Samverkansnämndens handlingsplan budget i balans SMN-2016/20

Transkript

1 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Michael von Essen Datum SMN-2016/20 Tf IT-chef Samverkansnämnden Samverkansnämndens handlingsplan budget i balans SMN-2016/20 Förslag till beslut Samverkansnämnden beslutar att anta handlingsplan för budget i balans att delge kommunstyrelserna i Knivsta och Heby kommuner sitt beslut. Sammanfattning Kommunens riktlinjer för god hushållning föreskriver att kommunens verksamheter ska ha budget i balans. Nämnd som inte har budget i balans ska besluta om handlingsplan. Planen ska rapporteras till kommunstyrelsen samt fortlöpande redovisa framstegen tills budget i balans råder. Planen ska innehålla specificerade åtgärder med uppskattad effekt i kronor. Nämnden bedömer att det prognostiserade underskottet för 2016 är tkr. Förslag på åtgärder har preciserats, varav det mesta får effekt först Flera åtgärder har redan genomförts, detta i form av projekt som flyttats fram och konsulter som avslutats, för att minimera underskottet år Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Åsa Franzén Kanslichef

2 Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Barn berörs inte av delårsbokslutet. De kan dock beröras av eventuella åtgärder utifrån beslutet. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

3 Dnr SMN-2016/20 SAMVERKANSNÄMNDENS HANDLINGSPLAN FÖR EKONOMI I BALANS Bakgrund Kommunens riktlinjer för god hushållning föreskriver att kommunens verksamheter ska ha budget i balans. Nämnd som inte har budget i balans ska besluta om handlingsplan. Planen ska rapporteras till kommunstyrelsen samt fortlöpande redovisa framstegen tills budget i balans råder. Planen ska innehålla specificerade åtgärder med uppskattad effekt i kronor. Effekten ska bedömas utifrån försiktighetsprincipen och med realistisk tidplan, gärna med delmål. Finns det förslag till åtgärder som är av intresse ur ett helhetsperspektiv ska acceptans erhållas från kommunstyrelsen. Bedömning av total obalans Nämnden bedömer att det prognostiserade underskottet för 2016 är tkr. Förslag på åtgärder har preciserats, varav det mesta får effekt först Flera åtgärder har redan genomförts, detta i form av projekt som flyttats fram och konsulter som avslutats, för att minimera underskottet år Kommentar Prognosen per maj visar ett underskott på tkr. Samverkansnämnden kommer att tillskriva kommunstyrelsen i båda kommunerna med ett äskande om extra kommunbidrag motsvarande tkr för 2016 för vardera kommunen. Underskottets delar kan delas in i följande delar, likvärdigt för båda kommunerna, för att identifiera var kostnaderna hör hemma: 1. Drift. Driften har under flertalet år varit eftersatt och kommunerna är nu i ett läge där vissa system inte längre går att hålla i drift och verksamheterna ställer krav på ny utrustning och nya system. 2. Kommungemensam plattform Ett sort arbete har bedrivits under 2016 för att tillskapa en gemensam plattform för båda kommunerna. De tidigare var i behov av att bytas ut och en gemensam plattform minskar kostnaderna från år Arbetet har varit större och mer omfattande än beräknat. 3. Projekt Flera stora projekt har genomförts för att förbereda för en gemensam nämnd med gemensamma system som senare ger besparingar. Flera projekt har även genomförts för att förenkla processer och få bort handpåläggning som idag sker. Vissa projekt har varit tvungna

4 att genomföras för att förbereda den stora driftsupphandlingen som ska ske år Projekt har omprioriterats och en bättre planering för genomförandet har tagits fram. 4. Utveckling av gemensam nämnd Flera av projekten har målet att skapa en effektivare gemensam verksamhet för de båda kommunerna. Även arbetsprocesser och organisation ses över för att effektiviseras. 5. Konsultkostnader Många konsulter har funnits inom verksamheten, både för att genomföra projekt där kompetens och resurser behövs utifrån samt för att täcka upp frånvaro. Konsulter har under hösten avvecklats och konstanden kommer minska drastiskt när den nya serverplattformen är klar. Handlingsplanens effekter En handlingsplan togs ganska tidigt fram för att minimera nämndens underskott. Flera projekt har flyttats på framtiden. Exempel på detta är SQL kluster (hotell för databaser), utrullning av Windows 10, samt delar av FIM-projektet (automatisk hantering av användarkonton), Konsolidering av Decapus/TEIS (filintegrationsmotor) skjuts också på framtiden. IT-chefstjänsten är för tillfället tillsatt av en tillförordnad och under tiden tas en vikarie in för att täcka upp tjänsten Chef IT Drift på endast 50 %. Externa resurser tas bara in när det är absolut nödvändigt och flera konsulter har avvecklats under hösten. En översyn av IT organisation genomförs för att få ett bättre resursutnyttjande. Verksamheten jobbar för att få ned kostnaderna och analyserar varje projekt noga för att minimera kostnaderna. Risker med att skjuta delprojekt på framtiden kan vara förseningar i leveransen av den nya plattformens alla ingående delar, vilket kan leda till ökade kostnader framöver. De sammanlagda kostnaderna för projekten som senareläggs under 2016 beräknas till tkr. Efter de föreslagna åtgärderna för år 2016 prognostiseras underskottet till 8 miljoner kronor för verksamhetsåret

5 Förändring/åtgärd 1 Kostnader inhyrd personal Upp till tkr totalt. Effekt 2016 Avslutat två konsultuppdrag, IT-samordnare o tekniker i projekt tkr Effekt 17 Minskar inhyrd personal o planer på att stärka upp organisationen internt Mellan tkr till tkr Osäkert pga. av organisationsförändring 2017 och kostnad för nya interna resurser. I samband med organisationsförändring kan det bli aktuellt med nyrekrytering av personal vilket då minimerar effekten. Förändring/åtgärd 2 Kostnader Service och supportavtal -400 tkr Effekt 2016, ingen effekt Alla gamla service o support försvinner och de nya beräknas halvera kostnaderna -400 tkr Slår inte igenom förrän

6 Förändring/åtgärd 3 Kostnader befintliga serverplattformar tkr Effekt tkr Driften av de gamla plattformarna försvinner och en ny plattform skapas tkr Befintliga plattformar planeras tas ur bruk november 2016 och då startar driften av den gemensamma serverplattformen. Förändring/åtgärd 4 Senareläggning av projekt tkr Effekt 2016 Projekt flyttas fram tkr Ingen ytterligare kapitaltjänst. Ingen belastning förrän beslut tas ang. igångsättning av projekt. Projekten är dock efterfrågade av verksamheterna och det finns risk för en fördröjning av framtida projekt. 4

7 Förändring/åtgärd 5 Införande av tjänstekatalog Inga nya projekt utanför IT:s ordinarie åtaganden Effekt 2016 Ingen effekt Inga ofinansierade projekt. Alla utvecklingsprojekt ska vara finansierade innan igångsättningstillstånd. Framtid Under första halvåret 2017 kommer den nya driftleverantören. Vid ett eventuellt byte av leverantör tillkommer en ökad kostnad beräknad till ca tkr per kommun. Detta för flytt av utrustning och system samt uppbyggnad av nya processer och rutiner samt överlämnande av information. Den ökade kostnaden har tagits med i eskandet av medel för 2017, men inget extra kommunbidrag har tillsats. Det finns en ytterligare oro för att hålla budget under nästa år då kraven från verksamheterna och samhället är stora och det idag inte är tydligt var kostnader för vissa delar av IT ska ligga. Med befintlig budget kommer inga större utvecklingsprojekt eller förändringar vara möjliga. Effektiviseringen av en gemensam nämnd kommer ta tid och efterfrågan av IT-baserade lösningar ökar. IT är idag en del av verksamhetsutvecklingen och en fråga som diskuteras flitigt både nationellt genom bland annat digitaliseringskommissionen, men även internationellt. Åsa Franzén Kanslichef Biträdande kommundirektör 5