FKON 2014 Styrelsen styr - ekonomi oktober 2014

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "FKON 2014 Styrelsen styr - ekonomi oktober 2014"

Kristin Åström
för 6 år sedan
Visningar:

1 Styrelsen styr - ekonomi

2 Titeln Vad måste man ha koll på och hur gör man för att få fram nödvändiga ekonomiska rapporter för bra beslut? Alla i styrelsen är sannolikt inte vana att läsa rapporter och bedöma läget. 2

3 Om du är helt nöjd med hur det fungerar idag ska du inte ändra på något i ditt sätt att arbeta motsatsen gäller också. 3

4 Kontroll Styrelsen är alltid ansvarig för allt! Förvaltar resurser på uppdrag av medlemmarna Förmåga att uppfylla medlemmars och andra intressenters krav Varumärket Friskis & Svettis värde 4

5 Styrelsens uppgift Styra föreningen - Strategi Kontroll Besluta Följa upp Leda Förbättra Analysera 5

6 Styrelsens roll som beslutsfattare och beställare Idé Händelse Analysera Behövs ett styrelsebeslut? Beställ Har vi tillräckligt med information? Definiera informationsbehov Besluta 6

7 Styrelseansvaret är enskilt! Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter: har fått tillfälle att delta i ärendets behandling har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Avsätt tillräckligt med tid Förstå ärendet Stå för din uppfattning Föreningens bästa! 7

8 Några viktiga grunder Ekonomi betyder hushållning Intäkt = ersättning för att medlem/kund får tillgång till F&S resurser Kostnad = resursförbrukning Ekonomiskt resultat = intäkt kostnader Ekonomiskt resultat = ersättningen för resurser resursförbrukning Inbetalning = ökning av föreningens kassa Utbetalning = minskning av föreningens kassa Likviditet = summan av inbetalningar summan av utbetalningar 8

9 Periodisering Att matcha i tiden Årskort köps Intäkt för årkort Hyra för kvartal betalas Kostnad för lokal

10 Om resultat och balansräkning Resultaträkning Flödet av intäkter och kostnader Periodisering (samma principer) Budget Samma period Rullande 12 månader Balansräkning Tillgångar skulder eget kapital Ögonblicksbild Värdering styr (samma principer) Jämför med tidigare perioder 10

11 RISK En osäker framtida händelse som påverkar föreningens förmåga att uppnå sina mål och att skydda och skapa värde Osäkerhetens effekt på mål (ISO 31000) 11

12 Att styra och kontrollera med nyckeltal Fokuserat på risker (hot och möjligheter) Möjlighet till tidig varning Möjlighet till benchmarks Möjlighet att följa över tid 12

13 Skaffa en modell för hur det hänger ihop Ett exempel 13

14 Reflektion Hur ser er ekonomimodell ut? Har ni en gemensam bild i styrelsen? Vad är riktigt viktigt hos er? 14

15 Skaffa nycketal som berättar Exempel Andel potentiella dropouts = medlem som inte tränat på x mån Antal nyrekryterade Antal nyrekryterade/marknadsföringskrona Andel förnyade årskort Andel autogirobetalning Antal medlemmar/kvm lokal Antal medlemmar/funkis Summa veckobesök/summa medlemmar mm Syftet! 15

16 Viktigt i balansräkningen Kassa/bank Visa aktuell ställning på banken Visar er betalningsförmåga idag Kritiskt med lägsta nivå Lär känna säsongsvariationen Viss bedrägerikontroll Likviditet Kassa/bank+kortfristiga fordringar- kortfristiga skulder Visar er förmåga att betala på kort sikt Soliditet Eget kapital/totala tillgångar Visar ekonomisk uthållighet Består till stor del av oanvända medlemsintäkter 16

17 Jämfört med vad? Skaffa tidsserier Föregående år Rullande 12 månader Benchmarks Avvikelser är viktiga att förstå! Samma tid Ett år bakåt från nu Att lära från andra och sig själv Budget är ett planeringsinstrument = kvalificerad gissning och en prioritering 17

18 Typer av nyckeltal Kontroll Styrning Lärande Nivåer Varningslampor Prioritera Följa upp Feed-back Process Hypotes Analys 18

Exempel på nyckeltal Kontroll Styrning Lärande Kassa/bank Likviditet Medlemmar/kvm Soliditet Nyrekrytering Drop-outfrekvens Budget nya projekt Besöksfrekvens Andel

19 Exempel på nyckeltal Kontroll Styrning Lärande Kassa/bank Likviditet Medlemmar/kvm Soliditet Nyrekrytering Drop-outfrekvens Budget nya projekt Besöksfrekvens Andel förnyade träningskort Budget/R12/Fg år Totala kostnader Totala intäkter m.fl Effektanalys Vad funkar bäst? Kampanjer Metoder Medlemmar/pass Medlemmar/tid Nöjd medlem Kännedom 19

20 Tiden påverkar på olika sätt Några exempel Vecka Nyrekrytering Beläggning Kassa? Månad Likviditet Drop-outs Längre Soliditet Medlemmar/kvm 20

21 Definiera noga Namn Syfte Definition Datakälla (Konto mm) Mätfrekvens Ansvar för mätning Kontrollnivå Nr 1 Ne 2 Nr 3 21

22 Reflektion Hur arbetar ni med nyckeltal i er förening? Vilka används? Hur använder ni dem? 22

23 Om mål och styrning Inga mål utan mätning Ingen åtgärd utan kommunikation Ingen mätning utan analys Ingen analys utan åtgärd 23

24 Varningstexter De små talens förbannelse Variationernas vindlande väg Instinktiva kasuliteter Historielöshet Små förskjutningar av stora tal Divisioner Slumpmässiga processer går inte att styra Förstå variationer Lita inte på magen Mät allt För korta tidsserier Fångar inte variation 24

25 Kronor Ett exempel 1000 Utfall/prognos per månad FÖRS/ARB TIM F&B FÖRS/ARB TIM M&E FÖRS/ARB TIM Totalt 25

26 Mer om data för strategisk styrning Vikten av base-lines Zoom-metod Fokus på framtid KPI Strategi Bra data tar tid Så lite som möjligt Dåtid kontroll (lärande) Fastställ databehov i förväg 26

27 Investeringar Företagsekonomisk Inköp av tillgång som finns i balansräkning Fastighet, gymmaskiner etc Ombyggnation i hyrd lokal Stor likviditetspåverkan Kostnaden periodiseras över förslitningstiden Annan satsning Skaffa nya resurser Nyanställa, hyra nya/större lokaler, utbildning Kostnad och likviditet följs åt Gemensamt Kostnaden är ofta känd Intäkten okänd/osäker 27

28 Investeringar Framtiden är osäker alltid! Gör flera olika scenarior Hur många nya medlemmar behövs för att täcka den nya kostnaden? Om det fortsätter som hittills hur lång tid tar det? +/- 10%-30% Hur mycket pengar har det kostat under den perioden? Känslighetsanalys vad händer om? Vad innebär 0-alternativet, dvs. att inte investera? 28

29 Bolag och sånt Separata styrelser? Rapportering bör innefatta bolag Var noga med transaktioner mellan förening och bolag Ta hjälp när ni startar upp och skriver avtal 29

30 Rapporteringsinstruktion ett nyckeldokument Skapar tydlighet för er vad ni behöver veta. Fatta beslut Följa upp beslut Ha koll på verksamhet Ha koll på ekonomi Kunna fullfölja ansvar Skapar tydliga krav för VC 30

31 Rapporteringsinstruktion Rätt information Rätt sätt Rätt tid Rätt nivå Beslut Relevant Kvalitet Lagom detalj Tydlig Lämplig form För beslut Schemalagt Styrelse L-grupp Personal Styra föreningen mot målen 31

32 Kanske så här?? Ekonomi Kassa Likviditet Totala intäkter Totala kostnader Medlem Antal Rekrytering Drop-out/lågaktiva Återköp Verksamhet Medlemmar/kvm Medlemmar/funkis Bokningsfrekvens Nyckelprojekt Genomförande Kostnader/intäkter Utfall Verksamhetsrapport Genomfört av plan Väsentliga händelser ej i plan 32

33 För att hålla fokus 1. Trafikljus fastställda toleranser 2. Nyckeltal jämfört med fg år/r12/mål Prognos 3. Rapport ur redovisning 4. Kvalitativ berättelse 33

34 Reflektion Hur bra information har ni skaffat er hittills? Hur vill ni att det ska vara? 34

35 Kvalitet i redovisning Anpassade system Säkerhet i rutiner Personberoende Månadsavstämningar Säkerställ att periodiseringar gjorda Ta er tid att prata med revisorn 35

36 Saker att göra Hela styrelsen ska vara med Ställ alltid frågor så att ni förstår Vad säger den här siffran om vad som hänt i föreningen? Ta er tid att skapa er förenings ekonomimodell Bestäm er för ett lagom antal nyckeltal Skaffa tidsserier för dem Gör en rapporteringsinstruktion Följ kontrollnyckeltalen men lägg fokus på utvecklingen Var noggranna med rekrytering av kassör och ekonomipersonal 36

37 Saker är inte svåra att göra, det svåra är att sätta sig i stånd att göra dem. Constantin Brancusi, rumänsk skulptör Lycka till Johan Sverker johan.sverker@se.pwc.com PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.

Relevanta dokument

www.pwc.se SPF Kassörsutbildning 2013-05-21

www.pwc.se SPF Kassörsutbildning 2013-05-21 www.pwc.se Kassörsutbildning 2013-05-21 Agenda Bokföring Löpande bokföring Årsbokslut Styrelsens uppgifter avseende kontroll över verksamheten Revision Övriga frågor frågor/svar maj 2013 2 Bokföring Varför