Förstudie rörande den interna kontrollen av etik, korruption och oegentligheter Danderyds kommun november 2016

Transkript

1 Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor Ebba Lind Förstudie rörande den interna kontrollen av etik, korruption och oegentligheter Danderyds kommun

2 Sammanfattande bedömning Frågeställning Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda? Har styrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet? Hur säkerställs att det förebyggande arbetet genomförs enligt antagna riktlinjer? Genomförs kontroller av risker för oegentligheter? Vilken uppföljning och rapportering förekommer? Bedömning 2

3 Bakgrund Oegentligheter dyker upp med jämna mellanrum. De händelser som figurerat i media har bland annat medfört att uppmärksamheten riktats mot kommunernas förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå, med påföljd att förtroendet för kommuner skadas. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll, samt pröva dess ändamålsenligt. Med utgångspunkt från sin riskanalys har revisorerna i Danderyds kommun beslutat att göra en förstudie rörande kommunens interna kontrollarbete av etik, korruption och oegentligheter, så kallade EKO-frågor. Förstudien kan ligga till grund för eventuella fortsatta insatser. har fått i uppdrag att genomföra förstudien. 3

4 Syfte Syftet är att få en översiktlig bild av hur kommunstyrelsen arbetar för att förebygga korruption och andra oegentligheter. Följande frågeställningar/ områden avser förstudien att belysa: 1. Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda? 2. Har styrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet? 3. Hur säkerställs att det förebyggande arbetet genomförs enligt antagna riktlinjer? 4. Genomförs kontroller av risker för oegentligheter? 5. Vilken uppföljning och rapportering förekommer? 4

5 Metod och avgränsning Förstudien har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier m.m. Intervjuer har genomförts med ekonomichefen på kommunledningskontoret och den tf tekniska direktören. Dokument: - Regler för att undvika mutor och korruption samt regler för representation (Tjut ). - Tjänsteutlåtande kommunledningskontoret ( , dnr KS 2016/ Internkontrollplan 2016 för tekniska nämnden och fastighetsnämnden Förstudien avgränsas till kommunstyrelsen. I förstudien beaktas även tekniska nämnden/fastighetsnämnden mot bakgrund av de risker som finns avseende korruption inom dessa nämnders ansvarsområden. 5

6 1. Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda? Kommunledningskontoret har tillsammans med kommunjuristen identifierat att följande arbetsgrupper löper särskild risk för att bli utsatta för mutor eller annan otillbörlig påverkan: Personal som arbetar med upphandling Inköpare som avropar på ramavtal Beställare av varor och tjänster Personal som beställer resor och arrangerar konferenser Chefer som har mandat att anlita konsulter Personal inom vård och omsorg Personal inom förskola och skola Personal som arbetar med tillståndsgivning, inspektion, detaljplaneärenden eller annan form av myndighetsutövning 6

7 Vid vår intervju med ekonomichefen lyfte hon upphandling och inköp samt kontroll av avtal som två centrala områden ur EKO-synpunkt. Tekniska kontoret har med anledning av det valt att följa upp samtliga entreprenadavtal (avtalsuppföljning) för att säkerställa att det inte utförts några otillbörliga arbeten, exempelvis asfaltering av en politikers garageuppfart. Vid intervju med den tf tekniska direktören framkommer att tekniska kontoret har vidtagit en särskilt strikt hållning avseende EKO-frågor med anledning av att branschen i allmänhet är extra utsatt för EKO-problematiken. 7

8 2. Har styrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet? Nya regler har framtagits av kommunledningskontoret av bland annat kommunjuristen. Reglerna kommer antas av KF Hur reglerna ska kommuniceras till verksamheterna har ännu inte beslutats. Dock framgår av tjänsteutlåtandet som upprättats i anslutning till KS antagande av riktlinjerna att kommunledningskontoret har ansvar för att säkerställa att reglerna implementeras och förankras i verksamheterna. Vidare finns, enligt uppgift, ett implementerat arbetssätt inom tekniska kontoret där medarbetare lyfter tveksamheter kring EKO-frågor till närmaste chef för att få råd. Reglerna är skrivna för, och riktade till, de förtroendevalda och anställda som är verksamma i Danderyds kommun. I reglerna redogörs för gällande lagstiftning kring givande och tagande av muta samt en förklaring/tolkning av vad lagskrivningen betyder. Vidare redogörs för kommunens förhållningssätt och huvudregeln att aldrig personligen ta emot någon form av belöning för tjänsteutövning från leverantör eller annan annat än i enlighet med kommunens regler. 8

9 Vidare ges några exempel på utsatta arbetsgrupper (se uppräkningen under punkt 1) samt situationer där frågor om mutor kan aktualiseras samt kommunens förhållningssätt i dessa. Följande situationer ges som exempel: Måltider och julluncher Kundträffar Studieresor, kurser och seminarier Gåvor Tjänster Förmån och gåva i testamente Rabatter och lån Övriga erbjudanden, events, bonuspoäng mm. Exemplifiering ges även på hur förtroendevald eller anställd kan tacka nej med hänvisning till kommunens regler. Kommunens regler för mutor och bestickning omfattar även representation. 9

10 3. Hur säkerställs att det förebyggande arbetet genomförs enligt antagna riktlinjer? Av riktlinjerna framgår inte hur kommunen ska verka förebyggande avseende EKO-frågor. Vid intervjun med ekonomichefen framkommer att kommunen sedan ett halvår tillbaka låter alla nyanställda delta i en introduktionsutbildning. På utbildningen betonas vikten av bland annat upphandling och representation samt att medborgarnas förtroende och tillit till kommunen bygger på att kommunens anställda och förtroendevalda inte låter sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i arbetet. Vidare betonar både ekonomichefen och den tf tekniska direktören att arbetet med EKO-frågor till stora delar är en chef- och ledningsfråga. Med anledning av det har kommunledningskontoret beslutat att ett chefsprogram ska upprättas där EKO-frågor ska få ett särskilt fokus. I dagsläget ges ingen särskild utbildning till chefer i dessa frågor. 10

11 Kommunstyrelsen har upprättat regler och policys avseende mutor och bestickning vilka ska efterlevas av verksamheten. Kommunstyrelsen har inte uppdragit åt nämnderna att baserat på de kommunövergripande reglerna upprätta nämndspecifika rutiner och handlingsplaner. Vid intervjun med den tf tekniska direktören framkommer att tekniska kontoret hanterar EKO-frågor löpande. Detta genom att EKO-frågor hanteras på kontorsmöten (månatligen) samt avdelningsmöten (varannan vecka). Syftet med detta är att skapa en medvetenhet hos de anställda. Inför julen kommer en särskild betoning göras avseende EKO-frågor. Tekniska kontoret har beslutat att tillämpa nolltolerans avseende de eventuella erbjudanden som de anställda kan ges. 11

12 4. Genomförs kontroller av risker för oegentligheter? Kommunens internkontrollarbete liknar, enligt uppgift från ekonomichef, Coso-modellen. Av reglerna för mutor och bestickning framgår att uppföljning avseende representation ska finnas med i nämndernas internkontrollplaner. Vi har inhämtat tekniska nämndens och fastighetsnämndens interna kontrollplaner för Interna kontrollmoment finns avseende representation och inköp/upphandling (avtalstrohet till ramavtal). Kommunen har, enligt uppgift från ekonomichefen, framtagit en protokollmall för uppföljning av avtal. Interna kontrollmoment avseende mutor och bestickning saknas, enligt uppgift från ekonomichef, i samtliga nämnders internkontrollplaner. 12

13 En fullständig whistleblower-funktion saknas i kommunen. Funktionen uppges vara för administrativt betungande att upprätthålla. Vidare uppges att viss problematik med anonymitet skulle föreligga även med en sådan funktion till följd av att kommunen är relativt liten. Av reglerna för mutor och bestickning framgår att huvudregeln i kommunen är att EKO-frågor hanteras inom linjen. I de fall där de anställda, av olika skäl, inte vill kontakta närmaste chef/ farfarchef kan de vända sig till kommundirektören eller kommunjuristen. Det är både ekonomichefens och den tf tekniska direktörens uppfattning att denna rutin fungerar väl. Av tjänsteutlåtandet som upprättats i anslutning till reglerna framgår att kommunen bedömer att den whistleblower-funktion som finns för allmänhet och leverantörer bedöms vara tillräcklig. Bland annat nämns e-tjänsten för synpunktshantering. Revisionen har besökt kommunens hemsida och noterar att den synpunktshantering som åsyftas i tjänsteutlåtandet är samma webfunktion som används för anmälan av fel i exempelvis kommunens belysning eller parker. Vi konstaterar att det inte är självklart för kommunmedborgarna att denna funktion även kan användas för att anmäla misstanke om mutor eller annan korruption. 13

14 5. Vilken uppföljning och rapportering förekommer? Det finns ingen uttalad handlingsplan för hur kommunen och berörda chefer ska agera vid förekomst av oegentligheter. Det ligger inom respektive förvaltningschef/produktionsdirektörs arbetsuppgifter att hantera från fall till fall. Inom personalområdet (hot, våld etc.) finns däremot en handlingsplan. Kommunen har framtagit en kommunikationsplan där säkerhet och risk har varit utgångspunkten. EKO-frågor har, enligt uppgift, inte behandlats särskilt i kommunikationsplanen. Varken kommunledningskontoret eller tekniska kontoret har upprättat några lokala anvisningar där kommunens förhållningssätt till media klargörs. 14

15 Uppföljning och rapportering avseende EKO-frågor görs i det interna kontrollarbetet. Som framgått tidigare finns interna kontrollmoment avseende representation och inköp/upphandling. Något kommunövergripande uppföljningssystem för EKO-frågor i övrigt har inte upprättats eller varit föremål för diskussion. Vid intervju med tf tekniska direktören framkommer att tekniska nämnden och fastighetsnämnden i samband med redogörelsen för den stickprovskontroll som genomförs med anledning av den interna kontrollplanen också redogör för hur de arbetar med mutor och bestickning i det dagliga arbetet. 15

16 Denna presentation har tagits fram endast som allmän information och/eller generell vägledning. Den utgör således inte någon professionell rådgivning. Du bör därför inte förlita dig på presentationen eller vidta några åtgärder på grundval av den utan att dessförinnan ha gjort avstämningar med en professionell rådgivare utifrån de förutsättningar som gäller i din situation. Med hänsyn härtill lämnar Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB/PricewaterhouseCoopers AB ingen utfästelse eller garanti (uttrycklig eller underförstådd) för att informationen i presentationen är korrekt och/eller fullständig för dina syften och ändamål. Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB/PricewaterhouseCoopers AB tar således inte något som helst ansvar för eventuella konsekvenser av att du väljer att förlita dig på eller agera utifrån informationen i denna presentation. This publication or presentation has been prepared for general guidance on matters of interest only, and does not constitute professional advice. You should not act upon the information contained in this publication/presentation without obtaining specific professional advice. No representation or warranty (express or implied) is given as to the accuracy or completeness of the information contained in this publication, and, to the extent permitted by law, Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, PricewaterhouseCoopers AB, its members, employees and agents do not accept or assume any liability, responsibility or duty of care for any consequences of you or anyone else acting, or refraining to act, in reliance on the information contained in this publication/presentation or for any decision based on it PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB or PricewaterhouseCoopers AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.