Landstingsstyrelsens beslut

Transkript

1 Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Landstingsstyrelsens svar på revisionens granskning av landstingets policy/riktlinjer för resor i tjänsten Landstingsstyrelsens beslut 1. Landstingsstyrelsen godkänner föreliggande förslag till svar på revisionens granskning av landstingets policy/riktlinjer för resor i tjänsten och överlämnar svaret till Landstinget Sörmlands revisionskontor. Ärendebeskrivning Landstinget Sörmlands revisionskontor genomförde under 2005 ett antal granskningar inom områdena resor, behovsbilar och bensinkort. Kommentar Landstingsstyrelsen behandlade ovan nämnda granskning i 34/06 och beslutade då att lämna ett fördjupat svar till revisionen efter detta sammanträde den 19 juni Den reviderade resepolicyn skall fastställas i landstingsfullmäktige den 31 oktober Landstingsstyrelsen beslutade om revision av nämnda policy i 34/06. Bilaga 1. Landstingsstyrelsens svar 2. Revisionens granskning av landstingets policy/riktlinjer för resor i tjänsten Protokollsutdrag till Landstingets revision Personalenheten Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 06\( 6) Juni\ SID 1(1) 58 Revis resepol\ 58.doc Utskriftsdatum: :17

2

3

4

5

6 RAPPORT ÖVER GRANSKNINGEN AV: LANDSTINGETS SÖRMLANDS POLICY/RIKTLINJER FÖR RESOR I TJÄNSTEN 2005

7 GRANSKNINGSRAPPORT HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ann-Charlotte Adolfsson RE-REV SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har under 2005 granskat landstingets Policy/riktlinjer för resor i tjänsten (resepolicy). Tidigare interna kontrollgranskningar inom området har visat att resepolicyn i olika utsträckning är känd inom landstingsorganisationen och att det är svårt att bedöma följsamheten mot policyn. Med anledning av detta har revisionskontoret särskilt granskat resepolicyn och denna rapport behandlar hur aktuellt område skulle kunna förbättras. Bland annat noteras och föreslås följande: En väsentlig del som saknas i landstingets policydokument idag och som har betydelse för genomförandet av policyns inriktning, är ett klargörande av ansvar och befogenheter. De begrepp som används i dokumentet kan tydliggöras för att inom Landstinget Sörmland skapa en enhetlig syn på vad som avses. Exempel är begreppen tjänsteresa kontra övriga person- och varutransporter, tjänstebil till skillnad från behovsbil, egen bil etcetera. Av Policyn/riktlinjerna bör det framgå att de avtal Landstinget Sörmland har med externa leverantörer måste följas vid tex bokning av resor eller tankning av bilar. I samband med detta kan även framgå vilken rutin som skall gälla vid bokning av resor. Gällande policy/riktlinjer måste i större utsträckning göras känd ute i landstingets olika verksamheter. Med anledning av ovanstående föreslår revisorerna landstingsstyrelsen att revidera aktuellt dokument för att säkerställa att landstingsstyrelsen får ett fungerande verktyg för uppföljning, planering och kontroll av resor som företas i tjänsten. För att underlätta arbetet bifogas i slutet av detta dokument revisorernas uppfattning om vad en resepolicy bör innehålla. Dessutom bifogas ett dokument från före detta KA Servicekonsult som på ett bra sätt tydliggör regler och rutiner för användningen av bilar inom Landstinget Sörmland. ORG NR h:\gemensam\ik\resepolicy\rapport över granskning resepolicy.doc Utskriftsdatum: :06 SID 2(7)

8 GRANSKNINGSRAPPORT HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ann-Charlotte Adolfsson RE-REV BAKGRUND Som ett led i den löpande granskningen av landstingets interna kontroll genomförde revisionskontoret under 2005 ett antal granskningar inom områdena resor, behovsbilar och bensinkort. Granskningsinsatser genomfördes vid ett antal skickprovsvis utvalda enheter inom Landstinget Sörmland. Vid granskningarna framkom, förutom de resultat som delgivits respektive divisionschef/förvaltningschef i separat rapport, att Landstinget Sörmlands resepolicy är föga känd på de platser revisionskontoret besökt och att följsamheten mot de avtal som Landstinget Sörmland slutit med externa leverantörer är varierande. Mot bakgrund av ovanstående har därför Landstingets Revisorer uppdragit åt revisionskontoret att särskilt granska Landstinget Sörmlands policy för resor i tjänsten, vilket har genomförts slutet av LANDSTINGET SÖRMLANDS POLICY FÖR RESOR I TJÄNSTEN Landstinget Sörmlands Policy/riktlinjer för resor i tjänsten kom till efter det att landstingsfullmäktige i oktober 2003 gav lanstigsstyrelsen (LS) i uppdrag att utarbeta regler som beaktade intentionerna i motionen Porrfritt boende (LF57/03). Vid behandlingen av motionen hade LS konstaterat att Landstinget Sörmland saknade en resepolicy. Vid landstingsfullmäktiges sammanträde den 3-4 juni samma år hade fullmäktige antagit ett Miljöpolitiskt program med folkhälsoperspektiv (LF47/03), för perioden Ett av de övergripande målen var att minska miljöbelastningen från transporter vilket inarbetades i det policydokument som slutligen antogs av LS i januari 2005; Policy/riktlinjer för resor i tjänsten (LS3/05). I policyn står inledningsvis att Policyn/riktlinjerna har fastställts för att tjänsteresor ska företas så kostnadseffektivt som möjligt och med hänsyn tagen till rådande miljö- och trafiksäkerhetsaspekter. Revisorerna tar i denna rapport upp ytterligare områden som idag inte regleras i landstingets policydokument. Revisorerna är av den uppfattningen att dessa inte heller regleras i annat sammanhang varvid revisorerna rekommenderar landstingsstyrelsen att revidera gällande policy/riktlinjer. Områden som idag saknas innefattar bland annat reglering av ansvar och befogenheter vad gäller resor samt hänvisning till gällande avtal med extern leverantör. ORG NR h:\gemensam\ik\resepolicy\rapport över granskning resepolicy.doc Utskriftsdatum: :06 SID 3(7)

9 GRANSKNINGSRAPPORT HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ann-Charlotte Adolfsson RE-REV Begrepp i policyn/riktlinjerna I inledningen förklaras att policyn/riktlinjerna ska gälla resor i tjänsten. Vad som menas med resor i tjänsten är inte närmare specificerat med avseende på om policyn/riktlinjerna också avser tex transportarbete eller förtroendevaldas resor. Däremot går det att läsa av inledningen att så kallade övriga person- och varutransporter inte omfattas av policyn/riktlinjerna men bestämmelserna skall tillämpas även där i görligaste mån. För att ovanstående övriga person- och varutransporter skall vara möjliga för den anställde att skilja från resor i tjänsten måste begreppet tydliggöras. Det bör även framgå huruvida förtroendevalda omfattas av policyn/riktlinjerna. På andra ställen i dokumentet återfinns liknande otydligheter, däribland under stycket Bilresor där det talas om landstingets egna bilar. Det bör tydliggöras vilka bilar som skall falla under en sådan skrivning, om det enbart är landstingets egenägda bilar, bilar som hyrs genom t ex Hertz, eller rentav båda alternativen. Skall begreppet även innefatta transportfordon i form av t ex minibussar eller fordon som transporterar gods, bör detta framgå. Under rubriken Miljö och trafiksäkerhet frångås begreppet egna bilar och istället används tjänstebilar. I ett annat stycke används termerna behovsbilar och avdelningsbilar. Revisorerna rekommenderar landstingsstyrelsen att arbeta fram begrepp som kan användas för resor i tjänsten inom Landstinget Sörmland. Dessa bör sedan definieras i Policyn/riktlinjerna så att den anställde inte skall behöva tveka över innebörden. För ett exempel på tydliga definitioner av olika typer av tjänstebilar hänvisas till ett tidigare dokument från KA Servicekonsult från Dokumentet bifogas denna rapport. Ansvar och befogenheter I policyn/riktlinjerna anges att undantag från det normala förfarandet vid resor kan bli aktuellt. Under rubriken Allmänna kommunikationsmedel framgår t ex att resa med tåg skall ske i 2: a klass men att resa i 1: a klass kan förekomma efter godkännande av arbetsledning. Revisionen är av den uppfattningen att om avsteg från ordinarie regler skall tillåtas, måste det klart framgå vem som har befogenhet att besluta om sådant undantag. ORG NR h:\gemensam\ik\resepolicy\rapport över granskning resepolicy.doc Utskriftsdatum: :06 SID 4(7)

10 GRANSKNINGSRAPPORT HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ann-Charlotte Adolfsson RE-REV Policyn/riktlinjerna innehåller även otydligheter angående ansvar. Under Miljö och trafiksäkerhet framgår det att information om sparsamt körsätt skall lämnas. Motsvarande skrivning återfinns under stycket som behandlar så kallade behovsbilar. När behovsbilar nyttjas ska bildagbok föras. Revisorerna menar att resepolicyn behöver förtydligas inom dessa områden med avseende på vem som är ansvarig för uppföljningen av det som anges i policyn. En anledning till att föra bildagbok kan tex vara att möjliggöra kontroller av bensinförbrukningen mot antal körda mil, eller att följa upp hur Landstinget Sörmlands bilar används i tjänsten. Revisionen rekommenderar landstingsstyrelsen att uppdatera Policyn/riktlinjerna så att de klargör hur ansvaret för områdena i policyn skall följas upp. Revisorerna är vidare av den uppfattningen att landstingsstyrelsen bör förtydliga syfte och ändamål med bildagböckerna och säkerställa kvaliteten i dagboksföringen. Ett sätt att göra detta är att låta Centrala Biladministrationen utarbeta dagböcker med tillhörande instruktion som följer med varje bil vid inköpet. En ytterliggare ansvarsaspekt vad gäller resor är försäkringsfrågan. Enligt Policyn/riktlinjerna kan tjänsteresa ske i en anställds privata bil. En fråga att beakta är dock i vilken utsträckning den anställde och eventuella medpassagerare är försäkrade när han eller hon företar tjänsteresa i privat bil. En annan infallsvinkel är om de miljökrav som Landstinget Sörmland ställer i sådant fall även kan anses gälla för den anställdes privata bil. Revisorerna rekommenderar att landstingsstyrelsen ser över under vilka omständigheter privat bil kan användas vid tjänsteresa. Försäkrings- och miljöfrågor bör därmed också klarläggas. Rutiner för bokning av resor och följsamhet mot avtal I gällande policy nämns ingenting vad gäller rutiner för bokning av resor. Således kan man få intrycket att det står respektive förvaltning fritt att boka sina egna resor hos den leverantör man så önskar så länge det inte strider mot lagen om offentlig upphandling. I Landstinget Sörmlands ramavtal med Resecity i Nyköping AB framgår det dock, om än underförstått och ej direkt i avtalstexten, att alla bokningar bör ske genom ovan nämnd leverantör med undantag för tågbiljetter samt konferensarrangemang där t ex boende redan ingår. ORG NR h:\gemensam\ik\resepolicy\rapport över granskning resepolicy.doc Utskriftsdatum: :06 SID 5(7)

11 GRANSKNINGSRAPPORT HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ann-Charlotte Adolfsson RE-REV För att undvika kontraktsbrott rekommenderar revisorerna att Policyn/riktlinjerna uppdateras med information om vilka rutiner som skall gälla för bokning av resor. Motsvarande gäller för andra områden där Landstinget Sörmland har centrala avtal, t ex drivmedel. Med avseende på bokningsrutiner finns det för bokning av hyrbil en rutinbeskrivning på landstingets intranät Insidan. Eventuella rutiner för bokningar av resor etc. kan läggas upp på liknande sätt. Interna kontrollmoment I nuläget innehåller Policyn/riktlinjerna inte några rekommendationer för hur pris, kvalitet eller omfattning på transporter, bilåkning eller resetjänster skall kontrolleras och följas upp. Ett sådant exempel har vi sett angående behovsbilar, där bildagbok rekommenderas men där syftet med bildagböckerna inte framgår. Centrala Biladministrationen erhåller varje månad, i enlighet med överenskommelsen i avtalet, statistik från leverantören av resetjänster men utan att denna statistik används. Även om detta inte är en policyfråga anser revisionen att frågan bör lyftas fram. Ytterliggare att beakta vid bokningar av resor är hur kvaliteten på tjänsten från leverantören skall säkerställas. Leverantören garanterar i sitt avtal lägsta pris, något som åtminstone stickprovsvis bör följas upp under avtalsperioden. Revisionen rekommenderar att resepolicyn uppdateras med hur kvalitet, pris och omfattning av tjänsteresor inom landstinget skall följas upp samt vem som ansvarar för denna uppföljning. ORG NR h:\gemensam\ik\resepolicy\rapport över granskning resepolicy.doc Utskriftsdatum: :06 SID 6(7)

12 GRANSKNINGSRAPPORT HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ann-Charlotte Adolfsson RE-REV Revisionens bedömning av vad en resepolicy bör innehålla För att ett policydokument skall vara tillämpbart måste det: 1. Innehålla tydliga definitioner och avgränsningar av begrepp. 2. Klargöra ansvar och befogenheter inom det område policyn avser. En resepolicy kan byggas upp utifrån en tydlig viljeinriktning om följande: Policyn bör vara vägledande vad avser: 1. när tjänsteresa ska äga rum 2. hur tjänsteresan ska planeras 3. vilka hänsyn som ska vägas in i planeringen 4. vilka färdsätt som ska prioriteras 1. Avtalstrohet mot centralt slutna avtal 2. val av leverantör för resebyråtjänster 3. val av leverantör för person- och varutransporter 4. val av leverantör för boende 5. val av leverantörer för konferenser Ersättningsfrågor som lämpligen regleras i en resepolicy omfattar: 1. Vilken rutin som ska gälla vid beställning av resa 2. hur skall betalning ske 3. regler för rabattkort, fribiljetter, årskort och bonus 4. ersättning till resenären 5. ev anhörig som medföljer 6. försäkringsfrågor 7. assistans utomlands Utöver ovanstående kan en resepolicy även innehålla vilka krav som skall ställas på personbilar avseende: 1. Trafiksäkerhet 2. Miljö 3. Anställds bil som används i tjänsten ORG NR h:\gemensam\ik\resepolicy\rapport över granskning resepolicy.doc Utskriftsdatum: :06 SID 7(7)