Rese- och transportpolicy

Transkript

1 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunfullmäktige Avdelningschef Per-Gunnar Fransson (9) Rese- och transportpolicy

2 Rese- och Transportpolicy 2

3 Beskrivning Detta dokument består av en policydel där syftet för rese- och transportpolicy beskrivs samt övergripande hur detta ska uppnås. I efterföljande bilagor finns en kravspecifikation om hur detta syfte skall nås för fordon, förare, färd o s v. I bilaga 2 medföljer en detaljerad handlings- och uppföljningsplan, enligt Vägverkets SUMO modell, för att säkerställa att reseoch transportpolicyn införs och tillämpas inom kommunen. Denna policy gäller för: Alla resor som sker inom tjänsten och som betalas av Kalmar kommun och dess bolag. Upphandling av resor, transporter, inköp/leasing av fordon och transporttjänster. Evenemang och aktiviteter som ger upphov till transporter och som genomförs eller till stor del bekostas av Kalmar kommun och dess bolag. Syfte Alla resor som omfattas av policyn ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade och samtidigt ska policyn ha jämställdhetsfokus. 3

4 Det sker genom att vi: planerar våra resor, så att de sker så trafiksäkert, kostnadseffektivt och miljöanpassat som möjligt samt får en hög nyttjandegrad av kommunens fordon. aktivt arbetar för att öka trafiksäkerheten, samt förebygger och minskar vår miljöbelastning aktivt uppmuntrar användning av cykel för korta resor, samt skapar förutsättningar för att använda cykeln som transportmedel i tjänsten aktivt uppmuntrar användning av kollektivtrafik verkar för att alla anställda förstår vikten av ett trafiksäkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till detta fortlöpande skärper trafiksäkerhetskraven och miljökraven på fordon som används i tjänsten bokar resor, inkl hotell via den resebyrå med vilken avtal finns efterfrågar och i första hand bokar hotell med porrfritt tv-utbud samt miljömärkta hotell tar hänsyn till den anställdes individuella förutsättningar (t ex för ensamstående med småbarn) vid planering av resor och konferenser. följer gällande trafiklagstiftning Omfattning och ansvar Alla anställda och förtroendevalda omfattas av resepolicyn. Chef för respektive förvaltning eller bolag ansvarar för att genomföra handlings- och uppföljningsplan för sin verksamhet. Förvaltningar och bolag rapporterar varje år, i samband med årsredovisningen, resultatet av uppföljningsplanen till kommunledningskontorets personalenhet. Samma enhet ansvarar för revidering av rese- och transportpolicyn. Bilagor 1. Kravspecifikation Krav på fordon som används i tjänsten. Krav på förare och färd. Definition av hotell med porrfritt tv-utbud samt miljömärkning. Tydliggörande av vad hänsyn till individuella förutsättningar kan innebära i praktiken. 2. Handlings- och uppföljningsplan Mål övergripande och enhetsuppdelat. Åtgärder. Uppföljning, när, hur, vem. 4

5 Bilaga 1 Kravspecifikation Fordon Inköp/Leasing av fordon Alkolås: Vid inköp/leasing ska f o m 1/ nya fordon innehålla alkolås som standard Säkerhetsutrustning/säkerhetsklassning: Förstahjälpenutrustning, reflexväst ska finnas i varje bil, bilar ska vara säkerhetsklassade med minst 4 EuroNcap. Dessutom ska bilarna vara utrustade med antisladdsystem (EPS). För tjänstecykel gäller att den uppfyller gällande lagstiftning med reflexer och lysen m. m. samt vara utrustade med dubbdäck vintertid. Miljö: Välj fordon enligt Vägverkets miljöbilsdefinition och för övriga fordon som ej täcks in i Vägverkets definition, välj miljöklass 2005, Euro3 eller motsvarande. Då kommunen har stor egen produktion av biogas prioriteras biogasbilar. Miljöfordon bör tankas med rekommenderat miljöbränsle. Upphandling av resor och transporter Motsvarande krav för inköp/leasing av fordon ska ställas vid upphandling av transporter för personbefordran. Ställ specifika krav på trafiksäkerhet och miljöanpassning vid större upphandlingar av transporter av varor och tjänster. Egna personbilar som används i tjänsten Egen bil (privatbil) som används i tjänsten bör uppfylla samma säkerhets- och miljökrav som tjänstebilar och förmånsbilar. Som rekommenderad miniminivå för bilar som används i tjänsten gäller att bilen ska: Ha en tjänstevikt över 1000 kg. Ha trepunktbälte på de platser som används. Ha krockkudde på förarplatsen. Uppfylla minst 1989 års avgaskrav Förare Sparsam körning Alla anställda bör köra i tjänsten enligt ECO-driveprinciper. Alla anställda som i tjänsten använder bil bör ha genomgått utbildning i ECO-driving.

6 Säker körning Förutsätter att alla anställda följer gällande trafiklagar för att uppnå en trafiksäker färd Mobiltelefon: Inga samtal i mobiltelefon bör ske under bilkörning. Stanna och prata så att trafiksäkerheten är hög under hela bilfärden. Cykelhjälm: Vid transporter med cykel bör cykelhjälm användas. Första hjälpen Alla anställda bör ha kunskap om första hjälpen och kunna tillämpa det. Färd Överväg alltid alternativ till att resa. Använd IT-hjälpmedel för att ersätta den fysiska resan Använd IT hjälpmedel, (videokonferenser, webkonferenser, telefonkonferenser etc.) till att ersätta den fysiska resan när det är möjligt. Res kollektivt: Välj kollektiva färdmedel när det är rimligt ur tidsperspektiv. Välj tåg före flyg när tågresan är mindre än fyra timmar, välj buss före bil när bussresan är rimlig ur tidssynpunkt. Alla förvaltningar/enheter som reser inom KLT området bör ha tillgång och använda (mätbart) KLT:s resekort för företag. Planering: Alla resor bör planeras i god tid så att möjligheten till låga biljettkostnader samt samordning kan ske mellan ev. deltagare. Boka resan via resebyrå, hyrbilsföretag etc. som kommunen har avtal med. Undersök möjligheten till samåkning för att minska kostnader och utsläpp. Korta resor: För korta resor använd i första hand cykel i andra hand buss istället för bil. Alla anställda med transportbehov bör ha tillgång till tjänstecykel/cykel. Utrusta tjänstecykeln med möjligheter till att ta med ev. last/utrustning som arbetet kräver. Konferenser och evenemang som ger upphov till transporter För konferenser och evenemang som Kalmar kommun är arrangörer eller medarrangör, ska Kalmar kommun planera och arbeta för att kvalitetssäkra transporter t ex genom att minimera deltagarnas sammantagna resande. Deltagarna ska kunna ta sig till mötet på ett trafiksäkert och miljövänligt sätt. 6

7 Hänsyn till den anställdes individuella förutsättningar Underlätta för medarbetarens dubbla roller som anställd och förälder. Undvik att förlägga aktiviteter efter flexarbetstiden så att alla anställda kan delta t ex ensamstående föräldrar eller personer som arbetspendlar. Hotell och lokaler Välj hotell och lokaler som är porrfria. Definitionen av hotell med porrfritt tv-utbud är de som inte erbjuder: 1. pornografiska filmer mot särskild avgift 2. har andra kanaler som erbjuder pornografiska filmer En förteckning över porrfria hotell och konferensanläggningar kan du finna på inköpskontorets hemsida Välj miljömärkta hotell eller lokaler enligt någon erkänd miljökriterie som t ex den nordiska Svanenmärkning. Resor till och från arbete Resor till och från arbetet omfattas inte av policyn. Det är emellertid en viktig uppgift för varje enhet att verka för att dessa resor sker på ett så säkert och miljövänligt sätt som möjligt men det sker i andra former utanför detta dokument. 7

8 Bilaga 2 Handlings- och uppföljningsplan Mål och handlingsplan för implementering Syfte: Att personalen känner till, accepterar och tillämpar reglerna i policyn. Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom Minst 95 % av de anställda känner till att det finns en resepolicy och vad den innebär Information via intranät Utbildningstillfäll e om rese- och transportpolicy Enkät via e-post Enhetschef 6 mån efter Acceptans Minst 75 % anser att resepolicyn är bra och ger ett stöd Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan Experimentellt Minst 80 % uppger att de ändrat sina resvanor efter policyn Fråga via ny enkät Stickprovskontrol l Ny enkät via e- post Se ovan 12 mån efter, årligt Mål och handlingsplan för fordon Syfte: Att policyns fordonskrav får genomslag i nya upphandlingar och i fordonsval. Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom 75 % av våra anställda känner till att nya krav införts 100 % av inköpsansvariga känner till att nya krav införts Information via intranät Utbildningstillfälle om rese- och transportpolicy Enkät via e- post Enhetschef 6 månader efter Experimentellt 75 % av resor med egen bil uppfyller kraven efter 1 år Fråga via ny enkät Stickprovskontroll Se ovan 12 månader efter, årligt Permanent 100 % av nyinköpta och leasade bilar ska uppfylla kraven enligt policyn efter Upphandlingskrav Leverenskontroll Se ovan 12 månader efter, årligt 8

9 Mål och handlingsplan för förare Syfte: Att EcoDriving blir en naturlig del av personalens kompetensutveckling Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Acceptans 80 % av de som blivit erbjudna eco-drivingutbildning accepterar Skicka ut förfrågan och räkna inkomna svar Personalansvarig chef 12 månader efter, årligt Experimentellt Minst 20 % av de som kör ofta i tjänsten har genomgått Ecodriving utbildning Genomförande av Eco-driving utbildning Utbildningsbevis Personalansvarig chef 12 månader efter, årligt Permanent Minst 90 % av de som genomgått utbildning uppger att dom förändrat sitt körsätt Kontinuerlig info om körsättets betydelse på intranät, info-möten mm Enkät Personalansvarig chef 1 år efter utbildning Mål och handlingsplan för färd Syfte: Att personalen gör aktiva val beträffande färdmedel och/eller alternativ till resor. Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom 50 % av våra anställda känner till vilka möjligheter som finns beträffande videokonferens, weblösningar etc. 75 % känner till att man har tillgång till tjänstecyklar 75 % känner till att man har tillgång till företagskort till kollektivtrafiken Information via intranät Utbildningstillfälle om rese- och transportpolicy Fråga via e-post Enhetschef 6 månader efter Experimentellt 5 % av resorna har ersatts av telefonmöten etc. Information Fråga via e-post Se ovan 12 månader efter 25 % av korta resor har ersatts med cykel efter ett år 9