Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 1

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: fas 3, 1 Närvarande Ej närvarande Kopia för kännedom till Jan-Martin Löwendahl, CIO Inge Svensson, personaladministrationschef (CA) Göran Svensson, IT-ansvarig (K) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Anna Jensen, Sigma nbit AB Glenn Palstam, Sigma nbit AB Helle Sörensen, administrativ chef (F) Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum Mötesdatum Tid Plats Sal Blåsröret, CA-huset andra våningen Nästa möte klockan Agenda: 1 Inledning Genomgång av projektdefinition Beslut om passering av BP Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Skapat AJ

2 Sidan 2 av 5 1 Inledning Glenn hälsade alla välkomna och deltagarna kommenterade att den utskickade projektdefinitionen inte gick att läsa. För att öka chanserna att det går att läsa utskickade dokument som skall läsas i förberedande syfte innan t.ex. ett möte, så skall dessa i fortsättningen också läggas ut på Livelink. 2 Genomgång av projektdefinition Göran anhöll om att få gå igenom sina kommentarer på projektdefinitionen först, eftersom han måste gå tidigare: o Kap 2.4: att ta fram ett organisationsträd ingår ej? Jan-Martin kommenterar att detta måste beställas och ägas av någon, och det borde ju bli Björn O. Det ingår alltså inte i detta projekt. o Kap 3.2: i delleveranser borde det stå någonting om standardisering vad gäller anslutning av nya system. Dvs. Hur alla nya system som tillkommer på Chalmers måste ansluta sig till PDB. o Kap 4.1: Ladok-nn, är det inte bestämt ännu vem denna person är? Glenn förklarar att Ladok-nn är någon som skall göra den faktiska programmeringen, som kan Ladok. Börje föreslår Dario som exempel, vilket passar utmärkt eftersom han skall vara med i projektet på något sätt. o Göran undrar hur det ligger till med Trax, hur kan de ha en egen domän som inte vi kommer åt? Jan-Martin förklarar att det har med säkerhet att göra. Börje berättar att Ericsson i Borås skall göra en liknande anpassning till Trax som vi behöver göra, och vi kommer att utbyta erfarenheter med dem angående detta. o Kap : skriv in att en uppgift för informatören är att uppdatera hemsidan kontinuerligt. o 5.1.1: Enskilt arbete, vad är det? Glenn förklarar att det är allt arbete som inte bedrivs i mötesform. o 5.1.2: Hur är det tänkt med webservern? Är det webserver oberoende, eller är det någon särskild? Det måste bygga på riktiga standards. Glenn förklarar att det måste bygga på de standarder som finns på Chalmers idag. Skriv in i projektdefinitionen under att det skall installeras på öppen standard/öppna standards. Efter det att Göran lagt fram sina synpunkter gicks projektdefinitionen igenom från början och deltagarna kommenterade: o Angående inleveranserna: testplan är bra, det är bra att det är tänkt att Niclas skall vara med. Då måste han ju även kolla på kraven så att de är specificerade på ett sådant sätt att det går att testa mot. o Finns det någon aktivitet för tvättning av data med? Jag är övertygad att det kommer att vara en massa fel i datan som matas in i PDB. Jag skulle föreslå en tvättningsaktivitet där man tar in de ansvariga och ser till att de går igenom datan. Börje föreslår att man lägger till det i projektdefinitionen, dels som en inleverans (korrekt identifierad data), och även som en aktivitet. Detta tycker alla är bra.

3 Sidan 3 av 5 o Autentiseringen mot PDB, kommer den att göras med DCE standard eller? Börje svarar ja, och det borde ju stå i delleveransen att en leverans som ingår i PDB-reg är autentiseringssystemet. o Vad har vi lovat angående telefonkatalogen? Skall Gerd leverera en kravspec eller? Börje förklarar att det vi har lovat är att göra de anpassningarna som krävs för att kunna skapa en telefonkatalog, som t.ex. matchning av namn i databasen. o Vi borde skriva någon kommentar angående Resax, att vi överlämnar kopplingen till WM-data, eftersom de är de som driftar Resax. Glenn påpekar att detta står implicit när det står att tankningen från PDB till resp.system produktionssätts. Dock borde detta kanske förtydligas. Glenn föreslår att det efter levernsen tankning från står i en separat leverans: överlämning till berörda driftsorganisationer. OBS ATT DETTA OCKSÅ MÅSTE SYNAS I TIDSPLANEN o Under produktionstest finns ju egentligen tvättning inbakad, men det borde kanske ändå finnas en tvättningsaktivitet/leverans innan denna. o Skriv till vid Dokumentation av helheten (aktivitet 19 i kap ) att det i förvaltningsplanen skall tas hänsyn till Chalmers systemförvaltningsmodell. o Under kapitel 3.3, lägg till följande: styrgruppen godkänner efter samråd med driftsorganisationerna. o Under 3.4: projektresultatet skall överlämnas till systemägaren, för vidarebefordran till lämpliga personer. o Angående organisationen: Glenn frågar vad Görgens roll kommer att bli när PDB är klar? Jan-Martin förklarar att Görgen kommer att se till att burken fungerar, och sen så behöver han någon som kan applikationen, och det blir då Karin. o Ladok-nn skulle kunna vara Dario, för honom måste vi använda. o Angående tidsplanen: tiden är egentligen inte kritisk, det finns utrymme att dra ut på det om det händer någonting. o Angående risker: man måste ta i beaktande att en risk är att förväntningarna är uppskruvade, så de inte går att infria. Detta behövs hanteras i den framtida förvaltningsorganisationen. o Angående utrustning, så finns det produktionsmaskin och labmaskin. Detta skall bara lösas med praktiska detaljer, vilket görs med Görgen. o Angående lokaler så finns det plats i baracken där Börje sitter idag, under hela projektets gång. Vi måste bestämma om vi behöver ett eller två rum. o Angående vad Dario skall användas till, så är det bästa att stämma av detta med Jens och fråga vad han tycker. Han skall användas för kr (dvs ca 200 timmar). o Skriv in i projektdefinitionen att all källkod till PDB tillhör Chalmers! o I budgeten: skriv in en rad för utrustning och kolla med Görgen angående kostnader för detta, eller sätt OH så nära som möjligt. o Utjämna externa och interna timmar i kalkylen genom att lägga in Darios timmar och ta bort externa.

4 Sidan 4 av 5 o Följ upp endast OH, och kolla upp med Görgen (utrustning) och Börje (lokaler) hur stor denna klumpsumma skall vara. 3 Beslut om passering av BP4 Checklista Ja Nej Kommentar Projektstatus 1 Kan projektet genomföras enligt projektdefinition? Med kommentarer enligt styrgruppsprotokoll Är projektet bra organiserat? 3 Hanteras risker? 4 Kan projektdefinitionen godkännas? Med kommentarer enligt styrgruppsprotokoll Resursanvändning 5 Finns resurser tillgängliga? (med marginal?, är de säkrade?) Med osäkerhet angående de personer som inte projektet rår över (t.ex. WM-data, Consilium) Nytta 6 Kommer resultatet från projektet att tillfredställa kundens behov, förväntningar och krav? Förankring 7 Är förankringen av projektarbetet och resultat tillräcklig? Förväntningarna måste hanteras i förvaltningen. Fortsättning se nästa sida.

5 Sidan 5 av 5 Beslut Projektet kan startas som planerat. Projektet kan starta med kommentarer enligt protokoll från styrgruppsmöte Projektet kan inte startas, projektdefinitionen omarbetas och ny datum för styrgruppsmöte är: Projektet skall inte startas. Godkänd av o Nästa styrgruppsmöte är planerat till klockan Lokal meddelas senare. Mötet avslutas. Vid protokollet Anna Jensen Justeras Glenn Palstam