Begäran om investeringsmedel för kommungemensam plattform KS-2016/591

Transkript

1 Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Dan-Erik Pettersson Datum KS-2016/591 Ekonomichef Kommunstyrelsen Begäran om investeringsmedel för kommungemensam plattform KS-2016/591 Förslag till beslut Kommunsstyrelsen beslutar att tilldela Samverkansnämnden 6 miljoner kronor i investeringsmedel ur kommunstyrelsens ofördelade investeringsmedel att fördelning av investeringsmedel görs i enlighet med tjänsteskrivelse Bakgrund Samverkansnämnden ansvarar för utveckling, underhåll och inköp av datorutrustning. En stor del av kostnaden ska bokföras mot driften, men en hel del av inköpen har en livslängd på 3 år eller mer och är därför en investering. Under senare år har kommunens verksamheter växt i omfattning (fler elever etc), vidare ökar kraven på höjd datortäthet i många verksamheter. Investeringsbudgeten för samverkansnämnden för innevarande kalenderår har inte varit anpassad för dessa behov och behöver därför utökas. Den andra delen är att det pågår en del underhålls och utvecklingsprojekt, vilket främst syftar till att åtgärda en eftersatt IT-miljö (underhålls och utvecklingsskuld). Behovet av ytterligare investeringsmedel uppskattas till 6 miljoner kronor och fördelar sig enligt följande: Investeringsobjekt Belopp Installation av nytt AD, Active Directory Installation av FIM lösning, (automatisk hantering av konton och rättigheter) Transition (flytt av system) Införande av IT tjänstavtal (finansieringsmodell) 200 Klientdatorer med tillbehör Summa 6 000

2 Sida 2 av 3 Ekonomisk konsekvensanalys Kostnaderna för investeringarna, kapitaltjänstkostnader, fördelas mellan både Heby och Knivsta kommun, inköp av datorutrustning betalas av verksamheterna i enlighet med den interna leasingmodell som införts under året. Det innebär att kostnadsnivån för den direkta IT-verksamheten ökar måttligt eftersom en del av utvecklingsprojekten innebär effektivisering av processer, men kostnadsutvecklingen är fortsatt besvärande på längre sikt. Som referenspunkt kan Labour cost index användas för informations och kommunikationsföretag, indexutvecklingen mellan 2014/2015 var +5,6 procent medan budgeten räknades upp med 2 procent. I nästkommande budgetprocess behöver denna kostnadsutveckling beaktas i framtagande av både budget och planeringsramar. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommundirektör Beslutet ska expedieras till: Akten Ekonomikontoret Samverkansnämnden Åsa Franzen

3 Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn IT-investeringar påverkar verksamheterna i hög grad och dess verksamhet som ofta är riktad mot barn och unga. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? Barns bästa är att genomföra och tillhandahålla IT-utrustning i enlighet med verksamhetens behov. 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. Att genomför IT-investeringar sker på uppdrag från verksamheterna indirekt, intressekonflikten finns därmed i verksamheten, exempelvis skolan där en investering ibland ställs mot andra insatser i verksamheten. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Inköp av IT-utrustning påverkar barn och unga, men det är verksamheten som beställer IT-utrustningen och därför ska pröva behovet och inhämta åsikter från barn och unga. Beslutet möjliggör fortsatta inköp av utrustning till framförallt den pedagogiska verksamheten.

4 Samverkansnämnden Utdrag ur PROTOKOLL Investeringsmedel för kommungemensam IT-plattform SMN-2016/16 Beslut Samverkansnämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen att ta 6 miljoner kronor ur kommunstyrelsens ofördelade investeringsmedel i anspråk för IT-investeringar enligt fördelning i tjänsteskrivelse Ärende Åsa Franzén, kanslichef, informerar. Tjänsteskrivelse har varit utsänd. Expedieras till Akten Kommunstyrelsen Expedierat av Siobhán Górny

5 Michael von Essen Tjänsteskrivelse Tf IT-chef Samverkansnämnden Investeringsmedel för kommungemensam IT-plattform SMN-2016/16 Förslag till beslut Samverkansnämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen att ta 6,0 miljoner kr ur kommunstyrelsens ofördelade investeringsmedel i anspråk för IT-investeringar enligt nedanstående fördelning. Bakgrund Under 2016 har ett antal projekt beställts av Axians och ATEA och RADPOINT AB. Det handlar om följande projekt: Installation av nytt AD, Active Directory Installation av FIM lösning, (automatisk hantering av konton och rättigheter) Installation av nya brandväggar Transition (flytt av system) Införande av IT tjänstavtal (finansieringsmodell) Klientdatorer med tillbehör För att nå målet, en färdig kommungemensam plattform samt genomförande av leveranser kopplat till IT-tjänsteavtal behövs investeringsmedel med 6,0 miljoner kr. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Åsa Franzen Kanslichef

6 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Investeringen handlar om utveckling av teknisk plattform vilket inte bör innebära någon som helst påverkan för barn.. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? Nämnden har beaktat barns bästa i behovet av investeringar. 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Inte möjligt att fråga barn i detta ärende