Systemförvaltnings Modell Ystads Kommun(v.0.8)

Transkript

1 IT avdelningen Piparegränd Ystad Systemförvaltnings Modell Ystads Kommun(v.0.8) S.M.Y.K Beskrivningar och hänvisningar till rutiner och riktlinjer som ligger till grund för ett tryggt förvaltande med optimalt processande. Bilagor: #1 - SLA #2 - Applikationsdokument #3 - Guide #4 - Checklistor #5 - Ordlista och begreppsförklaringar

2 Inledning En systemförvaltningsmodell är ett ramverk som beskriver hur ett förvaltningsarbete ska utföras. Modellen bör vara enkel och generell, men samtidigt innehålla en sådan detaljeringsgrad att den blir standardiserande för samma typ av arbete. Att följa en systemförvaltningsmodell som innehåller tydligt definierat ramverk, skapar förutsättningarna för att minsta möjliga missförstånd i en förändringsprocess uppstår. Riktlinjerna för samspelet mellan IT avdelningen och verksamheten ger den trygghet vi ska förvänta oss av en väl fungerande organisation. Kunskap är en framgångsfaktor i alla avseende. Systemförvaltare med kunskap och möjligheten att sprida denna inom organisationen är varje organisations högsta önskan. Systemförvaltarens enskilt största uppdrag blir då att erbjuda sig den utbildning som krävs för att hantera sin uppgift. Syfte Syftet med systemförvaltning är att fortlöpande följa verksamhetens behov, förväntningar och krav. Att på bästa möjliga sätt stödja detta genom att underhålla befintliga förvaltningsobjekt som innehåller efterfrågade funktioner och tjänster. Att det alltid finns tydliga kommunikationsvägar. Att rätt resurs finns tillgänglig vid rätt tidpunkt. Att licenshanteringen fungerar på ett tillfredsställande sätt där licenserna används optimalt. Förvaltningsmodellen ska i första hand: Skapa en samsyn kring styrande principer för systemförvaltning samt de verksamhetsbehov som en systemförvaltning skall tillgodose. Skapa gemensamma termer och begrepp som kan knytas till systemförvaltningen. Skapa ett gemensamt arbetssätt genom att definiera och tydliggöra de olika rollerna i förvaltningsmodellen. Tydliggöra kopplingarna mellan ställda krav, förväntad kvalité och kostnad. Systemförvaltningen ska följa utvecklingen inom IT-området och bedöma när systemet ska förändras, förnyas eller avvecklas. Roller För samtliga IT applikationer i Ystads kommun ska det definieras en systemägare, en systemförvaltare och en systemtekniker. De olika rollerna beskrivs här nedan. Systemägare: Beslutar om förvärv, nyutveckling, vidareutveckling och avveckling av systemet. Leveransgodkänner systemet. Beslutar om organisation och bemanning av systemförvaltning. Beslutar om systemets säkerhetsnivå. Ansvarar för avtal knutna till systemet. Ansvarar för finansieringen. Ansvarar för frågor som berör juridiska frågeställningar. Ansvarar för att rätt kunskapsnivå finns tillgänglig i organisationen. Tar ställning till frågor av principiell betydelse och åtgärder utöver budget. Avtalar om systemets löpande IT-drift, SLA. Ska hålla IT-avdelningen informerad om avtalsförändringar.

3 Systemförvaltare: Medverka som resurs vid implementation samt uppgraderingar och felhantering av systemet Funktionsgodkänna systemet Fatta beslut avseende systemets drift och utveckling Ansvara för verifiering av systemets kompatibilitet mot kommunens övriga IT-miljö Ha det övergripande ansvaret inför systemägaren Ansvara för åtgärder i samband med fel i systemet Administrera användarkonton i systemet Dokumentera rutin- och versionsändringar Hantera personuppgifter, sekretessbelagd och integritetskänslig data i systemet enligt gällande lagar och regler Dokumentera allvarliga störningar och incidenter, och rapportera dessa till systemägare Hålla förvaltningens IT-samordnare informerad om systemets status Informera IT-avdelningen i god tid inför uppgraderingar och förändringar i systemet Systemtekniker: tillhör leverantörsorganisationen och har det övergripande ansvaret för att förvaltningsobjektets underliggande tekniska delar fungerar. Samverkar med systemägare och systemansvarig vad avser drift och resursfördelning för ett datasystem. Lägga upp, ändra och ta bort användare och deras behörigheter i IT-systemet på uppdrag av systemförvaltaren Lämna ut användaridentiteter och lösenord till användare. Felsöka och utföra reparationer och service på IT-utrustning inom sitt ansvarsområde. Låta extern servicepersonal, med iakttagande av gällande regler, felsöka, utföra reparationer och service på IT-utrustning kopplad till aktuellt IT system. Då så behövs samverka med andra systemansvariga tekniker på IT-avdelningen vid felsökning, reparationer och service. Bistå vid uppgradering av IT systemet. Dokumentationen Varje förvaltningsobjekt i Ystads kommun ska omfattas av ett SLA med tillhörande dokumentation. SLA Ett SLA upprättas mellan IT avdelningen och systemägaren för objektet. Avtalets främsta syfte är ett tydliggörande av gränsdragningen mellan IT avdelningen och de som använder tjänster kopplade till objektet. Ystads kommuns IT avdelning erbjuder tre olika nivåer av SLA. Applikationsdokument Ystad kommun Verksamhetssystem där ett SLA upprättas skall dokumenteras enligt Applikationsdokument YK. Systemförvaltaren äger denna uppgift.

4 Förvaltningsobjekt I dagligt tal används termen system som en beskrivning av maskin- och programvaror som sätts ihop för att utföra en uppgift i en verksamhet. Men ett system är mer än bara dessa två delar. Ett förvaltningsobjekt är ett vidare begrepp och består sammantaget av flera definierade delar. Delar som ingår är SLA, applikationsdokument, rutiner och processer. Övriga beroenden, t ex internet uppkoppling eller brandväggsregler är generella och styrs av ITavdelningens organisation. Ett förvaltningsobjekt innehåller samtliga förvaltningsdelar, och övriga beroenden styrs via förvaltningsobjektets SLA. Förvaltningsorganisationen Förvaltningsorganisationen är en grupp som har den övergripande bilden över våra olika förvaltningsobjekt. Här diskuteras integrationsfrågor och systemsamband. Här förs också diskussioner när det gäller förändringar av system för att säkerställa att detta inte påverkar andra förvaltningsobjekt. Som stöd till systemägare/systemförvaltare i sin roll som IT-beställare finns förvaltningsgruppen System och Integration. Denna ger stöd åt systemägarna i deras arbete mot intern (IT-avdelningen) eller extern leverantör. Etablering av ett förvaltningsobjekt Med etablering menas den process som skapar ett förvaltningsobjekt och en förvaltningsorganisation. Normalt är detta en del av genomförandeprojektet för ett nytt system. För de system som redan finns och saknar en förvaltningsorganisation blir detta en separat process. För att förenkla för verksamheten har IT-avdelningen tagit fram en guide över vad som behöver tänkas på inför etablering av ett förvaltningsobjekt. Checklistor finns också för nytt system, avveckling av system och integrationer av system. En etablering ska resultera i följande: Definierat förvaltningsobjekt via applikationsdokumentationen Upprättad förvaltningsorganisation som systemägare, systemförvaltare och systemtekniker Upprättat avtal mellan systemägare och leverantören. Att ett SLA upprättas mellan IT avdelningen och systemägaren Användargrupper/Referensgrupper Förvaltningsrutiner Beroende på förvaltningsobjekt ska det alltid finnas ett antal rutiner dokumenterade. Dessa varierar naturligtvis mycket mellan olika objekt. Förändringshantering Ett av huvudområdena kring systemförvaltning är att se till att vi har system som svarar mot verksamhetens krav. Förvaltningsgruppen System och Integration samlar in synpunkter och utvecklingsbehov på systemet från användare, detta sker ofta i de olika roller som finns definierade. Systemtekniker framför i samråd med systemägaren eventuella behov av förändringar i den tekniska miljön Om det finns krav från andra system som påverkar detta förvaltningsobjekt fångas detta upp i förvaltningsgruppen.

5 Verksamheten Samverkan IT System och Integration Verksamhets chef IT projektchef System leverantör System ägare System förvaltare Förvaltningsobjekt IT Infra System tekniker IT samordnare Användare IT tekniker Fig. 1 Implementering av ett nytt förvaltningsobjekt Verksamheten SLA IT avdelningen Verksamhets chef System Leverantör System ägare IT samordnare System förvaltare Helpdesk Användare System tekniker IT tekniker IT infra IT projektchef IT System och Integration IT chef Samverkan Fig. 2 Förvaltnings fas