Riktlinjer för inköpskort

Transkript

1 STRÖMSTADS Kallelse/ärendelista Sida 6 (8) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Kf 5 Ks 29 Au 12 Ks/ Riktlinjer för inköpskort s förslag till Kommunfullmäktiges beslut att anta riktlinjer för inköpskort enligt underlag att text beträffande möjlighet till kontantuttag ska strykas. att tidigare beslutad Policy för användandet av betalkort, , upphör att gälla. Ärendebeskrivning Ekonomiavdelningen har utarbetat ett förslag till reviderade riktlinjer för inköpskort. Riktlinjerna anger ramarna för användningen av inköpskort i kommunen. Innehållet omfattar syfte och ansvar, ansöknings- och beslutsgång i korta drag, regler för beloppsgränser och för användningen i övrigt. beslutar att anta riktlinjer för inköpskort enligt underlag, att text beträffande möjlighet till kontantuttag ska strykas samt att tidigare beslutad Policy för användandet av betalkort, , upphör att gälla. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Agneta Johansson, ekonomichef Förslag till Riktlinjer för inköpskort Justerandes sign Strömstads Kommun STRÖMSTAD Telefon: Fax: E-postadress: ks@stromstad.se Kommunens hemsida:

2 STRÖMSTADS Tjänsteskrivelse 1 (1) STRÖMSTADS Kommunledningsförvaltningen Dnr KS/ Ekonomiavdelningen Agneta Johansson agneta.johansson@stromstad.se Riktlinjer för inköpskort Förslag till beslut s arbetsutskott föreslås besluta föreslå föreslå Kommunfullmäktige besluta att anta riktlinjer för inköpskort enligt underlag, samt att tidigare beslutad Policy för användandet av betalkort, , upphör att gälla Sammanfattning Ekonomiavdelningen har utarbetat ett förslag till reviderade riktlinjer för inköpskort. Riktlinjerna anger ramarna för användningen av inköpskort i kommunen. Innehållet omfattar syfte och ansvar, ansöknings- och beslutsgång i korta drag, regler för beloppsgränser och för användningen i övrigt. Beslutsunderlag Förslag till Riktlinjer för inköpskort Gull-Britt Eide Kommunchef Agneta Johansson Ekonomichef Skickas till Samtliga diarier Postadress: Strömstad E-post: kommun@stromstad.se Telefon: Bankgiro: Besöksadress: Norra Bergsgatan 23 Webb: Fax: Org nr:

3 STRÖMSTADS SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 32 (37) Sammanträdesdatum Ks 29 Au 12 Ks/ Riktlinjer för inköpskort beslutar föreslå Kommunfullmäktige besluta att anta riktlinjer för inköpskort enligt underlag att text beträffande möjlighet till kontantuttag ska strykas. att tidigare beslutad Policy för användandet av betalkort, , upphör att gälla. beslutar att uppdra åt Kommunchefen att ta fram tillämpningsrutiner. Ärendebeskrivning Ekonomiavdelningen har utarbetat ett förslag till reviderade riktlinjer för inköpskort. Riktlinjerna anger ramarna för användningen av inköpskort i kommunen. Innehållet omfattar syfte och ansvar, ansöknings- och beslutsgång i korta drag, regler för beloppsgränser och för användningen i övrigt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Agneta Johansson, ekonomichef Förslag till Riktlinjer för inköpskort s arbetsutskotts förslag till s beslut att föreslå Kommunfullmäktige besluta att anta riktlinjer för inköpskort enligt underlag samt att tidigare beslutad Policy för användandet av betalkort, , upphör att gälla samt Förslag till beslut på s sammanträde Margareta Fredriksson (FP) yrkar på att text beträffande möjlighet till kontantuttag ska strykas. Beslutsgång Ordföranden frågar om s arbetsutskotts förslag till beslut med Margareta Fredrikssons tilläggsyrkande antas och finner att så sker. Beslut skickas till Diariet Justerandes sign Strömstads Kommun STRÖMSTAD Telefon: Fax: E-postadress: ks@stromstad.se Kommunens hemsida:

4 STRÖMSTADS Tjänsteskrivelse 1 (1) STRÖMSTADS Kommunledningsförvaltningen Dnr KS/ Ekonomiavdelningen Agneta Johansson agneta.johansson@stromstad.se Riktlinjer för inköpskort Förslag till beslut s arbetsutskott föreslås besluta föreslå föreslå Kommunfullmäktige besluta att anta riktlinjer för inköpskort enligt underlag, samt att tidigare beslutad Policy för användandet av betalkort, , upphör att gälla Sammanfattning Ekonomiavdelningen har utarbetat ett förslag till reviderade riktlinjer för inköpskort. Riktlinjerna anger ramarna för användningen av inköpskort i kommunen. Innehållet omfattar syfte och ansvar, ansöknings- och beslutsgång i korta drag, regler för beloppsgränser och för användningen i övrigt. Beslutsunderlag Förslag till Riktlinjer för inköpskort Gull-Britt Eide Kommunchef Agneta Johansson Ekonomichef Skickas till Samtliga diarier Postadress: Strömstad E-post: kommun@stromstad.se Telefon: Bankgiro: Besöksadress: Norra Bergsgatan 23 Webb: Fax: Org nr:

5 STRÖMSTADS STYRELSEN Riktlinjer för Inköpskort Antaget av Kommunfullmäktige xxx-xx-xx xxx

6 2 (4) Riktlinjer för inköpskort i Strömstads kommun Riktlinjer för inköpskort anger ramen för användningen av inköpskort inom kommunen. Ekonomiavdelningen anger mer detaljerade tillämpningsrutiner. Kortinnehavaren ansvarar för att ta del av och följa riktlinjerna och tillämpningsrutiner. Syfte och ansvar Strömstads kommun kan tillhandahålla inköpskort till sina anställda. Inköpskortet har till syfte att förenkla betalningar och inköp och minska behovet av förskottsutbetalningar samt privata utlägg. Tjänsteuppdraget avgör vilka som kan få inköpskort. Kortinnehavaren har personligt ansvar för inköpskortet. Inköpskortet är en värdehandling och ska förvaras på betryggande sätt. Ansökan om inköpskort Ansökan om inköpskort görs på särskild blankett, som tillhandahålls av ekonomiavdelningen. Ansökan ska godkännas och signeras av förvaltningschef samt kontrasigneras av behörig tjänsteman på ekonomiavdelningen, se nedan. Till ansökan ska även bifogas en av kortinnehavaren undertecknad ansvarsförbindelse. Ansökningshandlingarna lämnas därefter till bankansvarig på ekonomiavdelningen. Beslut om inköpskort Nämnden delegerar till förvaltningschefen att besluta om vilka personer inom nämndens ansvarsområde som har rätt att använda inköpskort. Beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden. Beslut om beloppsbegränsning Varje enskilt inköpskort ska ha en beloppsgräns för inköp respektive eventuella kontantuttag, baserad på kortinnehavarens behov i tjänsten. Beslut om beloppsgräns på respektive kort beslutas av förvaltningschefen, inom de ramar som beskrivs nedan. Inköp: En beloppsgräns om maximalt kr per inköpstillfälle eller kr per månad kan medges. Vid behov av högre beloppsgräns än kr ska skriftligt godkännande ske av ekonomichef. Kontantuttag: En beloppsgräns om maximalt kr per månad kan medges. Vid behov av högre beloppsgränser ska skriftligt godkännande ske av ekonomichef. Gällande beloppsgränser för respektive inköpskort ska anges på ansvarsförbindelsen. Tillåten användning av inköpskort Inköpskort ska endast användas för utgifter i tjänsten. Inköpskort kan användas för köp via Internet eller i butik, om inte särskilt beslut om spärr av bransch eller butik har tagits. Inköpskortet får endast användas för kontantuttag efter särskild prövning av ansvarig förvaltningschef, utifrån bedömt behov. Vid köpet ska kortinnehavaren kontrollera: - att totalsumman inklusive moms inte överstiger gällande beloppsgräns; - att det på kvittot klart och tydligt framgår vad köpet avser samt - att specificerad moms finns på kvittot Strömstads kommun (växel) Org nr: STRÖMSTAD Bankgiro:

7 3 (4) Otillåten användning av inköpskort Inköpskort får inte användas för privata köp eller kontantuttag. Inköp över gällande beloppsgräns är inte tillåtet. Vid otillåten användning ska ekonomiavdelningen underrätta kortinnehavaren och dennes chef om inköpet. Om kommunens riktlinjer inte efterlevs kan kortet komma att dras in med omedelbar verkan. Vid otillåten användning kan kortinnehavaren bli personligen betalningsansvarig. Redovisning Kvitto och köpnota ska redovisas av kortinnehavaren enligt fastställda tillämpningsrutiner. När det gäller representation ska i underlaget anges syftet med representationen, antalet deltagare och om det inte klart framgår av annat underlag vad som avses, exempelvis mat, dryck, logi etc. Kortinnehavarens ansvar vid kortförlust eller annan förändring Förlust av inköpskort ska snarast anmälas enligt fastställda tillämpningsrutiner. Om inköpskort tappas bort eller blir stulet ska kortet omedelbart spärras hos kortutgivaren. Vid ändring av namn eller organisationstillhörighet ska kortinnehavaren genast meddela bankansvarig på ekonomiavdelningen för inköpskort. Ekonomiavdelningens ansvar Ekonomichef, redovisningsansvarig eller bankansvarig är behöriga att kontrasignera ansökan om inköpskort, i förening med ansvarig förvaltningschef. För samtliga beviljade betalkort ska en central förteckning finnas på ekonomiavdelningen. Ekonomichef ansvarar för uppdatering av dessa riktlinjer samt för att det finns ändamålsenliga tillämpningsrutiner för hanteringen. Strömstads kommun (växel) Org nr: STRÖMSTAD Bankgiro:

8 4 (4) ANSVARSFÖRBINDELSE FÖR INKÖPSKORT Den anställdes för- och efternamn Personnummer Förvaltning och avdelning Förvaltningschef Beloppsgräns per inköp Beloppsgräns inköp per månad Beloppsgräns kontantuttag per månad Bransch-/butiksspärr Som kortinnehavare tilldelas jag behörighet att göra inköp i tjänsten för kommunens räkning med hjälp av inköpskort. Kommunens Riktlinjer för inköpskort ska följas. Om riktlinjerna inte efterlevs kan kortet komma att dras in med omedelbar verkan. Vid otillåten användning kan kortinnehavaren bli personligen betalningsansvarig. Jag har tagit del av kommunens riktlinjer och tillämpningsrutiner och förbinder mig att härmed följa dessa. Datum: Kortinnehavarens namn: Kortinnehavarens namnteckning: Bankansvarig på ekonomiavdelningen: Strömstads kommun (växel) Org nr: STRÖMSTAD Bankgiro: