Tjänsteutlåtande - Gemensam IT-arbetsplats inom skolan. Förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner återrapporten.

Transkript

1 Barn- och utbildningsförvaltningen Johanna Andersson Epost: TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr UAN 2018/ P. 15 Kopia till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Tjänsteutlåtande - Gemensam IT-arbetsplats inom skolan Förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner återrapporten. Ärendebeskrivning Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden gav den 5 december 2018, 227, barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheten att erbjuda ett standardiserat utbud av IT-arbetsplatser inom skolan som tar hänsyn till skolornas behov. Förvaltningen skulle även belysa huruvida en sådan konsolidering skulle kunna medföra en högre måluppfyllelse samt ekonomisk effektivisering. Bilaga Återrapport om gemensam IT-arbetsplats inom skolan, daterad

2 /4 Barn- och utbildningsförvaltningen Gemensam IT-arbetsplats inom skolan BAKGRUND Grundskolenämnden har gett barn- och utbildningsförvaltningen ett uppdrag att utreda möjligheten att erbjuda ett standardiserat utbud av IT-arbetsplatser inom skolan som tar hänsyn till skolornas behov. Förvaltningen ska även utreda huruvida en konsolidering medför en högre måluppfyllelse samt en ekonomisk effektivisering. Man bör även beakta ITutrustningens stöldbenägenhet. Se sammanträdesprotokoll Grundskolenämnden med Dnr GSN 2018/ NULÄGE I dagsläget har vi en god och likvärdig tillgång på IT-arbetsplatser med en hög täthet och väl fungerande wifi-nätverk, undantagsfall finns inom grundskolans lägre åldrar där det finns en variation på tillgången. Alla elever från årskurs 5 har en egen ITarbetsplats. Idag har vi tre olika typer av IT-arbetsplatser inom skolan. Dessa är Ipad, PC och MAC. Uppdelning av flera IT-arbetsplatser ökar komplexiteten inom vår verksamhet och försvårar en IT-miljö som harmoniserar. TABELL ÖVER IT-UTRUSTNING FÖRDELAT PÅ VERKSAMHET VÅREN 2019 Ipads MAC PC Förskolan Ca 1000 st 6 st 0 st Grundskolan Ca 6000 st Ca 2500 st Ca 1700 st Gymnasiet Ca 150 st Ca 3500 st Ca 1400 st Det har under det senaste året varit en ökad hotbild mot elever som använder sig av Ipads och MAC, då dessa IT-arbetsplatser är mer eftertraktade på den svarta marknaden. Kostnad för en IT-arbetsplats inom skolan beror på val av hårdvara, aktuell valutakurs samt rådande konkurrens bland de aktörer som tillverkar hårdvaran. Då det saknas konkurrens av tillverkare av Ipads och MAC går det ej för oss som kund att påverka priset. För PC finns det fler aktörer och flera tillverkare att välja mellan. Vår variation av IT-arbetsplatser (Ipads, MAC och PC) bidrar till förhöjda kostnader för förvaltningen och skolorna, då infrastrukturen blir mer komplex.

3 VÄSTERÅS STAD 2/4 TABELL ÖVER KOSTNADER VID INKÖP AV IT-UTRUSTNING (extrakostnader) Ipad Ca 2800 kr Ca 2800 kr Ca 3000 kr (+ ca 1500kr) MAC Ca 7500 kr Ca 7500 kr Ca 7700 kr (+ ca 150 kr) PC Ca 7000 kr Ca 7500 kr Ca 5000 kr (+ ca 150 kr) Det tillkommer även kostnader för annan IT-utrustning för att den ska vara komplett och fungera i undervisningen. Exempel på tillkommande kostnader är licenskostnad för Ipads. Idag levereras samtliga Ipads och datorer med ett skal eller datorskydd, medan tangentbord inte är standard utan köps in vid behov. TABELL ÖVER ANDRA EXTRAKOSTNADER RELATERAT TILL HÅRDVARAN VT-19 Artikel Pris Ipadskal Ca 300 kr Ipad tangentbord Ca 700 kr Datorskydd Ca 150 kr Licenskostnader Ipad Ca 500 kr RESULTAT AV ENKÄT: IT-ARBETSPLATSER Som en del i analysen av kartläggningen gällande IT-arbetsplatsen genomfördes en utredning ur användarnas perspektiv. Syftet var bland annat att ta reda om de ITarbetsplatser som erbjuds till skolorna påverkar elever vid val av skola samt på vilket sätt man använder sin IT-arbetsplats. Syftet var att ta reda på vad personal, barn och elever har för behov av sin IT-arbetsplats. Undersökningen genomfördes som en webbenkät under november Målgruppen för utredningen har varit alla pedagoger och rektorer på kommunala grundskolor och gymnasieskolor samt elever år 7, år 9, gymnasiet år 1 och år 3. Resultaten visar att de flesta upplever sig vara nöjda med hur deras nuvarande ITarbetsplatserna fungerar. Några elever främst i grundskolan efterfrågar datorer som ITarbetsplats istället för Ipads då de saknar tangentbord för att skriva. Enkäten visar även att elever inte valt skola beroende på IT-arbetsplats utan flera menar att de valt skola utifrån vilken inriktning som skolan har, avstånd till skolan eller val bland vänner. Det som eleverna trycker på är att de kan utföra sina skoluppgifter med hjälp av sin ITarbetsplats vilket anses vara viktigare än vilket märke eller modell som man använder. Idag upplever personalen att det är problematiskt att arbeta i flera olika miljöer och system, vilket är en konskens av att vi inte har en integrerad IT-miljö.

4 VÄSTERÅS STAD 3/4 OMVÄRLDSFAKTORER De nationella kraven från Skolverket innebär att de IT-arbetsplatser som Västerås stad erbjuder till sina elever och personal måste vara ändamålsenliga inklusive infrastruktur. För att bygga en framtidssäker IT-miljö behövs en konsolidering av vår IT-miljö. En konsolidering ger bättre förutsättningar för likvärdig användning och det blir mer ekonomiskt fördelaktigt att genomföra investeringar i infrastrukturen som behövs för att möta de nationella kraven från Skolverket. För att kunna erbjuda en likvärdig användning måste vi kunna ta fram koncept kring distribution av digitala programvaror/digitala läromedel. En konsoliderad miljö kommer att effektivisera utbildningsinsatser, kollegialt lärande, ekonomiska investeringar, centralt stöd och support. Flera miljöer ökar komplexiteten och kräver flera olika processer tex vid upphandlingar och även expertis inom berörd IT-arbetsplats. SLUTSATS För att skapa och underhålla skolans IT-miljö över tid behöver vi gå mot en mer homogen lärmiljö. En konsoliderad miljö underlättar standardiserade strukturer och kompetenshöjande insatser vilket har efterfrågats av medarbetare i våra verksamheter. Vår allmänna rekommendation är att gå mot en PC-miljö, i de verksamheter där andra IT-arbetsplatser skapar en bättre kvalité bör andra alternativ övervägas. En dator erbjuder så många fler möjligheter än en lärplatta (Ipad), om man ska bygga något för framtidens skola så behöver det valet baseras på något som är hållbart över tid. Kostnader är en viktig faktor i vår rekommendation. MAC är betydligt dyrare i inköp och det är svårt att motivera dess användning, då den inte erbjuder något mervärde i förhållande till en PC. En annan viktig faktor är vår övriga IT-miljö där vi använder oss av t.ex. Office 365 som är uppbyggd för att fungerar med en PC-miljö (nuvarande licenskostnad är 3,5 mil kr per år för BUF). Den ger inte bara möjligheter till att använda e-post och dokumenthantering utan även lagring och samarbetsfunktioner. För att kunna arbeta på ett enhetligt sätt och använda våra tjänster fullt ut underlättar en konsolidering. En funktion som vi behöver se över är att erbjuda enklare inloggning och åtkomst till alla de system och applikationer vi har inom vår förvaltning eller som är stadsövergripande. Har vi en integrerad IT-miljö kommer det att bidra till en enklare hantering. Det kommer bidra till att stödja arbete kring schemahantering, frånvarohantering, planering, bedömning och inte minst åtkomst till programvaror. Nedan ges en nulägesbild över hur våra verksamheter är utformade gällande uppsättning av IT-arbetsplats.

5 VÄSTERÅS STAD 4/4 Gymnasieverksamheten Verksamhetschefen på gymnasiet genomförde inför höstterminen 2019 en konsolidering av sin IT-miljö genom att gå över till PC för årets nya elever. Den ekonomiska besparingen är ca 1,5 milj kr per år, baserat på årets inköp. Ytterligare besparingseffekter kommer ske när kommande årskullar framöver tillhandahålls PC. Undantagen är de Estetiska programmen, musik, bild och media. Där behövs mer tid för att identifiera och ersätta de mjukvaror som man idag använder via MAC. Den valda PC-modellen erbjuder samma kvalitet som man haft innan. Grundskoleverksamheten Grundskoleverksamheten har en blandad miljö med Ipads, PC och MAC men har påbörjat en omställning där ett antal skolor går över från Ipad till PC under Övergången bedrivs i projektform och kommer att utvärderas. Utvärderingen kommer att ge svar på bland annat vilka kompetenshöjande insatser som behövs för personal samt om det behövs några förändrade arbetssätt för att hantera PC istället för Ipads eller MAC som verktyg inom skolan. Utvärderingen kommer sedan att ligga till grund för den fortsatta hanteringen.