Policy och riktlinjer för E-förvaltning och IT-användning inom Falköpings kommun

Transkript

1 Policy och riktlinjer för E-förvaltning och IT-användning inom Falköpings kommun Ledning och styrning av IT i kommunen Kommunen har sedan många år en central IT-avdelning med ansvar för drift och support av kommunens IT-system och telefoni. En central ledning och styrning av IT medför stordriftsfördelar och ger förutsättningar för ett optimalt utnyttjande av kommunens IT-resurser. IT-avdelningen bör även fortsättningsvis ha ett övergripande ansvar för att leda och samordna ITutvecklingen i kommunen. - IT-avdelningen skall leda och samordna IT-användningen i kommunen och dess bolag. - IT-avdelningen skall verka för ett optimalt utnyttjande av kommunens hårdvara och IT-system. - Valet av IT-lösning skall alltid utgå från vad som är ekonomiskt mest fördelaktig för kommunen som helhet. Parallella system för samma eller likartade ändamål skall undvikas och IT-avdelningen kan, i samråd med berörda förvaltningar, besluta om att ett gemensamt system skall användas även om det kan innebära ett visst avkall på funktionalitet. - IT-avdelningen kan, där det finns uppenbara vinster med detta, ta initiativet till nya IT-lösningar i en verksamhet. Kommunal E-förvaltning E-förvaltning kan beskrivas som verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser (SOU 2009:86). E-förvaltning kan inte hanteras som avgränsade (IT-)projekt som avslutas inom någon kortsiktig framtid. E-förvaltning är en pågående process för att möta samhällsutvecklingen. Istället för att marginalisera E- förvaltning till en IT-fråga måste den bli en integrerad del av den strategiska verksamhetsplaneringen. (Ur SKL:S Strategi för E-samhället)

2 2 (6) Ansvaret för den strategiska verksamhetsplaneringen vilar på respektive förvaltning och arbetet med att utveckla den kommunala E-förvaltningen är därför en integrerad del av detta ansvar. Då det är angeläget att kommunen även fortsättningsvis tar tillvara de möjligheter till verksamhetsutveckling som den moderna tekniken erbjuder skall utvecklingen av den kommunala E-förvaltningen finnas med i förvaltningarnas och de kommunala bolagens egna verksamhetsplaner, måldokument och budgetuppföljningar. - Kommunen skall kontinuerligt utveckla och effektivisera de interna förvaltningsprocesserna med hjälp av moderna IT-lösningar. - Förvaltningarna och de kommunala bolagen skall i sina verksamhetsplaner och måldokument redogöra för hur man avser att arbeta med E-förvaltning i syfte att utveckla och effektivisera sin verksamhet. Liksom övriga mål skall dessa följas upp och utvärderas i det årliga bokslutet. - Vid införandet av nya IT-lösningar skall såväl investeringskostnader som ekonomiska och kvalitativa vinster redovisas. Medborgarservice och e-tjänster Ett av de övergripande målen i SKL:s Strategi för esamhället är en Enklare vardag för privatpersoner och företag. Många medborgare ser det idag som naturligt att kunna uträtta sina ärenden hos kommunen via Internet medan andra hellre föredrar att ringa eller få ett personligt möte. Oavsett vilket är IT i olika former en viktig förutsättning för en god medborgarservice och bra medborgardialog. En fortsatt satsning på fler e-tjänster är ett sätt att förenkla vardagen för medborgare och näringsliv. Dessutom leder fler e-tjänsterna till en effektivare verksamhet då det kan avlasta arbetsuppgifter från den kommunala förvaltningen. IT-avdelningen har uppdraget att driva utvecklingen av e-tjänster i kommunen men det yttersta ansvaret för att förverkliga e-tjänsterna vilar på förvaltningarna. Genom att etablera ett kontaktcenter kan kommunen också förbättra servicen för de medborgare som t.ex. föredrar att kontaktar kommunen via telefon. - Internet skall vara en prioriterad kontaktkanal mellan kommunen och medborgare och näringsliv. - Kommunen skall använda IT som ett medel för en fördjupad dialog med medborgarna. - IT-avdelningen skall leda arbetet med införandet av e-tjänster i kommunen.

3 3 (6) - Där det är tekniskt och ekonomiskt möjligt skall kommunens förvaltningar erbjuda medborgare och näringsliv e-tjänster som en alternativ kontaktväg. - För att underlätta medborgarnas kontakter med kommunen skall det finnas en gemensam kontaktväg in till de olika verksamheterna. Detta kan exempelvis ske i form av ett kontaktcenter eller medborgarkontor. Kontroll över verksamhetskritisk information Idag lagras nästan all kommunal information digitalt. Den samlade information representerar därför en strategisk resurs av mycket stor värde. Marknaden erbjuder numer allt flera tjänster där driften av IT-system är utlokaliserad till leverantören, så kallade molntjänster. Det innebär att användarna kopplar upp sig över Internet mot leverantörens servrar och all information lagras hos leverantören. I flera fall kan dessa lösningar ha klara fördelar men de innebär samtidigt att kommunen delvis tappar den direkta kontrollen över sin information. Kommunen ser därför att det finns ett särskilt, strategiskt värde i att själv äga och ansvara för lagringen av verksamhetskritisk, strategisk, känslig och sekretessbelagd information. För vissa typer av IT-tjänster finns dock inte det alternativet. I de fall kommunen tvingas att utlokalisera driften av system med skyddsvärd information skall det i avtalen med leverantören ställas höga krav på informationssäkerhet, spårbarhet, tillgänglighet och sekretess. - Kommunen skall ha en god kontroll över sin information och värna om informationssäkerheten. - Kommunens verksamhetskritiska, strategiska, känsliga och sekretessbelagda information skall, så långt som möjligt, lagras på kommunens egna servrar. - I de fall där driften av IT-system med verksamhetskritisk, strategiskt, känslig eller sekretessbelagd information måste utlokaliseras skall kommunen ställa höga krav på informationssäkerhet, spårbarhet, tillgänglighet och sekretess i avtalen med leverantören. IT på lika villkor Falköpings kommun är den till ytan största inom Västra Götalandsregionen och ca hälften av invånarna är bosatta utanför centralorten. Det innebär att kommunen har en, geografiskt sett, mycket spridd verksamhet med bl.a. skolor och vård och omsorgsverksamhet på en mängd platser. Det har hela tiden varit viktigt för Falköpings kommun att kunna erbjuda tillgång till bra IT-stöd oavsett var i kommunen en verksamhet är belägen. Tack vare en kraftfull satsning på utbyggnad av IT-infrastruktur är alla skolor och större vårdinrättningar uppkopplade på kommunens nät och kan på så sätt erbjudas ett IT-stöd på likvärdiga villkor. En fortsatt tillgång till IT på lika villkor är en principiellt viktig fråga för kommunen.

4 4 (6) - All kommunal verksamhet skall ha tillgång till ett likvärdigt IT-stöd oavsett var verksamheten är belägen i kommunen. - Alla fastigheter med kommunal verksamhet skall försörjas med en god IT-infrastruktur anpassad efter verksamhetens behov. Öppen källkod och öppna standarder Dataprogram kan antingen erbjudas som öppen källkod eller som proprietära program (ibland även kallad stängt källkod). En proprietär programvara har ett antal restriktioner som sätts av ägaren. För att se till att restriktionerna efterlevs används t.ex. programvarulicenser, copyright och mjukvarupatent. Leverantörens (ägarens) affärsidé är vanligtvis att sälja licenser och uppdateringar till sina produkter men det finns även proprietära program som är gratis. Öppen källkod är programvaror där källkoden är tillgänglig att använda, läsa, modifiera samt vidaredistribuera för den som så önskar. Det gör att användaren kan försäkra sig om att programmet gör vad det ska och är anpassad till de egna behoven. Typiskt för öppen källkod är att utvecklingen och underhållet sköts av ett antal personer, organisationer och företag som koordinerar sitt arbete via Internet. Dessa programvaror är ofta fria att använda utan kostnad. Användandet av proprietära program leder ofta till inlåsning till en enskild leverantör medan användandet av program baserade på öppen källkod och öppna standarder medför en ökad konkurrens och större urval bland leverantörerna. Genom att i större utsträckning välja system baserade på öppen källkod och öppna standarder kan kommunen få en större handlingsfrihet samtidigt som det kan bidra till att hålla ner kostnaderna. Kommunen kommer under överskådlig tid använda en blandning av proprietära program och program baserade på öppen källkod och öppna standarder men det finns ett värde i att Falköpings kommun verkar för en större spridning av programvaror baserade på öppen källkod och öppna standarder inom kommunen. Detta ställningstagande är också helt i linje med E-delegationens betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) där det slås fast att öppen programvara alltid ska övervägas vid val av lösning. och att öppna standarder är förstahandsval vid val av teknisk lösning. - Falköpings kommun ser positivt på användandet av programvaror baserade på öppen källkod och öppna standarder och vill aktivt verka för en större spridning av dessa inom den egna verksamheten.

5 5 (6) - Vid anskaffande av IT-system skall öppen programvara vara ett likvärdigt alternativ i jämförelse med proprietär programvara. Det avgörande är vilken programvara som ger mest värde för pengarna i en given situation. - Om kommunen själv utvecklar egna programvaror skall dessa göras tillgängliga som öppen källkod. Grön IT Genom hela sin livscykel påverkar IT-utrustningen på olika sätt vår miljö. Det handlar om allt från hur den produceras, hur den transporteras, hur mycket el den konsumerar till hur den återvinns. Här finns många val som kan göras för att minska eller begränsa IT:s negativa miljöpåverkan. Samtidigt är IT också ett medel för att kunna reducera den kommunala verksamhetens belastning på miljön. Till exempel kan kommunen med hjälp av IT ha en bättre övervakning och styrning av värme- och ventilationsanläggningar och ersätts en del av vårt resande med videokonferenser kan också stora miljövinster göras. I kommunens flerårsplan slås fast att Den kommunala verksamheten ska bedrivas på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt. Aktiva miljöval inom IT-området kan bidra till den målsättningen. - IT skall användas som ett av flera medel för att uppnå kommunens miljömål. - Kommunen skall, vid inköp av IT-utrustning och val av tekniska lösningar, där det är tekniskt och ekonomiskt rimligt, välja det alternativ som är bäst ur miljösynpunkt. IT - möjliggör kommunal samverkan I SKL:s Strategi för esamhället lyfts samverkan mellan kommuner fram som en förutsättning för att realisera målet om Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Dessvärre faller ofta goda samverkansinitiativ på att det saknas en gemensam teknisk plattform för de samverkande kommunerna. IT-avdelningen bör därför verka för att undanröja dessa hinder. Falköpings kommun är positiv till kommunal samverkan som leder till effektivare verksamhet och högre kvalitet. IT-avdelningen skall verka för att skapa nödvändig teknisk ITinfrastruktur för att möjliggöra för kommunens verksamheter att samverka med andra kommuner.

6 6 (6) IT-utbildning - en god investering Snart sagt all kommunal verksamhet använder någon form av IT-system i sin verksamhet. För att dra nytta av systemens alla möjligheter och för att få full utväxling av den gjorda investeringen krävs att användarna är tillräcklig utbildade. Att utbilda användarna är därför i sig en god investering. För de enskilda verksamhetssystemen har respektive systemägare ett ansvar för att användarna utbildas. För de generella systemen ansvarar IT-avdelningen för att utbildningar kommer till stånd. Kommunens medarbetare skall ha goda kunskaper om de IT-system de använder. - Respektive systemägare skall ansvara för att användarna har tillräcklig utbildning i sina verksamhetssystem. - IT-avdelningen skall ansvara för utbildning i de generella, kommunövergripande systemen. Kommunen som en attraktiv arbetsgivare Den yngre generationen som är uppvuxna med IT förväntar sig att den arbetsplats de kommer till, använder sig av den nya teknikens möjligheter. Med en positiv inställning till nya IT-lösningar och genom att anamma ny teknik blir Falköpings kommun en ännu mer konkurrenskraftig arbetsgivare. Kommunen skall ha en positiv inställning till användandet av moderna IT-lösningar och ser detta som ett viktigt led i att göra kommunen till en attraktiv arbetsgivare. Riktlinje: IT-avdelningen skall tillsammans med förvaltningarna driva på införandet av ny användarvänlig teknik.