Postens outsourcing av driften av IT-infrastrukturen

Transkript

1 Postens outsourcing av driften av IT-infrastrukturen ADBJ:s seminarium om Outsourcing av IT Sid 1

2 Vem är jag? Johan Udin seniorprojektledare på Unidas AB Erfarenhet: projektledning av Postens outsourcing av datordrift, datakommunikation och telefoni medverkat i Postens outsourcing av PC och lokala nätverk Unidas AB ett konsultföretag i Posten med seniorprojektledare Sid 2

3 Posten VD Koncernledning Koncernledningsfunktioner Marknads- Administrativ International Outsourcing e-handel Individ kommunikation Kommunikation Mail & Logistik IT Produktion Supportenheter Kassaservice Koncernledning Rörelsegren Meddelanden & logistik affärsenheter Rörelsegren Kassaservice Stödfunktioner Servicenätet Försäljning Svensk Kassaservice Kundkanaler Daglig Daglig service service till till 4,3 4,3 miljoner miljoner hushåll hushåll och och företag företag Distribuerar Distribuerar miljoner miljoner brev brev och och paket paket varje varje dag dag Ca Ca miljarder miljarder i i omsättning omsättning och och med med över över anställda anställda Sid 3

4 Projektets mål Mål: Skriv avtal med en outsourcingleverantör Omfattning av objektet: Datordrift (ej utveckling och förvaltning), ca 600 servar och 180 applikationer Datakommunikation, ca noder Telefonväxlar, telefonistödsystem och abonnemang Berörd helpdesk 180 medarbetare Sid 4

5 Projektets syfte Stödjer IT-strategin Lägre kostnader Högre kvalitet Långsiktigt säkra kompetens och resurser Sid 5

6 Läget i Posten då % av outsourcingobjektet inom enheten Posten IT Ingen central lagring av information om outsourcingobjektets innehåll Många applikationsägare Otydliga och olika servicekrav ( best effort ) Olika processer och rutiner Medarbetare med uppgifter som delvis outsourcas Negativ inställning i organisationen till outsourcing Sid 6

7 Projektets faser RFI + offertförfrågan Offertfasen Utvärdering Avtalsförslag + due diligence Förhandling April 2002 Juni 2003 Sid 7

8 Projektets fas Offertförfrågan Offertförfrågan Offertfasen Utvärdering Avtalsförslag + due diligence Förhandling Mål med fasen: Ta fram en offertförfrågan Viktigaste aktiviteter och frågställningar: Definiera outsourcingobjektets innehåll och gränsytor Vad ska ingå? Utrustning, licenser, avtal, lokaler, medarbetare, fiskar mm Hitta allt material kopplat till objektet Vad vill vi köpa? Tjänstestruktur? Servicenivåer? Prismodell? Volymer? Hur ska processgränssnitten se ut? Vem ska göra vad? Hur ska det se ut vid startdagen? Interimslösningar? Framtida förändringar - målbilder Börja etablera beställarorganisationen Sid 8

9 Projektets fas Offertfasen Offertförfrågan Offertfasen Utvärdering Avtalsförslag + due diligence Förhandling Mål med fasen: Stöd offertgivarna Viktigaste aktiviteter och frågställningar: Besvara leverantörsfrågor Organisation för snabb behandling av leverantörsfrågor Förbered offertutvärdering och due diligence Sid 9

10 Projektets fas Utvärdering Offertförfrågan Offertfasen Utvärdering Avtalsförslag + due diligence Förhandling Mål med fasen: Välj leverantörer till due diligence Viktigaste aktiviteter och frågställningar: Utvärdera offerter och leverantörer Kompletterande information Sid 10

11 Projektets fas Avtalsförslag och due diligence Offertförfrågan Offertfasen Utvärdering Avtalsförslag + due diligence Förhandling Mål med fasen: Öka leverantörernas kunskap och välj förhandlingskandidater Viktigaste aktiviteter och frågställningar: Genomför due diligence Genomför omvänd due diligence Skriv avtalsförslag Utvärdera omvänd due diligence och respons på avtalsförslag Sid 11

12 Projektets fas Förhandling Offertförfrågan Offertfasen Utvärdering Avtalsförslag + due diligence Förhandling Mål med fasen: Underteckna avtal Viktigaste aktiviteter och frågställningar: Förhandla Säkra tillgänglig expertis för detaljerade sakfrågor Kvalitetssäkra och förankra Sid 12

13 Våra ständiga frågeställningar Finns skäl att justera outsourcingobjektet och dess gränser? Har vi hittat allt? Utrustning, dokumentation, licenser, avtal, lokaler, medarbetare, fiskar m.m. Håller tjänstemodellen vi vill upphandla? Håller beskrivningarna om framtiden? Målbilder, nya funktionskrav, servicekrav, volymer m.m. Är krav och behov enligt verksamhetens krav och är de förankrade? Etablera beställarorganisationen och involvera dem i projektet Införande av nya processer med processgränssnitt Sid 13

14 Resultatet I juni slöts ett 6-årigt outsourcingavtal med IBM Startdag och överföringsdag var 1 september Synkronisering av tidigare avtal rörande PC och lokala nätverk Avtalet uppfyller business case avseende kostnadsreduceringar Viss efterförhandling har behövts Överföringen och starten på samarbetet har gått rätt bra så här långt... Sid 14