Upphandling IT-drift. Outsourcing av IT erfarenheter och lärdomar Mikael Lagergren, Stadsledningskontoret

Transkript

1 Upphandling IT-drift Outsourcing av IT erfarenheter och lärdomar

2 Inflight information Stad från 990 6:e största kommunen invånare medarbetare Staden 7,7 miljarder Koncernen 11 miljarder Stockholm Göteborg Malmö Uppsala Linköping Västerås Örebro Helsingborg Norrköping Jönköping

3 Uppdraget Upphandlingsstrategi Beställarorganisation Leveransavtal

4 Planering

5 Tjänsteområden IT-INFRASTRUKTUR Innefattar drift och underhåll av kombinationen hårdvara, mjukvara, nätverk och lokaler avsedd att utveckla, testa, leverera, övervaka, kontrollera och stödja ITtjänster. IT-ARBETSPLATS Innefattar drift och underhåll av den kombinerade uppsättningen hårdvara, mjukvara, paketering och distribution av mjukvara samt på-platsen support. APPLIKATIONSDRIFT Innefattar drift och underhåll av de verksamhetssystem som används i organisationen för att stödja verksamhetsprocesserna och tillgodose informationsbehovet. SERVICE DESK För IT-infrastruktur, IT-arbetsplats och applikationsdrift. UTSKRIFT Follow me print samt fakturering baserad på utskrift/användare. UTVECKLINGSRESURSER Konsultresurser för IT-relaterade utvecklingsprojekt, baserade på timkostnad/roll.

6 Avgränsning Licenser och licenshantering Datakommunikation Klienthårdvara

7 Fokusområden VERKSAMHETSUTVECKLING Västerås stad såväl som IT-driftsbranschen är under ständig utveckling. Leverantören skall vara möjliggörare för kommunens verksamhetsutveckling. FLEXIBILITET Västerås stads verksamhet är diversifierad och behovet kommer att förändras under avtalstiden varför leverantören ska vara följsam och tillhandahålla flexibla tjänster. INFORMATIONSSÄKERHET Informationssäkerhet med utgångspunkt i följsamhet till den lagstiftning som är relevant för kommunal verksamhet med en IT-drift som sker utanför kommunens lokaler. MILJÖPÅVERKAN Utifrån att Västerås stad vill vara en föregångare i arbetet med att minska miljöpåverkan inom IT samt skapa förutsättningar för mätbarhet av miljömål.

8 Tillvägagångssätt KONTROLLERAD ÖVERGÅNG Förutsättningar nulägesdrift, överlåtelse utrustning, villkor omställning. TYDLIGT MERVÄRDE Krav målbild, utvärdering anbudspriser funktionella & flexibla tjänster. LÅNGSIKTIG UTVECKLING Förutsättningar utveckling, relevanta styrdokument, utvärdering förmåga.

9 Upphandlingsform ÖVERVÄGANDEN - Tiden kan vara cirka 2 mån kortare - Risken för överprövning troligen lägre - Risken för villkorstvister troligen lägre - Kvalificering av leverantörerna genomfört - Helhetsdriftansvaret fördelaktigt ur styrningsperspektiv - Leverantörens egna förpliktelser om att ingå avtal korrekt - Högre konkurrens och lägre pris då offertkostnader bedöms lägre

10 Utvärdingsmodell KammarKollegiet har valt ut 50 utvärderingskriterier. Avropande myndighet har frihet att välja ut dem som lämpar sig bäst för det aktuella avropet och tilldela respektive kriterium en vikt i utvärderingen. 35% PRISKORG 20% KOMPETENS 20% FLEXIBILITET 10% INFOSÄKERHET 05% MILJÖASPEKTER 05% KLIENTHANTERING 05% TRANSFORMATION

11 Ny organisation Roller och ansvar enligt KPMGs modell Rekrytering startar i samband FFU Ny enhet startar vid tilldelningsbeslut Fullständig kompetensväxling

12 Framgångsfaktorer Tillse förankrat exekutivt sponsorskap Nyttja erkänt kvalificerade konsulter Utarbeta adekvat upphandlingsstrategi Inse värdet av god förändringsledarskap Tillsätt erfaret kraftfullt programledarskap Underskatta inte beställarorganisationen Använd gemensam kommunikationsplan

13 Summering Staden har lyckats att på kort tid men under kontroll upphandlat en driftpartner. Fokus på flexibilitet, kompetens, informationssäkerhet och miljö i utvärderingen. I samband med kontrakt påbörjades etablering av ny modern teknisk plattform. En ny organisation har upprättats för beställning och verksamhetsutveckling. Satsning på att kompetensutveckla verksamhetsföreträdare i kommunen. Vi jobbar tillsammans för att bli ett lag och realisera gemensamma mål.

14 Västeråsmodellen Städa inte upp först Genomarbetad strategi Fastpris på övertagandet Exkludera klienthårdvara Övergång till tydlig målbild Krav på kunden som referent Initiala workshops med leverantörer Förbered kompetent beställarorganisation Professionell Program & Förändringsledning

15 Tack för mig Frågor?