HEJ! Susanne Gyllhamn, CIO Telgekoncernen

Transkript

1 HEJ! Susanne Gyllhamn, CIO Telgekoncernen

2 Tio dotterbolag med skilda verksamheter Södertälje kommun Helägda bolag Delägda bolag Telge AB Telge Bostäder Telge Hovsjö Telge Fastigheter Telge Inköp Tom Tits Experiment Telge Nät Telge Återvinning Telge Energi Telge Tillväxt Södertälje Hamn

3 Ett praktikfall från offentlig verksamhet

4 var var vi då? Ledningens fokus? Dyrt och krångligt Komplex fråga. Krånglig juridik.

5 Vårt angreppssätt! Skapa förståelse i koncernledningen, briefing i tidigt skede för att få beslut Bildade koncernövergripande projekt för arbetet Tillsatte gemensam PL Tillsatte samordnare i samtliga bolag Systematiskt arbete Projektplanen utgick från Datainspektionens checklista Säkrade upp extern expertis juridik och säkerhet Styrgruppen formulerade uppdraget till projektet

6 Projektorganisation Referensgrupp Kvalitet & projektgranskning (intern & extern) Expertis inom juridik Styrgrupp CFO (Sponsor) CIO VD AO Nät och Miljö VD AO Bo Koncernövergripande Projektledare Samverkan & Omvärldsbevakning Södertälje Kommun Referensbesök Utbildningar etc. Projektgrupp IT & Infosäkerhetsansvarig Kommunikationsdirektör Extern expertis GDPR-samordnare per bolag AO Nät & Miljö GDPR-samordnare AO Bo GDPR-samordnare AO Energi GDPR-samordnare Övriga bolag GDPR-samordnare 6 st

7 Uppdraget från styrgruppen Ta fram nödvändiga styrande dokument för hur Telgekoncernen ska arbeta med GDPR. Se till att respektive bolag genomför en inventering och har tagit fram en handlingsplan. Genomföra övergripande utbildning och information om GDPR inom hela koncernen. Bistå med juridisk hjälp samt samordna ett samverkansforum. Detta ska vara klart till

8 Projektets handlingsplan Medvetandegöra och kommunicera till samtliga anställda om GDPR Se över information till registrerade internt och externt Inventera vilka personuppgiftsbehandlingar som hanteras och varför de hanteras Uppfylla krav på dokumentation Uppfylla krav på rapportering av incidenter Uppfylla registrerades rättigheter (bl.a. radera, lämna ut, rätta, flytta) Påvisa att arbetet bedrivs systematiskt, strukturerat och övergripande

9 Integritet vs. offentlighet

10 Informationssäkerhetsarbetet

11 Offentlighetsprincipen Att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i och tillgång till information om statens och kommunernas verksamhet.

12 Klassning enl offentlighetsprincipen Handling Allmän Handling 1: förvaras 2: inkommen/ upprättad Inte Allmän Handling Offentlig Allmän handling Sekretessbelagd Allmän handling

13 HR Masterdata och GDPR-krav GDPR ställer krav på dokumenterade och efterlevda processer för hantering av personlig information, t.ex. personaladministrativa data. och deras användning i och utanför koncernen. Med definierade och följda processer och välfungerande IT-system för hantering av central HR-masterdata möter vi GDPR-kraven För anställda, konsulter och arbetssökande

14 Erfarenheter Skapa processbaserad informationsklassning Gäller inte bara IT-säkerhet, utan även fysisk och administrativ säkerhet Erbjud återkommande utbildning till alla i organisationen Viktigt att utse framtida roller och ansvar om det saknas Inte bara för projektet, tänk på livet efter 25 maj 2018 Etablera förvaltningsorganisation och ev. ledningssystem Samverka och omvärldsbevaka det finns många som kan och vill dela med sig av erfarenheter och tips

15 Erfarenheter Få fart i processen tidigt GDPR för med sig positiva effekter för verksamheten Bättre ordning och reda på informationen Tydligare roller och ansvar Ökad kompetens i organisationen Lättare att få gehör för förbättringsprojekt Det handlar inte om teknik, det handlar om människor

16 TACK! Kontakta mig gärna: