Hur blir upphandling - inköp strategiskt. David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

Transkript

1 Hur blir upphandling - inköp strategiskt David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se 5 april, 2011 SOI konferens, Halmstad

2 Växjö kommun Växjö kommun: ca invånare ca 7000 kommunanställda Växjö kommuns totala årliga inköpsvolym: ca 1 miljard Upphandlingsenheten hanterar kommunkoncernövergripande och kommungemensamma upphandlingar främst genom ramavtal vilka omsätter ca 600 MKR SEK per år. Utöver ramavtalen finns specifika avtal/köp, administrativa system, ITsystem, entreprenader osv. Ca 300 avtal hanteras centralt fakturor hanteras årligen 10 personer arbetar på upphandlingsenheten

3 Upphandlingsenheten Förvaltande enhet ( dåläge 2007) Ekonomikontoret Upphandlingsenheten Växjö kommun Samverkansavtal Länet Kyrkan LOU Juridik Upphandlingar kommunkoncernen

4 Upphandlingsenheten Strategisk och verksamhetsutvecklande ( ) Regionen Kronobergs län Ledningsgrupp KSOP Upphandlingsenheten Växjö kommun LOU Juridik Utbildning information Marknadsföring E-handel Systemansvar E-handel - nätverk Certifierade inköpare Samverkansavtal Länet Rfss - Kyrkan IT samordning Kronobergs län Näringsliv - dialog Kommunala bolag Samverkansavtal Inköpsnätverk Samordnad Varudistribution Upphandlingar kommunkoncernen KKKVH Nätverk Teknisk förvaltning Samverkansavtal Projektledning processkartläggning

5 Upphandlingens dilemma - LOU => formalia, tydlig kravspecifikation, avtalsutformning - Miljö, ekologiskt, rättvisemärkt m.m i balans med LOU - Brukarnas behov (referensgrupper) - Säkra kapacitet - Anpassa underlag till små och större företag Uppnå en bra affär ur totalekonomiskt perspektiv för kommunen/länet Avtalen ska vara administrativt genomförbara i en decentraliserad organisation Överprövning - överklagande

6 Kommunikation Hur når man beställarorganisationen? Kvalitetssäkra hela flödet: upphandling - beställning e-faktura Avdramatisera! Marknadsföring internt sälja in upphandling/inköp och E-handel kommunstyrelsen, kommunledningen, förvaltningschefer, Vd:ar i bolag Marknadsföring externt informationsträffar Svenskt näringsliv, Företagarna byggentreprenörer, konsulter, livsmedelsleverantörer etc

7 Handling! - verktyg - projekt Inköpsnätverk Inköpsnätverk Inköpssystem E-handel Kartläggning av inköpsmönstret i verksamheterna Certifiering av inköpare Samordnad varudistribution

8 Inköpssystem/E-handel Förankring på alla nivåer! Vilka initiala mål och vilka strategiska mål ska uppnås med införandet? Kartläggning av inköpsmönster Besparingspotential Viktig med ansvarsfördelning! E-handelsansvariga får ej hamna i kläm mellan upphandling, ekonomi och IT enheter. Projektledning och förvaltning av systemet, lokala administratörers roll. Attestförfarandet (vid förattest) är kritiskt! kan upplevas som ett hinder! ev. ändring i attestreglementen Få med övriga medarbetare på upphandlingsenhet, ekonomienhet etc.. Supportfunktion och avvikelsehantering Uppföljning (avtalstrohet) och kontroll via beslutstöd från hösten 2011 Inköpssystemet = Ett skyltfönster beställningsfunktion samt avtalsdatabas Förhandlad upphandling användarvänlighet som kvalificeringskrav Lokal installation eller molnlösning?

9 Samordnad varudistribution (DC) Motion (2007) Förstudie (2008) Inköpssystem/E-handel förutsättning för DC Projektgrupp (2008) *Kartläggning av transporter(2008) Upphandling (2009) * idag ca 1900 leveranser per vecka för 360 enheter * med samordning av transporter räknar man med 950 leveranser per vecka Projektledare: Maria Persdotter maria.persdotter@vaxjo.se

10 Status E-handel och DC per april 2011 INES release 14 febr Obligatoriskt inköpssystem 20 leverantörer integrerade varav 11 med full EDI 27% elektroniska fakturor (jmf okt 2010: 12%) Certifiering/utbildning av inköpare pågår successivt Supportfunktion är upprättad, Central avvikelsehantering Single Sign On Flera varugrupper distribueras via DC, livsmedel aktuellt april/maj

11 Utredningen uppgradering av upphandlingsenheten Utredningen föreslår att en fristående upphandlingsenhet bildas att upphandlingschefen/enheten blir direkt underställd kommunchefen att upphandlingschefen blir en del av KLF:s ledningsgrupp att alla inköps- och upphandlingsfrågor processmässigt styrs centralt (får ett uttalat kommunmandat) att förvaltningschefsgruppen/koncernrådet involveras i ett samordnat nätverk för upphandlingsfrågorna Sammanfattningsvis föreslås att upphandlingsenheten uppgraderas i flera strategiska sammanhang och därmed också ingår i klf:s ledningsgrupp. Inom klf:s ledningsgrupp och i praktiskt arbete ska alla former av stuprörstänkande motverkas och den gemensamma kommunnyttan vara vägledande. Upphandlingschefen bör bli uttalad processledare med mandat att agera tillsammans med/mot förvaltningarnas/bolagens kommunikations- och inköps/upphandlingsresurser. Ovannämnda gäller sedan 1 juli,

12 Citat från kommunchefen Ove Dahl Den nya organisationen hänger ihop med upphandlingsfrågornas allt mer strategiska roll Det är också ett sätt att göra ansvaret för upphandlingsfrågorna tydligare Genom bildandet av en egen upphandlingsenhet direkt underställd kommunchefen får upphandlingsfrågorna en högre status inom kommunkoncernen Upphandlingschefens deltagande i ledningsgruppen och rapportering till förvaltningschefsgruppen ger upphandlingsfrågorna en mer framskjuten position

13 Det är ingen rättighet att köpa, däremot är det en skyldighet att köpa på rätt sätt! - Ove Dahl, kommunchef

14 Upphandling inköp på väg mot ny era. INES ROAD Tack för uppmärksamheten! David Braic