Ordning och reda förenklar styrningen,

Transkript

1 Ordning och reda förenklar styrningen, Leverantörsstyrningsmodellen Johnny Carlberg IT-strateg, Enheten Strategi och Styrning

2 Kort om Arbetsförmedlingen Antal anställda inom Arbetsförmedlingen, Antal anställda inom it-avdelningen, 300 Konsulter, 130 Preliminär it-budget för 2014, totalt 600 mkr personal 230 mkr licenser, konsulter, tjänster, support, mm 370 mkr Preliminär utvecklingsbudget för 2014, 130 mkr Har en multisourcad it-miljö 3

3 Ordning och reda i våra leverantörskontakter och avtal för att erhålla bättre; kontroll och uppföljning av avtal ordning på leverantörsportföljen samarbete med leverantören styrning med tydliga roller/ansvar 4

4 Nivåer av styrning En multisourcad IT-leverans driver behov av enhetlig och skalbar leverantörsstyrning Ramverk för leverantörsstyrning inom IT Komponenter Styrning & uppföljning Organisation, roller & ansvar Forum & gränssnitt Processer & arbetssätt Medarbetare & kompetens Strategisk nivå - Långsiktigt perspektiv (1-5 år) Etablera långsiktig relation med leverantören genom att sätta upp gemensamma mål och strategisk agenda Taktisk nivå - Medellångt perspektiv (6 mån - 1 år) Säkerställa att pågående leveranser följer avtal samt att tjänsteinnehåll är aktuellt och avspeglas i avtal Arbeta med kontinuerliga förbättringar av leverans och samarbete Operativ nivå - Kort perspektiv (< 6 månader) Säkerställa det dagliga arbetet och hantering av uppkomna problem och incidenter 5

5 Verksamhetspåverkan Leverantörer styrs på olika sätt beroende på leverans Hög Segmenteringsmatris (oberoende av tjänst eller produktleverantör) 2. Leverantör av lättillgängliga produkter / tjänster 4. Icke-kritisk Leverantör 1. Strategisk leverantör 3. Leverantör av svårtillgängliga produkter / tjänster Leverantörssegment 1. Strategisk leverantör Hög verksamhetspåverkan och hög komplexitet i leverans Mångfacetterat samarbete Svårt att byta ut 2. Leverantör - lättillgängliga Hög verksamhetspåverkan och låg komplexitet i leverans Svår att byta ut p.g.a. kritisk för verksamhetens leverans 3. Leverantör - svårtillgängliga Hög komplexitet i leverans och låg verksamhetspåverkan Svår att byta ut p.g.a. få eller inga alternativ på marknaden Styrmodell Aktiv AF är aktiv inom samtliga komponenter och nivåer för att säkerställa proaktivitet Leverantören är delaktig i att sätta upp långsiktiga gemensamma mål Involverad AF är aktiv inom samtliga komponenter och nivåer för att säkerställa proaktivitet Leverantören bidrar till effektiv styrning genom att ge input till styrmodellen Låg AF = Arbetsförmedlingen Komplexitet i leverans Hög 4. Icke-kritisk leverantör Låg verksamhetspåverkan och låg komplexitet i leverans Lätt att byta ut Informerad AF är aktiv inom ett fåtal områden av leverantörsstyrningen Leverantören styrs främst genom uppföljning av tydliga rapporter och mätetal 6

6 Det finns ett antal nyckelroller för leverantörsstyrning inom IT Roll IT-chef Beskrivning Ytterst ansvarig för IT:s leverans till verksamheten Leverantörsstyrningsansvarig Leverantörsansvarig Leveransansvarig (Taktiskt ansvarig) Operativt ansvarig Ansvarig för utveckling och förvaltning av leverantörsstyrningsmodellen, leverantörsportföljen samt leverantörsstrategin Ansvarig för avtal och övergripande relationen med en leverantör samt koordinering mellan leveransansvariga Ansvarar för leveranser och kvalitet inom respektive leveransområde* Ansvarar för leveranser samt uppföljning av incidenter och problem inom ett leveransområde IT-controller Ekonomisk uppföljning av leverantörer Vid Involverad modell kan Leverantörsansvarig även vara Leveransansvarig. Det Taktiska och Operativa mötet kan genomföras vid samma tillfälle vid Involverad modell. 7

7 Det finns fyra typer av forum för leverantörsstyrning, vilka verkar på olika nivåer Forum och Mötesdeltagare Aktiviteter Internt leverantörstyrningsråd (1-2 ggr/år) IT-chef (ordförande) Leverantörsansvariga Leverantörsstyrningsansvarig (föredragande) Chef Strategienheten, IT IT-controller / IT-jurist / IT-upphandlare (vid behov) Följa upp leverantörsportfölj Säkerställa att leverantörssamarbeten sker i linje med myndighetens strategier Utveckling och uppföljning av leverantörsstrategi Strategiska leverantörsforum (1-2 ggr/år) IT-chef (ordförande) Leverantörsansvarig Leverantörsstyrningsansvarig IT-controller / IT-jurist / IT-upphandlare (vid behov) Chef Verksamhet (vid behov) Leverantörsrepresentanter Uppföljning av affären Utveckling av långsiktigt samarbete Utveckling av samverkansformer Eskaleringar 8

8 Forts. Det finns fyra typer av forum för leverantörsstyrning, vilka verkar på olika nivåer Forum och Mötesdeltagare Taktiska leverantörsforum (2-4 ggr/år) Leveransansvarig (ordförande) Leverantörsansvarig (vid behov) Leverantörsstyrningsansvarig (ej obligatoriskt) IT-controller / IT-jurist / IT-upphandlare (vid behov) Operativt ansvarig (vid behov) Verksamhetsrepresentant (vid behov) Leverantörsrepresentanter ) Aktiviteter Följa upp ekonomi, leveranser och kvalitet Hantera förändringar och kontinuerliga förbättringar Följa upp avtal Hantera förändringar av avtal och avtalstvister Eskaleringar Rapportera status Operativa leverantörsforum (6-12 ggr/år) ) Operativt ansvarig (ordförande) Leveransansvarig (vid behov) Operativa medarbetare och/eller Processansvariga/medarbetare Verksamhetsrepresentant (vid behov) Leverantörsrepresentanter Följa upp leveranser och kvalitet Följa upp processefterlevnad Analysera och hantera incidenter / problem Koordinera större förändringar och viktiga händelser i verksamheten Eskaleringar Rapportera status 9

9 Utmaningar vid införande Kompetens och resurser Arvet backlog Hitta rätt arbetsprocesser kopplat till roll/ansvar 10