder som hör till. Dokumentet ska också tydliggöra vem som ansvarar för att göra vad i e-tjänsteplattformen Ansvar för riktlinjerna Systemägaren fastställer riktlinjerna. Systemförvaltaren har på systemägarens uppdrag ansvaret för att uppdatera och underhålla riktlinjerna Målgrupp Riktlinjerna vänder sig till systemadministratör, e-tjänsteansvariga och förvaltningserna inom kommunen.

2 Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 2 (7) 2. Riktlinjer vid skapande av e-tjänst 2.1. Namnsättning av e-tjänst (ansvarig: systemadministratör) För att användarna lätt ska kunna hitta bland de olika e-tjänsterna är det viktigt att e-tjänsterna namnsätts på ett konsekvent och genomtänkt sätt. Namnsättningen ska följa strukturen: [Vad tjänsten ska resultera i] [Vad tjänsten är] ([Ev. namn på tjänsten om det finns extern leverantör]) Exempel: Förskoleplats ansökan Vigsel i Rådhuset bokning Frånvaro skola anmälan (Hypernet-portalen) Skolhälsovårdsjournal beställning 2.2. Utformning av fält - namnsättning (ansvarig: systemadministratör) För att användarna ska känna igen sig och lätt kunna genomföra sina ärenden i e-tjänsteplattformen så är det viktigt att vi är konsekventa med hur vi utformar fälten i tjänsten. Namnsättning av fält: Namn - För- och efternamn Telefonnummer E-postadress Gatuadress Postnummer Postadress Personnummer Fastighetsbeteckning 2.3. Bygga registreringsformulär (ansvarig: systemadministratör) I de fall det finns naturliga grupperingar av uppgifter ska formuläret delas upp på flera sidor. Syftet är att det ska bli enklare och tydligare för användarna.

3 Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 3 (7) 2.4. Samtycke om behandling av personuppgifter (ansvarig: systemadministratör) I samband med att användaren börjar fylla i en e-tjänst måste personen/föreningen godkänna samtycke av personuppgiftsbehandling för att kunna gå vidare. Godkännandet sker genom att klicka ja för att komma vidare i e-tjänsten. Samtycket ska finnas på infosidan. Jag samtycker till behandling av mina personuppgifter Ja Nej 2.5. Sammanfattningssida (ansvarig: systemadministratör) På sammanfattningssidan i slutet av e-tjänsteflödet ska användaren kunna kontrollera att uppgifterna de uppgett är korrekta. Kontrollera att uppgifterna du uppgett stämmer. Behöver du korrigera någon uppgift väljer du "Gå tillbaka och ändra". För att gå vidare väljer du "Slutför" Kvittens (ansvarig: systemadministratör) När användaren har skickat in uppgifterna ska de få en kvittens. Om användaren uppgett en e- postadress i samband med registreringen kan kvittensen även skickas per e-post. Signeringen kommer med om tjänsten kräver underskrift via e-legitimation. Exempel: Kvittens Ditt ärendenummer är: XXXXXX-OSD-X-XXX-XXXX Signering: zzzz-zzzz-xxxx-xxxx Vi kommer nu att behandla ditt ärende. Om du angett en e-postadress skickar vi en kvittens på att vi mottagit ditt ärende även till den adressen. Tack för att du använder vår e-tjänst! Med vänlig hälsning Östersunds kommun

4 Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 4 (7) 3. Riktlinjer för texter och bilder 3.1. Startsida (ansvarig: webbansvarig ) Välkomstbild Bild i storlek 620x320 pixlar. Välkomsttext Kortfattad information om hur besökarna kan använda e- tjänsteplattformen. E-legitimation Kortfattad information om e- legitimation och hur besökarna kan skaffa det. Typer av e-tjänster PDF och Adobe Reader Kortfattad information om skillnaden mellan e-tjänster, länkade e-tjänster och blanketter samt teckenförklaring. Kortfattad information om att blanketter levereras som PDFfiler och vad som krävs för att användaren ska kunna öppna filerna. Populära e-tjänster Lista med de tio mest populära

Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 5 (7) Information på samiska e-tjänsterna för att besökarna snabbt ska kunna ta sig vidare.

5 Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 5 (7) Information på samiska e-tjänsterna för att besökarna snabbt ska kunna ta sig vidare. Information till samisktalande användare om hur de kan få hjälp med e-tjänsterna. Personuppgiftslagen Allmän information om PUL och kommunens behandling av personuppgifter.. Uppdateras 1 gång/mån fram till maj 2016, därefter utvärdering Menygrupper (ansvarig: flera) Menygruppsbild Bild i storlek 620x360 pixlar som illustrerar/symboliserar området. Beskrivning av menygrupp Kortfattad information om vilken typ av verksamheter som kan hittas under detta område. Undermenygrupper Möjlighet att skapa undermenygrupper för att skapa överblick bland e-tjänsterna. Systemadministratör

6 Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 6 (7) E-tjänster Hjälptext för e- tjänsten Se avsnitt 2.1 Namnsättning av e-tjänst Kortfattad hjälptext som beskriver e-tjänsten. Använd samma text som återfinns i e-tjänstens ingress. Systemadministratör Systemadministratör 3.3. E-tjänster (ansvarig: flera) Namn på e-tjänst Se avsnitt 2.1 Namnsättning av e-tjänst Systemadministratör Ingress Kortfattad beskrivning av e- tjänsten. Formatering: Fetstil Förutsättningar Uppgifter att ha till hands En kortfattad beskrivning av eventuella regler/förutsättningar som gäller för tjänsten. Information om vilka uppgifter som behövs för att kunna slutföra processen. Om filer ska bi- E-tjänsteansvarig med hjälp av förvaltnings E-tjänsteansvarig med hjälp av förvaltnings E-tjänsteansvarig med hjälp av förvaltnings för exem-

7 Dokumentnamn: Riktlinjer för e-tjänsteplattformen i Östersunds kommun Sida: 7 (7) Vad händer när du skickat in ärendet? Behandling av personuppgifter fogas ska det framgå vilka dokument det gäller samt vilket format de ska ha. Om tjänsten kräver e-legitimation ska det framgå här. Formatering: Punktlista Beskrivning av hur handläggningen av ärendet ser ut samt hur lång tid användaren kan räkna med att få vänta. Använd information från ev. servicedeklaration. Beskrivning av ändamålet med personuppgiftsbehandlingen för den specifika e-tjänsten, det vill säga varför personuppgifterna registreras och hur de ska användas. Uppgifter om ändamålet finns i förteckningen som personuppgiftsombudet har. Ändamålet styr också när uppgifterna ska gallras pelvis E-tjänsteansvarig med hjälp av förvaltnings E-tjänsteansvarig med hjälp av förvaltnings

Relevanta dokument

Rutiner för e-tjänster

Rutiner för e-tjänster Rutin för e-tjänster 2 (10) Kommunstyrelseförvaltningen IT-strateg Frida Appelkvist Telefon 0155-381 43, 072-720 09 77 frida.appelkvist@oxelosund.se Innehåll Varför ska vi arbeta