IT-strategi för e-förvaltning för Sundsvalls kommunkoncern år

Transkript

1 IT-strategi för e-förvaltning för Sundsvalls kommunkoncern år Diarienummer KS Fastställt av KF IT-strategi för e-förvaltning för Sundsvalls kommunkoncern år Detta dokument har försetts med ett tillfälligt försättsblad

2 IT-STRATEGI FÖR E-FÖRVALTNING för Sundsvalls kommunkoncern år Titel: IT-strategi för e-förvaltning år Beställare: Daniel Antonsson, utvecklingschef, koncernstaben Version: 1.0 Skriven av: Thomas Norlin, IT-strateg, koncernstaben Datum: Godkänd av: Kommunfullmäktige Datum: , 84

3 IT-strategi för e-förvaltning 1(16) Innehållsförteckning FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 BIFOGADE DOKUMENT... 2 RELATERADE DOKUMENT SAMMANFATTNING - IT-STRATEGIN I KORTHET INLEDNING SYFTE UTMANING DISPOSITION OCH LÄSANVISNINGAR DEFINITION AV IT OCH E-FÖRVALTNING AVGRÄNSNINGAR ANSVAR FÖR IT-STRATEGIN FÖRKLARINGAR OCH DEFINITIONER MÅLBILD: ENKLA, FLEXIBLA OCH TYDLIGA IT-TJÄNSTER LEDORD FÖR ATT UPPNÅ MÅLBILDEN ÖPPEN AFFÄRSMODELL BESTÄLLAR- OCH UTFÖRAR- ORGANISATION MODELLDRIVEN UTVECKLING KVALIFICERAD INFORMATIONSFÖRVALTNING HÅLLBAR UTVECKLING - GRÖN IT ÖPPENHET OCH TILLGÄNGLIGHET SAMORDNAT ANVÄNDARSTÖD KONTINUERLIG UTVECKLING VÄL UTBYGGD IT-INFRASTRUKTUR UTVECKLINGSOMRÅDEN (1-5 ÅRS PERSPEKTIV) ÖPPEN AFFÄRSMODELL BESTÄLLARE- OCH UTFÖRAR- ORGANISATION MODELLDRIVEN UTVECKLING KVALIFICERAD INFORMATIONSFÖRVALTNING HÅLLBAR UTVECKLING - GRÖN IT ÖPPENHET OCH TILLGÄNGLIGHET SAMORDNAT ANVÄNDARSTÖD KONTINUERLIG UTVECKLING VÄL UTBYGGD IT-INFRASTRUKTUR... 15

4 IT-strategi för e-förvaltning 2(16) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Första version av arbetsdokument upprättat efter strategimöten. Tillsänt IT-samordnare för synpunkter på struktur och inriktning inför strategiträff Thomas Norlin Andra versionen av arbetsdokument. Bearbetning av strategier med tillhörande utvecklingsområden. Tillsänds ITsamordnare för synpunkter mötet 27:e oktober Tredje versionen av arbetsdokument. Struktur och konsekvensändringar i texten har bearbetats i dialog med Kommunikations och marknadsavdelningen. Sänds till ITsamordnare idag inför slutseminarium 21:a december. 1.0 a Första utkastet. Redaktionella förändringar, uppdaterade bilagor. Tillsänds beställare för godkännande och vidare politisk behandling. 1.0 b Andra utkastet. Redaktionella förändringar i sammanfattningen, utifrån önskemål i planoch utvecklingsutskottet Uppdaterat till slutgiltig version, då överklagandetiden gått ut. Thomas Norlin Thomas Norlin Thomas Norlin Thomas Norlin Thomas Norlin Bifogade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans Bilaga 1. Beställar- och utförar- organisation Bilaga 2. Stadsbacken AB - IT Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans Systemförvaltningshandbok Chef IT-stab E-tjänstestrategi Chef IT-stab Projektmodell Chef IT-stab Informationssäkerhetspolicy för Sundsvalls Kommunfullmäktige kommun GIS-strategi för Sundsvalls kommun Chef IT-stab

5 IT-strategi för e-förvaltning 3(16) 1 Sammanfattning - IT-strategin i korthet IT-strategin syftar till att beskriva hur IT-organisationen ska stödja utvecklingsarbetet med e- förvaltning i Sundsvalls kommunkoncern. Denna strategi har avgränsats till att inte stödja någon specifik koncernstrategi, då IT endast är en stödfunktion till verksamheten. Det är därför viktigt att verksamhetens behov, och inte de tekniska möjligheterna får vara styrande. Målbilden för IT-organisationen är: enkla, flexibla och tydliga IT-tjänster. För att nå målbilden presenteras i strategin nio ledord med tillhörande utvecklingsområden. Målbild och ledord beskrivs nedan med följande illustration: Figur 1. Illustration av IT-strategins målbild samt ledord för år Inledning 2.1 Syfte IT-strategins syfte är att i ett tioårigt perspektiv beskriva hur IT-organisationen ska stödja utvecklingsarbetet med e-förvaltning i Sundsvalls kommunkoncern. 2.2 Utmaning Utmaningen är att IT-organisationen ska bidra till innovation och flexibilitet samtidigt som den ska stödja en god styrbarhet av Sundsvalls kommunkoncern. Vi arbetar i en stor organisation med en bred verksamhet av välfärdstjänster som står inför en betydande utveckling inom strategiperioden. 2.3 Disposition och läsanvisningar IT-strategin inleds med definitioner och begreppsförklaringar. Är du väl insatt i ämnet kan du starta i kapitel 3 och använda kapitel 2.7 för att läsa ordförklaringar och definitioner vid

6 IT-strategi för e-förvaltning 4(16) behov. Kapitel 3 beskriver målbilden för IT-organisationen. Kapitel 4 är en beskrivning av utvalda ledord för att nå målbilden. Kapitel 5 är en fördjupning som lyfter upp utvecklingsområden kopplade till ledorden. De utvecklingsområden som beskrivs bygger på en femårig tidshorisont. 2.4 Definition av IT och e-förvaltning Definition av begreppet IT och e-förvaltning så som det används i kommunkoncernen: IT är en förkortning för informationsteknik. Tekniken används för att skapa nytta för verksamheten, framför allt genom att producera, tillhandahålla, analysera och presentera information samt stödja och underlätta kommunikation via text, ljud, bild och karta. Regeringen har beskrivit målet för svensk e-förvaltning: Målet för svensk e-förvaltning är att den ska vara så enkel som möjligt för så många som möjligt. Med det menas bland annat att e-förvaltningen och e-tjänster ska: vara enkla att använda, minska kostnader för företag och privatpersoner, öka servicen och tillgängligheten, öka kvaliteten och säkerheten, öka insynen och medinflytandet, öka samarbetet samt, driva på utveckling och innovation. 2.5 Avgränsningar IT-strategin tar sin utgångspunkt i att koncernstrategi och valda affärsmodeller kontinuerligt kommer att förändras. Därför är en hög grad av styrbarhet önskvärd. IT-strategin har alltså inte skapats för att stödja någon specifik koncernstrategi, utvalda affärsmodeller eller huvudprocesser i kommunkoncernen. I detta dokument ska heller inga tekniska detaljer behandlas. Figur 2. Illustrationen beskriver hur ITstrategin avgränsats till att endast omfatta IT, se röd markering. På vilket sätt kommunen avser använda IT avgörs i koncernstrategi och i hur affärsmodeller och processer designas. IT-organisationen är endast stödjande. Källa: Utgår från Ramverk för affärsarkitektur av Cordial.

7 IT-strategi för e-förvaltning 5(16) 2.6 Ansvar för IT-strategin Kommunfullmäktige är ytterst ansvarig för innehållet och den praktiska hanteringen av ITstrategin. Koncernstaben ansvarar för IT-strategin genom att upprätta en handlingsplan där aktiviteter prioriteras. I handlingsplanen utses ansvariga och tidplan för utvalda aktiviteter. Återrapportering av IT-strategin och dess genomförande sker till kommunstyrelsen när koncernstaben föreslår, eller när kommunstyrelsen önskar redovisning, dock senast år Förklaringar och definitioner Sundsvalls kommun: Avser politiska nämnder och förvaltningar i Sundsvalls kommun. Kommunkoncernen: Kommunens förvaltningar samt majoritetsägda kommunala bolag. Koncernstrategi: En kommungemensam koncernstrategi är den samlade strategin för kommunkoncernen som innehåller en samlad omvärldsanalys, organisationsbeskrivning, målstruktur samt valda kundvärdesstrategier. Det är koncernstrategin som ligger till grund för arbetet med att välja och designa affärsmodellerna i koncernen. Arbetet med att skapa denna ligger i ledningsprocessen för kommunkoncernen. Kund: Kund innebär definitionen av en extern- och intern kund sammantaget, se nedan. Extern kund: En person eller grupp som nyttjar en välfärdstjänst tillhandahållen av Sundsvalls kommunkoncern, detta oavsett hur tjänsten finansieras. Intern kund: En person eller grupp inom kommunkoncernen som nyttjar en tjänst i rollen som medarbetare, detta oavsett vem som betalar tjänsten. Användare: Extern användare: Intern användare: IT-organisation: IT-plan: BPE: SLA: IT-tjänst: Grön IT: Öppna standarder: IT-infrastruktur: IT-stöd: Användare innebär definitionen av en extern- och intern användare sammantaget, se nedan. Är en person som använder en IT-tjänst som inte använder tjänsten i rollen som medarbetare i kommunkoncernen. Är en person som är anställd i kommunkoncernen och som nyttjar en IT-tjänst. Omfattar den samlade organisationen kring strategi, utveckling, styrning, förvaltning och drift av IT. Är den årliga plan som beskriver prioriteringen samt utvalda projekt som ska genomföras under året. Nya projekt läggs till IT-planen via BPE. Beslutprocessen startar genom att en IT-plansansökan påbörjas. Beslut, Projekt och Effekt-processen förkortas till BPE. Denna process kopplar till ledningsprocess då utvecklingsprojekt ska prioriteras, resursplaneras, styras och förväntade effekter följas upp. Service Level Agreement. En överenskommelse mellan kund och leverantör som reglerar avtalad servicenivå på tjänsten. En tjänst är en sammansatt lösning av flera delar. I en tjänst äger säljaren riskerna och allt kunden ska behöva bry sig om är att man avtalat om önskad lösning i tjänstebeskrivningen samt att det är ett rimligt pris på tjänsten. Grön IT är hårdvara, mjukvara eller tjänst som är dokumenterat bättre när det gäller någon eller några yttre miljöaspekter än jämförbara produkter. En öppen standard är en standard som är offentlig och tillgänglig för vem som helst att använda. Det finns många tekniska specifikationer som allmänt tas för standarder men som inte är öppna utan leverantörsägda. Det betyder att specifikationen för standarden endast finns tillgängliga under restriktiva licenser eller inte alls. Exempel på IT-infrastruktur är gemensamma IT-system som är en förutsättning för andra IT-system. Dessa brukar beskrivas i olika gemensamma plattformar. Exempelvis: säkerhetsplattform (för säker inloggning) och webbplattform (ett verktyg för webbpublicering). Ett eller flera IT-system som samverkar för att leverera IT-stöd till en process i verksamheten.

8 IT-strategi för e-förvaltning 6(16) E-tjänst: Integrerad E-tjänst: Projektmodell: Projektportfölj: Modell: Verksamhetsmodeller: Affärsmodell: Processmodell: Informationsmodell: Datamodell: Arkitektur: Målarkitektur: Lösningsarkitektur: Projektstartsarkitektur. Affärsarkitektur: En service för medborgare och företag som användare kan använda för att uträtta ärenden. Tjänsten tillhandahålls via en enhet, exempelvis dator och mobiltelefon, detta efter att användaren identifierat sig. Som ovan men bygger på att informationen hanteras elektroniskt såväl i kommunikationen med användaren som i utgivarens interna processer. Detta är den projektprocess kommunkoncernen beslutat ska användas när projekt bedrivs. Projektmodellen innehåller styrande dokument, beslutspunkter och faser samt en verktygslåda som kan användas i projektarbetet. En samling projekt som förvaltas i en gemensam hantering. En modell är en beskrivning av något som finns idag eller planeras. Vanligen beskrivs modeller grafiskt i ritningar eller beskrivningar. Vanliga modeller i verksamheten är, affärsmodeller, processmodeller och informationsmodeller. Arbetet med att ta fram modellerna görs ofta i mötesform med blandade kompetenser. Affärsmodellerna beskriver i huvudsak hur organisationen skapar värde för sina kunder genom att nyttja kompetenser, processer, IT-stöd och samarbetspartners. Det är genom affärsmodellerna som koncernstrategin förverkligas. En process har en tydlig början, en tydligt slut och ett förväntat reslutat/nytta. Arbetet organiseras i en logisk kedja av aktiviteter som kan inkludera flera olika verksamheter, allt beroende på hur komplex processen är. Arbetet med att beskriva dagens process och se hur denna ska utvecklas benämns processutveckling. Arbetet med processutvecklingen resulterar i ett antal processmodeller. En processmodell definieras i ett antal nivåer. En informationsmodell är resultatet av en informationsmodellering. En informationsmodell beskriver hur informationen är strukturerad. En beskrivning av hur databaserna och dess tabeller är organiserade i ett IT-system. Arkitektur handlar om att finna balansen mellan: skönhet, hållbarhet och funktion. En strategisk målarkitektur är en detaljerad beskrivning av hur verksamhetens affärsmodeller, processer, IT, organisation (HR) och verksamhetsstyrning bör vara utformad för att kunna införa den valda koncernstrategin. (kan jämföras med en översiktsplan i fysisk stadsplanering) En lösningsarkitektur består av en samling väl definierade IT-system och IT-tjänster som tillsammans utgör grunden för utveckling mot målarkitekturen. (kan jämföras med en detaljplan i fysisk stadsplanering) För att tidigt kvalitetssäkra projekten tas en Projektstartsarkitektur (PSA) fram som tydliggör beroenden till processer och system. Här ges ramar och riktlinjer inför projektstart. Syftet är att tidigt utreda vilken del av lösningsarkitekturen projektet kommer att påverka och förändra. PSA-arbetet resulterar i ett PSA-dokument. Dokumentet fungerar som ett beslutsunderlag men också som stöd i pågående projekt. (kan jämföras med ett bygglov i fysisk stadsplanering) Den samlade beskrivningen av en organisation som beskriver den styrande koncernstrategin, affärsmodeller, processmodeller samt stödfunktioner i form av IT, organisation (HR) samt verksamhetsstyrning är ett område som benämns affärsarkitektur. Denna samlade struktur beskriver helheten och söker balansera detta i en gemensam arkitektur, koncernens affärsarkitektur.

9 IT-strategi för e-förvaltning 7(16) 3 Målbild: enkla, flexibla och tydliga IT-tjänster Enkla, flexibla och tydliga IT-tjänster i verksamheterna som stödjer Sundsvalls kommunkoncerns koncernstrategi och tillhörande affärsmodeller. 4 Ledord för att uppnå målbilden I följande kapitel beskrivs utvalda ledord, det vill säga punkter i IT-strategin som behöver fokuseras för att nå till ovanstående målbild, enkla, flexibla och tydliga IT-tjänster i våra kommunala verksamheter. 4.1 Öppen affärsmodell I arbetet med att tydliggöra en verksamhets syfte och uppdrag är en viktig framgångsfaktor att beskriva affärsmodell eller affärsmodeller. Grunden i varje affärsmodell är att identifiera värdeerbjudandet till kunden. För IT-organisationen är det de kommunala verksamheterna som är våra interna kunder. Att beskriva dessa erbjudanden och att arbeta med att skapa attraktiva kunderbjudanden innebär också att bearbeta olika kundsegment. Detta innebär att se över distributionskanaler samt hur processer och kompetenser behöver vara organiserade för att affärsmodellerna ska fungera på bästa sätt. Affärsmodellen beskriver också övergripande hur intäkter, kostnader och eventuella överskott och underskott ska fördelas. För ITorganisationen är det viktigt att varje IT-tjänst ska bära sina egna kostnader. En tydlig och öppen affärsmodell skapar en god grund för att tydliggöra IT-tjänsterna i tjänstekataloger vilket också bidrar till att öka beställarkompetensen i våra verksamheter. IT-tjänster regleras i överenskomna tjänstebeskrivningar mellan utförare och beställare. Servicenivån regleras via överenskommelser (SLA). IT-kostnader konteras och bokförs på likartat sätt i hela kommunkoncernen för att skapa uppföljningsbara kostnader och intäkter. Figur 3. En affärsmodell beskriver vad verksamheten erbjuder sina kunder för värdeerbjudande men också vilka kompetenser, processer och infrastruktur som behövs, samt hur kostnader och intäkter ska fördelas. Källa: Ramverk för affärsmodeller, nivå 1, Cordial.

10 IT-strategi för e-förvaltning 8(16) 4.2 Beställar- och utförar- organisation Sundsvalls kommunkoncerns IT-verksamhet ska vara organiserad på ett sådant sätt att verksamhetskunskap tas tillvara på bästa sätt. IT-verksamheten är uppdelad i en beställarfunktion och leverantörsfunktion. Detta skapar en tydlighet då verksamhetens behov av IT tydliggörs samt att en strategisk avvägning kan göras i beställningen till leverantörsorganisationen. En hög IT-beställarkompetens är därför viktig då förmågan att ställa krav och följa upp leveranserna utifrån ett verksamhetsperspektiv blir allt viktigare. IT:s roll i den framtida utvecklingen med e-förvaltningen är väsentlig. IT kommer att fortsätta att förändra förutsättningarna för våra verksamheter. Ett väl utvecklat strategiskt ledningsstöd med god förankring i verksamheten samt i IT:s möjligheter är därför en viktig framgångsfaktor för att minimera glappet mellan IT och verksamheten. Verksamhetens behov, och inte de tekniska möjligheterna, måste vara styrande. 4.3 Modelldriven utveckling Framgångsrik verksamhetsutveckling ser till helheten. För att stödja utvecklingen av en sammanhållen e-förvaltning är det därför viktigt att verksamhetsutvecklingen utgår från hur vi arbetar idag och pekar vidare mot hur vi vill arbete i framtiden utifrån koncernstrategin. Ett viktigt steg för att skapa en bild av nuläge och önskat läge är att konsekvent arbeta med att beskriva verkligheten i modeller. Detta kallar vi modelldriven utveckling i motsats till teknikdriven utveckling. I vår verksamhetsutveckling fokuserar vi främst på tre typer av verksamhetsmodeller: affärsmodeller, processmodeller och informationsmodeller. Verksamhetsmodellerna som skapas förvaltas och dokumenteras på ett enhetligt sätt för att kunna återanvändas och återkommande fungera som viktiga verktyg i kommunkoncernens verksamhetsutveckling. IT-systemen finns till för att tillgodose processerna med rätt information. Hur IT-stöd hör ihop beskrivs genom kartor och beskrivningar som utgår ifrån verksamhetens modeller. Till detta finns också ett samlat strategiarbete där IT har en viktig roll för att möjliggöra utvecklingen av vår kommunkoncern. 4.4 Kvalificerad informationsförvaltning I takt med allt mer information digitaliseras ökar också kravet på hög tillgänglighet och hög kvalité på efterfrågad information. Detta gör att IT-organisationen behöver utveckla sitt sätt att stödja verksamheterna i arbetet med att strukturera information. Ett sådant långsiktigt arbete leder till att värdet i informationen effektivare kan tas tillvara och förädlas i syfte att bättre stödja processerna med snabb och kvalitativ information. En annan effekt är att så kallad dubbellagring, det vill säga att samma information lagras dubbelt i olika IT- och pappers- system, kan minimeras. Arbetet med informationsförvaltning möjliggör en effektiv förvaltning av kommunens informationstillgångar.

11 IT-strategi för e-förvaltning 9(16) 4.5 Hållbar utveckling - grön IT Ett effektivt resursutnyttjande är viktigt vid produktion eller köp av IT-tjänster för att bidra till en hållbar utveckling. Målsättningen med en hållbar utveckling är att utifrån ett helhetsperspektiv minska kommunkoncernens: Klimatpåverkan Användning av farliga ämnen Avfallsmängd IT-organisationen strävar efter att återanvända det vi redan skapat eller köpt in för ett effektivt resursutnyttjande. IT-organisationen ska också stödja verksamhetens arbete med att skapa en hållbar utveckling. Ett par exempel där IT kan bidra i stor utsträckning är till exempel: att minska resandet, ersätta papper med digitala dokument och så vidare. 4.6 Öppenhet och tillgänglighet Öppenhet är ett viktigt ledord då öppenhet också bidrar till ökad tillgänglighet för alla. Öppenhet är en viktig princip när målbilder skapas för hur framtiden IT-stöd ska utformas. IT-system bör kunna utbyta information på ett öppet och standardiserat sätt. Genom att ha en beskrivning över hur framtidens IT-stöd ska vara utformade utifrån funktioner och informationsutbyten kan IT-stöden bli flexibla och utvecklas i takt med verksamhetens förändrade behov. Det är önskvärt att använda öppna standarder exempelvis vid val av filformat och integrationer. Det bidrar till att skapa flexibilitet och minskar också beroenden till specifika leverantörer. Detta är viktigt då de IT-tjänster kommunen erbjuder inte ska vara låsta till specifika operativsystem eller operatörer. Exempelvis ska IT-stöd som erbjuds via webbläsare fungera oavsett vilken webbläsare som används. Detta är möjligt om öppna standarder används framför leverantörsägda standarder. Det är också viktigt att standarder används utifrån ett arkivperspektiv (e-arkiv) då detta säkrar att informationen kan lagras och återskapas av eftervärlden. För att säkra tillgängligheten även för funktionsnedsatta arbetar kommunen kontinuerligt för att kommunens IT-stöd följer standarder och vägledningar för hög tillgänglighet. 4.7 Samordnat användarstöd Det är viktigt att användaren sätts i centrum när det gäller support, underhåll av IT-stödet samt i utbildningar som ges. En samordnad funktion för användarsupport och systemförvaltning är därför viktigt för att tydliggöra vart medarbetare ska vända sig vid problem med IT. En väg in gör det enkelt för den som använder IT-tjänster i verksamheterna att veta vart man ska vända sig för support och utbildning i IT-stödet.

12 IT-strategi för e-förvaltning 10(16) Det är också viktigt att förslag till förbättringar av IT-stödet kontinuerligt fångas upp och blir en naturlig del i systemförvaltningen samt vid utvecklingen av nya IT-tjänster. Det är därför av stor vikt att det finns tydliga funktioner som tar emot ärenden och väl definierade processer för hantering av ärenden av olika typer. Detta för att lösa det enskilda ärendet men också utifrån ett proaktivt arbetssätt och ett verksamhetsutvecklingsperspektiv. Då verksamhetens processer i allt högre grad är beroende av IT-stöd är det viktigt att i systemförvaltningen skapa en för IT-stödet tydlig organisation kring tillgänglighet till systemet och driftssäkerhet utifrån ett verksamhetsperspektiv. 4.8 Kontinuerlig utveckling Inom ramen för varje processägares ansvar ligger att arbeta med kontinuerliga förbättringar genom att utveckla processen. Processägaren ställer också krav på att IT-stödet utvecklas för att på bästa sätt stödja processen. Systemägarens arbete bedrivs utifrån kommunens systemförvaltningsmodell och arbetet planeras och dokumenteras i årliga systemförvaltningsplaner. Planerna samordnas av koncernstaben. IT-organisationen har också till uppgift att ge ett bra stöd till utvecklingsprojekt. Detta stöd påbörjas redan innan beslut tagits om utveckling. Ett kontinuerligt arbete finns för att stödja verksamheterna i arbetet med att påbörja utvecklingsarbeten som också innefattar förändring eller utveckling av IT-stödet. Se även kapitel 4.3 och 5.3. För att stödja verksamhetsutvecklingen på bästa sätt är en långsiktig planering viktig för att uppnå en effektiv och samordnad resursplanering. Prioritering av utvecklingen av processer och dess IT-stöd är därför kopplade till kommunkoncernens ledningsprocess. 4.9 Väl utbyggd IT-infrastruktur En ständigt pågående utveckling av vår digitala infrastruktur är viktig för att kunna erbjuda effektiva IT-tjänster i verksamheterna, idag och imorgon. Arbetet med att utveckla ITinfrastrukturen bör därför pågå kontinuerligt. Om IT-infrastrukturen inte underhålls och förbättras innebär detta att varje IT-stöd själv måste utveckla funktioner som med fördel skulle kunna erbjudas gemensamt. En väl utbyggd IT-infrastruktur skapar enkelhet för användaren och ett totalt sett effektivare IT-stöd i koncernen. I takt med att IT efterfrågas allt mer är det viktigt att informationsutbytet mellan systemen kan skapas snabbt och säkert via så kallade integrationer. För att systematisera hur integrationerna byggs är en struktur för informationsutbytet viktigt. Det är också viktigt att långsiktigt arbeta med att utveckla en integrationsplattform. I takt med att samhället utvecklas med allt fler e-tjänster och digital information via Internet är det viktigt att kommunen stöttar utbyggnaden av den digitala infrastrukturen i Sundsvallsregionen. Ett samarbete mellan kommunerna i regionen är viktigt för att skapa goda förutsättningar för e-förvaltning i Sundsvallsregionen.

13 IT-strategi för e-förvaltning 11(16) 5 Utvecklingsområden (1-5 års perspektiv) Nedan beskrivs utvecklingsområden utifrån ovan valda ledord. Arbetet förväntas bedrivas inom en period på upp till fem år. 5.1 Öppen affärsmodell Här finns flera områden för att utveckla IT-organisationens affärsmodeller: Tydligare beskriva affärsmodellerna för IT-tjänster. Utvecklad ständig uppföljning på hur väl IT-tjänsterna uppnår avtalade servicenivåer. Utveckla styrmodellen för IT så att inte bara kostnader och servicenivåer kan mätas utan också hur väl IT-stödet stödjer processer och därmed bidrar med nytta. När det gäller att utveckla kunderbjudanden för IT-organisationens kunder så ser vi ett antal områden där nya IT-tjänster kommer att utvecklas närmsta åren, exempelvis: E-tjänsteutvecklingen kommer att ta fart utifrån ett kundperspektiv. Kunderna vill kunna följa sina ärenden, ha stöd för karta i e-tjänster och så vidare. Här är en väl fungerande gemensam plattform viktig för en långsiktig och enkel lösning för våra kunder istället för e-tjänster i stuprör. Utvecklingen inom vård och omsorgssektorn tar fart i takt med att valfriheten ökar för våra externa kunder. IT möjliggör en ny typ av verksamhetsutveckling av Sundsvalls kommunala skolor. Exempelvis införande av digitala läromedel, nya utvecklade e-tjänster, virtuella klassrum med mera. IT-organisationen ska stödja medarbetarna i att nyttja IT-stöd effektivt. Kompetensutveckling ges i IT-kunskaper i allmänhet samt i specifika IT-stöd i synnerhet allt efter behov. Se även Samordnat användarstöd, kapitel 5.7. Utökade krav på mobilitet och förväntan att kunna ha tillgång till IT-stödet och ITtjänster var än en användare befinner sig, utan att vara beroende av en fast arbetsplats. 5.2 Beställare- och utförar- organisation Kommunkoncernen behöver tydliggöra IT:s roll i arbetet med koncernstrategin. Ett utvecklingsarbete behövs för att samla det IT-strategiska beställarstödet i Sundsvalls kommunkoncern för att tydligare skilja på strategiskt ledningsstöd samt taktiskt och operativt arbete. En beskrivning av IT-organisationen se bilaga 1 och bilaga 2.

14 IT-strategi för e-förvaltning 12(16) 5.3 Modelldriven utveckling IT-organisationen behöver förstärka stödet till verksamheterna i samband med att man önskar verksamhetsutveckla med IT. Stödet bör bestå av att bidra i arbetet med att skapa verksamhetsmodeller men också att granska och föra en dialog om balansen mellan de olika modellerna. Vilka verksamhetsmodeller som behövs bedöms beroende på projektets omfattning och inriktning. Exempel på utvecklingsområden: ett tydligt och enkelt stöd till verksamheterna skapas genom processen projektstartsarkitektur (PSA) som fungerar som stöd och beslutsunderlag för projekten. verksamhetsmodellerna som tas fram dokumenteras och samlas i ett modellbibliotek, dessa återanvänds i andra processer och verksamheter. en målarkitektur skapas utifrån de verksamhetsmodeller som finns samlade. utifrån målarkitekturen skapas en fasindelad lösningsarkitektur. arbetet med att påbörja beskriva vår affärsarkitektur kan sedan påbörjas. 5.4 Kvalificerad informationsförvaltning Ett arbete med att utveckla IT-organisationens informationsförvaltning är viktigt för att ta tillvara informationens värde. Konkret handlar informationsförvaltning bland annat om att förbättra stödet till verksamheterna genom att bidra i arbetet med att skapa informationsmodeller vid IT-relaterad verksamhetsutveckling. Dessa informationsmodeller behöver också samordnas med framtagandet av processmodeller. Resultatet av arbetet med att skapa verksamhetsmodeller balanseras och justeras för att harmonisera med mål- och lösnings- arkitekturen. Tre viktiga arbetsområden i informationsförvaltningen handlar om: processer, information och IT-system. Detta illustreras nedan: Figur 4. Beskriver relationen mellan IT-system, processer och information. En viktig framgångsfaktor för arbetet med informationsförvaltning är att utveckla arbetsmetodiken. En informationsförvaltningsmodell för kommunkoncernens behöver tas fram och föras in. Informationsförvaltningsmodellen ska beskriva aktiviteter, roller samt innehålla dokumentmallar, verktyg och goda exempel. Arbetet med att ta fram en

15 IT-strategi för e-förvaltning 13(16) informationsförvaltningsmodell för kommunkoncernen kan liknas vid det arbete som genomförts för att utveckla en gemensam arbetsmetodik för projekt som resulterade i en projektmodell. Arbetet med informationsförvaltning relaterar också till behovet av att tydliggöra arbetet kring processutveckling, exempelvis roller, metoder, mallar och verktyg. 5.5 Hållbar utveckling - grön IT Det pågår ett aktivt arbete för att motverka och eliminera alla typer av slöserier. Genom att definiera en målarkitektur och lösningsarkitekturer skapar IT-organisationen långsiktigt möjligheten att minimera antalet IT-system samtidigt som IT-stöd till processerna kan maximeras. Återanvändning av verksamhetsmodeller som skapas i projekt samlas i ett bibliotek som förvaltas för att möjliggöra att kunna nyttja modellerna på nytt i andra processer. IT-organisationen ska skapa bra förutsättningar att för att nyttja IT-tjänsterna grönt. Exempelvis: Skapa förutsättningar för att nyttja distansoberoende teknik. Minska miljöbelastningen för datorarbetsplatstjänster. Ta miljöhänsyn vid upphandling av IT. IT-organisationen ska kontinuerligt stödja verksamheterna i arbetet med att nå en hållbar utveckling med hjälp av IT. 5.6 Öppenhet och tillgänglighet För att förenkla och bidra till utökad integration mellan IT-systemen ska IT-organisationen ställa krav på att öppna standarder används vid utbyte av information mellan IT-systemen. En del i det arbetet handlar också om att samla och tydliggöra begrepp och dess betydelse. Detta görs i samband med verksamhetsutveckling och i upphandlingar av IT. I kravställningen inför upphandlingen definieras informationsmodeller, alternativt krävs att systemens information och datamodeller ska vara öppna och tillgängliga för oss som kund. I upphandlingen kravställs också att IT-leverantörer i sina tjänster ska leverera lösningar som följer utvalda standarder för själva informationsutbytet. Arbetet pågår med att definiera ett antal centrala filformat som ska användas inom koncernen. Detta för att bidra till öppenhet och för möjligheten att enklare kunna samarbeta i ett dokument oavsett programvara där detta är möjligt. Utgångspunkten är att de som ska ha tillgång och därmed behörigheter till olika form av information och IT-stöd ska kunna få det oberoende av vilket datanät användaren är uppkopplad mot. Det gäller exempelvis trådbundna eller trådlösa nät. Tillgången ska även vara oberoende av vilken enhet användaren ansluter med (exempel med dator eller mobiltelefon eller läsplatta). Vid upphandling och utveckling av IT-stöd ska standarder för tillgänglighet följas.

16 IT-strategi för e-förvaltning 14(16) 5.7 Samordnat användarstöd IT-organisationens kundfokus på användaren av IT-stödet behöver förstärkas, därför måste användarstödet utvecklas och samordnas. Detta för att öka samordningen mellan den funktion som ger första linjens support, systemadministratörer och kommunkoncernens systemförvaltning. Detta syftar till att skapa en väg in för att göra det enkelt för användarna. Kommunkoncernens systemförvaltningsmodell behöver utvecklas samt etableras i koncernen för att bli en naturlig del i den kontinuerliga verksamhetsutvecklingen. Exempelvis behöver Systemförvaltningshandboken vidareutvecklas inom följande områden: att i systemförvaltningsplanerna tydliggöra supportstruktur, systemkartor och målstyrning. i handboken utveckla området kring informationssäkerhet och tillgänglighet. 5.8 Kontinuerlig utveckling Ett långsiktigt arbete pågår för att systematisera verksamhetsutveckling med inslag av IT. Arbetet följer inriktningen med ovan nämnda process och systemägaransvaret. Nedan beskrivs BPE (Beslut, Projekt och Effekt) som endast delvis är införd. Ett utvecklingsarbete återstår för att processen ska fungera optimalt. Verksamhetens förslag till utveckling (utöver IT-drift och systemförvaltning) som kopplar till IT-organisationen systematiseras och dokumenteras genom IT-plansansökan som en del i kommunkoncernens utvecklingsprocess BPE. BPE relaterar till kommunens ledningsprocess där även arbetet med att skapa en Mål- och resursplan (MRP) ingår. Nya projekt beslutas löpande i BPE. Pågående projekt bedrivs i enlighet med Projektmodellen och sammanställs löpande i en samlad projektportfölj som redovisas i årsbokslut och tertialrapporter. Effektoch nyttohemtagningen följs upp i koncernens BPE en tid efter avslutat projekt. Det innebär att de nyttor och effektmål som beskrivits i IT-plansansökan verifieras och mäts i syfte att se i vilken omfattning de förväntade nyttorna blivit verklighet. Effektmätningen bidrar till ett lärande i organisationen då erfarenheterna bidrar till att utveckla arbetsmetoderna. Figur 5. Processen för beslut som relaterar till IT vilket är den första processen i BPE. Processen börjar med behov av utveckling och resultatet blir klartecken till att starta ett projekt. Ett delresultat av processen är också dokumentet Projektstartsarkitektur (PSA) där samband, beroenden och riktlinjer för projektet beskrivs, se även kapitel 5.3.

17 IT-strategi för e-förvaltning 15(16) 5.9 Väl utbyggd IT-infrastruktur Sundsvalls kommunkoncerns IT-infrastruktur behöver utvecklas kontinuerligt, nedan nämns några viktiga utvecklingsområden: Ett viktigt utvecklingsområde är en fortsatt utveckling av en samlad katalog där medarbetare, medborgare, företag, föreningar och kommunkoncernens övriga externa kunder samlas. Detta gör det möjligt att bland annat kunna erbjuda en säker inloggning men också personligt utformad information och integrerade e-tjänster. Integrationer förväntas bli en allt viktigare del av IT-infrastrukturen, detta då det finns ett behov av att utveckla våra metoder för informationsutbyten mellan våra IT-system. En väl utvecklad integrationsplattform (integrationsmotor) är därför en förutsättning för att långsiktigt arbeta med att skapa integrerade E-tjänster i ett kundperspektiv. Det ska exempelvis inte spela någon roll i vilken organisatorisk tillhörighet kunden kontaktat koncernen utan en samlad bild för kund eller medborgarärenden ska kunna presenteras via koncernens webbportal typ Mina ärenden. Där ska kunden kunna följa sina ärenden och se aktuell status. Ett arbete med att långsiktigt lösa frågan kring lagring i samband med digitalisering av våra processer måste fortsätta då mängden digital information kommer att öka. Ett viktigt perspektiv här är också den digitala långtidslagringen (e-arkiv). I de lokaler där kommunen har verksamhet är tillgången till en internetuppkoppling viktig för externa kunder och medarbetare. Ett utvecklingsområde är att bygga ut trådlösa nät i de lokaler där kommunen har verksamhet. Konkreta projekt eller samarbeten kring IT-infrastruktur i Sundsvallsregionen är viktigt för att kunna dela erfarenheter och sprida investeringskostnader mellan parterna. I detta arbete är Sundsvalls kommunkoncern drivande för att stödja samarbetet i regionen.

18 Bilaga 1. Beställar- och utförar- organisation Version 1.0 Sida 1 (2) Beställarorganisation En viktig framgångsfaktor för tydliga IT-tjänster är en tydlig beställarroll för IT i kommunen. Koncernstaben leder och samordnar kommunens IT-verksamhet och är beställarorganisationens yttersta representant. Staben ansvarar för att det för kommunens ITverksamhet finns en gemensam IT-strategi, målarkitektur och regler. Strategiskt ledningsstöd för förvaltningarna finns samlad för följande funktioner: IT-plan, plan för IT-relaterad verksamhetsutveckling Projektmodell och Projektportfölj Informations-, systemförvaltnings- och process- modell Mål- och lösningsarkitektur med utgångspunkt i affärsarkitekturen Projektstartsarkitektur (PSA) för varje nytt IT-plansprojekt Processutveckling med fokus på kravfångst Koncernstabens arbetsområden ovan bedrivs i tre dimensioner: Styrande och normativ verksamhet för kommunkoncernen Konsultativt stöd för förvaltningarna Uppföljning av beslutade strategier, arkitekturer, projekt och regler Alla IT-stöd har en beställare, denna roll kallas systemägare. Om detta inte är delegerat innehas rollen för förvaltningens samtliga verksamhetsspecifika IT-stöd av förvaltningschef. En eventuell delegering ska ske skriftligt. Systemägaren kravställer och bekostar systemförvaltning samt IT-drift av systemet. Systemägare är ytterst ansvarig för att systemets förvaltning följer kommunkoncernens systemförvaltningsmodell och dess riktlinjer. Kommundirektör, är system- samt informations- ägare för grundläggande ITinfrastruktur 1 i förvaltningarna samt för de kommungemensamma bassystemen. Förvaltningarna är system- samt informations- ägare av verksamhetsspecifika ITsystem. Om de IT-tjänster som koncernstaben tillhandahåller Sundsvalls kommuns verksamheter (genom ram-sla med leverantör) övervägs att brytas, ska avsteg godkännas av koncernstaben innan beslut om eventuella avsteg från Ram-SLA tas. Kommunfullmäktige beslutar i övergripande frågor gällande IT-verksamheten. 1 Exempel på IT-infrastruktur: datakommunikationsnät, webbplattform, säkerhetsplattform etc.

19 Sida 2 (2) Leverantörsorganisation Sundsvalls kommuns verkställande funktion för IT benämns IT-service. IT-service ansvarar för att leverera IT-tjänster, exempel på tjänsteområden är: Datorarbetsplatser Telefoni Drift av IT-Infrastruktur Systemdrift Systemförvaltning IT konsultation Externa IT-leverantörer IT ska ständigt bidra med högsta möjliga kundnytta för verksamheten. Därför utvärderas kontinuerligt hur externa IT-leverantörer ska bidra i det nätverk som skapas för att kunna leverera högkvalitativa IT-tjänster i verksamheten. De IT-tjänster som produceras effektivare till högre kvalitet externt köps på den externa marknaden, allt i syfte att stärka kommunkoncernens samlade konkurrenskraft.

20 Bilaga 2: Stadsbacken AB - IT Version 1.0 Sida 1 (1) Stadsbacken AB är en av Sundsvalls kommun helägd bolagskoncern. Stadsbacken AB äger i sin tur ett antal dotterbolag där Sundsvalls kommun på så sätt är aktieägare. Stadsbacken AB - IT Stadsbacken AB:s VD ansvarar för att utse en tjänstman med uppdrag att säkra helhetssyn på IT i Stadsbackenkoncernen i enlighet med den av kommunfullmäktige beslutade IT-strategin. Utsedd person har beslutsmandat att företräda samtliga bolag i Stadsbackenkoncernen i dialog med koncernstabens beställarorganisation för IT.