Politiskt initiativ - Inför samordnad varudistribution i Karlstad

Transkript

1 Dnr KS Dpl 00 sid 1 (6) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tjänsteyttrande Ellika Andersson Ellika Andersson@karlstad.se Politiskt initiativ - Inför samordnad varudistribution i Karlstad Dnr KS Dpl 00 Ärende En samordnad varudistribution innebär att leverantören kör varorna till en samordningscentral. Vid centralen samordnas varorna som sedan körs ut till kommunens enheter. En samdistribution kan styras på olika sätt, antingen genom upphandling av en extern distributör eller genom att driva verksamheten på egen hand. I den förstudie som gjorts konstateras att upphandling av en samordningscentral inklusive transportör är en lämplig lösning för Karlstads kommun. En samordning av varor bidrar till att minska antalet transporter, detta ger effekter i form av ökade miljövinster, ökad trafiksäkerhet, ekonomiska besparingar, förbättrad arbetsmiljö samt att det uppmuntrar lokala leverantörer att delta vid upphandlingar. De ekonomiska besparingar sker genom minskade varupriser samt i tid hos beställarna som genom samordningen tar emot färre leveranser enligt fasta dagar/tider. Varor lämpliga för en samordning i nuläget är: skol- och lekmaterial, arbetskläder, slöjd- och textilmaterial, livsmedel, verktyg, städ- och kemikalieprodukter, kontorsmaterial och papper, el-material samt sjukvårdsmaterial. Inköpen för samtliga varugrupper uppgick till ca 126 miljoner år 2012 vilket genererade ca utleveranser. Uppstartningsperioden är en kritisk fas för samdistributionens framgång. Framgångarna påverkas dels av hur väl man lyckas förhandla och kommunicera med leverantörerna. Den interna kommunikationen är en annan framgångsfaktor för att få med organisationen i de nya rutinerna. Informationsmöten och utbildning av personal och leverantörer är en viktig del i arbetet att planera och införa en samordnad varudistribution. Kommunen kan påverka miljöeffekterna genom miljökrav i det förfrågningsmaterial som tas fram vid en upphandling. Det är viktigt att kraven är rimliga baserade på de förutsättningar som finns de olika intressenterna. Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Västra Torggatan 26 Webb: karlstad.se Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

2 Dnr KS Dpl 00 sid 2 (6) För närvarande pågår ett arbete med att införa ett e-handelssystem för samtliga kommuner i Värmland, i nuläget befinner man sig i utredningsprocessen. Ett elektronisk inköps- och beställningssystem underlättar driften av en samdistribution. Det uppstår en mellanhand vilket ställer krav på fungerande system för hantering av information för: beställning, orderbekräftelse, leveransmottagning och fakturahantering. Ett e-handelssystem bör implementeras innan eller i samband med en samordning. Transporter och samdistribution Transporter utgör en viktig del för ett fungerande samhälle som också bidrar till negativa miljöeffekter. Det finns idag ett starkt samhällsstöd för att minska våra miljöutsläpp varav transportbranschen ifrågasatts. Vägtransportsektorn ansvarar för 30 % av alla koldioxidutsläpp som görs i Sverige. Det som främst påverkar utsläppen är att de flesta fordon idag drivs med fossila bränslen. 1 Trafa (2012) visar siffror att godstransportarbetet ökat från 42 till 98 miljarder tonkilometer mellan åren Detta visar en negativ trend som medför påverkan ur miljö-, säkerhet- och trafikaspekt. Den svenska offentliga sektorn gör varje år stora inköp av varor och tjänster, där det är stora volymer som transporteras ut till beställare över hela Sverige. Detta innebär att varje enskild kommun har möjligheten att utnyttja sin ställning för att påverka sina leveranser och göra dem så miljömässigt hållbara som möjligt. Det finns begränsningar som försvårar det för kommuner att ställa krav på hur leveranserna skall ske. Lagen om offentlig upphandling (LOU) tillåter inte att omfattande krav ställs på leveransen av en vara om denna ingår i varans pris (fri leverans), vilket är vanligt förekommande i ett ramavtal. Kommuner behöver därför upphandla leveranserna separat tillsammans med att krav ställs på samordning av transporterna. Samordning av transporter sker genom en samlastningscentral, där ansvaret för distributionen övergår till en upphandlad transportör om inte kommunen själva väljer att driva verksamheten. Kommunalt samordnad varudistribution Vid en samordnad varudistribution har kommunen förutsättningen att minska antalet transporter. Dessutom ger det möjligheten att ställa krav på de fordon som används av distributören, samt påverka antalet körda kilometer genom transportplanering. Sammantaget kan en samordnad varudistribution medföra miljövinster vilka delvis bestäms av de krav som kommunen ställer på distributören. Figuren (figur 1) nedan visar hur leveranser kan ske utan samordning, för att kunna ge ett tydligt exempel visar figuren endast 2 leverantörer samt 5 beställare, vilka i verkligheten är betydligt fler. Exemplet nedan visar hur de olika leveranspunkterna beställer varor efter behov som sedan efter beställning levereras av leverantören. Detta resulterar i att en enhet kan få flera leveranser per dag, samt att det försvårar en ruttplanering för leverantören då man inte i förväg vet när leveranserna skall

3 Dnr KS Dpl 00 sid 3 (6) ske. Personalen får ta emot många varuleveranser som kan störa den ordinarie arbetssysslan Leverantör 1 Leverantör 2 Figur 1 Kommunen kan genom en samordnad varudistribution minska antalet transporter. Första steget är en upphandling av en samordningscentral, och enligt erfarenheter från andra kommuner lönar det sig att anlita en distributör som står för samordningen till skillnad mot om kommunen själva väljer att driva den. Den upphandlade distributören tar sedan emot de beställda godsen från leverantörerna, samordnar dessa efter en ruttplanering och kör ut till de beställande enheterna. Ruttplaneringen kan gjorts efter ett tidsschema vilket innebär att enheterna får sina varor på specifika dagar och tider. Tidsschemat kan se olika ut beroende på hur väl utvecklade verktyg man har för att göra en ruttoptimering. Dessa scheman kan vara specificerade till bestämda intervaller, exempelvis en förskola får leveranser varje onsdag mellan kl Istället för att en enhet får flera leveranser per vecka kan dessa minskas till några enstaka tillfällen. Det blir färre utkörningar och samtidigt högre fyllnadsgrad i lastbilarna. Figur 2 nedan illustrerar hur en samordning med optimerad ruttplanering kan se ut. Inte nog med att antalet transporter minskar, kvalitén hos beställarenheterna ökar då man kan planera godsmottagningen, vilket sparar tid för personalen att lägga på sitt ordinarie arbete.

4 Dnr KS Dpl 00 sid 4 (6) Figur 2 Effekter av samordnad varudistribution Det finns ett antal effekter i samband med samordnad varudistribution som är återkommande. Det är även dessa som varit drivkraften bakom besluten hos kommuner som infört en samdistribution. Miljöpåverkan Ett samdistributionsprojekt möjliggör en minskning av transporter, vilket har goda effekter på miljön. I ett första steg kan man säkra att fordonen som används är bäst anpassade för miljön. I ett andra steg bidrar en effektiv transportplanering till att fyllnadsgraden ökar vilket innebär att samma antal gods körs ut i ett mindre antal transporter. Sedan kan en ruttoptimering också bidra till minskade körsträckor, då optimal rutt tas fram för varje körning. Det finns därför ett allmänt hållbarhetsperspektiv ur miljösynpunkt som talar för en samdistribution. Halmstad beräknar ha halverat sina utsläppt efter införandet av en samdistribution. Vägverkets idéskrift för samordnad varudistribution (2010:008) visar att körsträckan för distributionen minskar mellan % vid en samordning, när man jämfört flera projekt.

5 Dnr KS Dpl 00 sid 5 (6) Ekonomiska effekter I dagsläget handlar man för ca 126 miljoner kr per år (2012), en prissänkning med ca 7 % skulle täcka kostnaderna för driften av samlastningscentralen samt uppstartningskostnaderna. Det skall tilläggas att resultatet av prissänkningarna först kan utläsas efter ca 4 år från driftstart då man lyckats förhandla om nya avtal och kunnat få genomslag med den nya transportlösningen. Det har visat sig vara svårare att pressa priserna hos de större leverantörerna, det är därför viktigt att de ekonomiska effekterna inte utgör de enda drivkrafterna för en samordning. Det kan ta lång tid innan marknaden mognat för denna form av transportlösning. Teoretiskt borde prissänkningar med 8-12 % vara rimligt att förvänta sig, men i praktiken kan det komma att se annorlunda ut beroende på hur man lyckas med förhandlingar. En annan besparing förutom prissänkningar görs i tid hos de beställande verksamheterna, då de genom samordningen tar emot färre leveranser som är tidsbestämda. Denna tid kan istället läggas på ordinarie arbetssysslor vilket kan öka kvalitén hos kommunens enheter. Det är dock svårt att beräkna hur mycket tid man kan spara in något som kräver en tydligare bild över alla dagens leveranser. Utöver driftkostnaden för en upphandlad samordningscentral bör också kostnaden för tiden innan driftstart inräknas. Hit hör framförallt kostnaderna för att driva projektet, samt kostnaden som uppkommer i och med en upphandling. Projektet kan ta upp till 3 år. Kostnaderna för att driva projektet består främst av lön för den projektansvarige. Trafiksäkerhet Ökad trafiksäkerhet är ytterligare ett argument att ta upp vid ett samordningsprojekt. En samlastningscentral som är strategiskt placerad bidrar till att färre fordon vistas i tätorten och trafikmiljön som helhet. Leveranstider kan även anpassas till tillfällen då barn inte vistas ute på skolgårdar, vilket kan bidra med en säkrare miljö ute bland skolor och äldreboende. Det blir inte bara en säkrare miljö utan det bidrar även till ett minskat buller, vilket kan göra skillnader i tätorten. Förutom färre leveranstillfällen kan krav ställas på säkrare transportfordon. Utveckling av det lokala näringslivet Vid upphandling av en samordningscentral minskar antalet leveranspunkter från samtliga beställare till en leveranspunkt. Detta medför att fler verksamheter har möjlighet att delta i upphandlingar då leveransen inte längre utgör ett hinder för dem som inte tidigare haft resurserna till detta. Ansvaret ligger således hos kommunen att framföra detta och uppmuntra de lokala leverantörerna till att mer aktivt delta i kommunens upphandlingar.

6 Dnr KS Dpl 00 sid 6 (6)