Revisionsrapport nr 1, 2013, slutversion R Wallin. Valdemarsviks kommun Leasingbilar

Transkript

1 Revisionsrapport nr 1, 2013, slutversion R Wallin Valdemarsviks kommun Leasingbilar

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Revisionsfrågor Metod Bakgrund Utgångspunkter/revisionsbevis Policy saknas Iakttagelse Verksamheternas olika uppgifter Kansliförvaltningens uppgifter Verksamhetens uppgifter Arbetsmarknadsenhetens uppgifter Iakttagelse Leasingtid Rutiner vid skada Hantering inom sektor vård och omsorg Rutiner Stickprovskontroll Iakttagelse Svar på revisionsfrågor Analys och rekommendationer

3 1. Sammanfattning Kommunrevisionen har närmare granskat förekomsten och hanteringen av leasingbilar i kommunen. Den övergripande revisionsfrågan har varit: Finns en ändamålsenlig hantering av tjänstebilar i kommunen? Det finns en praxis i kommuner och landsting att arbetsgivaren har en policy där man specificerar villkor och regler för användandet av fordon i tjänsten. Exempel på villkor brukar vara att personer som behöver använda fordon i tjänsten i första hand skall använda fordon som arbetsgivaren tillhandahåller. Fordonen skall då uppfylla vissa regler, som Miljöbilskrav Val av drivmedel utifrån förbrukning/miljöpåverkan Däckkvalitet utifrån miljöhänsyn EG-direktiv för vissa säkerhetsaspekter som krocksäkerhet t.ex. I granskningen utgår vi från att det bör finnas en policy som anger syftet med tjänstebilar och vilka rutiner som gäller för användandet av tjänstebilar i tjänsten bland personalen. I granskningen har det framkommit att det finns drygt 30 tjänstebilar och där 70 procent används inom den sociala sektorn. Varje bil inom den sociala sektorn körs i genomsnitt ca åtta mil om dagen. Enligt den sammanställning som kansliförvaltningen gjort framgår att de nu aktuella 30 fordonen representerar en total anskaffningskostnad av drygt 4,3 mkr. Det bedömda restvärde vid återlämnandet uppgår till ca.2 mkr. Inom hemtjänsten bedöms varje bil kosta totalt ca kr per år och för varje fordon görs en bedömning av nyttan i förhållande till alternativ användning av resurserna. Även om det saknas ett formellt policydokument specifikt för hantering av leasingbilar bedöms det övergripande styrdokumentet för resor i tjänsten tillgodose merparten av de aspekter som kommunen vill styra i policydokument för tjänstebilar. Det får anses tillfredsställande. Riktlinjerna bedöms kommunicerade och förankrade bland medarbetare. Det finns dokumenterade rutiner för utlåning av bil och rutiner för inlämning av tjänstebil. Det finns också en tydlig hantering och avstämning av körjournal och drivmedelskort inom verksamheten. Det saknas en tillräckigt effektiv avstämning av uppkomna skador på tjänstebilarna. Verksamheten rekommenderas att göra sina besiktningar när bilarna återlämnas och inte när en ny skall låna bilen dagen efter eller ännu lite senare. På så sätt bedöms kostnaderna kunna sänkas något för reparation av uppkomna skador. 2

4 2. Inledning Kommunrevisionen har givit Ernst & Young i uppdrag att närmare granska förekomst och hantering av leasingbilar i kommunen. Den övergripande revisionsfrågan är Finns en ändamålsenlig hantering av tjänstebilar i kommunen? 2.1. Revisionsfrågor Följande frågor behöver belysas i själva granskningen. Finns policy och riktlinjer för hantering av tjänstebilar i kommunen? Hur många tjänstebilar finns? Hur hanteras ekonomin kring tjänstebilar med avseende på försäkringar, inköp, avyttring etc.? Finns dokumenterade riktlinjer för användning av kommunens bilar? Är dessa riktlinjer kommunicerade med chefer och personal? Vilken uppföljning görs för att säkerställa att tillämpningen överensstämmer med riktlinjerna? 2.2. Metod Granskningen har gjorts i form av genomgång av aktuella styrdokument, intervjuer med ansvarig tjänsteman för leasingbilar. Sektor vård och omsorg har granskats närmare med avseende på rutiner, tillämpning, användning av leasingbilar och uppföljning av att rutinerna tillämpas. Intervjuer har i detta fall skett med socialchef, enhetschef inom hemtjänsten och ekonom inom förvaltningen. I granskningen har också ingått de specifika dokument som finns kring leasingbilar inom sektorn. 3. Bakgrund Det finns ca 30 leasade bilar i kommunen. Närmare 70 procent av dessa används inom sektorerna vård och omsorg och socialtjänst. Det område som har enskilt flest tjänstebilar är hemtjänsten. Tjänstebilarna beräknas köras ca mil om året totalt sett eller 250 mil om dagen året om, enligt de standardavtal som finns. 1 Varje fordon körs därmed i genomsnitt åtta mil per dag. Enligt den sammanställning som kansliförvaltningen gjort framgår att de nu aktuella 30 fordonen representerar en total anskaffningskostnad av drygt 4,3 mkr. Det bedömda restvärde vid återlämnandet uppgår till ca.2 mkr. Med en genomsnittlig leasingtid av tre år och 30 fordon ger de fastställda månadskostnaderna för leasing en genomsnittlig kostnad på ca per år och bil. Till detta kommer kostnader för drivmedel, försäkringar, montering av alkolås, reparationer och spolarvätska etc. Inom sektor vård och omsorg beräknas dessa uppgå till sammanlagt ca kr per bil och år. Kostnaderna debiteras den verksamhet som hyr in bilarna bilar x mil per år = mil totalt enligt den bedömning som görs när leasingavtal upprättas 3

5 4. Utgångspunkter/revisionsbevis Det finns en praxis i kommuner och landsting att arbetsgivaren sätter upp specifika villkor och regler för användandet av fordon i tjänsten. Dessa samlas i policys antagna av fullmäktige. Exempel på regler och villkor är att personer som behöver använda fordon i tjänsten i första hand skall använda fordon som arbetsgivaren tillhandahåller. Fordonen skall då uppfylla vissa regler, som Miljöbilskrav Val av drivmedel utifrån förbrukning/miljöpåverkan Däckkvalitet utifrån miljöhänsyn EG-direktiv för vissa säkerhetsaspekter som krocksäkerhet t.ex. I granskningen utgår vi från att det bör finnas en policy som anger syftet med tjänstebilar och vilka rutiner som gäller för användandet av tjänstebilar i tjänsten bland personalen. 5. Specifik policy saknas Det finns ingen central policy antagen av fullmäktige specifikt för hantering av tjänstebilar i kommunen. Det finns däremot gemensamma riktlinjer för tjänsteresor utarbetade av personalchefen och fastställda i kommunstyrelsens arbetsutskott. Av dessa framgår följande. Sträckor upp till två km skall företas med cykel eller promenad. Bil kan användas om det finns stöd för detta i de specifika krav som finns inom de olika verksamheterna. För längre resor än två km kan bil användas och görs det skall det i första hand vara tjänstebil. Om tjänstebilen tas hem över natten/helgen före eller efter tjänsteresan gäller vissa skatteregler om bilförmån. Om bilen tas hem mer än tio gånger eller körs mer än 100 mil privat på ett år uppkommer en skattepliktig förmån. I riktlinjerna slås fast att den som är anställd i Valdemarsviks kommun /är det/ inte tillåtet att överskrida denna gräns. 2 Anvisningarna innehåller även rekommendationer om att tjänstebilarna skall i möjligaste mån tankas med det miljövänligaste bränslet och användning skall ske av motorvärmare vid låga utomhustemperaturer. Kommunen strävar efter att tillhandhålla bilar som uppfyller bästa miljöklass och har en tjänstevikt över 1050 kg. Krockkuddar fram och trepunktsbälte på alla platser skall finnas och användas. Målsättningen är att kommunens alla tjänstebilar skall utrustas med alkolås. Rökning är förbjuden i bilarna. Syftet med riktlinjerna är att kommunen vill styra tjänsteresor mot en miljö- och säkerhetsmässig riktning med rimliga konsekvenser på effektivitet och ekonomi Iakttagelse Även om det saknas ett formellt policydokument specifikt för hantering av leasingbilar bedöms det övergripande styrdokumentet för resor i tjänsten tillgodose merparten av de aspekter som kommuner vill styra i policydokument för tjänstebilar. Det är tillfredsställande. Kommunens ambition kan diskuteras. Det finns exempel på kommuner som tydligt i sin policy anger att alla som kör tjänstebilar skall genomgå utbildning i ekoköring för att minska 2 Hämtat ur Riktlinjer för tjänsteresor gällande anställda vid Valdemarsviks kommun, beslutade av kommunstyrelsens arbetsgivaredelegation

6 drivmedelsförbrukning och minska miljöpåverkan. Likaså finns det kommuner som definitivt inte tillåter att anställda tar hem tjänstebilarna över natten; tjänstebilarna skall alltid stå parkerade vid kommunen. Kommunen kan överväga vilka ytterligare krav som skall gälla. I det aktuella styrdokumentet hänvisas till specifika krav i verksamheterna. Det betyder att verksamhetens krav behöver tydliggöras i form av styrdokument i den egna verksamheten. 6. Verksamheternas olika uppgifter 6.1. Kansliförvaltningens uppgifter Det finns en ansvarsfördelning mellan inköp/leasing av tjänstebilar och handhavande av bilarna. Kansliförvaltningen ansvarar för kontakter med den gemensamma upphandlingsenheten i Norrköping-Linköping kring lämpliga fordon att leasa, och kontakter med Danske Bank för frågor kring finansiering av leasingen. Kansliförvaltningen bevakar att verksamheterna följer de rekommendationer som finns om miljökrav, alkolås etc. Om en verksamhet, mot förmodan, vill köpa in en bil som inte klassas som miljöbil kan kansliförvaltningen överpröva beslutet om val av bil. Det finns en regel om att alla tjänstebilar skall ha alkolås inmonterade innan de används. Kansliförvaltningens ordnar med blanketter för beställning och finansiering av leasingbilar. Kansliförvaltningen anlitar de ramavtal som den gemensamma upphandlingsenheten i Norrköping har gjort när nya bilar skall leasas. Upphandlingsenheten gör varje halvår en förnyad upphandling och de modeller som då erbjuder till de lägsta priserna väljs ut. Bilar leasas sedan in successivt efter behov i verksamheten. Valdemarsviks kommun har för närvarande flest bilar i den s.k. minsta klassen Verksamhetens uppgifter Det är verksamheten som gör bedömning av behov av fordon, gör avstämning av behov i förhållande till upprättade regler kring tjänsteresor (längre än två kilometer t ex) tar beslut om att leasa, sköter försäkringsfrågorna kring bilarna och svarar för kostnaderna för leasingavtalen. Verksamheten sköter sedan de administrativa delarna vid återlämnat av leasingbilar när hyrtiden går ut. Verksamheten för diskussioner med bilfirman om restvärdet och om det ev. skall justeras med hänsyn till oupptäckta skador etc. När kommunen framöver övergår till samarbete med en bilauktionsfirma blir det kansliförvaltningen som kommer att sköta dessa administrativa rutiner i samråd med verksamheten. Verksamheten betalar inte något till kansliförvaltningen för dess stöd i samband med att leasingkontrakt ordnas. Det är den närmaste chefen som tar ställning till om medarbetare behöver tjänstebil och sektorschefen som beslutar att leasingbil blir aktuellt Arbetsmarknadsenhetens uppgifter Sedan ett år tillbaka har Arbetsmarknadsenheten en person anställd via särskilt bidrag. Personen har till uppgift att bl.a. sköta kommunens leasingbilar. Det innebär att den personen hämtar och lämnar leasingbilar hos bilfirman. Bilarna körs till en lokal firma i Valdemarsvik som monterar och demonterar alkolås. På enheten ser man också till att bilarna används så optimalt det går, dvs. att ingen bil som lämnas tillbaka och har gått för mycket och tvärtom. 5

7 På enheten sköter man också däckbyten, tvätt, oljebyte, kontakter med verkstad vid reparationer etc Iakttagelse Det finns en klar uppgiftsfördelning mellan de olika funktionerna. 7. Leasingtid Normalt hyrs bilar in på tre år med en total körsträcka om mil. Någon leasas på två eller fyra år, men regeln är tre år och 9000 mil. Utifrån detta fastställs en löpande månadskostnad och ett restvärde. Restvärdet justeras när bilen tas tillbaka. Efter tre år lämnas bilen tillbaka till bilfirman. Restvärdet skrivs upp eller ner beroende på avvikelser. Om en bil körts mer än mil försämras restvärdet. Detsamma gäller om bilen vid återlämnandet har skador som inte är reglerade. Å andra sidan skrivs restvärdet upp om det vid återlämnandet konstateras att bilen körts mindre än mil och inte har några skador som behöver åtgärdas eller att skadorna anses ringa och inte påverkar restvärdet. I intervjuer framkommer att det är ganska vanligt att kommunens bilar får en del skavanker, repskador i lacken, plåtskador vi påköring av stolpar etc. under leasingperioden. Det är vanligare att sådant inte åtgärdas under leasingtiden utan uppdagas först när bilen återlämnas och byts ut mot en ny bil. Som regel blir det kostsammare för kommunen än om skadan anmälts direkt Rutiner vid skada Följande steg gäller vid skadeanmälan. 1. Den som åsamkar bilen skada skall anmäla detta till sin chef. 2. Chefen anmäler skadan till kansliförvaltningen 3. Kansliförvaltningen hänvisar till försäkringsbolaget. 4. Försäkringsbolaget begär uppgifter om när skadan inträffade, vem som orsakat skadan och vilken typ av skada det är 5. Skadereglering sker sedan på bilfirman där bilen är köpt. 6. Bilfirman rapporterar till försäkringsbolaget vad skadan kommer att kosta att åtgärda. 7. Försäkringsbolaget ger klartecken 8. Bilfirman åtgärdar skadan. 9. När allt är klart löser kommunen ut bilen igen mot självrisk I intervjuerna med företrädare för sektor vård och omsorg framkommer att personalen sällan spontant anmäler uppkomna skador. Man gör varje morgon okulära besiktningar på bilarna inför att en ny skall låna bilen. Eventuella skador och noteras. Identifierade skador tas upp på arbetsplatsträffar, men trots det är det ofta ingen som vidkänns dessa skador när de tas upp. Upphandlingsenheten i Norrköping-Linköping, som kommunen anlitar, har uppfattningen att om alla anmälde alla inträffade skador omedelbart skulle bilarna när de lämnas tillbaka till bilfirman efter leasingtidens utgång ha ett högre restvärde än de nu får vid återlämnandet. En representant för en bilfirma som jag pratat med säger att restvärdet skrivs ner på en del bilar därför att de är mer skadade än vad man haft anledning att tro, å andra sidan rör det sig inte så stora belopp. Samtidigt är det en del bilar som inte gått mil och som skötts bra att restvärdet justeras uppåt istället. 6

8 På kansliförvaltningen är man av uppfattningen att bilarnas värde skrivs ner väl mycket vid återlämnandet. Mot den bakgrunden har man nu beslutat att på försök undersöka möjligheten att få ut mer för de bilar som återlämnas genom att sälja dem via en auktionssajt. Ett par bilar kommer att säljas inom kort på det viset. Vårt intryck är att bilföretagen slår ner mycket på restvärdet vid återlämnandet. Det kan bero på att personalen inte anmält skador tidigare, det kan också bero på att bilen är mer sliten än vad som bedömdes vid avtalets tecknade, eller en kombination. Vi vill i alla fall pröva denna väg för vi tror att vi därigenom sparar en del pengar åt kommunen, säger Tomas Zingmark. 8. Hantering inom sektor vård och omsorg Sektorn leasar för närvarande ett drygt 20-tal bilar, dvs omkring 70 procent av alla bilar i kommunen. Cirka 15 st av dessa används inom hemtjänsten varje dag. Målsättningen är att minska antalet leasade bilar under år 2013 med ett fordon inom sektorn. Den årliga kostnaden uppgår uppskattningsvis, enligt ekonomen till mellan 1,5 mkr och 2 mkr. Då är alla kostnader inkluderade, dvs. leasingavgift, värdeminskning, drift, försäkringar, däck, reparationer etc. Senaste året hade sektorn kostnader på ca kr totalt för skador som uppkommit i tjänsten. De anställda tar upp behoven med enhetschefen som i sin tur för frågan vidare till sektorchef. Behovet bedöms av sektorchef. Sektorchef stämmer av med kommunens upphandlingsstrateg kring avtal, finansiering, försäkringsbolag etc. Beslut om att leasa bil tas formellt av sektorchef Rutiner För att använda bil inom hemtjänsten krävs en dokumenterad planering. Av schemat framgår vem som skall vara var varje dag. Detta styr vilka bland de anställda som behöver ha bil eller inte. Den anställde som skall på uppdrag i t.ex. Grännäs, Gryt, Ringarum etc. behöver använda bil. Bilen står parkerad på arbetsplatsen varje morgon. Skall man besöka brukare i tätorten finns en särskild gågrupp. Den har också tillgång till elcykel. De som arbetar i denna grupp kan inte använda bil till sina uppdrag hos brukarna. Det finns en blankett som den anställde skall fylla i varje gång den skall använda leasingbilen. Blanketten innehåller uppgifter om mätarställning in och ut, besiktning av fordonet innan det tas i bruk, om drivmedel ingår eller inte och att man som låntagare bekräftar det egna ansvaret för ev. skador som uppkommer vid användandet. Blanketten skrivs under av både låntagare och långivare. När man använder bilen får man också ett drivmedelskort för tankning. Bilar får inte lämnas tillbaka med mindre än att det är minst halv tank. Den som tankar använder drivmedelskortet. Drivmedelskort och körjournal lämnas tillbaka efter användandet. Budgetansvarig chef gör löpande rimlighetsbedömningar av bensinförbrukningen i förhållande till körsträckan Stickprovskontroll Kontrollen utfördes inom sektor socialtjänst. Vid kontrollen framkom att det finns en skriftlig rutin för hantering av bilar. Bokning sker elektroniskt. Vid bokningen anges vem som skall använda bilen och vart man skall åka. Tankkort, nycklar och alkolås hämtas på kontoret. I bilen finns en körjournal. Re- 7

9 san skall registreras i körjournalen. Bilen tankas vid återlämnandet om tanken innehåller mindre än halv tank. Den som kör bilen lämnar kvitto från tankning och parkering i en platsmapp i bilen. När fakturan kommer till socialtjänsten kontrolleras fakturan mot redovisade kvitton. På fakturan står bilens nummer och datum för tankning, parkering etc. Den tankade volymen stäms av mot körjournalen. På så sätt kontrolleras riktigheten i lämnade uppgifter. Kontrollen är en rimlighetsbedömning. Enligt tjänstemannen som sköter kontrollen har det aldrig inträffat att uppgifterna misstämt mellan körjournal och fakturaunderlag för tankning. Fakturan konteras och beslutsattesteras av socialchefen. Drivmedelskortet är kopplat till ett tankställe som kommunen har avtal med. Inom sektorn tar man nu fram nya rutiner för drivmedelskortet. Ett tvåkortsystem skall införas för att säkerställa att all tankning avser de leasade bilarna och att man efteråt kan följa upp förbrukningen per individ. För närvarande är det svårt att i efterhand koppla inlämnade drivmedelsfakturor till rätt individ eftersom de är slarvigt signerade Iakttagelse Den anpassning som sker av riktlinjerna innebär alltså inom sektor vård och omsorg att resan skall vara planerad och uppgå till mer än två km. Stickprovet visar att det finns ett tillfredsställande system för bedömning av körda mil, bensninförbrukning, parkeringskvitton etc. Fakturorna för varje bil och månad är inte så omfattande att det inte går att relativt snabbt göra en bedömning av antal mil mot förbrukning etc. Den rutin som finns bedöms därför tillräcklig. Trots att det finns en checklista för okulär besiktning av bilarna varje morgon innan en ny medarbetare använder bilen upptäcks inte skador tillräckligt tidigt. Det resulterar i högre kostnader för reparationer än vad som kan anses motiverat. Förvaltningen rekommenderas att tidigarelägga besiktningen. Bilarna föreslås besiktigas vid inlämnandet för att därigenom säkerställa att en tydligare koppling sker mellan användare och skadetillfälle. 9. Svar på revisionsfrågor I granskningen skulle svar ges på följande frågor. Finns policy och riktlinjer för hantering av tjänstebilar i kommunen? Ja, i princip. Hur många tjänstebilar finns? Ett trettiotal där flertalet finns inom den sociala sektorn. Hur hanteras ekonomin kring tjänstebilar med avseende på försäkringar, inköp, avyttring etc.? Verksamheten betalar alla kostnader. Finns dokumenterade riktlinjer för användning av kommunens bilar? Ja. Är dessa riktlinjer kommunicerade med chefer och personal? 8

10 Ja. Vilken uppföljning görs för att säkerställa att tillämpningen överensstämmer med riktlinjerna? I samband med betalning av fakturor för drivmedel kontrolleras körjournal mot drivmedelsfakturor. Avstämning av restvärde görs vid återlämnandet. Däremot finns en otillräcklig och tidig avstämning kring uppkomna skador under användandet. Varje år förorsakar detta en del merkostnader för kommunen. Bara under förra året uppgick dessa skador till ca skr inom den sociala sektorn. 10. Analys och rekommendationer Granskningen har visat att det finns tydliga riktlinjer kring användandet av leasingbilar i kommunen. Riktlinjerna bedöms kommunicerade och förankrade bland medarbetare. Det finns dokumenterade rutiner för utlåning av bil och rutiner för inlämning av tjänstebil. Det finns också en tydlig hantering och avstämning av körjournal och drivmedelskort inom verksamheten. Det saknas en tillräckigt effektiv avstämning av uppkomna skador på tjänstebilarna. Verksamheten rekommenderas att göra sina besiktningar när bilarna återlämnas och inte när en ny skall låna bilen dagen efter eller ännu lite senare. På så sätt bedöms kostnaderna kunna sänkas något för reparation av uppkomna skador. Kommunen får då också lättare att anmäla skadorna till försäkringsbolaget eftersom de kräver identifikation av föraren vid skadetillfället för att skadan skall hanteras inom ramen för försäkringsskyddet. 9

11 10