PM: Granskning av policy och riktlinjer för s.k. personalförmåner som kreditkort, mobiltelefoner och arbete på distans

Transkript

1 PM: Granskning av policy och riktlinjer för s.k. personalförmåner som kreditkort, mobiltelefoner och arbete på distans Vadstena kommun Räkenskapsår 2013 Datum 20 juni 2013 Till Kommunrevisionen i Vadstena kommun Från R Wallin 1 Inledning På uppdrag av kommunrevisionen i Vadstena kommun har Ernst & Young granskat om kommunen har riktlinjer för olika slags s.k. personalförmåner och hur tillämpningen är av dessa. Utgångspunkten har varit att granska ändamålsenligheten i hanteringen. Definition av personalförmån hämtad från Skatteverket. Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. Förmånen ska inte kunna bytas mot kontant ersättning, varför bruttolöneavdrag inte kan tillämpas för dessa förmåner. Personalvårdsförmåner är skattefria. Exempel på skattefria personalvårdsförmåner är kaffe, förfriskningar, frukt och annan enklare förtäring (som inte kan ses som måltid) i samband med arbetet, trivselutflykt samt friskvård och kontorsmassage. De personalförmåner som granskats närmare i detta sammanhang är mobiltelefoner, användandet av datorer hemma, möjligheten att arbeta på distans, användning av egen bil i tjänsten och rutiner för användning av kommunens hyrbilar. 1.1 Revisionsfråga Utgångspunkten i granskningen är den övergripande revisionsfrågan: finns tydliga riktlinjer för vad som gäller för olika personalförmåner, hur är tillämpningen och är uppföljningen av personalförmånerna ändamålsenlig? Medlem i Ernst & Young Global Limited

2 Frågor som skall belysas är: Finns det en policy för dessa frågor och vad säger den? Finns riktlinjer utformade efter policyn? Vilka modeller finns för de olika personalförmånerna? Hur är tillämpningen av riktlinjerna? Hur följs tillämpningen upp och hur dokumenteras denna? Granskningen avser alla nämnder och kommunstyrelsen. 2 Granskningens genomförande Granskningen baseras på genomgång av gällande styrdokument och intervjuer med personalchef, IT-chef och olika tjänstemän. Rapporten är sakgranskad av de som intervjuats och lämnat underlag till rapporten. 2.1 Utgångspunkter/revisionsbevis Med utgångspunkter avses lagar, regler etc. som ligger till grund för den fråga som granskas specifikt. De områden som kommunrevisionen särskilt vill granska är regler och användning av mobiltelefoner, datorer, kreditkort och möjligheter att arbeta på distans. När det gäller användandet av mobiltelefoner, datorer etc. finns inget direkt lagstöd för vad som skall gälla annat än att arbetsgivaren tillhandahåller de redskap som behövs för att arbetstagaren skall kunna utföra sina arbetsuppgifter. Villkoren för anställning mellan arbetsgivare och anställd regleras i kollektivavtal och Allmänna Bestämmelser. Kollektivavtalet, som på detta avtalsområde kallas Huvudöverenskommelsen, är senast daterad Det innehåller en pargraf om distansarbete. Där sägs bl.a. följande. Vid införandet av distansarbete är det därför av vikt att t.ex. följande frågor beaktas: omfattning av distansarbetet, arbetstagarens tillgänglighet, anställningsvillkor, arbetsuppgifter, teknisk utrustning, säkerhets- och skyddsfrågor, arbetsmiljöfrågor, uppföljning och utvärdering. 1 I övrigt regleras inte något av de granskade områdena i kollektivavtalet närmare. Allmänna Bestämmelser innehåller ett kapitel om övriga förmåner och där klargörs frågor om personalbostad, ersättning från tredje man, flyttningsersättning och avtalsförsäkringar. Inget av dessa områden utgör fokus i denna granskning. 1 Huvudöverenskommelsen mellan SKL och Kommunalarbetareförbundet, , sid 13. Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. 2 (8)

3 Det finns inga andra direkta hänvisningar till vilka överenskommelser som skall gälla mellan arbetsgivare och de anställda beträffande innehav och bruk av mobiltelefoner, smartphones, rätt att arbeta på distans, tillgång till bärbara datorer och ev. användning av dem på fritiden etc. Det finns exempel på kommuner som arbetar aktivt med olika former av insatser för personal i syfte att skapa goda utvecklingsmöjligheter för den anställde och möjligheter att behålla och rekrytera kompetent personal för arbetsgivaren. Exempel på förmåner kan vara villkor för tjänstebil med bruttolöneavdrag, hälsofrämjande aktiviteter och kulturella aktiviteter. Arbetsgivare gör i dessa sammanhang tydligt vilka förmåner som avses i kommunen, på vilka villkor de erbjuds och i vilken omfattning. Till förmånerna kopplas ibland särskilda trainee-program i samarbete med andra kommuner och regionala aktörer för att stimulera intresset att stanna kvar i kommunen och utveckla sin yrkesprofession för andra uppgifter i framtiden. Med tanke på att de granskade förmånerna i detta sammanhang inte finns närmare preciserade i varken kollektivavtalet eller Allmänna Bestämmelser får resultaten av granskningen bedömas utifrån generella erfarenheter från hela kommunsektorn. 3 Policy i Vadstena kommun Formellt är kommunstyrelsen anställningsmyndighet för all personal. Det är kommunstyrelsen som avgör vilka ev. personalförmåner som skall finnas, med vilket syfte och formen för tillämpning och uppföljning. Det finns ingen särskild policy i Vadstena kommun som är antagen av fullmäktige om vad som är personalförmån, när den skall användas och hur tillämpningen skall ske. Det finns heller inte några riktlinjer för resor i tjänsten. Följande personalförmåner är f.n. aktuella i Vadstena kommun gratis simhallskort till Vadstena simhall för alla anställda möjlighet för alla högre chefer att för lönedelar över 7,5 basbelopp få individuell pensionsrådgivning och göra bruttolöneavsättningar till pension Simhallskortet utnyttjas generellt dåligt, bedömningar finns om att endast var tredje anställd använder det. Enligt personalchefen pågår en översyn av att utvidga personalförmånerna och då främst avseende tanken att erbjuda olika hälsofrämjande förmåner, som t.ex. tid för Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. 3 (8)

4 friskvårdsaktiviteter. Erfarenheten är att det ändå används av en minoritet bland de anställda. Trots avsaknaden av policy förekommer ändå att vissa anställda har möjligheten att arbeta på distans, att anställda kan använda en smartphone privat om än i begränsad utsträckning etc. Genomgående saknas dokumenterade riktlinjer för hur detta skall hanteras. Tillämpningen är beroende av en muntlig överenskommelse mellan chefen och den anställde. Enligt personalchefen får personalförmåner inte vara kostnadsdrivande, kommunens ekonomi bedöms vara ansträngd ett antal år framöver så det saknas utrymme att erbjuda olika typer av förmåner. Kommunen vill ändå uppfattas vara en attraktiv arbetsgivare, en del har småbarn och behöver kanske ibland känna frihet att snabbt komma till dagis utan att förlora möjligheten att fullfölja en del av sina arbetsuppgifter, andra pendlar. Flextidsavtalet ses därför över för att skapa större flexibilitet i hanteringen av arbetstiden. Kommunen satsar framförallt på konkurrenskraftiga löner för att stimulera personalkontinuitet och underlätta framtida rekryteringar, enligt personalchefen. 4 Riktlinjer för användning av mobiltelefoner och smartphones Det finns uppskattningsvis ca 190 aktuella abonnemang rörande mobiltelefoner i kommunen. Enligt riktlinjerna är det varje förvaltningschef som beslutar om en medarbetare skall/behöver ha en mobiltelefon i tjänsten. Personalen kan sedan själv beställa telefonen, men många väljer att göra det med stöd av Medborgarservice. Kommunen beställer mobiltelefoner utifrån befintliga leverantörsavtal, där verksamheten väljer modeller utifrån sina behov. Formellt finns det inte några riktlinjer som reglerar användningen av mobiltelefonen för privata ändamål i tjänsten. Det finns en muntlig överenskommelse om att det går att använda mobiltelefonen om det sker restriktivt och med förnuft. Den anställda kan därför använda den för vissa s.k. privata ändamål som att ringa dagis, till en familjemedlem el.dyl. Några avdrag görs inte för dessa kostnader. Fakturan för mobilabonnemang skickas direkt till varje förvaltningschef som tar ställning till fakturan innan den godkänns och betalas ut. På så sätt kan varje chef kontrollera ev. orimligt höga fakturor. Rutinen anses tillräckligt som kontrollmoment enligt IT-chefen. Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. 4 (8)

5 En del anställda vill reglera denna fråga på ett tydligare sätt och anger då ett prefix när de ringer privatsamtal. De får därmed en separat faktura på alla privata telefonsamtal direkt från teleoperatören datorer och bärbara datorer De flesta datorer som finns i kommunen är stationära, dvs. de kan inte tas hem av de anställda. Chefer och vissa specialistfunktioner har bärbara datorer. Dessa kan tas hem. Vid nyanställning sker en introduktion. Då träffar den nyanställda IT-avdelningen och får information om hur datorer får användas. Den information som ges, enligt personalchefen, är att utrustningen är att betrakta som arbetsredskap och endast får användas i begränsat utsträckning privat. IT-avdelningen kan i efterhand följa upp ev. olämplig surfning. Det sker om en chef begär att IT-avdelningen skall undersöka någon anställds dator närmare, oavsett om användningen skett på fritid eller under arbetstid. Ett par fall av detta har inträffat under senare år. Det finns emellertid inte någon systematisk kontroll av om oriktig hantering förekommer. Kommunen har köpt in surfplattor till kommunstyrelsens representanter. Den anställda får skriva under ett avtal vid användning av datorn och där det framgår vilken behörig som gäller. I avtalet klargörs villkoren för användningen och att arbetsgivaren bl.a. kan kontrollera det som utförs i nätverket och att det kan kopplas till användaridentiteten. Den anställda får också information om hur man skall förfara med e-post med avseende på vad som gäller enligt personuppgiftslagen, PUL. 4.2 etiska regler för surfning på nätet Det finns inte några gemensamma etiska regler för vad de anställda skall iaktta vid surfning på nätet. I någon verksamhet kan det t.ex. vara befogat att personal orienterar sig i en sakfråga, men samma sakfråga kan uppfattas vara helt olämplig eller oacceptabel i en annan förvaltning, enligt IT-chefen. IT-avdelningen har inte något uttalat ansvar att vägleda i dylika situationer. Det är tillåtet att surfa in på Facebook och Instagram som exempel på sociala medier, men frågan är om det är tillåtet att göra det på sitt privata konto på arbetstid. Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. 5 (8)

6 4.3 tjänsteresor Det finns inte några riktlinjer för tjänsteresor i Vadstena kommun. De anställda uppmanas i första hand att använda kommunens tjänstebilar vid behov. I andra hand får privata bilar användas. Det pågår ett utredningsarbete om gemensam bilpool i kommunen där det också finns förslag om att upprätta riktlinjer för tjänsteresor. Utredningen kring den gemensamma bilpoolen visar att det sammanlagt finns18 bilar i kommunen och som körs mil per år. Anställda kör egna bilar motsvarande mil. Enligt utredningen finns förslag om att minska antalet gemensamma bilar med tre, eftersom utnyttjandegraden är för låg. Kommande riktlinjer för tjänsteresor är att kommunens bilar skall användas i första hand. De bilar som finns i den gemensamma bilpoolen skall kunna bokas via GroupWise. Däremot kommer de bilar som är specifikt kopplade till särskilda verksamheter bara kunna användas av personal inom dessa verksamheter. Tanken med de kommande riktlinjerna för bilar är att öka kostnadseffektiviteten, minska miljöpåverkan och skapa bättre arbetsmiljö för den personal som behöver använda bilar i tjänsten. I den sociala sektorn finns flest bilar, företrädesvis för användning i hemtjänsten. Dessa körs mellan 3000 och 4500 mil per år. Dessa bilar är inte tänkta att ingå i den gemensamma bilpoolen. Till varje bil inom hemtjänsten finns bensinkort. Kortet är knutet till respektive bil. Vid tankning lämnas faktura in tillsammans med nycklar och kort. Fakturan stäms av mot körjournal och tankning innan den attesteras för betalning. Fordon får inte lämnas tillbaka med mindre volym drivmedel än ¾:s tank. Avstämning av fakturor mot körjournaler görs av ekonomiassistent och ansvarig chef följer upp resor mot planering. 4.4 arbete på distans Det finns ingen som har reglerat i något anställningsavtal att den får arbeta hemifrån. Arbete på distans sker efter en individuell överenskommelse med närmaste chef. Det är ett fåtal som kan ta med sig dator hem och de som kan det måste använda sin egen internetuppkoppling om de skall vara uppkopplade mot nätet. Hittills handlar det om ett par dagar per månad totalt i kommunen, enligt personalchefen. När fler fasta datorarbetsplatser byts ut ersätts de med bärbara datorer. Fler kan då överväga att arbeta på distans. Uppdragets art kommer att avgöra om det kan utföras på distans eller inte. Det pågår ett arbete att se över flextidsavtalet för att om möjligt kunna utöka oreglerad arbetstid för att på så sätt möta ett modernare synsätt på arbetstid, enligt personalchefen. Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. 6 (8)

7 Det finns inget beslut om vilka grupper som får/kan göra detta. Det blir uppgifternas art som avgör om det finns möjligheter. Beslut tas i varje enskilt fall av närmaste chef. I praktiken kommer denna möjlighet ändå att vara begränsad till ett fåtal funktioner som chefer och olika specialistfunktioner som ekonomer, utredare, PA-konsulter etc. Arbetsgivaren gör uppföljning av om det arbete som skett på distans utförts. Tid redovisas i PA-systemet. Det görs däremot ingen uppföljning av om tiden i PAsystemet är sanningsenlig, enligt personalchefen. Det är det utförda arbetet som stäms av. 4.5 kreditkort Kommunen använder inte kreditkort. Görs inköp av medarbetare och chefer sker det via faktura eller personliga utlägg som ersätts i efterhand. 5 Uppföljning och dokumentation Det finns ingen systematiskt uppföljning av omfattning och tillämpning av de olika personalförmåner som finns. Någon strukturerad redovisning av detta görs heller inte för kommunstyrelsen. 6 Analys och rekommendationer Genomgången visar att det saknas en policy kring vilka förmåner som skall finnas i kommunen, på vilka villkor och som regel också hur hanteringen är tänkt att fungera. Det saknas genomgående riktlinjer inom de områden som granskats närmare. Däremot förekommer ändå en viss praktisk hantering av grundfrågan. Den praxis som finns regleras formellt mellan ansvarig förvaltningschef och anställd. Det framkommer inte något i granskningen som pekar på att den praktiska tillämpningen är felaktig eller oacceptabel, men revisionen förordar ändå att kommunstyrelsen tar ett samlat grepp om dessa frågor. 6.1 Rekommendationer Kommunstyrelsen bör utarbeta en policy med tillämpningsföreskrifter att antas av fullmäktige. I policyn klargörs vilka syften man vill efterstäva och motivering till vilka förmåner man särskilt vill främja bland anställda. Tillämpningsföreskrifterna behöver dokumenteras och kommuniceras med all personal på lämpligt sätt. På så sätt kan kommunen som arbetsgivare klargöra sin principiella ståndpunkt, implementera den bland chefer och annan personal och se till att tillämpningen följs upp och redovisas årligen till fullmäktige. Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. 7 (8)

8 Policyn kan med fördel utgå från behovet av att långsiktigt säkerställa viktiga rekryteringsbehov. På så sätt kan Vadstena kommun tydliggöra vilka fördelar en anställning i kommunen innebär samtidigt som man klargöra villkoren för de olika förmånerna på ett tydligt och enhetligt sätt. Det visar sig t.ex. i den egna utredningen som nyligen gjorts att flera anställda i kommunen använt egen bil i tjänsten därför att man inte varit medveten om att man kan boka en av de gemensamma bilar som finns. Kommunstyrelsen föreslås också genomföra strukturerade uppföljningar av tillämpningen så att man dels kan värdera om de förmåner som finns fungerar väl i förhållande till de syften man vill uppnå, dels att tillämpningen fungerar som tänkt, dvs. att förmånen inte missbrukas av den anställda. Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. 8 (8)