Rutin gällande fordons- och drivmedelskort samt körjournal för anställda i Håbo kommun

Transkript

1 2012 Rutin gällande fordons- och samt körjournal för anställda i Håbo kommun

2 2 Rutiner för fordons- och samt körjournal i Håbo kommun 2012 och tills vidare. Inför byte av leverantör av drivmedel inför vi nu en ny rutin för att förenkla hanteringen av fakturor, inköp och körjournaler i samtliga kommunens bilar. Nedan följer en kort beskrivning av vad denna rutin innebär. Fordonskort avses det kort som hör till fordonet, används först när fordonet ska tankas (ansvarig verksamhetschef). Drivmedelskort används för att föraren ska kunna tanka fordonet (personligt ansvar). Kvitton ska lämnas för att kunna säkerställa att köpet är gjort av en anställd i Håbo kommun. Körjournal för varje fordon ska skrivas vid varje tillfälle/dag som fordonet förflyttas. (Detta är ett krav från skatteverket. Om du är anställd i ett företag har dispositionsrätten till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen används endast i ringa omfattning för privat körning.) Enligt rättspraxis är det viktigt bevismaterial vid bedömning av bilförmån att körjournal förs löpande, därför är detta ett krav i kommunen. Fordonskortsinnehavare Varje fordon i kommunen har ett fordonskort som ska finnas i fordonet. Fordonsansvarig och därmed personligt ansvarig för fordonskortet är verksamhetschef. I den bilpool som just nu finns i kommunen är det enhetschefen för serviceenheten (Arja Suomela 2999) som är ansvarig för att fordonskortet används av samma person som lånar fordonet. Detta kort är kortinnehavaren personligt ansvarig för och det får inte lånas ut till en icke anställd i Håbo kommun och därmed missbrukas. Bilen får absolut inte användas till privata resor. Vid missbruk dras kortet in. Drivmedels-kortsinnehavare Varje sinnehavare är personligt ansvarig för detta kort och det får inte lånas ut. Kortet får absolut inte användas till privata inköp. Vid missbruk kan kortet dras in. Inköp får endast göras avseende fordonsrelaterade inköp, såsom drivmedel, olja, spolarvätska. Om det saknas ett kvitto eller kvittot inte är giltigt så kommer summan att dras på nästkommande lön. Fäst kvittot på en kvittoredovisningslapp som alltid ska användas för. Du hittar blanketten under: Den heter Kvittoredovisning Det är kortinnehavarens ansvar att lämna kvittoredovisningen till chef för attest. Tänk på att om en administratör samlar in kvittoredovisningarna och granskar fakturan, så ska kvittoredovisningarna vara administratören tillhanda senast den 5:e varje månad. Granskare dvs kortinnehavare/administratör När fakturan kommer skriv ut en kopia på den och skriv verifikationsnumret högst uppe i högra hörnet. Fäst kvittoredovisningen bakom fakturakopian. Kolla att alla kvitton är korrekta. Om kvitto saknas: Skriv en kommentar på fakturakopian om att bruttobeloppet ska dras på lön, markera den rad som kvittot saknas för och vem som är

3 3 kortinnehavare. Ta en kopia som ska attesteras av chefen. Skicka det attesterade underlaget till löner. OBS! Vid avdrag på lön får inte moms dras på det inköpet, korrigera momsen. I Proceedo: Granska och kontera fakturan, dubbelkolla att momsen är korrekt mot respektive kvitton, ej fakturan! Sortera in kvittoredovisningen i verifikationsnummerordning i en pärm. Märk pärmen med Kvittoredovisning, innevarande år samt vilket ansvar verifikationen tillhör. Verifikationerna förvaras fram till den 1:a i varje månad. Den första i varje månad, skickas verifikationerna (utan pärm) till ekonomiavdelningen (leverantörsreskontran) i internposten. Verifikationerna ska vara sorterade i nummerordning, samt märkta med vilket ansvar de tillhör. Ekonomiavdelningen arkiverar. Attestanten Före den 5:e varje månad. Granska kvittoredovisningen. Attestera direkt på respektive kvittoredovisning, inte enbart på fakturakopian. Senast den 9:e varje månad Attestera underlag för löneavdrag då kvitto saknas. Attestera fakturan i Proceedo genom att acceptera den. Lämna kvittoredovisningen/underlagen åter till granskaren/administratören för arkivering Ekonomiavdelningen Arkiverar i tio år. Om ni har några frågetecken så maila gärna och fråga: ekonomi@habo.se. Vi genomför internkontroller för att säkerställa att rutinerna fungerar (detta sker redan idag). Vilka kvitton är giltiga/ogiltiga? Ett giltigt kvitto ska innehålla: när affärshändelsen inträffade Vad händelsen avser, vad du har köpt Belopp för händelsen samt att momsen är specificerad Parkeringskvitton är godkända. Organisationsnummer. Även vid garantier så ska originalkvittot till ekonomiavdelningen, behåll gärna en kopia + verifikationsnummer ifall ni behöver kvittot senare och vi ska leta fram det.

4 4 Fortkörningsböter eller parkeringsböter är ogiltiga och kommer direkt bli ett avdrag på lön. (Se även resepolicyn.) Körjournal I varje fordon ska en fordonsjournal finnas. Den ska stämma överens med mätarställningen. Varje gång fordonet tas i bruk ska mätarställning, syfte med resa och namnteckning på den som förflyttar fordonet finnas med. Efter avslutad resa ska ny mätarställning noteras. Antalet resande i fordonet ska också anges. Körjournal finns bifogat och samtliga uppgifter ska fyllas i, detta för att undvika att någon förmånsbeskattas. Körjournalen ska alltid finnas i bilen och inlämnas till ekonomiavdelningen efter varje årsskifte för att sparas tillsammans med drivmedelskvittona. Skulle körjournalens blad ta slut, skriv ut nya och lägg till. Fordonsansvarig = verksamhetsansvarig är ansvarig för att körjournalen fylls i. Se exempelbladet hur man fyller i.

5 5 Administratörer: Eva Bylund Eva Elenborg Desiree Gustafsson Maritta Englund Susanne Moberg Lena Karlsdotter Karina Kristiansson Kerstin Rehnberg Elwira Zarebska Lena Josephson Susanne Nyström Karin Petersson Arja Suomela Jonas Eliasson Enhet: Socialen Vård & omsorg Kämpe BCJF Futurum Förskolor Futurumområdet Gröna Dalen Västerängen Gransäter/Skokloster Elevhälsan Miljö & Teknik KS Personal KS Växel, vaktmästeri KS Stab Håkan Tapani/Jörgen Orreflo IT Susanne Myhr/ Tallin Skolkontoret

6 6 Processen för hantering av nya fordons- och. Steg 1. Steg 2. Steg 3. Steg 4. Steg 5. Steg 6. Steg 7. Steg 8. Ansvarig chef talar om vilka som ska ha fordonskort respektive. Senast den 13 november. Ekonomiavdelningen har alla kort tillgängliga för uthämtning. (Utlämning sker under december månad.) När får vi korten? Alla kort kan hämtas ut mot uppvisande av körkort i kassan. (Senast den 31 december.) I samband med uthämtning av kort kommer en körjournal följa med kortet som skall läggas i fordonet och alltid fyllas i. När ni ska hämta korten så måste ansvarig chef ha skrivit under förbindelsen för fordonskort innan ni kommer. Alla gamla kort från OKQ8 slutar fungera den 31 december och kan därför klippas och slängas. Alla som har lämnar in kvitton på kvittoredovisning och lämnar in en gång per månad till ekonomiavdelningen enligt rutin för fordons- och. När en person slutar, eller ändrar verksamhet ska meddelande gå till fordonssamordnare som säger upp kortet. När ett fordon köps eller säljs meddela fordonsansvarig som ombesörjer våra fordon. Fordonssamordnare meddelar ekonomiavdelningen förändringar både på fordonskort och. Bilagor: 1. Förbindelse fordonskort. 2. Förbindelse Drivmedelskort, ska vara påskrivet av ansvarig chef 3. Kvittoredovisning 4. Exempel på körjournal 5. Körjournal