Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering styrgruppsmöte 2

Transkript

1 Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering styrgruppsmöte 2 Närvarande Ej närvarande Kopia för kännedom till Björn Eriksson (BE) Harald Tägnfors (HT) Isabell Sandström, Sigma nbit AB (IS) an-martin Löwendahl (ML) örgen ohansson, Sigma nbit AB () Magnus Ström, Sigma nbit AB (MS) Hans Lindgren (HL) Rolf Almelund (RA) Datum Mötesdatum Tid Plats Projektrummet i Hus 8 Ämne Nästa möte SG3 15/ rum 2008 Agenda: 1. Inledning 2. Presentation av ny Projektledare från Sigma 3. Presentation av sammanställning. 4. Budget/Tid 5. Beslut om passering av BP 5 Mål för styrgruppsmöte - BP5

2 1 Inledning Magnus Ström presenterar dagens agenda. Förslag om fastställa tider för kommande styrgruppsmöte uppkommer och tas uppunder punkten Övrigt i slutet av mötet. örgen ohansson ersätter Magnus Ström som projektledare inför kommande fas i projektet. Syftet med SG är BP 5. an Martin Löwendal påtalar att projektet är förutsättningslöst vad avser helpdesklösningar som kan föreslås. 2 Presentation av ny Projektledare från Sigma ag är systemvetare examinerad från GU obbade därefter mellan 84 och 87 på Ericsson som systemutvecklare och därefter från 87 till 90 som IT konsult på Resco blev jag anställd som systemansvarig för läkemendelsgrossisten Kronans Droghandels (KD) order och ehandels lösningar blev jag IT chef på KD och när vi etablerade ett bolag i Norge 1995 CIO för koncernen, som även finns i Finland övertog jag ansvaret som VD för KDs IT bolag KD ADB, 30 personer som utvecklar och driftar KD koncernens IT lösningar och 350 användare från Mölnlycke. 3 Presentation av sammanställning Presentation av Intervjurapporten. (Presentationen bilägges) Viktigt att förankra Intervjurapporten som ett grundläggande dokument för projektet hos alla berörda. Referensgrupperna, projektgrupperna och IT-chefsringen får Intervjurapporten per mail imorgon och har möjlighet att ge synpunkter under projektgruppens arbete. PPS heldag med Enator, v. 5 eller 6. Ej inventerat vilka som behöver gå utbildningen. Kontakta projektmedlemmarna och fråga vilka som skall vara med. Harald vill deltaga. HT vill även tala med Enator innan utbildningen. Presentation av agenda för projektmötena (se presentation) HT kommentar gemensamt resurstillsatt Helpdesk att ändras till gemensamt organiserad helpdesk. Det finns mycket resurser att tillgå på CTH som redan sysslar med Helpdesk. ML önskar att en scenariodiskussion genomförs: Egna resurser. Egna + externa. Externa. Önskan att projektgruppen inte blir för smal i lösningen. Vill ha referenser och

3 jämförelser. Bra med att ta fram ett förslag att utgå ifrån föreslår att sätta upp förslag och sedan gå ut och se vad motsvarande kostar ute. (Tänk på att facket kan opponera sig på detta.) Problem att definiera vad det kostar idag. Kan vi få fram mörkertal? föreslår att en jämförelse genomförs när förstudien är framme för att ha något material att jämföra olika alternativ mot. Vid externt lösning medkommer avtal. Extern lösning mycket begränsningar. Vid intern lösning får man dra det lasset själv. WM Datas helpdesk Halvfabrikat. De svara på det de kan och ansvarar för att lösa ärendet. Om så med externa hjälpmedel. Hur ställer sig sektionerna till att ingå i projektet om det blir extern helpedesk? Prefekten anser sig ha mandat att bestämma vad sektionen skall ha. Lösning måste grunda sig på konsekvenser och vad konsekvenserna blir om man inte gör något. Kontroll på IT-kostnader krävs hård styrning av organisationen. Viktigt att ta fram möjliga lösningar organisatoriskt och ekonomiskt. föreslår avstämning efter andra projektmötet om hur vi skall gå vidare i projektet med Helpdesk innan vi går för djupt med att undersöka ärendehanteringssystem. 4 Budget/Tid Idag ligger upparbetad tid något över budget med 16%. Intervjuerna har tagit längre tid en beräknat. Styrgruppen beslutar att tiden för projektet bör hålla sig inom planen i projektdefinitionen. Projektledningen återkommer till styrgruppen efter projektmöte M2 med en ny bedömning om tiden för projektet. 1,2 miljoner faktiska kostnader för externt och internt, reserv. Borttagna kostnader för referensgruppen, styrgruppen och intervjuade. ML skickar material för bekräftelse.

4 5 Beslut om passering av BP 5 BP 5: Avrapportering och Projektgranskning för HELPDESK Mötesdatum: Checklista a Nej Kommentar Projektstatus 1 Stämmer uppnådda resultat med plan? 2 Stämmer upparbetning med budget? N Ligger 16% över. Projektledningen återkommer till styrgruppen efter projektmöte M2 med ny bedömning. 3 Har förändring av kravet skett sedan förra styrgruppsmötet? N 4 Är projektet bra organiserat? Ny PL. 5 Fungerar projektgrupp, referensgrupper och styrgrupp? 6 Hanteras risker? Resursanvändning 7 Finns resurser tillgängliga? (med marginal?, är de säkrade?) Nytta 8 Kommer resultatet från projektet att tillfredställa kundens behov, förväntningar och krav? Förankring 9 Är förankringen av projektarbetet och resultat tillräcklig? Styrgrupp och referensgrupp fungerar. Projektgruppen ingen erfarenhet än. Fortsätter enligt plan. Beslut Godkänd av Projektet kan fortsätta som planerat. Projektet kan fortsätta med ändringar enligt protokoll från styrgruppsmöte BP 5 passeras ej, ny BP 5 planeras in efter omarbete enligt protokoll från styrgruppsmöte Projektet skall avslutas.

5 6 Övrigt Projektledningen föreslår två extra Projektgruppsmöten v. 7 och v. 9 pga pappaledighet. Planerade Styrgruppsmöten: SG3 15/ rum 2008 SG rum 2008 (ingen förbokning krävs) Referensgrupperna slås ihop till ett möte v. 8. Datum 26/ Ca personer sammanlagt i referensgrupperna. Vid protokollet Isabell Sandström usteras örgen ohansson