Avesta kommun. Kommunens system för hantering av tjänstebilar. Revisionsrapport. KPMG AB 17 juni 2011 Antal sidor: 10

Transkript

1 Kommunens system för hantering av tjänstebilar Revisionsrapport KPMG AB 17 juni 2011 Antal sidor: 10

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte och avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Ansvarig nämnd/styrelse 3 6. Metod 3 7. Oberoende och integritet 3 8. Projektorganisation 3 9. Resultat Bilpoolen Anskaffning av fordon Fordonshantering Uppföljning och kontroll Styrdokument Iakttagelser och rekommendationer 7

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har KPMG granskat kommunens system för hantering av tjänstebilar. Uppdraget syftar till att besvara frågan om kommunen har förmåga att hantera den stora tjänstebilsparken samt vilket system det finns för hur den utnyttjas. Vår bedömning är att kommunen med fördel kan se över bilpoolens funktion och organisation. Vi kan också konstatera att någon uppföljning av effekterna av införandet av bilpoolen inte genomförts. Denna återrapportering har med fördel kunnat ingå i fullmäktiges beslut om införande av bilpool. Ett krav på återrapportering stärker fullmäktiges beslutsfattande och ställer krav på styrelser och nämnders hantering av den interna kontrollen. Efter ett drygt år som bilpoolen varit i funktion finns det en del brister i den interna kontrollen. Det saknas system för att följa upp och kontrollera kostnader och nyttjandet per fordon, hur fordonen sköts och förvaras samt eventuellt olovligt nyttjande av fordonet eller dess resurser. Rekommendationer Kommunstyrelsens tekniska utskott bör fullfölja fullmäktiges uppdragsbeslut genom att upprätta styrdokument som beskriver funktion och organisation för kommunens bilpool. Kommunstyrelsens tekniska utskott bör se över hur förvaltningen säkerställer att funktionen för bilpoolen fungerar. Ansvarig funktion bör upprätta skriftliga rutiner och anvisningar för uppföljning och kontroll av att kommunens fordon nyttjas och ombesörjs som det är tänkt. Ansvarig funktion bör upprätta särskilda rutiner och anvisningar för skadehantering av kommunens bilar samt inrätta en central roll som samordnar kontakter mot försäkringsbolaget. Kommunstyrelsen bör följa upp hur den interna kontrollen fungerar avseende bilpoolens funktion och effekter genom att införa återrapporteringskrav från tekniska utskottet. I riktlinjerna för nyttjandet av bilpoolen, som finns på kommunens intranät, finns det utrymme att förtydliga vilket ansvar en förare har som framför kommunens fordon. Hänvisning kan ske till de trafiksäkerhetsregler som finns. 1

4 2. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade i maj att en bilpool skulle inrättas i. Syftet med bilpoolen var bl.a. att få ett bättre resursnyttjande av den fordonspark som kommunen förfogar över gällande personbilar och minibussar. Intern samordning av upphandling av bilar samt större möjlighet att styra valet av bilar mot mer miljövänliga modeller var andra syften med bilpool. Kommunen har ett stort antal personbilar som ska användas vid tjänsteutövning. Antalet fordon, som kommunen har tillgång till, måste ur ekonomisk synpunkt anpassas till det behov som finns inom kommunen. Det är viktigt att det finns ett system för att bevaka vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa nyttjas. 3. Syfte och avgränsning Projektets syfte har varit att avgöra den interna kontrollen vad gäller: Anskaffning av fordon, d.v.s. hur kommunen säkerställer att det finns tillräckligt antal fordon och att fordonet har rätt funktion för den miljö den ska nyttjas i? Vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa utnyttjas? Om det finns något system för att följa upp kostnaderna per fordon? Hur bilarna sköts och förvaras på ett ändamålsenligt sätt, vilka regler som finns och hur dessa följs? Hur kommunen säkerställer att fordonen utnyttjas endast för tjänsteutövning, vilka regler som finns och hur efterlevnaden kontrolleras. Granskningen avser fordon understigande 3,5 ton. 4. Revisionskriterier Instruktioner och riktlinjer från kommunstyrelseförvaltningen samt skattemässiga regler avseende förmånsbeskattning och krav på körjournal, se vidare Där framgår bl.a. följande: I lagtexten finns inget uttryckligt krav på körjournal. En samlad bedömning görs av de olika omständigheterna i varje enskilt fall. Enligt rättspraxis är dock körjournal ett viktigt bevismedel vid bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån. I framför allt följande situation är det bra att ha en detaljerad och noggrant förd körjournal, som visar hur bilen har använts. Det är viktigt att körjournalen förs löpande. En skattepliktig förmån uppkommer om du för privat bruk utnyttjar bil som du får disponera på grund av anställning eller uppdrag. Om arbetsgivaren dessutom tillhandahåller drivmedlet för den privata körningen ska även det beskattas. 2

5 Om du som ägare eller anställd i ett företag har dispositionsrätten till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen används endast i ringa omfattning för privat körning. Med ringa omfattning menas att bilen används för privat körning vid högst 10 tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. För att en skattepliktig förmån inte ska uppkomma krävs att båda förutsättningarna är uppfyllda. Tänk på att resor mellan bostaden och tjänstestället liksom hemresor på helger från annan ort normalt räknas som privata resor. 5. Ansvarig nämnd/styrelse Kommunstyrelsen och tekniskt utskott. 6. Metod Granskningen har genomförts utifrån följande: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Granskningen har genomförts under perioden april till juni Oberoende och integritet Vi har i enlighet med Skyrevs rekommendation prövat vårt oberoende. Vi har inte funnit några sådana omständigheter som tyder på att vårt oberoende och integritet kan ifrågasättas. 8. Projektorganisation Camilla Karlsson, certifierad kommunal revisor, har varit projektansvarig. Mats Lundberg har deltagit i egenskap av sin roll som kundansvarig för kommunens revisorer i. 9. Resultat Nedan följer en översiktlig sammanfattning om vad som framkommit i våra iakttagelser inom ämnesområdet system för tjänstebilshantering. Föreliggande granskning är inriktad på Fritid- och teknikförvaltningens förmåga att hantera den stora tjänstebilsparken samt vilket system det finns för hur dessa nyttjas. 3

6 9.1 Bilpoolen Kommunfullmäktige beslutade att s skulle inrätta en bilpool med syftet att få ett bättre resursutnyttjande av den fordonspark som kommunen förfogar över gällande personbilar och minibussar. Dessutom skulle en bilpool innebära intern samordning vid upphandling samt större möjlighet att styra valet av bilar mot mer miljövänliga modeller. Fritid- och teknikstyrelsen, idag tekniskt utskott under kommunstyrelsen (fortsättningsvis används tekniskt utskott i rapporten), fick i uppdrag att hantera och besluta om organisation mm kring bilpoolen. I början av 2010 påbörjade fritid- och teknikförvaltningen arbetet med att bygga upp en bilpool. Se vidare tjänsteskrivelse om bilpoolens införande i bilaga Anskaffning av fordon Samtliga nya bilar leasas via bilpoolens organisation, fritid- och teknikförvaltningen. Bilpoolen är huvudansvarig för samtliga leasade bilar, även de verksamhetsanknutna samt har även möjlighet/skyldighet att omfördela bilar i organisationen om så krävs. Avtalen hanteras som finansiella leasingavtal och betecknas som lån i kommunens redovisning. 2 Bilarna leasas från en leverantör efter genomförd upphandling enligt LOU. Central bilpool Övriga verksamhetsbilar Avesta kommuns bilpool I den centrala bilpoolen finns 5 bilar som är tillgängliga för alla inom kommunens organisation att boka för tjänsteresor. 3 av bilarna är centralt placerade, 1 bil finns vid Prästgatan och 1 bil vid Månsbo (miljöförv). En halvtidstjänst vid fritid- och teknikförvaltningen har det övergripande ansvaret för bilpoolen. 1 KF maj Se även finanspolicyn där man likställer leasing med upplåning (vilket följer RKR s rekommendationer) 4

7 Övriga verksamhetsbilar är placerade vid respektive förvaltning, Omsorg (40 st), Miljö, Tekniska och Bildning har några få bilar vardera. Respektive förvaltning ska ansvara för bilarnas skick och daglig skötsel. Vid nya behov av fordon ska från och med 2011 varje förvaltning ta upp ärendet för behovsprövning i respektive nämnd. Nämnden bifaller eller avslår förslag till fordonsanskaffning. Utan nämndsbeslut genomförs ingen ny anskaffning av fordon Fordonshantering Bilarna i den centrala bilpoolen hanteras av fritid- och teknikförvaltningen och övriga verksamhetsbilar av respektive förvaltning. Det finns upprättade interna överenskommelser som reglerar den centrala bilpoolen och övriga verksamhetsbilar. Vid nyttjandet av den centrala bilpoolen sker kostnadsfördelning utifrån en uppgjord överenskommelse att fakturering sker utifrån en baskalkyl per bil, där samtliga kostnader för leasingavgift, serviceavtalsavgift, skatt, schablonkostnad för bensin samt administrativ kostnad ingår. Varje förvaltning faktureras för en bil per månad avseende de fem bilar som finns i den centrala bilpoolen. Detta oavsett hur mycket respektive förvaltning nyttjar bilarna i den centrala bilpoolen. De övriga verksamhetsbilarnas kostnader hanteras av respektive förvaltning utifrån samma typ av baskalkyl per bil som i den centrala bilpoolen. Bilarna förvaras nattetid hos kommunen/arbetsgivaren, detta följer skatteverkets krav för att undvika förmånsbeskattning. Hitintills är kommunens bilar relativt ofta skadedrabbade där i snitt hälften av bilarna fått någon form av skada under året som gått, antingen p.g.a. skadegörelse eller olycksfall i tjänsten. De centrala bilar som stått vid statshuset har vid ett flertal tillfällen varit utsatta för omfattande skadegörelser och kommunen har därmed tvingats flytta dessa till ett inlåst område. Den centrala bilpoolen och respektive förvaltning/enhet ansvarar för att skadeanmälan görs till försäkringsbolaget. Det finns uppgifter om att denna skyldighet varierar vid skador uppkomna i tjänsten. Småskador har en tendens av att inte bli inrapporterade, delvis uppges detta bero på att det saknas en funktion för hantering av bilpoolen inom respektive förvaltning samt delvis att den centrala funktionen vid fritid- och teknikförvaltningen inte samordnar kontakter mot försäkringsbolaget. Av praktiska skäl har service och besiktning av verksamhetsbilar förts över till verksamheten. Den centrala funktionen vid fritid- och teknikförvaltningen har under året inte fungerat som det var tänkt från början p.g.a. sjukdom. Av den interna överenskommelsen mellan bilpoolen och verksamheten framgår följande ansvarsfördelning nedan: 5

8 Ansvarsfördelning Bilpoolens ansvar Verksamhetens ansvar Centrala poolbilar och verksamhetsanknutna poolbilar Centrala poolbilar (ansvar utöver bredvis beskrivna uppgifter) Centrala Verksamhetsanknutna bilar försäkringsfrågor fordonsskatt beställning service beställning besiktning handlägga tankkort körjournalhantering statistik övergripande översyn kontaktperson mot v- heten tvätt tankning service besiktning bokning nyckelhantering och utlämning av nycklar hålla snyggt i bilen rapportera fel och skador följa de rutiner som gäller för lån av bilar ur poolen tvätt tankning inlämning till årsservice inlämning till besiktning förande av körjournal skadeanmälan allmän skötsel kontaktperson mot lev omfördela bilar Uppföljning och kontroll Den centrala funktionen för bilpoolen, en halv tjänst vid fritid- och teknikförvaltningen, har som uppdrag att bl.a. följa upp omfördela bilar i organisation om så krävs samt signalera till verksamheten när det är dags att lämna bilen på service, hantera försäkringsfrågor och följa upp nyttjandet av alla bilar via körjournalerna. Den tre centrala bilarna är enligt bokningslistan i princip fullbokade. De övriga två är blandat nyttjade. Den finns diskussioner om att en av dessa ska flyttas till det centrala uppställningsstället. Alla bilar bokas via kommunens system, Outlook. Uppföljning av dessa bilar sker via systemets tidsbokning. På kommunens intranät finns det beskrivet regler och riktlinjer för hur man bokar en bil, hur uthämtning och återlämning av fordon ska ske samt att vid återlämnandet ska en körjournal ska fyllas i. Varje bil har en körjournal och ett tankkort. Alla kostnader som varje bil genererar bokförs på respektive bil genom att varje bil har en egen unik aktivitetskod. Denna aktivitetsredovisning gör det möjligt att följa upp varje bil var för sig. Drivmedelsfakturor hanteras direkt via respektive 6

9 förvaltning/enhetschef och månadsfaktureras från bensinbolaget där specifikation av drivmedel redovisas per bil. Inga skriftliga rutiner/anvisningar finns, varken centrala eller verksamhetsmässiga, för uppföljning av bilpoolen eller övriga verksamhetsbilars kostnader (s.s. bensinförbrukning), körjournaler eller olovligt nyttjande av kommunens bilar. 9.2 Styrdokument Kommunfullmäktige har fattat beslut om att kommunen ska införa en bilpool med syfte att få ett bättre resursutnyttjande av den fordonspark som kommunen förfogar över och gav fritid- och teknikstyrelsen, idag tekniskt utskott under kommunstyrelsen, uppdrag att hantera och besluta om organisation för denna funktion. Det finns inga styrdokument upprättade och beslutade av dåvarande fritid- och teknikstyrelsen eller av tekniska utskottet. Interna överenskommelser om ansvars- och kostnadsfördelning finns mellan bilpoolen och verksamheten. I övrigt finns det styrdokument som reglerar anskaffningsformen leasing av bilar via finanspolicy och investerings-/leasingregler. Båda är antagna av kommunfullmäktige. 9.3 Iakttagelser och rekommendationer Sammantaget kan vi konstatera att kommunens goda ambitioner med införandet av en bilpool har genomarbetats och införts utifrån en arbetsgrupps tjänstemannaförslag med ett syfte att effektivisera och minimera kostnaderna för det nödvändiga resandet. Arbetsgruppen har bestått av projektmedlemmar från varje förvaltning. Vi kan dock konstatera att någon uppföljning av effekterna av införandet av bilpoolen inte genomförts. Denna återrapportering har med fördel kunnat ingå i fullmäktiges beslut om införande av bilpool. Ett krav på återrapportering stärker fullmäktiges beslutsfattande och ställer krav på styrelser och nämnders hantering av den interna kontrollen. Efter ett drygt år som bilpoolen varit i funktion finns det en del brister i den interna kontrollen. Det saknas system för att följa upp och kontrollera kostnader och nyttjandet per fordon, hur fordonen sköts och förvaras samt eventuellt olovligt nyttjande av fordonet eller dess resurser. Rekommendationer: Kommunstyrelsens tekniska utskott bör fullfölja fullmäktiges uppdragsbeslut genom att upprätta styrdokument som beskriver funktion och organisation för kommunens bilpool. Kommunstyrelsens tekniska utskott bör se över hur förvaltningen säkerställer att funktionen för bilpoolen fungerar. Ansvarig funktion bör upprätta skriftliga rutiner och anvisningar för uppföljning och kontroll av att kommunens fordon nyttjas och ombesörjs som det är tänkt. 7

10 Ansvarig funktion bör upprätta särskilda rutiner och anvisningar för skadehantering av kommunens bilar samt inrätta en central roll som samordnar kontakter mot försäkringsbolaget. Kommunstyrelsen bör följa upp hur den interna kontrollen fungerar avseende bilpoolens funktion och effekter genom att införa återrapporteringskrav från det tekniska utskottet. I riktlinjerna för nyttjandet av bilpoolen, som finns på kommunens intranät, finns det utrymme att förtydliga vilket ansvar en förare har som framför kommunens fordon. T.ex. att framförandet sker trafiksäkert, skyldighet att rapportera skador på bilen samt understryka vikten av att vårda fordonet. En förklaring till varför alkolås finns i varje bil kan motverka den olägenhet denna upplevs medföra i vissa stressande situationer, särskilt vintertid har framhävts. Hänvisning kan ske till de trafiksäkerhetsregler som finns. För att uppfylla skatteverkets krav 3 på information i en körjournal bör kommunens körjournal kompletteras med möjligheten att beskriva syftet/ärende med tjänsteresan samt vem man besökt. Enligt skatteverket bör en körjournal innehålla följande: - Mätarställning vid årets början - Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade - Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt - Hur många kilometer du kört - Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades - Mätarställning vid årets slut Ur ett arbetsgivarperspektiv säkerställer detta att de som nyttjar fordonet bekräftar att syftet med tjänsteresan är arbetsrelaterat. Därmed kan arbetsgivaren kontrollera detta om det senare finns skäl till det. Enligt uppgift från förvaltningen har korrigering i blanketten för körjournal kompletterats med ovanstående notering. KPMG, dag som ovan Camilla Karlsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Mats Lundberg Kundansvarig 3 Se rekommendationer på skatteverket.se eller via länk nedan html?posid=1&sv.search.query.allwords=körjournal 8