10. Ekonomiska oegentligheter - att upptäcka, utreda och förebygga incidenter? Kunskapsdagen Malmö 21 november 2017

Transkript

1 10. Ekonomiska oegentligheter - att upptäcka, utreda och förebygga incidenter? Kunskapsdagen Malmö

2 Välkommen! Agenda Crime Survey Hur vanligt är det? Hur upptäcks de? Våra erfarenheter Oegentligheter som involverar leverantörer Bakgrundssökningar Som del av att förebygga, utreda och hantera misstänkta oegentligheter Lägg in ett foto i denna storlek Lägg in ett foto i denna storlek Evelina Arnesson Senior Associate Magnus Lindahl Director 2

3 Axplock ur media med koppling till leverantörer Källa: Sveriges Radio Källa: Helsingborgs dagblad God man polisanmäld för trolöshet mot huvudman fakturerade från eget bolag Källa: Sydsvenskan Korruptionshärva skakar MKB - Byggbolag fick gräddfil Kommuner lurade av bluffbolag Källa: Sveriges Radio 3

4 Forensic Services vilka är vi? 4

5 Forensic Services - Vilka är vi? Arbetar med (i) hantering av misstänkta ekonomiska oegentligheter och förtroenderisker (ii) förebygga riskerna (iii) utbildning mm. 14 dedikerade specialister i Sverige. Del av globalt nätverk inom > personer Arbetar ofta ihop med övriga kompetenser bland s anställda inkl specialister på styrning och kontroll, skatt/legal, revision, kommunal sektor etc. Eget fullskaligt IT-forensiskt laboratorium i Stockholm för säker hantering av stora datamängder inklusive adekvat hantering av känsliga personuppgifter Omfattande erfarenheter från offentlig sektor, privat sektor och ideell sektor 5

6 Global Crime Survey Hur vanligt är det? Hur upptäcks de? 6

7 De sex vanligaste formerna av ekonomiska oegentligheter bland drabbade respondenter Dessa tre former av oegentligheter involverar ofta leverantörer eller andra tredjeparter 7

8 Hur upptäcks ekonomiska oegentligheter? Svenska och globala respondenter Globala respondenter Svenska respondenter 10% 42% 12% 24% 5% 16% Globalt 30% 12% 20% 28% Riskbaserade kontroller Intern revision Tips/slump Myndigheter/media Annat Mer än hälften av oegentligheter upptäcks av slump eller externt. Tips eller riskanpassade kontroller är det man kan förlita sig på. 8

9 Vem är den huvudsakliga förövaren? Globala respondenter Övriga 4% Interna/Anställda 56% majoriteten av huvudförövarna är anställda, ofta i förtroendepositioner och i samverkan med leverantör Övriga 24% 40% Externa Leverantör 10% medans oegentligheter utförd av leverantör (utan samverkan med anställd) är mindre vanligt Agent /Mellanhand Kund 18% 32% 0% 10% 20% 30% 9

10 Våra erfarenheter Oegentligheter som involverar leverantörer 10

11 Våra erfarenheter Typiska inslag i relationer med leverantörer och tredjeparter: Långvariga relationer som är personberoende Goda relationer som utvecklas till något dåligt över tid Kompetens vad gäller utvärdering av utförda tjänster ofta begränsad till beställaren låg insyn från övriga Oklar bild av bisysslor / intresse- och lojalitetskonflikter Leder till ökad risk för ekonomiska oegentligheter: Acceptans / överseende med medveten överfakturering Låg risk för upptäck av felaktig fakturering Oklara lojaliteter hos beställare / attestör Ökad risk för mutor och korruption, kick-backs 11

12 Våra erfarenheter upplägg med leverantörer Hur kan oegentligheter kopplade till leverantörer uppstå? Undermålig organisation för att hantera större, komplicerade investeringar, inköp m.m. Delegering av kontroll på externa parter utan adekvata riktlinjer och instruktioner Krav på innehåll i fakturainformation efterlevs inte Attestrutiner otillräckliga och/eller följs inte (resor, bygg/anläggning etc) Segregation of duties fungerar inte i praktiken Adekvata uppförandekoder och utbildning saknas Brister i kunskap om ramavtal och gällande villkor (priser, materialkostnader etc) För omfattande/obegränsade befogenheter hos enskilda medarbetare Geografiskt eller verksamhetsmässigt avskilda verksamheter kör i orubbat bo Olämpliga beroendeförhållanden / intressekonflikter inventeras inte Brister i utvärdering / uppföljning av leverantörer 12

13 Exempel Fakturering från närstående bolag för tjänster utförda av den Anställde 1(2) Arbetsgivaren Betalning Slutattestant 1 Slutattestant 2 Slutattestant 3 Kontrollfunktion 2 Den Anställde attestant Kontrollfunktion 1 Faktura skickas från närstående bolag till attestanten till attestantens arbetsgivare Närstående bolag till attestant 13

14 Exempel Fakturering av tjänster med hjälp av närstående bolag 2(2) Varför upptäcktes det inte? Oklar bild av bisysslor / intresse- och lojalitetskonflikter Brister i hantering av leverantörer, leverantören hade lagts upp utan att kontroll av leverantör gjorts Slutattestanter kontrollerade inte vem som utfört tjänsten. Ingen kontroll skedde heller mot underlag Bakgrundssökning på leverantörer genomfördes inte Lärdomar Viktigt att säkerställa att grundläggande beställnings- och attestrutiner fungerar i praktiken Viktigt att säkerställa att kontrollfunktioner förstår sitt ansvar Viktigt att ha en rutin för att kontrollera leverantörer 14

15 Bakgrundssökningar Som del av att förebygga, utreda och hantera misstänkta oegentligheter 15

16 Kontroll av leverantörer men hjälp av bakgrundssökningar Internet- och mediesökningar Domstolshandlingar Informationsdatabaser Myndigheter Sanktionslistor och PEP:s Årsredovisningar Intervjuer Andra casespecifika källor Analys och sammanställning Observationer Individ Intressekonflikter Personkopplingar Bolagsengagemang Domar Inkomst och skuldsättning Tillgångar Bolag Medieexponering Koncernförhållanden Finansiell ställning Ultimate Beneficial Owner Politiska kopplingar Sanktioner 16

17 Våra erfarenheter Att ett företag förekommer i media efter en uppmärksammad incident kan skada förtroendet för företaget under en väldigt lång tid Att genomföra bakgrundskontroller på sina leverantörer och anställda kan vara ett led i det förebyggande arbetet för att undvika att incidenter kan ske Bakgrundssökning lägger grunden till möjligheter för ett fortsatt systematiskt arbete för att förebygga ekonomiska oegentligheter Att ha ett bra förebyggande arbete såsom bakgrundssökningar ger också signaler till anställda och externa parter att det råder en transparent och medveten kultur 17

18 Vill du veta mer? Kontakta oss gärna Magnus Lindahl Evelina Arnesson Läs mer på: Följ oss på 2017 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.