Mjölby kommuns revisorer. Förebyggande arbete i syfte att undvika mutor, korruption och oegentligheter

Transkript

1 Förstudie Mjölby kommuns revisorer Hans-Lennart Stenqvist Förebyggande arbete i syfte att undvika mutor, korruption och oegentligheter

2 Innehållsförteckning 1. Uppdraget Bakgrund och revisionsfråga Metod Genomförande Inledning Definition av förebyggande arbete Granskningsiakttagelser Revisionell bedömning... 5 Mjölby kommuns revisorer

3 1. Uppdraget 1.1. Bakgrund och revisionsfråga Bedrägerier och oegentligheter uppdagas med jämna mellanrum. De händelser som figurerat i media har bland annat medfört att uppmärksamhet riktats mot kommunernas förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå, med påföljd att förtroendet för kommunerna skadas. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll, samt pröva dess ändamålsenlighet. Med utgångspunkt i en riskanalys har revisorerna i Mjölby kommun beslutat att övergripande granska det särskilda ansvar som kommunstyrelsen har för arbetet med att förebygga korruption och oegentligheter. Revisionsfråga: Är kommunstyrelsens arbete med att förebygga korruption och oegentligheter ändamålsenligt? Revisionskriterier/Kontrollmål: Styrelsen har genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda Kontroller genomförs av risker för oegentligheter Styrelsen har utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet Det förebyggande arbetet genomförs enligt antagna riktlinjer/rutiner Uppföljning och rapportering sker till styrelsen Det finns en beredskap för händelser 1.2. Metod Granskningen genomförs i två steg: Steg 1: Intervjuer med ledande förtroendevalda/tjänstemän samt genomgång av styrdokument. Steg 2: Granskning av hur arbetet i praktiken genomförs i organisationen. Intervjuer med förvaltningschefer samt uppföljning av rutiner Genomförande Projektplanen har stämts av med kommunstyrelsens ordförande, kommunchef samt kommunens informatör. Mjölby kommuns revisorer 1 av 6

4 2. Inledning 2.1. Definition av förebyggande arbete Arbetet med att förebygga och förhindra mutor, korruption och oegentligheter bedrivs på olika nivåer i organisationen. Reglementen, instruktioner och policys har i första hand till uppgift att skapa ett ramverk som medför att berördas agande styrs upp och/eller begränsas. Ett exempel på detta kan vara hur eventuella företagskort får användas. Den interna kontrollen syftar till att i ett brett perspektiv upptäcka felaktigheter och brister inom såväl den ekonomiska hanteringen som inom verksamheterna samt kontrollera följsamhet relativt beslut och fastställda mål. Utformningen av den interna kontrollen är inte författningsmässigt reglerad och kan därmed ha olika innehåll och omfattning från kommun till kommun. Klart är dock att den interna kontrollen för att fungera ständigt måste var föremål för utvärdering och utveckling. Traditionell intern kontroll har visat sig ha begränsade möjligheter att förebygga och upptäcka mut- och korruptionsbrott. För att öka organisationens möjligheter att motverka och upptäcka den här formen av kriminalitet krävs som regel en fördjupad analys av var i verksamheten riskerna finns. Granskningens utgångspunkt har i första hand varit att fokusera på de särskilda åtgärder som kan orienteras till det svarta området i nedanstående modell. Mjölby kommuns revisorer 2 av 6

5 3. Granskningsiakttagelser Utöver det arbete som bedrivs inom ramen för den årligen beslutade och genomförda interna kontrollen redovisas inte något som styrker att kommunstyrelsen genomfört en fördjupad bedömning av var i verksamheten eventuella risker för mutor och korruption föreligger. För att vara effektiv måste den interna kontrollen ständigt utvärderas och utvecklas. Samtidigt noteras att den interna kontrollen sällan leder till att mut- och korruptionsbrott upptäcks. Källa: (Statskontoret: Köpta relationer om korruption i det kommunala Sverige (2012:20)). En rad olika dokument kan redovisas i form av attestreglementen, delegationsordningar o.s.v. dock inte något som direkt är att beteckna som ett samlat policydokument orienterat till det förebyggande arbetet. Dokumentet Fel och försummelser i tjänsten, daterat , inleds med följande rader: Som anställd i kommunal verksamhet har man vissa regler att rätta sig efter. Brott mot dessa regler kan vara av olika slag: Mjölby kommuns revisorer 3 av 6

6 Dokumentet har följande rubriker: Brottslig handling Tystnadsplikt Förseelser i tjänsten Tjänstefel Mutbrott Åtgärder Avstängning med eller utan lön under utredningstiden Till dokumentet hör en checklista: Checklista vid disciplinär åtgärd eller avstängning. Det framgår dock inte på vilken nivå i organisationen som dokumentet har fastställts. Under rubriken åtgärder beskrivs hur anställda skall agera om någon gjort iakttagelser som kan betecknas som fel eller försummelser, vilket tillsammans med checklistan ger viss beredskap för eventuella händelser. Styrelsen har, utöver de traditionella planerna för intern kontroll inte genomfört några riskbedömningar eller antagit riktlinjer för hur arbetet skall bedrivas, så att nyanställda informeras om kommunens policy i frågor som exempelvis rör måltider, kundträffar, studieresor/kurser, gåvor tjänster, rabatter och lån med mera. Eftersom det inte finns utarbetade rutiner för hur det förebyggande arbetet implementeras och följs upp i organisationen saknas också rutiner som säkerställer att kommunstyrelsen kan följa upp och utvärdera arbetet. Kommunstyrelsens arbete med att förebygga korruption och oegentligheter behöver utvecklas för att vara ändamålsenligt. Mjölby kommuns revisorer 4 av 6

7 4. Revisionell bedömning Mot bakgrund av att kommunstyrelsen inte utarbetat och fastställt riktlinjer för hur det förebyggande arbetet i syfte att förhindra mutor och korruption skall utformas, implementeras och följas upp är granskning enligt antagen projektplan inte genomförbar. Det finns anledning för kommunens revisorer att diskutera frågans fortsatta hantering med kommunstyrelsen att följa kommunstyrelsens vidare agerande i frågan En uppföljande granskning bör övervägas när kommunstyrelsen beslutat i ärendet och eventuella, kompletterande åtgärder genomförts. Mjölby kommuns revisorer 5 av 6

8 Ange datum Ange namn Projektledare Ange namn Uppdragsledare Mjölby kommuns revisorer 6 av 6