IT-plansprocessen. Titel: IT-plansprocessen Version: 2.0 Godkänd av: Joakim Jenhagen Chef IT-stab Datum:

Transkript

1 IT-plansprocessen Titel: IT-plansprocessen Version: 2.0 Godkänd av: Joakim Jenhagen Chef IT-stab Datum:

2 Metod för IT-handlingsplan 1(7) Innehållsförteckning FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 RELATERADE DOKUMENT INLEDNING SYFTE BEROENDEN ROLLER ORGANISATION DOKUMENT METOD STEG 1 - FÖRSLAG STEG 2 - KRAVFÅNGST STEG 3 - ANALYS BESLUT... 6

3 Metod för IT-handlingsplan 2(7) Förändringshistorik Version Datum Förändringsorsak Utfärdare Skapa dokument, underlag till IT-råd Joakim Jenhagen Reviderat dokument utifrån diskussion på ITrådet Joakim Jenhagen Ändringar under IT-råd Joakim Jenhagen Ändringar i text och redigering av bilder Joakim Jenhagen Ändringar i text och redigering av bilder Joakim Jenhagen Detta dokument är en revidering av ITplansprocessen. Därmed är det inte ett nytt dokument utan ska vara en 2.0 version av IT-plansprocessen Joakim Jenhagen Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans IT-strategi för e-förvaltning år Kommunfullmäktige Strategi och regler för dokument- och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Kommunfullmäktige e-tjänstestrategi Chef IT-stab Projektmodell Chef IT-stab Informationsäkerhetspolicy för Sundsvalls kommun Kommunfullmäktige Systemförvaltningshandbok Chef IT-stab Mall för systemförvaltningsplan Chef IT-stab

4 Metod för IT-handlingsplan 3(7) 1 Inledning Sundsvalls kommuns har under ett antal år arbetat med en process för IT-planering (IT-plan). IT-plan rör prioriteringar och beslut inom utvecklingen av IT. I IT-strategi för e-förvaltning år skrivs att koncernstaben ska upprätta en handlingsplan för IT. IT-handlingsplanen är ett nytt dokument, som behöver hanteras inom ramen för IT-plan. Denna revidering av IT-plan görs dels för att införa IT-handlingsplanen som sammanhållande dokument för utveckling av koncernens IT-stöd, dels för att förenkla processen för IT-plan. 1.1 Syfte IT-plansprocessen mål är att fånga upp och prioritera alla aktiviteter och projekt som ger ökade kostnader för drift, underhåll och förvaltning. IT-plan är en process med syfte att: Identifiera behoven av IT-utveckling Beskriva nyttan med IT-utveckling Prioritera aktiviteter inom IT-utvecklingen för Sundsvalls kommunkoncern Tydliggöra ansvar för aktiviteter kring IT-utveckling Resursplanera arbetet inom IT-utvecklingen (personer och kostnader) Det som prioriteras och planeras i IT-plan ska dokumenteras i en IT-handlingsplan. IThandlingsplanen ska omfatta koncernens utveckling av IT, både information och teknik. 1.2 Beroenden Förvaltningar och bolag ansvarar för utvecklingen av sina verksamheters IT-stöd. Detta görs genom systemförvaltningsplaner, informationsförvaltningsplaner och egna IT-planer. Verksamheternas behov av utveckling ställer i vissa fall krav på koncerngemensam IT. De behov som verksamheterna har av IT-utveckling ska tas upp inom ramen för IT-plan. 2 Roller Chef IT-stab är ansvarig för IT-plansprocessen. Ska se till att IT-handlingsplan uppdateras minst 2 gånger per år. Ansvarig för uppföljning av IT-handlingsplanen. IT-samordnare ansvarar för att bearbeta verksamhetens funktionella behov och lämna förslag till IT-utveckling. Infrastrukturarkitekt är behjälplig i framtagandet av IT-handlingsplan. Systemägare Ska utifrån det enskilda IT-stödets behov lämna förslag till IT-utveckling. Informationsägare Ska utifrån den enskilda informationskällans behov lämna förslag till ITutveckling.

5 Metod för IT-handlingsplan 4(7) 3 Organisation IT-rådet arbetar med att ta fram och bearbeta förslag inom IT-plan, vilket leder till framtagande av IT-handlingsplan för kommunkoncernen. GIS-arbetsgruppen - Informationsförvaltningsråd för gemensamma informationskällor. 4 Dokument IT-handlingsplan fastställs minst två ggr per år. En första version av IT-handlingsplan ska utgöra ett inspel i MRP-processen. När budget för IT-utveckling har preciserats ska IThandlingsplanen fastställas med prioriterade aktiviteter för det kommande året, men även planerade aktiviteter för 2-3 år framöver. Förvaltningarnas/bolagens IT-planer ska fastställas i sådan tid att de kan vara inspel i koncernens IT-handlingsplan. Infrastrukturplan fastställs utifrån IT-handlingsplan. Den beskriver förändringarna/utveckling av infrastrukturen. Organisation Roll/Funktion Dokument Förvaltningar Bolag Verksamhetsutvecklare Verksamhetsplan IT-plan IT-stab IT-strateg IT-handlingsplan Infrastrukturarkitekt Infrastrukturplan IT-Service Bassystem Bassystem VHTsystem VHTsystem Datakälla Systemförvaltningsplan Informationsförvaltningsplan IT-Service/ extern part Utförande Rutiner Bild1, visar hur ansvar för IT-infrastrukturen fördelas på organisation och funktion. 5 Metod

6 Metod för IT-handlingsplan 5(7) Processen för IT-plan förändras. Från ett ansökningsförfarande till behovsfångs. Utifrån inkomna behov ska förslag bearbetas och projekt/aktiviter prioriteras och beslutas. Verksamheternas behov Förslag Systemförvaltningsplaner Informationsförvaltningsplaner IT-planer Kravfångst Analys IT-handlingsplan Restlista Bild 2 visar hur IT-plan är tänkt att hantera verksamheternas behov och omvandla dessa till en IT-handlingsplan. 5.1 Steg 1 - Förslag Alla ska kunna lämna in förslag via ett formulär på inloggad. Alla inkomna förslag kommer att hanteras av Chef IT-stab. I denna första sortering kommer förlagen att fördelas enligt följande: Systemförvaltning Om ett förslag rör ett specifikt IT-stöd ska aktuell systemförvaltare hantera förslaget i systemförvaltningsplan. Informationsförvaltning Om ett förslag rör en specifik informationsmäng ska aktuell informationsförvaltare hantera förslaget i informationsförvaltningsplan.

7 Metod för IT-handlingsplan 6(7) Verksamhetsspecifika förslag Om ett förlag rör en specifik verksamhet ska ITsamordnare för aktuell förvaltning eller bolag hantera dessa. Alla övriga förslag hanteras av Chef IT-stab. 5.2 Steg 2 - Kravfångst Krav på gemensam IT-utveckling kan komma från: Chef IT-stab formulerar krav utifrån de förslag som har hanterats av denne. Systemförvaltningsplaner Informationsförvaltningsplaner Förvaltningars och bolags IT-planer Dessa krav ska formuleras i ett formulär och lämnas in till Chef IT-stab. 5.3 Steg 3 - Analys IT-rådet ansvarar för att analysera inkomna krav. Analysen ska göras för att se om krav är motstridiga eller om de kan samordnas i aktiviteter eller projekt. Analysfasen ska även värdera om aktiviteter/projekt kan göras i befintlig IT-miljö eller om det får konsekvenser i form av upphandlingar eller teknikskiften. Chef IT-stab är ytterst ansvarig för att analys genomförs. Arbetet kan och bör fördelas på olika resurser. Under analysen ska ett antal aktiviteter genomföras för att utvärdera: Resursåtgång i form av tidsuppskattning och personella resurser Kostnader Nytta Finansiering Effekthemtagningsansvar 5.4 Beslut IT-rådet prioriterar de aktiviteter och projekt som har analyserats. Därefter uppdateras IThandlingsplanen. I IT-handlingsplanen ska alla aktiviteter som innebär en ökad kostnad i drift, underhåll och förvaltning tas upp. Det omfattar: Aktiviteter och projekt som prioriterats av IT-rådet Aktiviteter inom systemförvaltning Aktiviteter inom informationsförvaltning Förvaltningar och bolags IT-planer Formellt beslut om IT-handlingsplan tas av Chef IT-stab.