Västerås stad. IT-verksamhet i förändring. Att använda Best Practice och standards för att få ordning och reda ett verkligt case

Transkript

1 Västerås stad IT-verksamhet i förändring Att använda Best Practice och standards för att få ordning och reda ett verkligt case

2 Västerås s stad har ett starkt behov av att producera ett växande utbud av tjänster och ökad volym utan att den egna organisationen behöver växa v!

3 Utvecklingsfokus Mål Syfte Kärnverksamheter Volym och kvalitet Minskad enhetskostnad Avlastning Verksamhetsutveckling för f effektivare personella insatser Stödverksamheter Standardisering Återanvändning

4 SAMSTÖD: Då-läget IT (2003) Identifiering av IT-processerna: Planera, Anskaffa, Producera IT Decentraliserad budgetprocess ser ej helheten av IT Kostnaderna ej synliggjorda Styrning av resurser: timmar, årsavtal; svagt incitament för effektivisering 492 individer jobbar med IT = 67 åa Nyckeltal antal tekniker / PC : 1:80 totalt, 1:150 Best Practice Inom Konsult & Service före 30 juni 2003 finns 33 medarbetare Rekrytering av 21 nya medarbetare från verksamheten Nya IT organisationen 54 åa

5 Vår strategi En ingång för användaren (Effektivare vardag) Kontinuitet (På-platsen-stöd) Effektivitet (Distansåtgärder) Kvalitetshöjning (Konsulting, Projektarbete) Kvalitetssäkring (Problem/Ändringshantering) Kostnadskontroll (Beställningar) Återkoppling (Månadsvis analys över IT-läget hos kund, KA) Proaktivitet (Övervakningssystem för ökad tillgänglighet av servrar och nätverk) Implementera processer för Incident, Problem och Change i fas 1

6 Klient/presentation Behörigheter & Accesser Funktioner & lagring Marknadens systemerbjudande! Medarbetaren Medborgaren Intranät Internet

7 Vårt behov: gemensam infrastruktur! INFRASTRUKTUR INFRASTRUKTUR

8 Framgångsfaktorerna Vad måste vi lyckas med? eller Vad får vi inte misslyckas med? Standardisering System Management förstå sambanden Rutiner Processer Tjänstefiering Kompetensutveckling

9 Projekten för att nå standardisering Projekt Samstöd Rekrytering, SLA Samordnad IT-organisation för Admin och Skola Västerås PC, Admin Västerås PC, Skola Elev TC Lagring SAN AD, Admin Exchange, Adm AD, Elev MIIS, Elev Exchange, Elev IS/IT plan Förstudieprojekt Kommunikation, WAN XP-Elev XP-Adm Kommunikation, LAN Admin Kommunikation, LAN Elev Standardiserade program mallar, Elev ITIL, Incident, problem & change Incident & change hantering skola MIIS, Admin (Persona) Webbinfra, Sharepoint SQL-konsolidering Nätverktyg, CMDB, Övervakning, Tjänstekatalog

10 Standardiserade produkter Anpassningar och tillägg Service och Support Arbetsplatsutrustning Riktlinjer & standard Licenskostnader Virusskydd Lagring Serverplattform Ram avtal Avropsavtal Säkerhet Aktiv utrustning i fastighetsnät Datakommunikation Fastighetsnät

11 Utveckling IT-kostnader exkl IT-system - inkl rationalisering service & support samt rullande byte av utrustning kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Totala IT-kostnader Service & support Kapitalkostnad utrustning

12 Generell princip för roller Leverantörer Riktlinjer & standard debiterar Konsult och Service debiterar Ram avtal Stadsledningskontoret Avrops avtal Förvaltning/bolag Leverans avtal debiterar Enhet Budgeterar

13 Då (2003) och Nu (2006) 80:1 23,5 Mkr %?? 67 Åa 4 Mkr Diversifiering 300:1 PC/Tekniker 13,3 Mkr S & S Incidenter 75% Samma dag 99.95% Tillgänglighet 52 Åa Medarbetare 2 Mkr Konsultköp Standardisering

14 Sambanden mellan Verksamhetsmål och Teknik mål Kundnyttan för Kundens kund Teknisk nytta Tjänster Tillgångar/ Produktion Verksamhetsnyttan av IT Servicenivåer och Kunder

15 Mycket ser vi PC MS-Office Incident Problem RFC Störningar Registrering IT 1 Tjänstekatalog Inventory management IT Governance ITIL-processerna Datat s kvalité, aktualitet, relevans Infrastruktur ERP-system Integrationer Change Webb-lösningar Service Oriented Architecture Kultur IT 2 Spårbarhet Transition

16

17 Produktions enhet Produktion Leverans Avtal Adm/Ledning Projektledning Projekt, konsulting (timmar) Projektkontrakt Marknad IT-produktion Tjänster Processer Kommunikation Telefoni Produktförsörjning Produkter/ komponenter SLA Klientplattform Serverplattform Webbplattform Kommunikationsplattform Integrationsplattform

18 Processorganisation för IT-produktion Chef ITproduktion Problemansvarig Incidentansvarig Changeansvarig Konfigansvarig Releaseansvarig Teamledare Produktion Kundservice Changegruppen Problemgruppen Konfiggruppen Releasegruppen Team Produktion Samspel mellan grupperna

19 Vägen till en anpassningsbar verksamhet Fas 1 Fas 2 Fas 3 Verksamhetens intresse Kostnad/effektivitet SLA/effektivitet Följsamhet/ processorienterat Teknikens intresse Hålla det igång Service kvalitet Verksamhetsnytta Verksamhetens och Teknikens relationer Följsamhet Teknikcentrerat Servicecentrerat Verksamhetscentrerat Reaktiv Förutsägande Proaktiv Teknikstadie Avskild Integrerad Virtuell

20 Utmaningar för hela organisationen Förtroende Nya styrmodeller Attityder och värderingarv Teknikutveckling i takt Samverkan Utmaningar för f r utveckling och förändringf