Revisionsrapport Internkontroll avseende drivmedelskort till kommunens bilar Anna Carlénius Kiruna kommun Mars 2015

Transkript

1 Revisionsrapport Anna Carlénius Internkontroll avseende drivmedelskort till kommunens bilar Kiruna kommun

2 Innehåll 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Granskningsresultat Organisation kring socialtjänstens bilar Rutiner, riktlinjer och policy Bedömning och rekommendationer... 8 Kiruna kommun

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat den interna kontrollen avseende drivmedelskort till kommunens bilar. Uppdraget har tillkommit via revisorernas risk och väsentlighetsanalys. Följande revisionsfråga har formulerats för uppdraget: Är socialnämndens interna kontroll tillräcklig när det gäller användningen av drivmedelskort? Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att socialnämndens interna kontroll inte är fullt tillräcklig. Bedömningen bygger på följande iakttagelser: Vi bedömer att det finns ändamålsenliga dokumenterade policys inom kommunen för arbetet med drivmedelskort. Vi kan dock konstatera att kommunens policy inte tillämpas på ett ändamålsenligt sätt som innebär att de dokumenterade rutinerna inte till fullo efterlevs i praktiken. Vi ser också ett behov av att den antagna policyn och bilagan utvecklas och specificeras ytterligare. Vi bedömer att det inte sker kontinuerliga systematiska kontroller/jämförelser av drivmedelsförbrukning och körda mil. Uppgifter om tankad volym finns på fakturorna och uppgifter om antal körda mil finns i de fall körjournal används. Rapportering avseende körjournaler sker enligt uppgifter endast till viss del. Vi bedömer att policyn är känd i verksamheten. Vi kan dock konstatera, vilket framgår ovan, att den inte tillämpas fullt ut på ett ändamålsenligt sätt. Vi bedömer att uppföljning på området inte sker på ett tillfredsställande sätt. Dels på grund av att inga stickprov görs av körjournaler, men även att uppföljningen av ekonomin bör göras mer strukturerad utifrån befintliga körjournaler samt kvitton för inköp av drivmedel. I övrigt noterar vi att det har lämnats in en polisanmälan under hösten 2012 avseende eventuellt privat användning av socialtjänstens drivmedelskort. Vi ser en risk för oro i organisationen så länge polisanmälan inte kommer till ett avslut. Vår bedömning är att nämnden bör tillse att det sker en uppföljning av status i utredningen och vidtar erforderliga åtgärder för att ärendet ska redas ut. Kiruna kommun 1 av 9

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund I samband med genomförd väsentlighets- och riskanalys samt utifrån iakttagelser under den löpande revisionen har revisorerna beslutat att granska användningen av drivmedelskort. Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder och styrelser skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll, samt pröva dess ändamålsenligt. Drivmedelskort kan likställas med kontanter. Det är ur förtroendesynpunkt väsentligt att drivmedelskort hanteras med tillräcklig säkerhet. Detta för att undanröja risker för felaktigheter, och för att ansvarig personal ska känna sig trygg och inte riskera att utsättas för misstroende avseende hanteringen. Syftet med granskningen är att bedöma hur socialnämnden hanterar användningen av drivmedelskort Revisionsfråga Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är socialnämndens interna kontroll tillräcklig när det gäller användningen av drivmedelskort? Revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollfrågor: - Följs kommunens policys/riktlinjer vid användning av drivmedelskorten? - Finns aktuella och ändamålsenliga reglementen och riktlinjer antagna, exempelvis så att det finns spårbarhet mellan körda mil och köp av drivmedel? - Finns det dokumenterade rutiner som säkerställer att regler och riktlinjer samt lagstiftning efterlevs? - Är regler och riktlinjer kända i verksamheten? - Görs uppföljning av att regler och riktlinjer samt lagstiftning efterlevs? Kiruna kommun 2 av 9

5 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har avgränsats till socialnämnden och har genomförts genom informationsinsamling av olika styrande och stödjande dokument, rutinbeskrivningar och anvisningar. Vidare har intervjuer gjort med berörda chefer, ekonomer, handläggare samt undersköterskor. Körjournaler har även tagits in för avstämning. En genomgång har även gjorts av den elektroniska körjournalen. En polisanmälan som är gjord under hösten 2012 avseende privat användning av socialtjänstens drivmedelskort har även lyfts upp under intervjuerna. Kiruna kommun 3 av 9

6 3. Granskningsresultat 3.1. Organisation kring socialtjänstens bilar I Kiruna kommun finns det 54 stycken leasade bilar inom socialnämndens verksamheter. Bilarna återfinns framförallt inom hemtjänstens verksamheter och inom hälso- och sjukvårdsenhetens verksamheter så som exempelvis hemsjukvård och rehabilitering. Det finns även enstaka bilar inom andra verksamheter. Totalt finns det 7 stycken hemtjänstgrupper i Kiruna kommun där samtliga har leasade bilar. Bilarna är uppdelade på dessa hemtjänstgrupper: Socialförvaltningen Hemstöd Luossa Centrala Berga Triangeln Raketen Vittangi Karesuando Enligt gällande reglementen ansvarar respektive förvaltning för anskaffning av tjänstebilar för förvaltningens behov. Förvaltningschef ansvarar i samråd med inköpschef för införskaffande av tjänstebilar. Ekonomichef och inköpschef tecknar i samråd med förvaltningschef leasingavtal avseende tjänstebilar. Tjänstebilar som används kontinuerligt i kommunens verksamheter skall vara försedda med kommunens dekaler. Vid intervjuerna framkom att alla bilar inte hade enhetliga kommunala dekaler. Enhetliga dekaler är kan ses som viktigt ur internkontroll synpunkt bland annat med tanke på igenkänning. Vid anskaffandet av bilar skall körjournal, drivmedelskort och övrig utrustning införskaffas till bilen. På Kiruna kommun finns en fordonssamordnare. Fordonssamordnaren har till uppgift att uppdatera rutiner och riktlinjer, upprätta och underhålla förteckning över samtliga ägda och leasade fordon, skapa elektroniska körjournaler i Excelformat och informera om handhavandet, skapa uppföljningssystem och rutiner i samråd med fordonsansvarig, administrera och bevaka leasingavtal, lagra körjournaler och kvitton. Kiruna kommun 4 av 9

7 Varje hemtjänstgrupp har även fordonsansvariga personer utsedda. Dessa personer ska ansvara för att månatlig registrering av körsträcka och övriga uppgifter sker i den elektroniska körjournalen, ansvara för uppföljningen av tjänstebilar, ansvara för att den ekonomiska redovisningen ger en rättvisande bild av fordonskostnaderna. Centralt på socialförvaltningen finns det en administratör som har ett uttalat ansvar för anskaffande av kreditkort till samtliga leasingbilar inom socialtjänstens verksamheter. I Kiruna använder man sig av manuella körjournaler i bilarna. Det finns även en elektronisk körjournal som administreras av fordonssamordnaren och som ska fyllas i av fordonsansvarig varje månad. I den elektroniska körjournalen ska mätarställning vid månadens början och månadens slut, samt körsträcka och en signatur fyllas i. I den elektroniska körjournalen finns även viss basdata kring varje enskilt fordon så som kostnader, försäkringsbolag, försäkringsdatum, besiktning, placering, kostnadsställe och drivmedel etc Rutiner, riktlinjer och policy Kiruna kommun har som nämnts tidigare en kommunövergripande policy för tjänstebilar och kommunala bilar. Syftet med policyn är att den skall ses som ett ramverk för införskaffande, användande och avyttrande av egna eller leasade tjänstebilar inom kommunen. Policyn skall säkerställa en enhetlig hantering av kommunens bilar och användande av egen bil i tjänsten. Enligt policyn skall den kompletteras med generella och förvaltningsspecifika bilrutiner. Policyn fastställs av kommunstyrelsen, förvaltningsspecifika bilrutiner fastställs av förvaltningschef. Nu gällande policy är fastställd i kommunstyrelsen , 187. Bilaga till kommunövergripande policy avseende kommunala bilar är antagen i socialförvaltningens ledningsgrupp Någon mer anpassad förvaltningsspecifik rutin eller riktlinjer för socialtjänstens verksamheter finns inte, utan förvaltningen tilllämpar ovan nämnd kommunövergripande policy. Policyn är känd i verksamheten. I policyn står det även vem som ska vara fordonsansvarig och vem som är fordonssamordnare. Med fordonsansvarig avses ansvarig arbetsledare/chef med ansvar för ekonomi och verksamhet inom den enhet tjänstebilen skall användas. Inom hemtjänsten i Kiruna har man utsett fordonsansvariga, men dessa personer är i regel undersköterskor. Fordonsansvarig ansvarar för att bevaka att den sammanlagda körsträckan under avtalstiden så att den inte avviker från den kontrakterade sträckan. För att undvika detta så ska den fordonsansvarige säkerställa att byte av bilar mellan enheter/verksamheter genomförs. Detta görs till viss del inom hemtjänsten, dock inte alltid. Orsakerna till detta kan vara att man vill behålla t.ex. en större bil och inte få en mindre, men även att man inte är så villig att byta till äldre bilar om man har en nyare. I bilagan står det även att fordonsansvarige ska ansvara för rutiner för tankning, underhåll, däckbyten, besiktning samt att bensinkortet förvaras på ett säkert sätt. Kiruna kommun 5 av 9

8 Ur internkontroll synpunkt är det också bra om det blir rotation på bilarna. Detta eftersom tankkortet är kopplat till bilen, vid en rotation blir det nya personer som kör bilen och även nya attestanter. I policyn står det även att varje tjänstebil ska vara försedd med manuell körjournal. Körjournalen ska fyllas i kontinuerligt. Med kontinuerligt innebär varje gång bilen används. Det som ska fyllas i är datum, mätarställning vidare ska även tankningar och övriga åtgärder antecknas. En körjournal räknas som räkenskapsmaterial och skall sparas i 10 år. Slutförd körjournal skall förvaras på ett betryggande sätt och i sådan ordning att den vid revision eller internkontroll kan kontrolleras av revisor eller av representant från förvaltningen. Förvaltningschefen ansvarar för att förvaltningen upprättar interna administrativa rutiner som uppfyller dessa krav. På socialförvaltningen i Kiruna finns inga rutiner som uppfyller dessa krav. Gemensam dokumentation av körjournaler saknas. Enligt policyn ska fordonssamordnaren förvara körjournalerna. Vid granskning av körjournalerna var delar av dem korrekt och kontinuerligt ifyllda, och några av dem delvis ifyllda. Det finns ingen gemensam förvaring av körjournalen och de tas inte in med jämna mellanrum för kontroll. Ingen internkontroll förekommer avseende körjournaler. Till viss del sker detta genom fordonsansvarige, dock ingen utanför personalgruppen. Anskaffande av kreditkort för drivmedel sker idag, vilket nämnts tidigare, genom en administratör centralt på förvaltningen. I policyn står det att fordonsansvarig beställer kreditkort hos leverantören och att kreditkort inte får beställas av någon annan. I socialförvaltningens bilaga till policyn står det att anskaffande av kreditkort ska ske hos kommunassistenten och att de inte får beställas av annan person, vilket därmed inte harmoniserar med den övergripande policyn. Hösten 2012 har en polisanmälan lämnats in avseende eventuellt privat nyttjande av drivmedelskort. Innan polisanmälan beställdes korten dels centralt, men även ute i verksamheterna. En åtgärd som vidtogs var att helt centralisera beställningen av kort. I och med att förvaltningen har valt att centralisera beställningen har internkontrollen blivit bättre, men det är inget som säkerställer att inte någon annan beställer drivmedelskort och kopplar det till någon av leasingbilarna. Här är fortfarande sak- och attestförfarandet av fakturorna viktigt. Eftersom det bara ska finnas ett kreditkort per bil, bör det bara komma en faktura per bil. Vid granskningstillfället har socialförvaltningen enligt intervjuerna ännu inte tagit del av något polisutredningsresultat utifrån den anmälan som gjordes Av intervjuerna framgår uppfattningen att det verkar som att ärendet har runnit ut i sanden. Drivmedelskortet är som framgår ovan knutet till varje tjänstebil och skall vara märkt med registreringsnummer. Bara vid särskilda skäl får fler än ett drivmedelskort beställas till enskild bil. Detta kräver särskilt motiverat och dokumenterat beslut. Förvaltningschefen anvisar vem som får fatta beslut. Idag för administratören anteckningar i en bok om vilken bil som har vilket kort. Administratören utgår från att det ska vara ett kort till varje bil, men uppger att tidigare har det funnits fler än Kiruna kommun 6 av 9

9 ett kort till vissa bilar. I dag har förvaltningen en bättre koll på korten framförallt genom att de för bok och att det bara är en person som beställer. Hemtjänsten tankar på OKQ8, men i byarna öster om Kiruna använder man sig av lokala drivmedelsstationer. I byarna har man inte något tankkort utan går in på stationen. På stationen legitimerar man sig eller så är man känd i trakten. Drivmedelskortet får inte kontinuerligt förvaras i bilen enligt regelverket. Av intervjuerna framgår att korten för det mesta förvaras i bilen. En hemtjänstgrupp i centrala Kiruna förvarade korten på OKQ8 stationen i centrum. Enligt intervju går man in på stationen och meddelar tankning genom att uppge registreringsnummer. Av intervjun framgick inte om man är tvungen att legitimera sig eller om det kontrolleras att rätt registreringsnummer uppges för den bil som ska tankas. När korten används finns en kod till kortet som gör att personalen inte behöver gå in på stationen. Kvitton på drivmedelsinköpen och andra inköp i anslutning till bilens drift ska skrivas under av den som genomfört inköpet. Den som gör inköpet ska även anteckna det i körjournalen och kvittona ska bifogas med körjournalen för aktuell månad och ska utgöra en del av räkenskapsmaterialet. Vid intervjutillfället kontrollerades körjournalerna. De flesta grupperna sparade alla kvitton, men i någon av grupperna sparades inga kvitton. De flesta fordonsansvariga stämde av drivmedelskvittona mot körjournalen. Skulle det avvika görs en rapportering till enhetschefen. Där inte kvittona stämts av mot körjournalen, görs inte heller någon avvikande rapportering till enhetschef. När bilen återlämnas ska det tillhörande drivmedelskortet spärras och klippas sönder. Idag fungerar detta genom att administratören tar in korten, spärrar, kasserar och gör en anteckning i boken att det är återlämnat. Varje bil kostnadsredovisas separat. Det innebär att utöver kostnadsslag, ansvar och verksamhet skall varje tjänstebil även kodas med en för bilen unik kod i internredovisningen. Varje bil går därmed att följa upp i redovisningen och det går att få ut alla kostnader som finns på respektive bil. I och med att varje bil kostnadsförs separat finns det spårbarhet mellan kostnad och antal mil. Detta kräver dock att körjournalerna är fullständiga, vilket granskningen visat att de inte alltid är. I Kiruna används som nämnts ovan även en elektronisk körjournal som fordonsansvarige ska fylla i varje månad, vilket gör att det teoretiskt sett går att följa bilens mätarställning elektroniskt och på distans, t.ex. när man ska attestera en faktura. Detta förutsätter att man på ett korrekt sätt fyllt i den elektroniska körjournalen. Granskning av elektroniska körjournaler visade att den för vissa bilar var helt ifylld medan det saknades uppgifter på mätarställning för andra bilar. Sammanfattningsvis kan konstateras att den elektroniska körjournalen inte används fullt ut. Förvaltningen har delegerat ner fordonsansvarig till underställd personal, detta medför att internkontrollen inte upprätt hålls eftersom inte dessa personer attesterar fakturorna, om förvaltningen ska ha denna ordning måste man säkerställa att alla kvitton inklusive körjournal lämnas in till enhetschef varje månad innan fakturan kommer. Eller att man säkerställer att fordonsansvarige stämmer av körjournal och kvitton på ett ändamålsenligt sätt och rapporterar detta till enhetschef, samt Kiruna kommun 7 av 9

10 lämnar in dem med jämna mellanrum detta för att i efterhand kunna göra en bra uppföljning. Alla enhetschefen stämmer inte av kvitton mot fakturan eller kontrollerar kvaliteten på körjournalerna som respektive förare för. Till viss del sker detta genom fordonsansvarige. Eftersom det endast är ett tankkort per bil och bilen kostnadsförs separat syns det tydligt om det är större avvikelser mellan perioder vid uppföljning. Enhetschefen kan därmed rimlighets bedöma drivmedelskostnaderna löpande vid uppföljning samt vid attest av faktura om kontroll görs. I attestansvaret föreligger att personen ska göra kontroll av fakturan så att den är rimlig i förhållande till den inköpta varan. Är bilen en diselbil förutsätter det att bilen är tankad med diesel, skulle en faktura uppkomma med bensin för bilen bör attestanten rimligen uppmärksamma detta. Även vid månadsuppföljningen bör ansvarig person för verksamheten och ekonomin uppmärksamma om fler än en faktura skulle uppstå för en bil. När det gäller hemtjänst bör drivmedelskostnaderna ligga på ungefär liknande nivåer per månad inom ett område så länge inte området utökas med betydligt flerbrukare. Detta borde rimligen innebära att större avvikelser borde sticka ut från det normala. Idag sker vis rimlighetsbedömning av drivmedelskostnader, detta behöver dock stärkas så att det sker hela tiden samt att alla gör en rimlighetsbedömning innan attest av faktura. Kontrollåtgärder som saknas är att inga stickprov av körjournaler utförs internt. Ingen översyn görs exempelvis halvårsvis eller årsvis av drivmedelsförbrukningen jämfört med drivmedelskostnaderna. Genom att man utför stickprov av körjournaler någon gång per år stärks den interna kontrollen dels genom att man utför stickprov men även att personer ute i verksamheterna ser att körjournalerna tas in för kontroll. En översyn av drivmedelsförbrukningen jämfört med drivmedelskostnaderna gör att risken för otillåtet användande av bilen minskar, men även att missbruk av tankkort upptäcks även rimlighetsbedömning mellan perioderna vid uppföljning blir lättare Bedömning och rekommendationer Vi bedömer att det finns ändamålsenliga dokumenterade policys inom kommunen för arbetet med drivmedelskort. Vi kan dock konstatera att kommunens policy inte tillämpas på ett ändamålsenligt sätt, trots att vi bedömer att policyn är känd i verksamheten, eftersom de dokumenterade rutinerna inte till fullo efterlevs i praktiken. Vi ser även att den antagna policyn och bilagan behöver utvecklas och specificeras ytterligare. Därmed anser vi att den interna kontrollen i inte i all delar är tillräcklig. Vi ser också ett behov av att säkerställa att samtliga drivmedelskort i förvaltningen är beställda via fastställd policy och är förtecknade. Det finns rutiner/processer som gör att det finns spårbarhet mellan körda mil och köp av drivmedel, detta på grund av att varje bil kostnadsredovisas separat. Detta Kiruna kommun 8 av 9

11 kräver dock att policyn följs och att man tar in körjournaler och kvitton vid uppföljning. Det är även viktigt att den elektroniska körjournalen tillämpas på ett korrekt sätt. Vi bedömer att det inte sker kontinuerliga systematiska kontroller/jämförelser av drivmedelsförbrukning och körda mil. Uppgifter om tankad volym finns på fakturorna och uppgifter om antal körda mil finns i de fall körjournal används. Rapportering avseende körjournaler sker enligt uppgifter endast till viss del. Vi bedömer att uppföljning på området inte sker på ett tillfredsställande sätt. Dels på grund av att inga stickprov görs av körjournaler, men även att uppföljningen av ekonomin bör göras mer strukturerad utifrån befintliga körjournaler samt kvitton för inköp av drivmedel. I övrigt noterar vi att det har lämnats in en polisanmälan under hösten 2012 avseende privat användning av socialtjänstens drivmedelskort. Vi ser en risk för oro i organisationen så länge polisanmälan inte kommer till ett avslut. Vår bedömning är att nämnden bör tillse att det sker en uppföljning av status i utredningen och vidtar erforderliga åtgärder för att ärendet ska redas ut. Rekommendationer Revidera policydokumenten kring drivmedelskort i de delar som är inaktuella. Se över attestförfarandet. Viktigt är att få in två kontroller vid attest av fakturan. I Kiruna kommun har man s k konterare och denna roll bör utvecklas till en roll som sakattestant d v s se att adresser stämmer och att innehållet i fakturan verkar vara rimlig. Nämnden bör se till att samtliga körjournaler är korrekt ifyllda. En fullständig dokumentation i en körjournal är en förutsättning för att kunna utföra rimlighetskontroller av bland annat bränsleförbrukning och om antal körda mil är rimliga i förhållande till verksamhetens omfattning. Vid tankning bör mätarställningen skrivas på kvittot samt signeras. På detta sätt kan man snabbt göra en rimlighetsbedömning avseende bränsleförbrukningen i förhållande till antal körda mil. Vidareutveckling av den elektroniska körjournalen är viktig ur intern kontroll synpunkt och skulle kunna innebära bättre och enklare uppföljningar. En vidareutveckling skulle kunna vara att förutom att bara mätarställningen skrivs in, bör tankade/fakturerade liter föras in samt andra inköp för bilen. Möjlighet finns också att bygga in nyckeltal (formler) i excelfilen som skulle kunna varna när bilen har tankats med fler liter än antal körda mil. En ytterligare vidareutveckling av körjournalerna skulle kunna vara att införa GPS på bilarna med automatiserade elektroniska körjournaler istället för manuella körjournaler. Detta skulle, förutom en stärkt intern kontroll, även medföra bättre ekonomiska underlag för uppföljning samt spara tid i jämförelse med den nuvarande manuella uppföljningen. Kiruna kommun 9 av 9