Resepolicy. Antagen av kommunfullmäktige , 75

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Resepolicy. Antagen av kommunfullmäktige 2011-06-20, 75"

Hugo Lindström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Resepolicy Antagen av kommunfullmäktige , 75

2 Resepolicy Denna resepolicy är antagen av kommunfullmäktige , 75 och gäller from Omfattning Policyn är kommunövergripande och gäller för de resor som företas i tjänsten av medarbetare anställda i Ödeshögs kommun och dess helägda bolag. Resepolicyn omfattar även förtroendevalda. Syfte Resepolicyn syftar till att personresor i tjänsten ska ske på ett miljöanpassat och kostnadseffektivt sätt med hänsyn till resenärens och medtrafikanters säkerhet. Ansvar/säkerhet Varje medarbetare har ett ansvar för att riktlinjerna följs. Chefen ska följa resandet i tjänsten inom den egna verksamheten och tillse att resandet sker på ett ändamålsenligt sätt och att kostnaden för transporterna står i rimlig proportion till nyttan av att resan genomförs. Planering av resor I första hand ska övervägas om resan kan genomföras med kollektiva transportmedel. Tåg och buss skall utgöra det primära alternativet för längre resor. Om detta inte utgör ett realistiskt alternativ i förhållande till restid och arbetets art användes kommens leasade personbilar, i sista hand den anställdes privata bil. Flygresor utnyttjas i första hand för utrikesresor eller då tåg/buss/ bil inte utgör ett rimligt val. Beställningar av biljett för tåg/buss/flyg/båt ska, om möjligt, göras i så god tid att rabatter för tidiga bokningar kan utnyttjas. Utlandsresor i tjänsten ska alltid beslutas enligt kommunstyrelsens delegation eller av Vd i bolaget. Resa i tjänsten inom tätort bör i första hand göras med cykel. Vid helt korta förflyttningar kan dessa lämpligen göras till fots. Eget fordon i tjänsten I första hand ska tjänsteresor företas med kollektivtrafik. I andra hand med fordon som ägs eller leasas av kommunen. Skulle resa med medarbetarens privata fordon vara aktuell bör fordonet i avseende på trafiksäkerhet vara jämförbart med kommunens leasade fordon. Egna kurser och konferenser Kurser och konferenser i egen regi ska förläggas till platser och tidpunkter som minimerar det samlade resandet för deltagarna och möjliggör samåkning med kollektivtrafik eller bil. Om kurser/utbildningar i extern regi anordnas på flera platser bör det tillfälle väljas som möjliggör att syftet enligt ovan uppnås till största möjliga del. Övrigt Om anhörig önskar följa med som medresenär på en tjänsteresa skall detta först ha beviljats av behörig beslutsfattare, Den anhörige skall själv betala alla sina kostnader i samband med resan.

Syfte Resepolicyn syftar till att personresor i tjänsten ska ske på ett miljöanpassat och kostnadseffektivt sätt med hänsyn till resenärens och medtrafikanters säkerhet.

3 Bilaga 1 Regler för användning av fordon och bensinkort 1 Allmänt Regler för användning av fordon och bensinkort är enhetliga och gäller för alla anställda och förtroendevalda i Ödeshögs kommun. Varje nämnd/styrelse har utöver grundreglerna möjlighet att komplettera med egna regler och rutiner för att ha tillräcklig kontroll på fordonskostnaderna. Respektive Vo-område har ansvar för att uppsatta regler åtföljs. Reglerna syftar till upprätthållande av en god intern kontroll. 2 Användningsområden Kommunens fordon får endast användas inom ramen för tjänsteutövning. Bensinkorten får endast användas för inköp av bränsle, olja, tvättning och reservdelar till fordonen. 3 Ansvar för bensinkort Vo-chefen har huvudansvar för bensinkorten inom verksamhetsområdet och har beslutsrätten för uttag av nya bensinkort. Förvaring av korten skall säkerställas av respektive verksamhetsområde. Uttag av nya kort skall anmälas till ekonomiavdelningen. Vo-området har ansvar för att en förteckning över alla bensinkort finns upprättad. OBS! Denna förteckning skall i samband med årsbokslut och vid större förändringar insändas till ekonomiavdelningen, där en komplett förteckning över kommunens bensinkort skall förvaras. 4 Drivmedelsrapport För varje fordon skall en drivmedelsrapport föras. Denna skall ifyllas vid påfyllning av bränsle, olja, tvättning och inköp av övriga tillbehör och reservdelar till fordonet. Verksamhetsområdeschefen har ansvar för att drivmedelsrapport förs och att dessa förvaras på ett sådant sätt att kontroll och avstämning kan ske. För att få en enhetlig drivmedelsrapport skall samtliga använda den rapport som finns i bilaga 1. 5 Körjournal Varje fordon ska vara utrustad med egen körjournal. Av journalen skall framgå följande uppgifter: Vilket fordon körjournalen avser, registreringsnummer Vem som kört, namnbeteckning Datum Resans mål och syfte/verksamhet Mätarställning vi resans början och slut. Om samma person använt fordonet hela dagen räcker det med att ange hela arbetspassets körsträcka Mätarställning vid tankning Datum för tankning Hur många liter som tankats

Respektive Vo-område har ansvar för att uppsatta regler åtföljs. Reglerna syftar till upprätthållande av en god intern kontroll.

4 Bilaga 1 6 Faktura och kvitto Vid inköpstillfället skall inköpskvittot signeras av köparen. Om inköpskvitto ej går att erhålla skall intyg om gjorda inköp upprättas. Kvittot (intyg) skall sedan förvars på det sätt som respektive verksamhetsområden finner lämpligt. Vid månadens slut skall på det sätt som respektive verksamhet finner lämpligt. Tillsammans utgör de räkenskapsmaterial som enligt bokföringslag skall finnas för alla transaktioner. Attestanten är ansvarig för att alla kvitton som tillhör fakturan finns. Ekonomiavdelningen skall kontrollera att kvitton finns bifogande till fakturan. 7 Dieseltankning ur cistern vid tekniska enheten ÖBO Bolagets dieseldrivna fordon tankas ur cistern som är placerad på tekniska enhetens förråd. Cisternen är försedd med mätare I samband med tankning skall notering göras i fordonets körjournal 8 Kontroll och uppföljning Vo-chefen har ansvar för att kontroll och uppföljning görs. En gång per år skall redovisning på att kontroll är utför lämnas till ekonomiavdelningen. Detta skall ske i samband med årsbokslut. Den kontroll och avstämning som skall göras är mellan drivmedelsrapporten och fakturorna, dvs antal körda mil mot inköp/tankat bränsle. Respektive vo-chef skall underteckna denna kontroll.

Tillsammans utgör de räkenskapsmaterial som enligt bokföringslag skall finnas för alla transaktioner. Attestanten är ansvarig för att alla kvitton som tillhör fakturan finns.

5 Bilaga

Relevanta dokument

Ink 2012 08. MÄL Medarbetare och förtroendevalda ska vid resor orsaka så lite miljöpåverkan som det är möjligt.

Ink 2012 08. MÄL Medarbetare och förtroendevalda ska vid resor orsaka så lite miljöpåverkan som det är möjligt. ~SAlA lt01 KOMMUN Bilaga KS 2012/106/1 SALA KOMMUN Ink 2012 08 2012 05 08 DIARIENR: 2012/ POLICY KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Kommunfullmäktige Resepolicy för Sala kommun MÄL Medarbetare och förtroendevalda