Bilpool för tjänstebilar

Transkript

1 1(5) Kommunstyrelsen Bilpool för tjänstebilar Ärendet Kommunens tjänstebilar (bilar som används i tjänsten) hanteras av respektive förvaltning. Endast ett fordon klarar de miljökrav som är beslutade av kommunfullmäktige. Möjlighet finns att införa en bilpool för kommunens tjänstebilar för att nyttja fordon mer optimalt och säkerställa efterlevnad av miljökrav. De tre förvaltningarna placerade i Mörby Centrum, Miljö- och stadsbyggnadskontoret, Socialkontoret och Tekniska kontoret hanterar för nuvarande tjänstefordon inom respektive förvaltning. Bilansvariga på förvaltningarna är övervägande tjänstemän som har andra ordinarie arbetsuppgifter. Ett fåtal fordon är specialanpassade för en viss verksamhet, övriga kan med fördel samnyttjas. Förvaltningarna i Mörby Centrum föreslås påbörja införandet av en miljöbilspool för att sköta bilar som används i tjänsten. Fördelarna för förvaltningarna av samnyttjande av bilar är att; tillgängligheten ökar, handhavande och service av bilarna överlåts, bilpoolsbilar klarar gällande miljöbilsdefinition, tydligare kontroll på bilar och kostnader samt möjlighet till efterlevnad av kommunens miljöprogram. Den stora fördelen är möjlighet finns att boende och företagare i Danderyd kan få använda bilpoolsbilar kvällar och helger. Tillgången till bilpool för privatpersoner och företag minskar behovet av egen bil och parkering, dessutom minskar trafik- och miljöpåverkan med färre bilar. s förslag till beslut Kommunstyrelsen beslut 1. Modernisering av hanteringen av kommunens tjänstebilar ska påbörjas genom ett successivt införande av bilpool med miljöbilar, som även privatpersoner kan nyttja utanför kontorstid. 2. Införandet ska påbörjas genom att en gemensam miljöbilspool skapas för miljö- och stadsbyggnadskontoret, socialkontoret och tekniska kontoret. Bakgrund Som ett led i miljöarbetet har förslag framförts att överlåta hanteringen av tjänstebilarna vid förvaltningarna i Mörby Centrum (Miljö- och stadsbyggnadskontoret, Socialkontoret och Tekniska kontoret) till en bilpoolsleverantör. En extern leverantör av bilpoolstjänster innebär att privatpersoner, företagare och anställda kan få tillträde till fordon utanför den tid kommunen avtalar, exempelvis utanför kontorstid.

2 2(5) s utredning Bilpool En bilpool innebär att flera personer samnyttjar ett antal bilar och delar på kostnaderna. En bilpool kan vara kooperativ där alla hjälps åt att sköta bilarna, eller vara en tjänst som köps av ett företag som då hanterar bilarna. Bokning av bilpoolsbilar görs vanligtvis via internet eller mobiltelefon. Bilarna låses upp med smartcard, bricka, körkort eller telefon och körningar hamnar automatiskt på månadsfaktura. I Sverige finns cirka medlemmar i bilpooler. Bilpooler minskar beroendet av egen bil och ökar möjligheterna för mer gång-, cykel- och kollektivtrafik. Kunder i bilpool minskar sitt bilåkande och åker betydligt mer med kollektivtrafik, cykel, taxi och hyrbil än genomsnittet i befolkningen. I snitt reducerar bilpooler utsläppen av växthusgaser genom att användarna minskar sin bilanvändning (i genomsnitt med 1/3). Dessutom har de bilar som används i bilpoolerna oftast lägre utsläpp än de bilar som de ersätter vilket bidrar till ytterligare utsläppsreduktion. Kommunens ägda eller leasade fordon får inte nyttjas av anställda för privata resor på kvällar, helger och under semestern. De får inte heller hyras ut för användning av företag eller privatpersoner av konkurrenslagstiftningsskäl. Kommunen kan däremot upphandla en komplett bilpoolstjänst av en extern leverantör, en så kallad extern bilpool. Leverantören ansvarar för all administration, bokning, kundtjänst dygnet runt, service, reparationer, tvätt, besiktning och hantering av fordon. Den stora fördelen med en extern bilpool är att den kan öppnas för andra användare. Detta innebär att bilarna exempelvis kan vara låsta för kommunens tjänstemän vardagar kl och öppen för användande av privatpersoner och företag kvällar och helger. För privatpersoner och företag är bilpool ett enkelt och billigt sätt att få tillgång till bil när man behöver det, utan att behöva köpa, leasa eller hyra. Med en extern bilpool får man högre synliga kostnader än om kommunen själv hanterar fordonen så som sker idag, de osynliga kostnaderna består i nedlagd tid för tjänstemän som sköter bilar och administration. Nuläge I kommunens miljöprogram framgår det att Danderyds kommun ska arbeta för att sänka nivåerna av luftföroreningar och växthusgaser samt att kommunanställda ska eftersträva att välja miljövänliga transportmedel inom tjänsten (KF , 29). Det finns även beslut att Danderyd ska välja goda varor och tjänster, vilket är förtydligat i att upphandlade varor och tjänster ska följa Miljöstyrningsrådets avancerade krav där det är tillämpligt (KF , 5). I nuläget uppfyller endast Tekniska kontorets leasade elbil Miljöstyrningsrådets avancerade krav.

3 Kommunen äger eller leasar 28 bilar och lätta lastbilar. År 2013 kördes fordonen sammanlagt cirka km, vilket är en ökning med 25 % sedan år Bränsleanvändningen har ökat över samma period, där bensin är det dominerade drivmedlet År 2013 var förbrukningen 18,59 kubikmeter vilket är en ökning med 31 % sedan år Under samma period minskade dieselanvändningen med 5 % till 6,11 kubikmeter år Användningen av det förnyelsebara drivmedlet etanol upphörde helt år 2013 från att ha varit 1,52 kubikmeter år Produktionskontoret förfogar över 16 bilar och står för cirka 79 % av kommunens bilanvändning, i kilometer år Hemtjänsten nyttjar flertalet av dessa bilar där användningen mestadels följer planerade rutter från ca kl till kl Nytt leasingavtal tecknades hösten 2013 för hemtjänstens fordon och löper på tre år. Kultur- och fritidskontoret förfogar över specialanpassade arbetsfordon för verksamheten i form av lätta lastbilar, traktorer, skotrar, ismaskiner och gräsklippare. Dessa lämpar sig inte för samnyttjande över verksamhetsgränser. Vaktmästeriet och IT-avdelningen leasar ett fordon var för respektive verksamhet. De tre förvaltningarna placerade i Mörby Centrum, Miljö- och stadsbyggnadskontoret, Socialkontoret och Tekniska kontoret hanterar tjänstefordon inom respektive förvaltning. Förvaltningarna bokar sina egna bilar vilket leder till att bilarna i Mörby Centrum inte nyttjas optimalt. Bilansvariga är övervägande tjänstemän som har andra ordinarie arbetsuppgifter. Kart- och mätavdelningens fordon är specialanpassat, övriga kan med fördel samnyttjas. För nuvarande nyttjas åtta bilar plus ett mätfordon av förvaltningarna i Mörby Centrum. Av dessa är två ägda och resterande leasade. Leasingavtalen har löpt ut eller kommer att löpa ut under år 2014 för sex av bilarna, ett avtal löper sedan ut under år 2015 och ett under år Bilarna är parkerade i Mörby Centrums garage förutom två bilar som är parkerad vid garage vid Svärdvägen och ett fordon som har parkering utomhus på Golfvägen. Genomsnittlig körsträcka per bil för de tre förvaltningarna ligger på cirka 4750 km (år 2013). Genomsnittligt så bokas bilarna ca 25 % av arbetstiden (mätperiod september 2013). Elektroniska körjournaler finns endast på de bilar Tekniska kontoret ansvarar för, resterande kontor har manuella körjournaler som fylls i av förare. Sammanfattningsvis är de tre förvaltningarna placerade i Mörby Centrum mest lämpade för ett pilotprojekt med införande av extern bilpool. Detta eftersom endast ett fåtal fordon förfogas per förvaltning och det finns effektiviseringspotential vid samnyttjande. Dessutom står merparten av bilarna parkerade efter kontorstid, vilket möjliggör användning av bilpool för privatpersoner kvällstid och helger. 3(5)

4 Konsekvensbeskrivning av införande av extern bilpool för kontoren i Mörby Centrum 4(5) Om kontoren fortsätter att hantera sina egna fordon som i nuläget är fördelarna att det är enkelt och att personalen är vana vid systemet. En viss trygghet finns även i att det är våra bilar som man känner igen. Det är dock inte optimalt att låta bilarna skötas av tjänstemän som har viktigare uppgifter för kommunens räkning. Ett fåtal bilar per förvaltning innebär i många fall att fler bilar finns än det faktiska behovet, detta för att kunna hantera de tillfällen då behovet är som störst. Det är möjligt att upphandla miljöbilar för en enskild förvaltning men det är bättre ur miljösynpunkt att införa en gemensam bilpool där samtliga bilar är miljöbilar. Med en bilpool kan antalet fordon minskas och ändå kan antalet tillgängliga bilar för personalen öka. Med en extern bilpool där även företag, privatpersoner och anställda kan nyttja bilpoolen utanför kontorstid blir miljöeffekten ännu bättre då dessa användare inte behöver ha egna fordon. Enligt Betänkande av Utredningen om fossilfri fordonstrafik (SOU 2013:84) så ersätter en bilpoolsbil i snitt fem bilar. Om förvaltningarna har kvar nuvarande hantering av fordon så behöver majoriteten av tjänstebilarna bytas ut i samband med att leasingavtal löper ut eftersom de inte uppfyller kommunens uppställda miljökrav vid upphandling. Detta innebär ökade framtida kostnader för inköp eller leasing av bilar som klarar Miljöstyrningsrådets avancerade krav. Införande av en extern bilpool innebär att Danderyds kommun kan föregå med gott exempel genom att använda fordon med minimal miljöpåverkan som även kan nyttjas av Danderydsborna. Vid införande av en extern bilpool flyttas hanteringen av bilar över från tjänstemän till bilpoolsföretaget som har full service. Vid förändringar av befintliga rutiner och byte av fordon kan viss osäkerhet finnas hos personalen, även nya bokningsrutiner och ett eventuellt behov att planera tjänsteresor på ett annorlunda sätt än tidigare kan ge osäkerhet. Oavsett om bilarna fortsätter att hanteras som i nuläget eller en bilpool införs så kommer kostnaderna att öka framöver om beslutade miljökrav på fordon ska följas. Därmed kommer kostnaderna för en bilpool vara högre än i nuläget. Detta beror på att krav ställs att fordon ska klara Miljöstyrningsrådets avancerade krav, hanteringen och service av fordon flyttas och nuvarande dolda kostnader synliggörs.

5 5(5) Fördelar Danderydsbor och företag kan använda bilar. Varumärket Danderyd stärks = föredöme. Bättre tillgång till tjänstebilar för personal. Anställda kan hyra bilar privat. Full service av bilar av extern aktör. Fordon klarar beslutade miljökrav. Luftkvalitet förbättras och buller minskar. Antal fordon anpassas efter behov. Tydlig och exakt uppföljning. Nackdelar Initial osäkerhet hos personal för nytt bokningssystem. Personal kan behöva planera resor bättre. Nya bilar ger initial osäkerhet. Kostnader kan bli högre än nuläge. s förslag föreslår att hanteringen av kommunens tjänstebilar moderniseras och samordnas genom ett successivt införande av bilpool med miljöbilar, som även privatpersoner kan nyttja utanför kontorstid. Som ett första steg föreslås att miljö- och stadsbyggnadskontoret, socialkontoret och tekniska kontoret ska påbörja införandet av en gemensam miljöbilspool för förvaltningarnas tjänsteresor, som kan nyttjas av privatpersoner utanför kontorstid. Åsa Heribertson Kommundirektör Miljösamordnare Exp: Samtliga nämnder